【摘要】電子文件的歸檔是指將具有保存價(jià)值的電子文件賦予其檔案屬性并納入檔案管理范疇的過(guò)程。由于電子文件本身的屬性及其身處系統(tǒng)的特殊性，電子文件的歸檔比傳統(tǒng)檔案文件的歸檔更復(fù)雜。本文首先概括了電子文件的一般特點(diǎn)，分析探討電子文件歸檔管理的必要性，提出優(yōu)化電子文件歸檔管理的途徑。

【關(guān)鍵詞】電子文件 歸檔管理 特點(diǎn)與必要性

【中圖分類(lèi)號(hào)】G275.9 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2018）11-0027-01

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人們?yōu)榱颂岣吖ぷ餍?，原有的紙質(zhì)檔案已不能滿(mǎn)足工作的需要，檔案的載體形式由原來(lái)的紙質(zhì)文件發(fā)展為更加環(huán)保、高效的電子文件。電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件有相同之處也有不同之處，電子文件歸檔的任務(wù)更加繁重和復(fù)雜。目前，電子文件發(fā)展迅速，在各行各界中，它正在一步步取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，人類(lèi)社會(huì)必須經(jīng)受這一巨大變革所帶來(lái)的關(guān)乎社會(huì)記錄利用能力、管理能力和保存能力的嚴(yán)峻考驗(yàn)。

一、電子文件的特點(diǎn)

電子文件，也稱(chēng)數(shù)字文件。它是在特定的數(shù)字環(huán)境中，依托數(shù)字設(shè)備生成，存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，用戶(hù)通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行讀取和處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。具有保存價(jià)值的電子文件就是電子檔案，但是在檔案界，較多使用電子文件的叫法，而較少使用電子檔案。電子文件通常具有以下特點(diǎn)：

1.信息的非人工識(shí)讀性。必須利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行解碼、解壓或者解密，文件信息才能被識(shí)讀。利用電子文件首先需保證它可以被識(shí)讀。 2.系統(tǒng)依賴(lài)性。電子文件不能單獨(dú)存在，而是處于系統(tǒng)之中，需借助計(jì)算機(jī)完成從形成到歸檔一系列的過(guò)程。3.信息與特定載體之間的可分離性。電子文件的載體并非一直是同一個(gè)實(shí)體，而是可以轉(zhuǎn)換或者轉(zhuǎn)存在另一載體，保持內(nèi)容的完整性。4.信息的易變性。使用者可以不受時(shí)間空間的限制修改信息的原有內(nèi)容，或是系統(tǒng)的變動(dòng)也會(huì)令信息的內(nèi)容發(fā)生改變。5.信息存儲(chǔ)的高密度性。傳統(tǒng)的介質(zhì)承載信息量有限，而電子文件突破了這一限制，存儲(chǔ)容量極大程度得到了提高。6.多種信息媒體的集成性。電子文件的形式多樣，包含了文字、圖像、影像、聲音等各種信息形式的有機(jī)結(jié)合，真實(shí)再現(xiàn)歷史情況。

二、電子文件歸檔管理的必要性

電子文件的完整性與穩(wěn)定性，不僅是整個(gè)檔案工作中必須遵守的基本條件，也是檔案工作各項(xiàng)環(huán)節(jié)的共同目標(biāo)。電子文件歸檔必須具備成熟的物質(zhì)條件和技術(shù)裝備，歸檔是為了方便以后的管理利用，可以極大的提高工作效率，因此電子文件歸檔管理也是檔案界和檔案工作人員不可推脫的責(zé)任。

由于電子文件自身的技術(shù)特征、多種多樣的載體形式以及計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的特殊要求，使得電子文件歸檔的方法發(fā)生了一些變化。因電子文件大量的產(chǎn)生，其是分散的、雜亂的、不系統(tǒng)的，檔案工作人員對(duì)電子文件管理的重視程度普遍不夠高，未能把電子文件同紙質(zhì)文件平等對(duì)待。相比傳統(tǒng)載體的文件，電子文件具有許多新的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)皆因系統(tǒng)而生，人對(duì)文件的一切行為都需要借助于系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，故計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是文件無(wú)法離開(kāi)的生存環(huán)境。電子文件安全問(wèn)題也令人堪憂(yōu)，電子文件處在一個(gè)相對(duì)開(kāi)放的系統(tǒng)中，文件信息容易改變，人為有意改動(dòng)或是系統(tǒng)無(wú)意變動(dòng)，都可能導(dǎo)致信息的改變、損失甚至丟失。

