吳紅香

會(huì)展采購(gòu)的物資或服務(wù)具有“小、散、低”的特點(diǎn)，一是單價(jià)一般不高，供應(yīng)商的準(zhǔn)入門檻低，實(shí)力要求不高，因而不易引起關(guān)注和重視。二是采購(gòu)的物資使用周期短，僅在會(huì)展期間的2-3天使用，會(huì)展結(jié)束，采購(gòu)全過(guò)程隨即中止，難以復(fù)盤驗(yàn)收及評(píng)價(jià)，增加了監(jiān)督管理的難度。三是對(duì)供應(yīng)商的辦展經(jīng)驗(yàn)、服務(wù)質(zhì)量要求較高，一般占采購(gòu)權(quán)重的70%，不易與市場(chǎng)價(jià)對(duì)比，采購(gòu)金額可操作的空間較大，易成為違規(guī)違紀(jì)行為的易發(fā)地。

一、會(huì)展行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀

從二十世紀(jì)八十年代以來(lái)，我國(guó)會(huì)展業(yè)經(jīng)歷從無(wú)到有，從小到大，以年均近20%的速度遞增，行業(yè)經(jīng)濟(jì)效益逐年攀升，場(chǎng)館建設(shè)日趨完善，已成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的助推器和新亮點(diǎn)。根據(jù)商務(wù)部等機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，2011年會(huì)展經(jīng)濟(jì)直接產(chǎn)值僅為3016億元，到2016年增加到5612億元。2017年我國(guó)展覽經(jīng)濟(jì)直接產(chǎn)值預(yù)計(jì)超過(guò)6000億元人民幣，對(duì)經(jīng)濟(jì)拉動(dòng)作用明顯。

根據(jù)《中國(guó)展覽經(jīng)濟(jì)發(fā)展報(bào)告（2016）》數(shù)據(jù)顯示，2016年各類展會(huì)的辦展主體仍然是以展覽企業(yè)為主，行業(yè)協(xié)會(huì)以輔，展覽會(huì)組展單位共涉及企業(yè)1447家，較2015年增加了121家，增長(zhǎng)率為9%；其中內(nèi)資企業(yè)1405家，占企業(yè)總量的97%，港澳臺(tái)企業(yè)23家，外資企業(yè)18家，合計(jì)占企業(yè)總量的3%。

二、會(huì)展行業(yè)的盈利模式

以食品飲料行業(yè)為例，一般由會(huì)展企業(yè)通過(guò)租賃場(chǎng)館，采購(gòu)主場(chǎng)運(yùn)營(yíng)服務(wù)、搭建展位服務(wù)等，為參展商、采購(gòu)商等利益相關(guān)方，搭建產(chǎn)銷對(duì)接、品牌傳播、科技交流、投融資合作等多功能平臺(tái)，通過(guò)銷售展位、廣告、門票等，獲取服務(wù)溢價(jià)。

三、采購(gòu)業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險(xiǎn)

通過(guò)調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，以展覽為主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的會(huì)展企業(yè)成本主要包括：場(chǎng)館租賃費(fèi)、宣傳推廣費(fèi)、展位搭建費(fèi)、安全保障、勞務(wù)成本、物流、保險(xiǎn)等。對(duì)于展覽會(huì)面積為10萬(wàn)平米在上的企業(yè)而言，一次展會(huì)的成本支出在3000萬(wàn)元以上，采購(gòu)的服務(wù)多達(dá)100個(gè)，會(huì)展采購(gòu)的物資或服務(wù)具有“小、散、低”的特點(diǎn)，一是單價(jià)一般不高，小則幾十元，大則上千元，供應(yīng)商的準(zhǔn)入門檻低，實(shí)力要求不高，因而不易引起關(guān)注和重視。二是采購(gòu)的物資使用周期短，僅在會(huì)展期間的2-3天使用，會(huì)展結(jié)束，采購(gòu)全過(guò)程隨即中止，難以復(fù)盤驗(yàn)收及評(píng)價(jià)，增加了監(jiān)督管理的難度。三是對(duì)供應(yīng)商的辦展經(jīng)驗(yàn)、服務(wù)質(zhì)量要求較高，一般占采購(gòu)權(quán)重的70%，不易與市場(chǎng)價(jià)對(duì)比，采購(gòu)金額可操作的空間較大。面對(duì)總量如此可觀的采購(gòu)業(yè)務(wù)，毋庸置疑已成為會(huì)展企業(yè)內(nèi)部管理的灰色地帶，也易成為違規(guī)違紀(jì)行為的易發(fā)地，筆者對(duì)某會(huì)展企業(yè)的采購(gòu)項(xiàng)目審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗(yàn)收、費(fèi)用報(bào)賬、會(huì)計(jì)核算等環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤調(diào)查發(fā)現(xiàn)，采購(gòu)環(huán)節(jié)中存在的主要問(wèn)題是：

（一）缺乏采購(gòu)決策機(jī)制，沒(méi)有決策記錄，難以追責(zé)

