蘇莉

一、當前檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案工作理念的挑戰(zhàn)

筆者對汽車企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理工作做過詳細的了解，發(fā)現(xiàn)以前其側(cè)重點非常明確，即實體管理。實體檔案管理主要是從兩點展開的，一是載體，二是信息，但整個工作過程都是被實體貫穿的。如大部分信息都是通過紙質(zhì)文檔進行登記或繪制的，即固化在紙質(zhì)媒介上的，此類檔案最顯著的特點便是載體與信息是一個整體。而信息化的出現(xiàn)，打破了紙質(zhì)文檔所創(chuàng)造的平衡，電子文檔可以同時出現(xiàn)在多個不同的載體上這一優(yōu)勢，極大的搶占了紙質(zhì)文檔的市場。此外，電子文檔在各類存儲載體中進行信息交換與轉(zhuǎn)移的時候，不會出現(xiàn)信息的損失或改變，因此其管理理念已基本淘汰了傳統(tǒng)理念，若是在管理電子檔案時，生搬硬套傳統(tǒng)理念，管理漏洞的大量出現(xiàn)將成為必然之事。

2.檔案管理職責遭到挑戰(zhàn)

在汽車企業(yè)以往的檔案管理過程中，主要是由兩個部門同時負責檔案的管理工作，分別為檔案部門與文件管理部門，其中檔案部門的工作是就已完成歸檔的文件進行管理，而文件管理部門則是負責前期的整理與歸檔工作，兩部門間的工作不產(chǎn)生交集；而電子檔案則打破了這一平衡，實現(xiàn)了兩者的交叉。因為電子檔案是具有特定的格式的，所以在前期的數(shù)據(jù)采集過程中就必須完成系統(tǒng)的設(shè)計，這就要求檔案部門正式的文件生產(chǎn)前與負責系統(tǒng)設(shè)計的文件管理部進行需求交接，進而實現(xiàn)兩部門間的協(xié)同合作。

3.檔案管理方式受到挑戰(zhàn)

信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，使之已經(jīng)廣泛滲透到各行各業(yè)，檔案管理工作也實現(xiàn)了手動操作到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理方式的升級。就目前汽車企業(yè)的檔案管理而言，其對信息技術(shù)的依賴度是非常高的。當下行業(yè)發(fā)展的新形勢需要更快更高的效率，而傳統(tǒng)檔案管理的低效顯然已經(jīng)不適用了，因此在檔案管理領(lǐng)域鋪開信息化建設(shè)工作是勢在必行的。

4.檔案信息的安全性受到挑戰(zhàn)

處于信息化時代中的汽車企業(yè)檔案管理，將包含更多的內(nèi)容，如實體管理、電子檔案以及檔案信息的管理。不過，電子檔案也存在一些缺點，如復(fù)制性強，容易丟失等，這就使得檔案信息容易被篡改或丟失，難以全面保障其真實性與永久性。此外，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及相關(guān)的管理軟件的更新?lián)Q代速度很快，以及病毒的擴散，難以保證檔案信息絕對安全。

二、信息化時代檔案工作面臨的機遇

1.動力要素：業(yè)務(wù)與系統(tǒng)

汽車企業(yè)所謂業(yè)務(wù)即設(shè)計制造文件管理業(yè)務(wù)，其中涵蓋了多個不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，如文件的形成、分類、處置以及提供利用等。而系統(tǒng)指的則是對文件進行管理的專業(yè)系統(tǒng)，其分為多個板塊，如對文件進行捕獲、維護以及處置的系統(tǒng)；還有對文件進行長時間保存的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。這兩種要素都是實現(xiàn)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型所必備的動力性要素，其對轉(zhuǎn)型過程中所涉及的詳細操作起決定性作用。在數(shù)字環(huán)境中，業(yè)務(wù)與系統(tǒng)兩者間的關(guān)系是相輔相成的，其中業(yè)務(wù)是系統(tǒng)的開展對象，系統(tǒng)則是業(yè)務(wù)開展的主要平臺，兩者缺一不可，共同推進另一方的不斷發(fā)展與優(yōu)化。