三、優(yōu)化電子文件歸檔管理的途徑

電子文件歸檔管理要在傳統(tǒng)檔案歸檔管理原則、方法的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件的特點(diǎn)和社會(huì)需求的變化，加以合理變革和更新。

（一）完善歸檔制度和標(biāo)準(zhǔn)

為了更好的利用電子文件，檔案界和各有關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)創(chuàng)造安全穩(wěn)定的管理環(huán)境，設(shè)立相應(yīng)的電子文件歸檔管理制度。電子文件的歸檔應(yīng)在嚴(yán)格的流程下進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)電子文件后續(xù)有效的利用。國(guó)家對(duì)電子文件歸檔管理工作一直高度重視，相繼出臺(tái)了一系列的文件，如《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔管理規(guī)范》等。在文件中，明確了工作人員的職責(zé)任務(wù)，明確歸檔的范圍、歸檔方法、歸檔的時(shí)間、歸檔的程序等，為日后的歸檔工作提供了科學(xué)的管理辦法，確保電子文件歸檔工作順利實(shí)施。

（二）加強(qiáng)電子文件安全管理

第一，要合理的設(shè)定網(wǎng)絡(luò)，在文件管理上盡量使用局域網(wǎng)絡(luò)，避免外界因素干擾。第二，安全的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)裝置也是重要的因素之一，使用者應(yīng)按期檢查硬盤(pán)等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備。第三，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行保護(hù)，防火墻本身具有較強(qiáng)的抗攻擊能力，它是提供信息安全服務(wù)、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)和信息安全的基礎(chǔ)設(shè)施。第四，對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)和權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)有效管理。

（三）提升檔案工作人員綜合素質(zhì)

檔案中蘊(yùn)藏著寶貴的信息，見(jiàn)證了社會(huì)的發(fā)展和變遷。為了適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，必須打造專(zhuān)業(yè)性的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這也是提高電子文件歸檔管理效率的重要途徑。專(zhuān)業(yè)的檔案管理人士應(yīng)主動(dòng)自覺(jué)加強(qiáng)學(xué)習(xí)各項(xiàng)檔案知識(shí)、掌握專(zhuān)業(yè)技巧，還應(yīng)熟練操作計(jì)算機(jī)。檔案部門(mén)應(yīng)經(jīng)常開(kāi)展各項(xiàng)有關(guān)電子文件歸檔的培訓(xùn)，培訓(xùn)不僅有助于工作人員獲得履行職責(zé)的知識(shí)和能力，也可以提高員工的素質(zhì)。

（四）加強(qiáng)電子檔案軟、硬件設(shè)施管理

電子文件的存儲(chǔ)與使用都需要憑借計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此，電子文件對(duì)設(shè)備要求比較高，如果不小心使用，可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不完整性。因此，必須加強(qiáng)對(duì)電子文件軟硬件設(shè)施的管理，提高它們的工作性能，以便更好的為電子文件歸檔工作提供服務(wù)。除此之外，電子文件的安全防護(hù)工作不容小覷，運(yùn)用防火墻和防病毒軟件來(lái)提高電子文件的安全性能，同時(shí)還要設(shè)置用戶(hù)的訪問(wèn)權(quán)限，防止不法分子非法竊取電子文件信息。另一方面，還要提供一個(gè)有利于電子文件歸檔的物理環(huán)境，注意防塵、避光和防變形，并定期升級(jí)計(jì)算機(jī)軟件，還要保證電子數(shù)據(jù)格式與所升級(jí)的新系統(tǒng)相適應(yīng)，進(jìn)而保證電子文件工作運(yùn)行的安全、穩(wěn)定。

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作者簡(jiǎn)介：

申韓冰（1991-），女，安徽合肥人，安徽大學(xué)管理學(xué)院2015級(jí)圖書(shū)情報(bào)與檔案管理專(zhuān)業(yè)在讀碩士研究生，主要研究方向?yàn)闄n案學(xué)。