會(huì)展公司沒(méi)有制訂大額采購(gòu)等核心業(yè)務(wù)的決策流程及決策程序，沒(méi)有明確決策參與人、表決過(guò)程、決策結(jié)論等。也沒(méi)有決策會(huì)議紀(jì)要/記錄。缺少采購(gòu)談判記錄、詢比價(jià)記錄。實(shí)際工作中，往往以傳閱會(huì)簽采購(gòu)合同或個(gè)別征求意見(jiàn)等方式代替集體決策，決策過(guò)程不透明，難以追責(zé)。

（二）缺乏相互稽核和監(jiān)控機(jī)制

從采購(gòu)業(yè)務(wù)談判、供應(yīng)商的選擇、合同定價(jià)、合同擬定、合同執(zhí)行、驗(yàn)收、申請(qǐng)付款，往往由一個(gè)部門，甚至一個(gè)人完成，整個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)缺乏相互稽核和監(jiān)控機(jī)制，容易產(chǎn)生差錯(cuò)或舞弊而且不易被發(fā)現(xiàn)。

（三）采購(gòu)渠道不夠規(guī)范

長(zhǎng)期使用同一供應(yīng)商，由于缺少供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的選擇隨意大，甚至內(nèi)部員工采取以他人為法人代表和股東的名義成立幕后公司，為會(huì)展公司長(zhǎng)期提供服務(wù)，使會(huì)展公司形成依賴，難以引進(jìn)新的競(jìng)爭(zhēng)者，幕后公司虛增合同金額，謀取不當(dāng)利益。

（四）市場(chǎng)信息搜集不夠

價(jià)格信息獲取手段單一，多為在供應(yīng)商傳真報(bào)價(jià)基礎(chǔ)上討價(jià)還價(jià)。形式上企業(yè)通過(guò)討價(jià)還價(jià)降低了成本，實(shí)質(zhì)上，增加了高于市場(chǎng)價(jià)格的隱性成本。

四、防范措施

會(huì)展采購(gòu)領(lǐng)域產(chǎn)生舞弊原因是多方面的，既有個(gè)性的，也有共性的；既有主觀的，也有客觀的；既有制度本身缺陷造成的，也有實(shí)際操作錯(cuò)誤造成的。究其根源，缺乏必要的監(jiān)督和制衡。具體的防范措施有：

（一）明確決策流程

對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)方式、采購(gòu)預(yù)算金等以會(huì)議形式集體討論決定，充分發(fā)表意見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)發(fā)表同意、不同意或緩議等明確意見(jiàn)。在充分討論的基礎(chǔ)上，采取口頭表決、舉手表決或無(wú)記名投票等方式進(jìn)行表決，對(duì)決策結(jié)論做好記錄，參會(huì)人員簽字存檔，便于追責(zé)。

（二）明確職責(zé)、建立采購(gòu)管理辦法

從采購(gòu)項(xiàng)目報(bào)審、采購(gòu)項(xiàng)目立項(xiàng)、商務(wù)談判、合同簽訂、合同評(píng)審、合同執(zhí)行、項(xiàng)目驗(yàn)收、付款等采購(gòu)的全過(guò)程，明確各部門的職責(zé)及采購(gòu)流程，重點(diǎn)是不相容職責(zé)要分離：采購(gòu)申請(qǐng)與批準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)相互獨(dú)立，以便加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)的控制；批準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)部門相互獨(dú)立，以防止采購(gòu)部門購(gòu)入過(guò)量或不必要物資而損害企業(yè)利益；采購(gòu)審批、合同簽訂、合同評(píng)審相互獨(dú)立，防止虛列支出；驗(yàn)收部門與財(cái)會(huì)部門相互獨(dú)立，保證按真實(shí)展位搭建數(shù)量等采購(gòu)的物資登記入賬。

（三）對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目分類監(jiān)督管理

按采購(gòu)時(shí)間對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目分類管理，減少緊急采購(gòu)的發(fā)生，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)?？梢苑譃樾枰崆安少?gòu)的項(xiàng)目和常規(guī)推進(jìn)采購(gòu)的項(xiàng)目。如，與展位定價(jià)和廣告定價(jià)相關(guān)的項(xiàng)目需要提前采購(gòu)，包括場(chǎng)館場(chǎng)租、標(biāo)展搭建、 廣告資源價(jià)、主場(chǎng)服務(wù)、門禁及制證項(xiàng)目等，通常在確定會(huì)展項(xiàng)目后，服務(wù)商就要介入確定各類工作方案。其余為常規(guī)采購(gòu)項(xiàng)目。

（四）建議采購(gòu)考核辦法

通過(guò)建立考核機(jī)制，對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行績(jī)效考核，量化業(yè)務(wù)目標(biāo)，考核指標(biāo)可以包括： 采購(gòu)成本是否降低？賣方市場(chǎng)的條件下是否維持了原有的成本水平？采購(gòu)質(zhì)量是否提高等。以規(guī)避采購(gòu)舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

總之，會(huì)展業(yè)務(wù)的采購(gòu)管理要從決策機(jī)制、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程入手，以采購(gòu)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題為切入點(diǎn)和抓手，通過(guò)考核，提升采購(gòu)業(yè)務(wù)人員的能力，完善采購(gòu)管理辦法，持續(xù)改進(jìn)，提高運(yùn)營(yíng)水平，確保企業(yè)可持續(xù)性地健康發(fā)展。（作者單位為中糧糖業(yè)股份有限公司）