2.保障：信息技術(shù)的持續(xù)更新升級

隨著云技術(shù)的深入開發(fā)，其在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)非常深入，現(xiàn)在檔案管理過程中已經(jīng)能實現(xiàn)超大規(guī)模的數(shù)據(jù)存儲，且確保信息的存儲以及處理非常的靈活簡便，大大節(jié)省了工作時間；隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作中的所有環(huán)節(jié)基本都已逐步實現(xiàn)智能化，且使用者在就檔案進行查看利用時，操作也極為簡單?，F(xiàn)在，信息技術(shù)已經(jīng)步入大數(shù)據(jù)時代，在檔案信息管理中，相關(guān)資源的價值將被更深層次的挖掘與利用?，F(xiàn)代經(jīng)濟與社會的發(fā)展已經(jīng)離不開信息資源，在社會競爭中，要占據(jù)主導(dǎo)地位，有效進行戰(zhàn)略決策都離不開信息資源的全面掌握。而主管信息資源的部門便是檔案部門。信息資源中包含許多內(nèi)容，如以往活動的運動軌跡、經(jīng)驗以及認知等，這些都是汽車企業(yè)設(shè)計制造的依據(jù)和寶貴財富，其中蘊含著許多事物發(fā)展的客觀規(guī)律，這都將為后期工作的開展提供參考。因此，對企業(yè)資源進行掌握的部門與工作者，是信息時代中的中流砥柱，必須承擔起時代發(fā)展的開拓責任。檔案工作轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效的途徑。能大幅提升信息保存的期限，甚至是永久保存。而傳統(tǒng)檔案管理受限于其信息與載體的不可分割，載體的壽命將直接影響信息壽命。而現(xiàn)代信息技術(shù)則可依托于復(fù)制、拷貝等方式，實現(xiàn)信息持續(xù)的向新載體移動，進而實現(xiàn)企業(yè)財富的永久保存。

三、檔案工作轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效的途徑

隨著電子化技術(shù)和智能化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作也需要進行全面的升級。例如將電子技術(shù)運用在對檔案信息的檢索中以及對客戶提供針對性的指導(dǎo)，幫助檔案使用者選擇最適合的檔案信息服務(wù)。檔案管理工作是一項綜合性的工作，想要實現(xiàn)全面轉(zhuǎn)型需要從整體出發(fā)進行系統(tǒng)分析。通過不斷的探索，大量的研究，與先進技術(shù)相結(jié)合，讓企業(yè)的檔案管理工作能夠與時俱進。

1.提升服務(wù)能力，不斷開發(fā)檔案的潛在價值

首先，需要提高檔案編研人員的知識水平，對現(xiàn)有的檔案編研人員進行定期培訓(xùn)，不斷加強相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力，通過員工內(nèi)部的評比實現(xiàn)積極競爭的氛圍，選擇綜合能力最強的檔案編研人員作為檔案管理干部隊伍的一員；第二，結(jié)合現(xiàn)有的先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、智能化發(fā)展，讓檔案管理更加便捷，更加有針對性，這樣不僅減輕了檔案管理人員的工作量還有利于發(fā)掘檔案中的大量信息。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案信息可以實現(xiàn)更加廣泛的傳播，為檔案借閱者提供更加高效、更具個性化的服務(wù)。當檔案工作實現(xiàn)了信息化管理，對于檔案利用者而言，也是具有多方面優(yōu)點的。例如，其一減少了檔案利用者的借閱時間，包括路途時間和利用時間，檔案工作實現(xiàn)信息化后，利用起來更加便捷，有利于利用者對信息的快速提取和加工；其二是檔案利用者可以從多種渠道獲取到檔案信息，例如手機、電腦等。

2.創(chuàng)新體制機制，破解發(fā)展難題

（1）檔案管理中的文檔協(xié)同管理模式。文檔一體化指的是對檔案實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的一體化管理。它是誕生在信息化飛速發(fā)展的背景下，這為檔案實現(xiàn)一體化管理提供了技術(shù)基礎(chǔ)、環(huán)境基礎(chǔ)，對于檔案管理而言是一場突破性的改革。簡而言之，就是對檔案實現(xiàn)信息化管理、傳播。利用信息技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案進行電子轉(zhuǎn)化，首先為生成原始的電子一體文檔，其次對檔案的管理系統(tǒng)進行信息化改革，建立一體化的電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對電子文檔的全面管理；最后實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到館藏檔案的全面監(jiān)控，其中包含文件的傳遞、轉(zhuǎn)變過程。檔案的一體化管理模式的建立其中非?；A(chǔ)的部分為對企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理流程的整理，數(shù)字化的管理系統(tǒng)需要將數(shù)字化融入到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案管理的流程化、標準化作業(yè)。由于檔案文件的特殊性，對于文件的保存時間、文件的分類都有較高的要求，所以在進行信息化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計時，需要對管理功能和實際需求相結(jié)合，對檔案的保管時間和分類要求進行充分考慮。具體而言，在檔案進行電子化轉(zhuǎn)變時，需要對數(shù)字檔案的生成信息源、數(shù)字檔案的流轉(zhuǎn)、分類、歸檔等進行控制和管理，實現(xiàn)檔案在電子化以后依然具有原始憑證的功能。企業(yè)進行數(shù)字檔案室的建立，需要進行的第一步為實現(xiàn)檔案文檔的協(xié)同管理。

