楊佐皓

摘要 財務(wù)管理信息化建設(shè)已成為農(nóng)業(yè)科研單位財務(wù)工作發(fā)展的重要方向。通過對Z研究所財務(wù)管理與信息化現(xiàn)狀的分析，闡明財務(wù)管理與信息化建設(shè)對其產(chǎn)生的影響，探究目前仍面臨的問題并提出相應(yīng)舉措。

關(guān)鍵詞 財務(wù)管理；信息化；農(nóng)業(yè)科研單位

中圖分類號 F302.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 0517-6611（2018）29-0129-02

Abstract The construction of financial management informatization has become an important direction for the development of financial work in agricultural research institutions. This paper analyzed the present situation of financial management and informatization in Z Institute，expounded the influence of financial management and informatization construction on it， explored the problems still facing at present and proposed corresponding measures.

Key words Financial management；Informatization；Agricultural scientific research institutions

財務(wù)管理信息化是以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為支撐，以現(xiàn)代化管理為手段，以會計信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)下財務(wù)核算、控制、分析、決策和監(jiān)督等現(xiàn)代化財務(wù)管理模式，實現(xiàn)精細(xì)化、規(guī)范化、科學(xué)信息化的財務(wù)管理活動。財務(wù)管理信息建設(shè)已成為農(nóng)業(yè)科研單位財務(wù)工作發(fā)展的重要方向[1-3]。筆者以Z研究所為例，對農(nóng)業(yè)科研單位財務(wù)管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析。

1 Z研究所財務(wù)管理與信息化基本現(xiàn)狀

Z研究所是以開展農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)研究與質(zhì)量檢測為主要任務(wù)的省級公益科研機(jī)構(gòu)，現(xiàn)階段Z研究所財務(wù)管理與信息化概況如下。

1.1 恢復(fù)二級法人之前的財務(wù)管理情況 Z研究所恢復(fù)二級法人之前，沒有制定與財務(wù)相關(guān)的制度，均參照上級單位有關(guān)制度執(zhí)行；沒有獨(dú)立的財務(wù)管理部門，由上級單位設(shè)立的核算中心進(jìn)行財務(wù)核算工作。固定資產(chǎn)由上級單位統(tǒng)一管理，由于信息傳遞滯后、核對不及時等原因，財務(wù)系統(tǒng)與固定資產(chǎn)臺賬沒有做到賬實相符；職工五險二金由上級單位統(tǒng)一繳納，由于信息傳遞滯后、核對不及時等原因，存在應(yīng)繳數(shù)與實繳數(shù)之間有差異的問題。

財務(wù)報銷流程以差旅費(fèi)報銷為例，首先由員工手工填寫差旅費(fèi)報銷單交報賬員收集匯總；報賬員按內(nèi)控權(quán)限交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后交核算中心；核算中心審核后進(jìn)行支付、記賬。整個報銷流程工作量大，報賬效率低。

1.2 恢復(fù)二級法人之后的財務(wù)管理情況 Z研究所恢復(fù)二級法人后，新制定了若干財務(wù)制度，彌補(bǔ)了制度上的空白；新招財務(wù)助理和會計，與原有的報賬員重新組建財務(wù)隊伍，縮短了報銷流程的在途時間，提高了報賬效率；固定資產(chǎn)進(jìn)行了清理分戶，目前已設(shè)立專人管理，做到賬實相符；職工五險二金已進(jìn)行了核對分戶，能夠做到實時根據(jù)人數(shù)變動、繳費(fèi)基數(shù)和繳費(fèi)比例變化及時調(diào)整；制定各項財務(wù)及相關(guān)制度，逐漸完善內(nèi)控體系。

1.3 財務(wù)信息化現(xiàn)狀 應(yīng)用G9軟件進(jìn)行會計核算，能夠在會計核算時根據(jù)需要掛接預(yù)算項目、預(yù)算科目、經(jīng)濟(jì)分類、功能分類等輔助核算選項，使收支核算清晰明細(xì)化。能夠根據(jù)預(yù)設(shè)報表模板生成各類所需財務(wù)報表，便于開展財務(wù)分析。

