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一、正確認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)軟件中“反向操作”功能

目前許多企業(yè)廣泛應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件的操作人員都嘗試到了使用財(cái)務(wù)軟件給工作帶來(lái)的快捷，準(zhǔn)確。但與之同時(shí)，在計(jì)算機(jī)處理所特有的方式下，大多數(shù)財(cái)務(wù)軟件中的“反向操作”功能也給無(wú)痕跡的電算化核算工作帶來(lái)了巨大的隱患，給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來(lái)了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

(一)“反向操作”功能的主要內(nèi)容及形式

目前絕大多數(shù)的財(cái)務(wù)軟件中可能存在的“反向操作”形式主要有“反復(fù)核”，“反記賬”，“反結(jié)賬”三種。為了更好地解釋、分析、認(rèn)識(shí)“反向操作”的功能、應(yīng)用，筆者以用友財(cái)務(wù)軟件為平臺(tái)，利用相關(guān)賬套資料作具體闡述。

1.“反復(fù)核”

“反復(fù)核”，又稱“取消審核”，就是將已經(jīng)復(fù)核的會(huì)計(jì)憑證由該憑證的審核人取消審核標(biāo)記，以便制單人進(jìn)行無(wú)痕跡修改或增刪。

2.“反記賬”

“反記賬”又稱“倒記賬”，就是把一批已經(jīng)登記到會(huì)計(jì)賬簿的記賬憑證當(dāng)月的發(fā)生額從其各自賬簿中予以扣除，使各賬簿恢復(fù)到該批會(huì)計(jì)憑證登賬前各賬簿的發(fā)生額和余額的狀態(tài)。

3.“反結(jié)賬”

“反結(jié)賬”又稱作“倒結(jié)賬”或“環(huán)境恢復(fù)”，就是將已審核記賬并已將本月各賬戶余額和發(fā)生額結(jié)轉(zhuǎn)至下月的會(huì)計(jì)賬簿，恢復(fù)到以前月份各會(huì)計(jì)賬簿發(fā)生額和余額的狀態(tài)。

(二)“反向操作”功能帶來(lái)的優(yōu)越性

財(cái)務(wù)軟件的“反向操作”在一定程度上給初次實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的單位帶來(lái)了一定的便利，當(dāng)操作不熟練導(dǎo)致的錯(cuò)誤，無(wú)論是對(duì)已經(jīng)記賬還是已經(jīng)結(jié)賬的會(huì)計(jì)賬簿，都可以無(wú)痕跡地恢復(fù)到未記賬或未結(jié)賬的狀態(tài)，以便制單人員對(duì)自己做錯(cuò)的步驟進(jìn)行修改，讓最后的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)分析報(bào)告都能達(dá)到完美的效果。

二、“反向操作”功能帶來(lái)的問(wèn)題

應(yīng)該說(shuō)，在財(cái)務(wù)軟件中加入“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能，就是為了更正會(huì)計(jì)電算化中工作差錯(cuò)，減少會(huì)計(jì)賬簿中可能存在的冗余會(huì)計(jì)信息，保證會(huì)計(jì)電算化核算的準(zhǔn)確性、質(zhì)量。但是同時(shí)也不避免地帶來(lái)一些不容忽視的問(wèn)題：

(一)財(cái)務(wù)軟件中的“反向操作”功能與現(xiàn)行會(huì)計(jì)法規(guī)相違背

使用“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能更正會(huì)計(jì)工作差錯(cuò)，違背了《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》，有關(guān)會(huì)計(jì)記賬制度和會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正方法的規(guī)定，而且在原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿等方面，大多數(shù)的財(cái)務(wù)軟件沒(méi)有或很少提供必要的痕跡記錄。

(二)為做假賬、提供虛假會(huì)計(jì)信息及經(jīng)濟(jì)違法犯罪打開(kāi)了方便之門

由于“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能的使用，使得會(huì)計(jì)人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會(huì)計(jì)報(bào)表變得輕而易舉。如果單位缺乏嚴(yán)格周密的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部牽制手續(xù)，別有用心的人就會(huì)在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)蓄意留下伏筆，利用財(cái)務(wù)軟件提供的反記賬和反結(jié)賬功能，在以后的任意時(shí)間簡(jiǎn)單、方便、無(wú)痕跡地改動(dòng)相關(guān)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，無(wú)疑使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的安全性大打折扣，這樣就使得會(huì)計(jì)做假、造假和經(jīng)濟(jì)違法犯罪變得更加隱蔽，給會(huì)計(jì)、審計(jì)監(jiān)督工作和防范違法犯罪增加了技術(shù)難度。

(三)如果軟件功能使用不當(dāng),可能會(huì)導(dǎo)致賬務(wù)混亂

在使用“反記賬、反結(jié)賬”功能時(shí)，由于財(cái)會(huì)人員會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)水平以及對(duì)軟件功能理解的偏差，特別是在運(yùn)用跨年度反結(jié)賬功能時(shí)，不同年份會(huì)計(jì)科目的體系可能發(fā)生了變化，如果誤操作，很可能產(chǎn)生賬務(wù)混亂，甚至可能導(dǎo)致整個(gè)賬務(wù)系統(tǒng)的癱瘓，造成不應(yīng)有的損失。例如某一會(huì)計(jì)期間結(jié)賬后，將依據(jù)這一會(huì)計(jì)期間的核算結(jié)果編制各種會(huì)計(jì)報(bào)表，其中部分會(huì)計(jì)報(bào)表將對(duì)外報(bào)送。如果事后再通過(guò)反記賬、反結(jié)賬，對(duì)本會(huì)計(jì)期間的業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)整、修改、補(bǔ)充，而得出的會(huì)計(jì)報(bào)表很可能與先前的報(bào)表不一致，這種情況不僅違背了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度和相應(yīng)的企業(yè)管理制度，而且極有可能給企業(yè)帶來(lái)不必要的麻煩，甚至帶來(lái)不可預(yù)料的損失。

