汪潔
[摘要] 目的 探討庫位碼對提高醫(yī)院庫房工作效率,改善庫房管理,優(yōu)化臨床服務(wù)的作用。方法 為庫房每一種物品根據(jù)具體庫位信息,編寫相應(yīng)的字母加數(shù)字組成的庫位碼,并將每一種物品的庫位碼輸入醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)庫房管理程序的基本信息中。出庫單顯示相應(yīng)的物品庫位碼,盤存表以庫位碼排序以便于盤點(diǎn)。在使用庫位碼后對庫房管理員的發(fā)貨時(shí)間進(jìn)行對比,同時(shí)調(diào)查庫房管理員和臨床領(lǐng)物人員的滿意度。結(jié)果 使用庫位碼可明顯縮短發(fā)貨時(shí)間,提高工作效率,提高服務(wù)質(zhì)量,提高臨床科室對庫房人員的滿意度。結(jié)論 庫位碼在醫(yī)院庫房工作的應(yīng)用使庫房管理更加科學(xué)合理。
[關(guān)鍵詞] 庫位碼;醫(yī)院庫房;優(yōu)化服務(wù);庫房管理
[中圖分類號] R95 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654(2018)08(b)-0016-03
該院作為一個(gè)日均門診量超過15 000人的大型綜合性三甲醫(yī)院,每天都有大量的門診住院醫(yī)療業(yè)務(wù),因此催生了大量的醫(yī)用耗材、日用品、辦公用品等物品申領(lǐng)需求。醫(yī)院物資庫房作為后勤保障的窗口部門之一,理應(yīng)為各臨床業(yè)務(wù)科室提供優(yōu)質(zhì)高效、滿意的服務(wù)。由于庫房物資種類多、物品申領(lǐng)工作繁重,而庫房人員有限,導(dǎo)致發(fā)貨量急劇增加,發(fā)貨不及時(shí)。另外,科室內(nèi)部不同的庫房之間也存在人員輪轉(zhuǎn)等管理問題。通過設(shè)計(jì)各庫房物資的庫位編碼,錄入庫房管理系統(tǒng),并將庫位碼顯示于出庫單,應(yīng)用于日常發(fā)貨和盤點(diǎn)等工作中,取得了較好效果,提高了庫房服務(wù)質(zhì)量和工作效率,優(yōu)化了庫房工作流程。
1? 對象與方法
1.1? 研究對象
該院物資庫房分為了4個(gè)小庫房,共有相關(guān)人員5名,其中1名管理人員,4名庫房管理員。將4名庫房管理員在使用庫位碼前后的發(fā)貨時(shí)間進(jìn)行對比,并對4名庫房管理員在使用庫位碼后的滿意度進(jìn)行調(diào)查。同時(shí),選取20名臨床科室領(lǐng)物人員針對使用庫位碼前后的領(lǐng)物滿意度進(jìn)行調(diào)查。
1.2? 方法
1.2.1 庫位碼設(shè)計(jì)編排方法? ①準(zhǔn)備工作。在開始編碼前,需要按照各庫房的結(jié)構(gòu)制作平面圖,在平面圖上標(biāo)記貨架和待擺放物品的類別,便于各庫房管理人員能夠初步掌握庫房的空間結(jié)構(gòu)[1]。
②庫位碼的編寫。首先,對庫房內(nèi)貨架進(jìn)行編號,用字母A~Z排序。然后,對貨架的層數(shù)進(jìn)行編號,一般貨架僅4層,用數(shù)字1~4排序。最后,對每層貨架上的位置進(jìn)行編號,用數(shù)字00~99排序。由此,形成一個(gè)由1位字母和3位數(shù)字組成的庫位碼,其中,第1位字母代表貨架號,第2位數(shù)字代表貨架層號,第3位和第4位數(shù)字代表每層貨架的庫位號。例如,用庫位碼C203來標(biāo)識庫房中C貨架第2層第03位的物品。
③錄入信息系統(tǒng)及標(biāo)識。按照上述庫位碼的編寫規(guī)則將庫房所有物品逐一編碼,并將各物品對應(yīng)的庫位碼統(tǒng)一錄入醫(yī)院信息系統(tǒng)的庫房管理程序中保存。在錄入工作完成后,逐一核對是否有遺漏或錄錯(cuò)的信息,并及時(shí)修改調(diào)整。庫位碼核對完成后,醫(yī)院信息部門調(diào)整出庫單的打印格式,將庫位碼信息顯示在出庫單上物品名稱相應(yīng)的欄目內(nèi)。若庫房材料的庫位發(fā)生了變化或有新增的物品,庫房記賬員需及時(shí)將系統(tǒng)中物品對應(yīng)的庫位信息進(jìn)行調(diào)整[2]。
在完成了物品編碼和系統(tǒng)錄入工作后,打印出各貨架的編碼并貼于貨架醒目位置,同時(shí),將庫位所對應(yīng)的具體庫位碼制作成標(biāo)簽,標(biāo)于貨架上。通過以上步驟,庫位碼的提示信息在庫房的工作區(qū)域內(nèi)隨處可見,庫房管理員可迅速完成發(fā)貨配貨等工作。
1.2.2 評價(jià)方法? ①發(fā)貨時(shí)間對比和庫房管理員滿意度調(diào)查。對同一庫房管理員,同一出庫單,將使用庫位碼前后的發(fā)貨時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)對比。同時(shí),通過問卷的形式,對使用庫位碼管理前后庫房管理員的使用感受進(jìn)行評價(jià)。