已將單位國庫集中支付納入“財政業(yè)務(wù)信息一體化系統(tǒng)”管理，實行國庫工資統(tǒng)付，項目資金、日常公用資金授權(quán)支付的管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)從指標(biāo)到計劃、從計劃到支付的層層控制，確保支付過程公開透明、有據(jù)可查。

使用自治區(qū)財政廳在線資產(chǎn)管理信息平臺進(jìn)行固定資產(chǎn)管理，能夠全面掌握固定資產(chǎn)存量、結(jié)構(gòu)及分布情況。

2 Z研究所財務(wù)管理信息化建設(shè)面臨的問題

2.1 財務(wù)管理工作重視程度不夠 科研事業(yè)單位由于歷史發(fā)展的特殊性，導(dǎo)致Z研究所財務(wù)人員、科研人員甚至單位負(fù)責(zé)人長期以來形成一種“重科研，輕財務(wù)，重核算，輕管理”的錯誤觀念。財務(wù)工作由于長期不受重視、得不到應(yīng)有的支持，發(fā)展艱難、緩慢[4]。

2.2 內(nèi)控體系不健全 Z研究所雖然在恢復(fù)二級事業(yè)單位后新制定各項制度，但內(nèi)容基本參照上級單位已有制度，僅稍作文字修改，沒有能夠切合Z研究所的實際情況；制定了有關(guān)制度之后，沒有組織職工進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，造成職工對制度不熟悉、不了解，導(dǎo)致內(nèi)部控制制度流于形式；管理人員在執(zhí)行管理事務(wù)時依然按照習(xí)慣操作，沒有嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，導(dǎo)致管理人員權(quán)責(zé)部分、各部門之間未能形成相互制約機(jī)制、工作流程隨意性較大。

2.3 信息集成程度不高，與其他部門缺乏有效互動 不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)間交互困難，財務(wù)人員日常工作中主要使用的財務(wù)信息系統(tǒng)是用友G9，該系統(tǒng)的使用僅能實現(xiàn)基本財務(wù)核算，處于獨(dú)立使用狀態(tài)，與內(nèi)控管理、科研課題管理、人力資源管理等系統(tǒng)沒有有效銜接，信息溝通困難，數(shù)據(jù)分散，不能有效實現(xiàn)系統(tǒng)對接和數(shù)據(jù)共享。無法實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化，更不能實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實時傳遞與共享，存在資源浪費(fèi)、重復(fù)建設(shè)等弊端。

2.4 財務(wù)匯總工作量大、錯誤率較高 由于目前財務(wù)核算與財務(wù)預(yù)算、財務(wù)決算、采購管理、固定資產(chǎn)管理等系統(tǒng)不能有效銜接，編制各類報表時仍需要人工進(jìn)行數(shù)據(jù)提取、匯編，該工作量巨大，在工作中極易出現(xiàn)由于業(yè)務(wù)生疏、溝通不暢等原因造成數(shù)字填報錯誤的情況[5]。以2017年財務(wù)決算與國有資產(chǎn)情況報告編制情況為例，該年度財務(wù)決算工作與資產(chǎn)報告工作相互獨(dú)立進(jìn)行，分別通過不同系統(tǒng)進(jìn)行填報，且資產(chǎn)報告工作開始時，財務(wù)工作已經(jīng)上報財政廳審核完畢。由于財務(wù)決算審核公式中無法對資產(chǎn)情況進(jìn)行校驗，且填報財務(wù)決算的人員對于固定資產(chǎn)情況不熟悉，導(dǎo)致財務(wù)決算中固定資產(chǎn)相關(guān)數(shù)據(jù)出現(xiàn)多處錯誤沒有及時發(fā)現(xiàn)，造成了較為嚴(yán)重的后果。

2.5 財務(wù)信息化程度不能滿足日常工作需求 財務(wù)系統(tǒng)信息化程度較低不能滿足日常工作需求，如用友G9系統(tǒng)中只能實現(xiàn)記賬憑證查詢，無法實現(xiàn)對原始憑據(jù)進(jìn)行電子化存儲。面對日益繁多的審計、巡查與課題驗收工作，經(jīng)辦人需要手工填寫會計檔案調(diào)閱申請，交各級領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由會計打印出明細(xì)賬，再以此為依據(jù)在檔案室里翻閱憑證，進(jìn)行復(fù)印。如此操作，極為耗時耗力耗材，給財務(wù)人員與科研人員帶來極大的工作負(fù)擔(dān)。

