朱明 查定軍

摘 要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，信息技術飛速發(fā)展，信息處理應用在行政事物發(fā)展過程中起著廣泛的作用。但目前基層行政辦公部門的信息化建設普遍比較滯后，影響各單位行政辦公信息化建設的主要原因是外部沒有利用的環(huán)境，內(nèi)部沒有利用的水平。本文在結合目前行政辦公信息化建設的目標需要及發(fā)展現(xiàn)狀的基礎上，提出了推進行政辦公信息化建設的三點建議。

關鍵詞：行政辦公；信息化建設

隨著信息技術的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)和自動化辦公系統(tǒng)的深入開發(fā)和應用，行政辦公方式發(fā)生了巨大的變化，信息處理應用在行政事物發(fā)展過程中起著廣泛的作用，信息化建設也越來越受到各行政管理部門的重視。如何抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的有利機遇，進一步加強行政辦公信息化建設，提升辦公效能，是值得深入研究和探討的問題。

一、信息化建設的定義及目標

1.信息化管理的概念界定

國內(nèi)對信息化管理的定義是：將分散的、孤立的信息匯總形成一個完整的信息管理鏈，貫穿事件的起因、經(jīng)過、完成、監(jiān)督、反饋以及改進與修正的整個過程，通過系統(tǒng)分析得到所需的各類報表和重要內(nèi)容，使信息得到充分利用和共享。國外對于信息化管理側重于供應鏈管理，定義為：在正確的時間和地點提供準確的信息，使獲得信息的人利用信息實施控制過程，最終實現(xiàn)自身的目標。

綜合國內(nèi)外關于信息化管理的定義來看，信息化建設就是通過信息化的手段，通過過程管理和資源整合，為管理者和決策者提供定量的、準確的信息，實現(xiàn)有效組織的管理目標。

2.行政辦公信息化建設的目標

行政辦公是一個單位系統(tǒng)正常運行的保障，工作范圍非常廣泛，包括各種合同管理、收發(fā)文件管理、招投標管理、財務管理、檔案管理、設備管理、物資管理、工作文件等等，內(nèi)容繁瑣而復雜。信息化管理是一種管理手段，其目的通過信息化手段實現(xiàn)管理規(guī)范化和決策科學化。行政辦公信息化建設主要是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術和其他相關技術，改造、完善辦公業(yè)務程序，突破局限，實現(xiàn)一個單位各部門工作的優(yōu)化重組，促進行政辦公工作科學、高效、有序運行。同時，利用現(xiàn)代信息處理技術，對各部門的基礎數(shù)據(jù)進行整理、分析、加工，獲得最有效的參考信息，更好地發(fā)揮行政辦公服務決策的功能。

二、行政辦公信息化建設的現(xiàn)狀及原因分析

1.行政辦公信息化建設的現(xiàn)狀

目前基層行政辦公部門的信息化建設普遍比較滯后，大部分單位仍然停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公，盡管電腦普及率已經(jīng)達到非常高的水平，但相互間缺乏有效的網(wǎng)絡溝通平臺，信息交換多采用QQ或是U盤傳送，常會出現(xiàn)無管理痕跡、數(shù)據(jù)不準確等問題，不利于工作的交接和延續(xù)，效率比較低下。即便有些單位內(nèi)部已經(jīng)實現(xiàn)辦公自動化即OA系統(tǒng)，但仍然比較薄弱，缺乏必要的全局規(guī)劃、共享程度低，信息資源在各部門之間缺乏缺乏連貫性和兼容性，有些部門還仍然存在著系統(tǒng)運行較差，重視前期的基礎建設、忽視其后的更新與改造以及各種軟硬件維護更新不當?shù)痊F(xiàn)象，真正能夠達到物盡其用的還比較少。