②問卷調(diào)查。使用庫位碼后,對臨床各科室領(lǐng)物人員發(fā)放自行設(shè)計(jì)的調(diào)查問卷,問卷采用不記名方式,調(diào)查各科室領(lǐng)物人員對庫位碼使用前后的評價(jià),共發(fā)放問卷20份,回收問卷20份。
2? 結(jié)果
使用庫位碼后,同一庫房管理員針對同一出庫單(包含7條項(xiàng)目)的發(fā)貨時(shí)間相比于使用庫位碼之前更短(表1),同時(shí),結(jié)合實(shí)際工作中的使用感受,所有庫房管理員普遍認(rèn)為在使用庫位碼進(jìn)行管理后,工作效率更高(表2)。針對臨床領(lǐng)物人員的問卷調(diào)查結(jié)果顯示,在使用庫位碼后,由于縮短了領(lǐng)物等候時(shí)間,減少了差錯(cuò)率,臨床各科室領(lǐng)物人員對各庫房服務(wù)的滿意度大幅提升(表3)。
3? 討論
3.1? 縮短配貨發(fā)貨時(shí)間和領(lǐng)物人員等候時(shí)間,提高工作效率和臨床滿意度
應(yīng)用庫位碼之前,庫房物品種類繁多且擺放無序,庫房管理員收到出庫單時(shí),按照品號排序進(jìn)行配貨、發(fā)貨,路徑往往會(huì)重復(fù),需要來回走動(dòng)、搬運(yùn)。而采用物品庫位碼管理后,庫房記賬員在打印出庫單時(shí),庫位碼在單據(jù)上直接顯示,庫房管理員只需要按照庫位發(fā)貨,不再需要按記憶查找材料的位置,大幅減少了無效走動(dòng),縮短了發(fā)貨時(shí)間和領(lǐng)物人員等候時(shí)間。對于同一物品的不同規(guī)格,也可憑借庫位碼進(jìn)行區(qū)分,減少錯(cuò)發(fā)物品的情況。如有不熟悉的物品或新增的物品,也可以快速根據(jù)庫位碼準(zhǔn)確定位材料位置。
3.2? 減少發(fā)貨錯(cuò)誤率,降低退庫率
同一種醫(yī)療耗材有許多不同的規(guī)格,僅憑大腦記憶物品位置進(jìn)行發(fā)貨,很容易在發(fā)貨時(shí)混淆,以至于發(fā)錯(cuò)貨,進(jìn)而增加后續(xù)退貨工作。而在使用了庫位碼進(jìn)行管理后,由于同名品不同規(guī)格的材料,所屬的庫位碼不同,庫位碼又具有唯一性[3],庫房管理員能夠快速準(zhǔn)確區(qū)分不同的材料,從而減少發(fā)貨錯(cuò)誤的可能性,降低了物品的退庫率。
3.3? 節(jié)省盤存時(shí)間,減輕庫房管理員的勞動(dòng)強(qiáng)度
由于庫房入出庫量大,為保證庫房物品數(shù)量的準(zhǔn)確和完整,庫房每月底進(jìn)行盤存。以往在盤存時(shí),打印的庫存明細(xì)表按品號排序,庫房管理員憑記憶或經(jīng)驗(yàn),對每種物品進(jìn)行盤點(diǎn),耗時(shí)長,工作量大。在應(yīng)用了庫位碼后,盤存時(shí),庫存明細(xì)表按庫位碼排序,庫房管理員按照打印的庫存明細(xì)表的順序進(jìn)行盤點(diǎn),將實(shí)際數(shù)量標(biāo)在庫存明細(xì)表上,對比物品的賬面數(shù)量和實(shí)際數(shù)量,較以往的盤存更準(zhǔn)確,且節(jié)省時(shí)間和勞動(dòng)力,提高盤存的效率[4]。
3.4? 提高庫房人員管理效率
該院物資庫房目前采取的是崗位輪轉(zhuǎn)制度,每位職工都會(huì)輪轉(zhuǎn)到庫房,庫房管理員也會(huì)在不同庫房間輪轉(zhuǎn)。庫房物資數(shù)量大,且同產(chǎn)品不同規(guī)格材料多,新輪轉(zhuǎn)人員需要2到3天熟悉庫房材料的擺放位置。而在使用庫位碼之后,盡管每個(gè)庫房各材料的庫位碼不同,但編排的規(guī)則是相同的,庫房管理員無論輪轉(zhuǎn)到哪個(gè)庫房,只要熟練掌握庫位碼的編排規(guī)則,都能快速進(jìn)入角色,做好新庫房的管理工作。即使是新手,也僅需對貨架的位置進(jìn)行簡單記憶,便可通過庫位碼找到需要的材料,僅需1到2小時(shí)即可快速上手,提高工作效率[5]。
4? 總結(jié)
從實(shí)際應(yīng)用效果來看,通過使用庫位碼對醫(yī)院物資庫房進(jìn)行管理后,庫房工作人員在配貨、盤存等環(huán)節(jié)中不再需要牢記每個(gè)物品的準(zhǔn)確位置,即使是才輪轉(zhuǎn)到庫房的新人,只需要熟悉庫位碼的規(guī)則,即可直接找到所需物品,將庫房管理員從傳統(tǒng)單憑記憶發(fā)放物品的工作中解脫出來,大大提高了庫房的工作效率和管理水平,為臨床科室更好服務(wù)患者提供了有力的后勤保障。
[參考文獻(xiàn)]
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(收稿日期:2018-00-00)