（2）對于企業(yè)實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，與實現(xiàn)文檔一體化具有同樣重要的是對檔案信息實現(xiàn)協(xié)同管理。檔案信息協(xié)同管理模式 指的是對于檔案相似的圖書、情報信息等同樣進行一體化的管理。我國政府對企業(yè)檔案的信息化管理于1987年就正式頒布了管理辦法提出企業(yè)需要對檔案進行集中統(tǒng)一的管理，并且為企業(yè)檔案建立信息化、數(shù)字化的檔案管理中心。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，市場競爭更加的激烈，企業(yè)的信息化建設(shè)變得越來越必不可少，企業(yè)管理者也認識到了，在企業(yè)之間的競爭中，對市場信息以及相關(guān)企業(yè)和企業(yè)內(nèi)部信息的收集整合是非常重要的。部分企業(yè)為了提高企業(yè)的競爭力，依托企業(yè)綜合檔案室建立企業(yè)自己的檔案信息中心，檔案信息中心是為了實現(xiàn)企業(yè)對情報數(shù)據(jù)、檔案信息的收集、整合，服務(wù)于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層。美國、德國等發(fā)達國家在企業(yè)信息中心的基礎(chǔ)上還提出了集成式企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)理念。該理念為實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息和行業(yè)信息的集中管理，包括內(nèi)外部信息的收集和協(xié)調(diào)。這種理念將是企業(yè)未來競爭中必不可少的。

（3）企業(yè)檔案信息管理中的組織架構(gòu)協(xié)同模式。由于集成式數(shù)字檔案室理念的提出，廣大企業(yè)為了滿足市場競爭的需要，在實際建設(shè)過程中更加注重對企業(yè)內(nèi)部檔案信息管理的架構(gòu)重塑。這是因為在市場競爭愈發(fā)激烈的情況下，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者需要對現(xiàn)有的等級劃分進行精確的認識。以企業(yè)總部為中心，實現(xiàn)對下屬企業(yè)的輻射。建立網(wǎng)絡(luò)式的企業(yè)信息收集模式為企業(yè)的發(fā)展提供信息支持。由于美國對企業(yè)檔案信息的管理研究時間較長，擁有先進的企業(yè)信息化技術(shù)，對“分散式的檔案管理模式”進行了探索性研究。企業(yè)總部的檔案信息管理與下屬企業(yè)的檔案信息管理實現(xiàn)協(xié)同管理，管理架構(gòu)實現(xiàn)扁平化發(fā)展。

（4）企業(yè)檔案管理的主體集成式的戰(zhàn)略聯(lián)盟模式。上述文中提到過的檔案文檔的一體化以及檔案信息的協(xié)同和組織結(jié)構(gòu)的協(xié)同追究其根本都是對企業(yè)內(nèi)部檔案信息管理的集成。其中包括檔案管理方式、信息中心的建設(shè)等的統(tǒng)一。該模式的重點也是關(guān)鍵點在于對企業(yè)內(nèi)外部信息的整合，實現(xiàn)信息的共享，這對企業(yè)在未來競爭中更具競爭力。除此之外還能根據(jù)企業(yè)的特定以及汽車行業(yè)的特點選擇更合適的戰(zhàn)略聯(lián)盟模式?，F(xiàn)有戰(zhàn)略聯(lián)盟模式：為以企業(yè)供應(yīng)鏈為核心的基礎(chǔ)縱向戰(zhàn)略聯(lián)盟。其立足于產(chǎn)業(yè)鏈展開的“合縱”聯(lián)盟。汽車企業(yè)數(shù)字檔案室采用“合縱”聯(lián)盟模式是建立在多種信息技術(shù)之上的，如物聯(lián)網(wǎng)、云計算以及大數(shù)據(jù)等，并立足于協(xié)同化公共服務(wù)平臺，實現(xiàn)整個產(chǎn)業(yè)鏈條中各個環(huán)節(jié)的信息的有效整合，通過搭建好的管理平臺以及集成的數(shù)字檔案室實現(xiàn)信息資源的管理與共享。在就此模式的數(shù)字檔案室進行建設(shè)的時候，需著重關(guān)注各信息管理部門間是否就合作達成一致，是否愿意組建成聯(lián)盟來就完成管理平臺與數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，并就相關(guān)數(shù)據(jù)的共享簽署協(xié)議。

（作者單位：北京汽車股份有限公司）