固定資產(chǎn)信息錄入平臺中，固定資產(chǎn)卡片的建立仍需要逐條逐項手工錄入，盤點時也需要逐條逐項進(jìn)行核對，固定資產(chǎn)管理效率差、錯誤率高。

2.6 人才隊伍建設(shè)相對滯后 現(xiàn)今的財務(wù)信息化建設(shè)，需要既懂財務(wù)管理知識又熟悉信息數(shù)據(jù)管理的綜合型人才。目前財務(wù)人員雖具備較強(qiáng)的財務(wù)處理能力，但在信息化處理方面的能力和意識仍較為薄弱，導(dǎo)致財務(wù)管理信息化建設(shè)受限[4，6]。

2.7 信息化建設(shè)存在成本高、不穩(wěn)定等固有弊端 財務(wù)管理信息系統(tǒng)始終處于一種不斷完善、不斷提升的狀態(tài)，而在這個過程中可能由于系統(tǒng)的漏洞、網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定等各種原因，導(dǎo)致財務(wù)信息毀損、系統(tǒng)無法正常運(yùn)行等情況發(fā)生。于是大多數(shù)人會認(rèn)為，與其花大力氣、大價錢去建設(shè)一個不完善、成本高、維護(hù)費(fèi)高的信息化平臺，還不如保持現(xiàn)狀，這樣既能避免麻煩，又節(jié)約了資金。這是導(dǎo)致科研事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)緩慢的一個重要原因。

3 加強(qiáng)財務(wù)信息化管理的對策及建議

3.1 改變觀念，推動財務(wù)管理信息化建設(shè) 財務(wù)管理需要各級領(lǐng)導(dǎo)與單位所有職工的全力參與和支持，只有各方面的積極參與和充分理解，財務(wù)人員才能全身心投入到信息化建設(shè)中去，才能創(chuàng)造出良好的財務(wù)管理信息化環(huán)境[7]。

3.2 完善內(nèi)控制度 要根據(jù)財務(wù)信息化管理系統(tǒng)的需要，重新對部門的設(shè)置、人員的分工、崗位職責(zé)的指定、權(quán)限的劃分等進(jìn)行重新設(shè)定，要對人員操作的行為規(guī)范、權(quán)責(zé)制約等予以明確。要充分認(rèn)識到，內(nèi)控管理應(yīng)當(dāng)隨著單位內(nèi)外部環(huán)境的變化隨時調(diào)整，而非一成不變，只有這樣才能夠持續(xù)、穩(wěn)定地保證財務(wù)信息管理的效果。

3.3 建立財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化信息處理流程 要建設(shè)一個以信息庫為基礎(chǔ)，集合業(yè)務(wù)管理、預(yù)算管理、賬務(wù)處理以及財務(wù)分析功能為一體的動態(tài)管理體系[7]。

業(yè)務(wù)管理模塊中，科研項目主持人在初始化時應(yīng)提供相應(yīng)科研項目的基本信息、設(shè)置成員權(quán)限、填報經(jīng)費(fèi)支出預(yù)算等；在日常運(yùn)行中，項目相關(guān)人員要實時跟蹤模塊反饋信息，根據(jù)課題實際情況進(jìn)行預(yù)算安排調(diào)整及其他重要信息的更新維護(hù)；在項目結(jié)題時，要及時做好數(shù)據(jù)刪檔備案工作。

在預(yù)算管理模塊中，要實現(xiàn)實時根據(jù)業(yè)務(wù)管理模塊傳遞來的信息動態(tài)調(diào)整預(yù)算，要在財政部門批復(fù)的預(yù)算框架內(nèi)，實現(xiàn)部門間、項目間、科目間合理調(diào)整；設(shè)立報警紅線機(jī)制，以此控制網(wǎng)上報銷模塊，實現(xiàn)預(yù)算控制。這樣能夠使科研人員與財務(wù)人員緊密結(jié)合起來，使用同一個平臺進(jìn)行課題的核算和管理，實現(xiàn)費(fèi)用超出預(yù)算、支付進(jìn)度未達(dá)標(biāo)時，系統(tǒng)立即報警并反饋給財務(wù)人員和課題項目主持人的機(jī)制，便于財務(wù)人員和科研人員實時在線、有效地對課題經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行控制、監(jiān)督和持續(xù)跟蹤。

