衡雁冰

【摘要】本文首先對檔案管理工作的重要性進(jìn)行了概述，詳細(xì)探討了檔案管理工作在規(guī)范化過程中存在的問題以及新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化途徑，旨在促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；管理人員；規(guī)范化

一、檔案管理工作的重要性

檔案承載著一個單位發(fā)展過程中的全部內(nèi)容，是一個單位歷史的記錄與見證，專業(yè)人員在時代不斷發(fā)展的同時借鑒檔案內(nèi)容，能夠有效做好業(yè)務(wù)工作。為了使檔案能夠在關(guān)鍵時刻派上用場，使單位領(lǐng)導(dǎo)能夠及時發(fā)現(xiàn)發(fā)展過程中存在的不足，在單位的管理工作中就要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，保證檔案的完整性和真實性，從而為單位發(fā)展提供更有利的證據(jù)。合理利用檔案能夠使單位在發(fā)展過程中及時發(fā)現(xiàn)自身存在的問題，包括人才管理、成本管理、活動管理等方面存在的問題，使單位能夠在發(fā)現(xiàn)問題時，提出有效的解決辦法。隨著社會的不斷發(fā)展，人們對檔案管理工作也有了新的認(rèn)識和更高的要求。為了做好檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，工作人員首先就應(yīng)該意識到檔案管理工作的重要性，明確掌握檔案管理工作不僅是自身的本質(zhì)工作，更是促進(jìn)發(fā)展和進(jìn)步的重要保證。

二、檔案管理工作在規(guī)范化過程中存在的問題

（一）檔案管理工作人員認(rèn)識水平低

組織檔案管理工作的開展，規(guī)范化程度還比較低，其中一個很重要的原因，就要從檔案管理工作人員的角度入手。檔案管理工作人員對檔案管理工作規(guī)范化的認(rèn)識程度低，一直以來，檔案管理工作都沒有受到管理層的重視，無論是具體的檔案管理工作人員還是組織的管理者，都把檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作，對于管理的規(guī)范化認(rèn)識并不深入，沒有意識到檔案管理工作不規(guī)范可能帶來的問題。正是由于這種規(guī)范化管理工作認(rèn)識欠缺，導(dǎo)致了檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)程的緩慢。除此之外，在檔案管理工作中，不僅僅是檔案管理工作人員的自身認(rèn)識水平有限，檔案管理人員的工作能力還存在很大的不足。檔案管理工作看似簡單，但是對管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求還是比較高的，特別是在當(dāng)前社會形勢變化不斷加快的背景下，檔案管理人員的專業(yè)能力也要隨之提升。而這恰恰是很多檔案管理人員所欠缺的能力。

（二）檔案管理工作信息化水平低

在檔案管理工作中，信息化管理體系的建立和實現(xiàn)，是做好檔案管理規(guī)范化的另一個重要措施，當(dāng)前在檔案管理工作中，由于很少受到組織的管理者和工作人員的重視，檔案管理的信息化程度比較低，在很多組織中對于檔案的管理還局限在過去的人為管理手段為主導(dǎo)的管理方法上，很多組織的檔案管理還是采用紙質(zhì)管理的基本方法，這種基本方法的使用在檔案管理中已經(jīng)比較落后。因此，在這樣的情況下，做好檔案管理就要應(yīng)用新的信息化技術(shù)。信息化技術(shù)在檔案管理方法中的應(yīng)用還不夠全面，造成了檔案管理工作中規(guī)范化程度低的一個重要原因。

傳統(tǒng)的檔案管理是采用基本的紙質(zhì)化管理方法，這種管理方法無論是從保存還是信息的檢索方面都存在很大的弊端，而現(xiàn)代社會信息膨脹，對于信息的處理效率要求比較高，在這樣的情況下，檔案管理工作中的傳統(tǒng)方法就不適應(yīng)社會的發(fā)展。

三、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化途徑探析

（一）加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)工作

建立一支專業(yè)的檔案管理隊伍是當(dāng)前檔案管理工作規(guī)范化的重要內(nèi)容。在檔案管理規(guī)范化的過程中需要根據(jù)實際情況對檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)以及道德水平。定期或不定期地組織檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的管理方式方法，對新引進(jìn)的先進(jìn)檔案管理設(shè)備仔細(xì)認(rèn)真地了解并掌握實際的操作方法。聘請專業(yè)的檔案管理人員，提升檔案管理的科學(xué)性。

（二）完善檔案管理工作法律法規(guī)

檔案管理工作需要在相關(guān)的法律法規(guī)指導(dǎo)下開展，上文提到的檔案管理工作規(guī)范化中存在的不足，大部分都是因為沒有完善的檔案管理工作法律法規(guī)作為約束，所以必須不斷建立和完善檔案管理工作的法律法規(guī)，使檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)有法可依。檔案管理工作法律法規(guī)的制定和完善主要是由當(dāng)?shù)卣块T來牽頭完成的，并隨著外部環(huán)境的變化不斷地做出調(diào)整，提升檔案管理工作的效率和規(guī)范性。

（三）給予檔案管理工作足夠的重視與投入

在完善相關(guān)法律法規(guī)的前提下還應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，保障給予檔案管理工作足夠的信息數(shù)據(jù)，進(jìn)而提升檔案管理工作的規(guī)范性。通過不斷擴(kuò)大檔案管理工作的范圍，使檔案能夠更加真實詳細(xì)地反映出信息的真實情況，突出信息的核心重點。在具體的檔案管理過程中，根據(jù)整合的相關(guān)數(shù)據(jù)資料，提取出最為有用的信息，發(fā)揮出檔案管理的作用。作為檔案管理人員可以從多個角度優(yōu)化檔案和管理工作內(nèi)容，能夠讓檔案體現(xiàn)出真實性，為使用者提供可靠的數(shù)據(jù)，發(fā)揮出檔案管理工作的積極作用。相關(guān)單位還應(yīng)該投入更多的檔案管理設(shè)備，提高檔案管理人員的工作效率。

四、結(jié)語

綜上所述，新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的探究對檔案管理工作的發(fā)展具有重要的作用。因此，必須進(jìn)一步提高新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化途徑，這樣才能進(jìn)一步提高檔案管理的效率。