孟慶閩子 虞征平/杭州市檔案局

薛 曉/杭州市公安局

杭州市拱墅區(qū)公安分局米市巷派出所戶籍窗口為群眾提供戶籍查詢服務(wù)

近日，家住杭州市的趙先生因辦理移民手續(xù)的需要，來到戶籍所在地米市巷派出所查詢其出生證。趙先生出生于1965年，加之出生證上登記的姓名與現(xiàn)用名并不一致，查證過程頗費(fèi)周折。負(fù)責(zé)接待的民警經(jīng)過反復(fù)詢問、研究，并利用“公安檔案管理系統(tǒng)”從出生時(shí)間相近人員的信息中展開模糊查詢，最終找到了趙先生的出生證，前后花費(fèi)約3小時(shí)。這是目前米市巷派出所利用檔案數(shù)字化成果提供戶籍查詢服務(wù)的寫照，也是當(dāng)前杭州市各級(jí)公安機(jī)關(guān)利用數(shù)字檔案室服務(wù)民生的縮影。而在若干年前，要完成這樣的工作量，需要2至3名民警協(xié)同工作，且至少需要耗費(fèi)2天的時(shí)間。

一

近年來，杭州市各級(jí)公安機(jī)關(guān)每年僅市局機(jī)關(guān)產(chǎn)生的專業(yè)檔案就有5000余卷、文書檔案10000余件，有的年份達(dá)到了20000余卷（件）。至2017年底，杭州市（含派出所）公安檔案庫藏總量431萬卷（件）。2017年全市各級(jí)公安機(jī)關(guān)累計(jì)接待查檔41800余人次，查閱檔案63000余卷（件）。在這樣的情況下，僅通過條目查詢?cè)僖揽咳斯し喌膫鹘y(tǒng)查檔方式，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足數(shù)字時(shí)代社會(huì)及公眾的利用需求。特別是當(dāng)前公眾對(duì)于戶籍信息的查閱利用需求快速增長，要求公安機(jī)關(guān)變革檔案管理工作的方式方法，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。

所謂老戶籍檔案，是指2000年之前未經(jīng)電腦錄入或未通過系統(tǒng)手續(xù)辦理的各類戶籍檔案。在現(xiàn)實(shí)生活中，證明親屬關(guān)系、遺產(chǎn)繼承、戶口遷移、查出生證明、出國留學(xué)等，都要用到老戶籍檔案。2011年，杭州市公安局著手對(duì)中華人民共和國成立初期至2000年底的全市老戶籍檔案（常住人口表）總量進(jìn)行調(diào)研，市公安局科通處（現(xiàn)稱科信局）相關(guān)技術(shù)人員赴江蘇省常州市、無錫市和蘇州市學(xué)習(xí)考察當(dāng)?shù)毓矙n案數(shù)字化管理成功經(jīng)驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上決定將老戶籍檔案數(shù)字化作為全市公安檔案數(shù)字化的切入點(diǎn)。2012年初，杭州市公安局爭取到48萬元人民幣的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，正式啟動(dòng)老戶籍檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目。

2012年，該項(xiàng)目在拱墅區(qū)公安分局米市巷派出所和下城區(qū)公安分局長慶派出所進(jìn)行試點(diǎn)工作。米市巷派出所為了能在有限資金內(nèi)完成更多老戶籍檔案的數(shù)字化工作、既節(jié)約成本又保質(zhì)保量，想盡了辦法、動(dòng)足了腦筋，如把能拼湊成一頁的檔案粘貼在一張A4紙上進(jìn)行掃描。至2013年4月數(shù)字化工作完畢時(shí)，兩個(gè)所一共完成中華人民共和國成立初期至2000年底的常住人口登記表、四項(xiàng)變更登記簿、出生遷入材料等老戶籍檔案數(shù)字化掃描37.6萬頁、錄入信息1970萬個(gè)字節(jié)。這些工作，為市公安局成功創(chuàng)建省級(jí)示范數(shù)字檔案室奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二

2015年，為進(jìn)一步推進(jìn)公安檔案數(shù)字化建設(shè)，充分發(fā)揮公安檔案信息資源服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)公安實(shí)戰(zhàn)、服務(wù)社會(huì)民生的作用，市公安局根據(jù)省公安廳、省檔案局《關(guān)于開展全省數(shù)字檔案室建設(shè)測(cè)評(píng)的通知》要求，認(rèn)真組織、積極籌備，采取“四保障”確保省級(jí)示范數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作順利進(jìn)行。

一是后勤保障到位。為切實(shí)提升公安檔案信息化管理水平，市公安局不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加大檔案工作投入。近三年，市公安局多次對(duì)檔案管理工作和檔案數(shù)字化建設(shè)投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，并于2014年將婺江路169號(hào)局指揮中心大樓四樓裙樓劃出一半用作新檔案庫房和業(yè)務(wù)技術(shù)用房，新劃出的面積約1400平方米，至此市局檔案庫房及輔助用房面積達(dá)到2000余平方米。

二是組織保障到位。市公安局黨委始終把科技強(qiáng)警作為公安工作頭等大事，把公安檔案信息化建設(shè)作為科技強(qiáng)警的重要工作內(nèi)容來謀劃。2015年，市公安局成立以局黨委副書記、副局長為組長，局辦公室主任為副組長，局機(jī)關(guān)各職能部門一把手為成員的檔案工作暨檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，明確職責(zé)分工，形成了局“主要領(lǐng)導(dǎo)分管—辦公室檔案科具體管—內(nèi)勤民警協(xié)管”的檔案數(shù)字化建設(shè)和管理體系。