在財務(wù)處理模塊中，要實現(xiàn)網(wǎng)上報銷功能?？梢砸M(jìn)現(xiàn)已在企業(yè)中廣泛使用的OA系統(tǒng)（office automation system）來實現(xiàn)此功能，經(jīng)辦人可以在線填寫報銷單，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以在線進(jìn)行審批，財務(wù)審核人員根據(jù)預(yù)定的公式運(yùn)算完成相關(guān)費(fèi)用報銷金額信息的自動生成，最后系統(tǒng)自動生成會計憑證、發(fā)送相關(guān)人員審核支付。這樣能夠使財務(wù)人員的出錯率和工作量大幅降低，使得財務(wù)工作效率得到大幅度的提升。另外，從物資采購計劃到物資采購實施、物資驗收建檔等財務(wù)工作也可以實現(xiàn)全程在線聯(lián)動、全程跟蹤監(jiān)控的機(jī)制，減少出錯率和財務(wù)工作量。

在財務(wù)分析模塊中，可根據(jù)任意用戶的任意數(shù)據(jù)需求，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)快速提取，并提供橫向與縱向數(shù)據(jù)的比較信息，可實現(xiàn)對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行匯總分析、變動趨勢分析、逐級逐層分析。打通預(yù)算-核算-決算全程數(shù)據(jù)流，實現(xiàn)財務(wù)管理全過程數(shù)據(jù)可分析。

3.4 提高信息集成化程度 可以引進(jìn)現(xiàn)已在企業(yè)中廣泛使用的ERP系統(tǒng)（enterprise resource planning）[8]，實現(xiàn)物資管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財務(wù)資源管理系統(tǒng)和信息資源管理系統(tǒng)集成一體化。核心內(nèi)容是要建立一個中心數(shù)據(jù)庫，使各個管理系統(tǒng)與中心數(shù)據(jù)庫相連，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，動態(tài)核算，這樣使用者、決策者和監(jiān)控者都可以隨時調(diào)用需要的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)信息集成、資源共享和協(xié)作監(jiān)督。

3.5 提高信息化水平 應(yīng)逐步實現(xiàn)會計憑證、會計檔案的電子數(shù)據(jù)庫化，便于會計原始憑證的調(diào)閱與保存。這樣經(jīng)辦人員可以直接登錄財務(wù)信息管理平臺進(jìn)行在線查詢、調(diào)閱和打印，能夠大幅度降低會計憑證調(diào)閱的工作量，防止會計憑證、會計檔案的意外毀損與人為篡改。

可以引進(jìn)現(xiàn)已有的掃碼技術(shù)，將掃碼槍和條碼型固定資產(chǎn)標(biāo)簽應(yīng)用到固定資產(chǎn)管理日常工作中，減少工作量、降低出錯率，進(jìn)而提高固定資產(chǎn)管理質(zhì)量。

3.6 重視財務(wù)人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型人才 首先，要抓好實際操作人員的培訓(xùn)，提高操作水平，使得財務(wù)信息管理平臺的各種功能都能夠得到充分發(fā)揮；其次，要抓好管理人員的培訓(xùn)，管理人員只有掌握了必備的財務(wù)信息管理平臺的知識，才能夠勝任日常事務(wù)中的管理工作；最后，應(yīng)該實行短期激勵與長期激勵相結(jié)合的機(jī)制，采取有效措施防止人才流失。

4 結(jié)語

事物在發(fā)展，時代在前進(jìn)，必須清醒地認(rèn)識到，現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)科研單位的財務(wù)管理信息化水平普遍較低，存在著諸多不足，有待改善。要重點關(guān)注這些薄弱環(huán)節(jié)，構(gòu)建適合農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展的信息化管理體系，將財務(wù)管理工作推上一個新臺階。

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