(四)使得電算化下嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)，審計(jì)工作難度增強(qiáng)

由于電子數(shù)據(jù)在形成時(shí)可以進(jìn)行的無(wú)痕跡修改，所以要求電算化下制定更為嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，來(lái)規(guī)范系統(tǒng)操作者和開(kāi)發(fā)者的行為。但是財(cái)務(wù)軟件提供的“反復(fù)核”功能不僅使嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度中對(duì)憑證準(zhǔn)確性的審核人和制單人相互牽制的制度形同虛設(shè)，而且助長(zhǎng)了制單人填制憑證不負(fù)責(zé)任的態(tài)度。再者，通過(guò)“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”直接修改了錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，且不留下任何修改線索，也使得審計(jì)工作缺乏重點(diǎn),難度陡增。它只會(huì)給制假者提供機(jī)會(huì)，而對(duì)電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制百害而無(wú)一利。

三、如何正確對(duì)待“反向操作”功能

通過(guò)以上分析，不難發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)軟件中“反向操作”功能的使用是弊大于利。考慮到實(shí)際工作中也可能有的應(yīng)急措施，還不必完全取消此功能，但作為從事實(shí)務(wù)一線的會(huì)計(jì)人員則應(yīng)以正確的態(tài)度去面對(duì)它們:

(一)加強(qiáng)規(guī)范的職業(yè)道德教育，認(rèn)真操作，減少錯(cuò)誤發(fā)生的概率

會(huì)計(jì)電算化工作下的人員分工主要分為系統(tǒng)維護(hù)人員和系統(tǒng)操作人員。其中系統(tǒng)操作人員就是原先手工方式下的財(cái)務(wù)人員，包括會(huì)計(jì)主管、制單、審核、記賬、編表等。這些從事日常實(shí)務(wù)操作的財(cái)務(wù)人員應(yīng)樹(shù)立正確的工作態(tài)度，嚴(yán)格按電算化操作規(guī)程和相關(guān)會(huì)計(jì)制度規(guī)定認(rèn)真操作，盡量減少錯(cuò)誤發(fā)生的概率，而不能心存僥幸，認(rèn)為反正錯(cuò)了可以使用“反向操作”功能來(lái)修改錯(cuò)誤。憑證的審核人，賬套主管更應(yīng)嚴(yán)格控制手中“反復(fù)核”，“反記賬”，“反結(jié)賬”的權(quán)力。

(二)采用會(huì)計(jì)制度規(guī)定的正確的錯(cuò)賬更正方法糾正錯(cuò)誤

會(huì)計(jì)電算化工作可能產(chǎn)生的差錯(cuò)更正在《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》中也已有非常明確的規(guī)定入下：

(1)對(duì)于已輸入但尚未審核的憑證，可直接由制單人根據(jù)系統(tǒng)提供的憑證修改功能進(jìn)行無(wú)痕跡修改。

(2)對(duì)已審核但尚未記賬的憑證，在審核人和會(huì)計(jì)主管都認(rèn)可的情況下可以使用反復(fù)核功能，然后再進(jìn)行修改后重新審核。

(3)對(duì)已記賬后發(fā)現(xiàn)的憑證錯(cuò)誤，不能直接修改，只能采用“補(bǔ)充登記法”或“紅字沖銷法”來(lái)進(jìn)行修改，留下修改痕跡作為日后的審計(jì)線索。

(4)若在系統(tǒng)正式記賬時(shí)，發(fā)生意外中斷，可能會(huì)造成系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)混亂丟失的的情況下，可由賬套主管采用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能(即“反記賬”)，將數(shù)據(jù)恢復(fù)至記賬前狀態(tài)，再重新進(jìn)行記賬。

(5)堅(jiān)決杜絕“反結(jié)賬”功能的使用。

(三)嚴(yán)格制度，加大處罰力度

當(dāng)前，會(huì)計(jì)工作中普遍存在的會(huì)計(jì)信息失真和會(huì)計(jì)造假問(wèn)題已經(jīng)成為阻礙我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的毒瘤。而利用會(huì)計(jì)電算化“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能做假、造假正變得越來(lái)越普遍，從一定程度上講，起到了助紂為虐的作用。國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正方法的規(guī)定，都強(qiáng)調(diào)了更正會(huì)計(jì)差錯(cuò)要有痕跡記錄,其目的就是要做到有案可稽，有據(jù)可查，從制度上防止會(huì)計(jì)做假造假，不給犯罪分子以可乘之機(jī)。因此，應(yīng)通過(guò)嚴(yán)密法規(guī)和道德制度建設(shè)，促使進(jìn)財(cái)會(huì)人員遵章守紀(jì)。使會(huì)計(jì)電算化工作真正達(dá)到朱熔基總理提出的“誠(chéng)信為本、操守為重、遵循準(zhǔn)則、不做假賬”的要求。

總之，在逆向思維受到積極追捧的今天，“反向操作”功能是可以給會(huì)計(jì)工作帶來(lái)很大的便利，但是，會(huì)計(jì)人員一定要慎而用之。因此，我們應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化法規(guī)建設(shè)，不斷提高會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德，堵塞制度漏洞，從而提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。