三是隊(duì)伍保障到位。目前市公安局檔案科配備有4名民警和2名文職人員作為專職檔案員。市公安局采用了數(shù)字化外包的工作模式，為確保工作保質(zhì)保量完成，要求檔案科副科長帶領(lǐng)1名文職人員專門負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作，堅(jiān)持每天在加工現(xiàn)場負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案加工出入庫臺(tái)賬管理，做到加工檔案絕不在現(xiàn)場“過夜”，確保數(shù)字化工作有序開展，并保證檔案安全。

四是制度保障到位。嚴(yán)格按照數(shù)字檔案室建設(shè)測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全電子文件歸檔制度、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度、數(shù)字化加工場所管理規(guī)定等一系列檔案數(shù)字化管理保障制度，從目標(biāo)責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)治理、預(yù)防控制、措施保障等幾方面逐項(xiàng)抓好落實(shí)，確保檔案管理有效、檔案信息與實(shí)體安全。

三

首先是開展室藏檔案數(shù)字化外包加工工作，完成存量檔案載體轉(zhuǎn)換。市公安局將2014年度科技項(xiàng)目專項(xiàng)資金用于檔案數(shù)字化外包加工項(xiàng)目，并挑選經(jīng)驗(yàn)豐富、信譽(yù)度高的公司承攬此項(xiàng)業(yè)務(wù)?，F(xiàn)已完成文書、專業(yè)（業(yè)務(wù)）、聲像等三大類檔案的數(shù)字化加工及加工成果的掛接任務(wù)。

其次是主抓數(shù)字化加工工作的規(guī)范性，提高檔案信息準(zhǔn)確率。數(shù)字化加工過程嚴(yán)格遵循《浙江省公安檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，加工之前把好審核關(guān)，按要求填寫工作流程單，仔細(xì)審核案卷質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)漏頁、重頁、錯(cuò)編及時(shí)重編頁碼，破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的進(jìn)行技術(shù)修復(fù)；加工中把好質(zhì)量關(guān)，在著錄目錄時(shí)實(shí)行“兩錄一?！?，即由外包公司安排2名工作人員對(duì)同一案卷逐頁逐條進(jìn)行著錄，錄好后由第3名工作人員參照案卷在該公司自行研發(fā)的軟件上進(jìn)行電腦比對(duì)、人工校正，以進(jìn)一步提高準(zhǔn)確率。對(duì)掃描的圖像實(shí)行逐圖檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求的及時(shí)進(jìn)行糾偏、去污、拼接、裁邊等處理；加工之后把好驗(yàn)收關(guān)，市公安局專門安排3名文職人員對(duì)數(shù)字化加工成果進(jìn)行檢查驗(yàn)收，準(zhǔn)確率要求達(dá)到100%。

最后是加強(qiáng)電子文件收集歸檔工作，提升檔案信息化建設(shè)成效。市公安局根據(jù)國家檔案局第6號(hào)令《電子公文歸檔管理暫行辦法》精神，全面做好摸底調(diào)研，在此基礎(chǔ)上公布了《電子文件歸檔范圍和保管期限》，以加強(qiáng)對(duì)電子文件的日常管理。如，市局要求局機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門將當(dāng)年形成的電子公安文書與紙質(zhì)文書歸檔，實(shí)現(xiàn)“雙軌制”歸檔。

四

2017年，市公安局掃描專業(yè)檔案44989卷，錄入條目823482條，形成影像530082頁；掃描文書檔案16709卷310539件，錄入條目327248條，形成影像頁2150922頁。2016年底，市公安局“公安檔案管理系統(tǒng)”與省廳“公安檔案管理系統(tǒng)”完成了數(shù)據(jù)庫對(duì)接，在全市范圍內(nèi)啟用省廳“公安檔案管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)分管理版、查詢版、單機(jī)版3個(gè)版塊，其中管理版包括了市局、區(qū)縣分局、基層派出所三級(jí)的文書、業(yè)務(wù)檔案條目和戶籍檔案的數(shù)字化加工成果，實(shí)現(xiàn)全市公安檔案數(shù)字化成果共享；查詢版可供全市公安民警查詢不涉密的數(shù)字化文書檔案；單機(jī)版可供市局、區(qū)縣分局專職檔案員查詢本單位所有涉密、非涉密文書及業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化加工成果。老戶籍檔案數(shù)字化工作也在不斷推進(jìn)，到目前為止，市區(qū)已有59個(gè)派出所完成了老戶籍檔案數(shù)字化加工任務(wù)。

2016年底，省公安廳和省檔案局聯(lián)合組成專家組，對(duì)市公安局?jǐn)?shù)字檔案室進(jìn)行測(cè)評(píng)。專家組根據(jù)《浙江省公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，就組織保障、數(shù)字化建設(shè)、數(shù)據(jù)管理、資源共享等4大項(xiàng)20子項(xiàng)進(jìn)行逐一檢查，并查看臺(tái)賬、核查數(shù)字化加工成果、實(shí)地檢查庫房，同意市公安局通過省級(jí)示范數(shù)字檔案室測(cè)評(píng)，自此市公安局成為全省公安系統(tǒng)首批通過省級(jí)示范數(shù)字檔案室測(cè)評(píng)的單位。

在此基礎(chǔ)上，市公安局將持續(xù)深化檔案信息化建設(shè)，基于大數(shù)據(jù)視角建立面向市局機(jī)關(guān)、區(qū)縣分局、基層派出所的檔案信息管理體系，該體系具有“分層管理、數(shù)據(jù)共享”的特點(diǎn)，該體系投入使用后將成為杭州市公安檔案工作的新亮點(diǎn)，并將服務(wù)于戶籍檔案異地查閱工作，同時(shí)也將成為市公安局服務(wù)“最多跑一次”改革的重要手段。