2.制約辦公信息化建設的主要原因

影響各單位行政辦公信息化建設的主要原因是外部沒有利用的環(huán)境，內(nèi)部沒有利用的水平。具體來講，一方面是由于傳統(tǒng)的辦公理念與管理體制是信息化發(fā)展的阻礙因素。沒有將信息化建設提高到管理層面上來，忽視其在現(xiàn)代化管理中的作用，再加上我國網(wǎng)絡信息安全技術尚且存在一些問題和漏洞，不能適應“互聯(lián)網(wǎng)+”時代行政辦公信息化的發(fā)展要求。另一方面是由于欠缺信息管理的機構與專業(yè)技術人才。目前各單位普遍缺乏信息化管理機構和專職技術人員，必然導致信息化建設難以滿足工作需求。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代推進行政辦公信息化建設的建議

1.提高信息化建設的重視程度，建立完善的信息工作機制

領導層應提高對辦公信息化建設重要性的認識，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的逐步深化，大數(shù)據(jù)技術的深入推廣，使信息的準確性、及時性的作用更加凸顯，為領導各項決策工作提供了更為便捷的條件；必須強化行政人員的信息化意識，特別是需要轉(zhuǎn)變觀念、更新知識，不斷提高計算機、互聯(lián)網(wǎng)的應用技能。另外，還需要完善的工作機制，明確相關工作的內(nèi)容和程序，以規(guī)范的管理促進信息化建設。

2.健全數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，加大基礎設施建設的投入力度

一方面，應建設安全、可靠、開放、高效的信息網(wǎng)絡，引入辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)方便快捷的辦公信息發(fā)布和查詢，使各部門日常業(yè)務工作的規(guī)范化、電子化、標準化；另一方面，應積極建立全局性的業(yè)務數(shù)據(jù)運行系統(tǒng)，收集各部門各項業(yè)務基礎數(shù)據(jù)，充分借助大數(shù)據(jù)技術對各種數(shù)據(jù)資源進行分析，實現(xiàn)信息處理的計算機化、信息分析的精細化、信息存儲的有序化和信息檢索的自動化，實現(xiàn)各種信息資源的交流與共享。另外，必須加大對信息化基礎設施建設的投入力度，提升現(xiàn)有系統(tǒng)支撐平臺的硬件備份能力，擴大主服務容量和帶寬，安裝更新各類操作軟件，加快信息的收集傳遞和加工處理速度，提高工作效率和服務水平。

3.堅持信息化建設過程管理，注重建設與運維并重

鑒于目前普遍存在重建設、輕維護，造成資料浪費和效率低下的現(xiàn)狀，在信息化建設預算中，應將運行和維護費用與建設投入費用同時考慮在內(nèi)，并要將運維費用放在更加重要的位置，要占一定的比例。同時設計運行和維護的具體實施方案，根據(jù)項目建設的特點，劃定運行維護范圍的內(nèi)容以及經(jīng)費測算標準，加強信息化建設的過程管理，根據(jù)行政辦公的現(xiàn)實需要，及時對系統(tǒng)進行更新和維護，保證系統(tǒng)的有效運行。

4.增強信息化人才隊伍建設，提升信息系統(tǒng)分析能力

整合資源，優(yōu)化布局，建立一支以辦公室信息工作人員為主、各部門信息工作人員為輔的信息化人才隊伍，加強信息化業(yè)務培訓，使其能夠熟練掌握各種網(wǎng)絡平臺系統(tǒng)和公務管理系統(tǒng)，及時優(yōu)化更新知識結構，掌握最先進的信息工作方法和技術，切實增強信息搜集、篩選、歸納、加工、傳遞和反饋等各種信息處理技術。同時，要主動適應“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，信息化發(fā)展的要求，積極采用現(xiàn)代化的信息技術和手段，增強信息化意識，完善信息網(wǎng)絡，建立資源共享、協(xié)助攻關的動態(tài)機制，提升信息的系統(tǒng)分析能力，充分發(fā)揮信息化在行政事物工作中的綜合管理和信息服務工作，促進行政辦公事業(yè)的科學發(fā)展。

本文通訊作者：查定軍

參考文獻

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[2] 趙繼偉.大數(shù)據(jù)背景下高校辦公室信息化建設的思考[J].當代教育理論與實踐，2015（3）.

（作者單位：空軍軍醫(yī)大學第一附屬醫(yī)院耳鼻咽喉頭頸外科）