曹芳 牛文賀 韓華軍

【摘要】設(shè)備檔案是企業(yè)檔案的主要組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要一環(huán)。在企業(yè)申請(qǐng)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，需要通過(guò)上級(jí)部門(mén)組織的檔案單項(xiàng)驗(yàn)收。本文從項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)兼職檔案員的角度出發(fā)，結(jié)合近年來(lái)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收匯總的意見(jiàn)，分析了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中存在的檔案管理問(wèn)題，從項(xiàng)目實(shí)施初期開(kāi)始改進(jìn)設(shè)備檔案收集的程序，加強(qiáng)設(shè)備資料歸檔的強(qiáng)制性與明確性。

【關(guān)鍵詞】檔案；固定資產(chǎn)；投資項(xiàng)目；設(shè)備；管理

固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案資料包括項(xiàng)目前期論證階段、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程階段及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段的全過(guò)程文件資料（載體形式不限），涵蓋了立項(xiàng)、可研、初設(shè)、施工、安裝、單項(xiàng)驗(yàn)收、竣工轉(zhuǎn)固的方方面面。自五年計(jì)劃開(kāi)展以來(lái)，國(guó)家加大了固定資產(chǎn)投資力度，嚴(yán)格控制各企業(yè)投資計(jì)劃，并將投資項(xiàng)目檔案單項(xiàng)驗(yàn)收作為申請(qǐng)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的最后一個(gè)必要環(huán)節(jié)。筆者統(tǒng)計(jì)了單位近7年來(lái)進(jìn)行過(guò)檔案單項(xiàng)驗(yàn)收的4個(gè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，設(shè)備檔案占有固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案的五分之四以上。確保設(shè)備檔案資料的完整性、系統(tǒng)性、安全性、高效性，對(duì)項(xiàng)目順利通過(guò)竣工驗(yàn)收顯得格外重要。

一、檔案收集階段存在的問(wèn)題

一般固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)周期較長(zhǎng)，實(shí)施跨度大，個(gè)別大型項(xiàng)目需要花費(fèi)數(shù)年進(jìn)行論證，這對(duì)項(xiàng)目檔案資料完整性造成了不可避免的影響。綜合了檔案驗(yàn)收專(zhuān)家組提出的整改意見(jiàn)，針對(duì)項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)歸納出以下幾個(gè)檔案問(wèn)題：

（一）合同采用統(tǒng)一模板簽訂脫離實(shí)際。以往項(xiàng)目中商務(wù)合同采用的是經(jīng)主管單位評(píng)審批復(fù)的合同模板，只要是貨物采購(gòu)，均為統(tǒng)一條款，未按采購(gòu)性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分，這使得在清點(diǎn)貨物時(shí)無(wú)法與實(shí)際情況對(duì)應(yīng)。如清點(diǎn)軟件時(shí)，廠家無(wú)法按照合同要求提供圖紙、保養(yǎng)手冊(cè)等；清點(diǎn)設(shè)備時(shí)，無(wú)法提供檢測(cè)報(bào)告、檢定證書(shū)等。這使得合同條款無(wú)法具備應(yīng)有的約束力和控制力，使后續(xù)執(zhí)行脫離實(shí)際，可操作性差。

（二）清點(diǎn)資料與合同配件無(wú)法匹配。在開(kāi)箱清點(diǎn)文件資料過(guò)程中，最經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題是現(xiàn)場(chǎng)收集的配件資料與合同配置清單不一致。如合同中包含電氣控制柜、壓力儀表、流量計(jì)、增壓泵等輔機(jī)配件，現(xiàn)場(chǎng)收集不到或缺失，這是由于經(jīng)廠家中間采購(gòu)，已經(jīng)進(jìn)行了一次開(kāi)箱或安裝，在廠家發(fā)貨前就已遺失并無(wú)法追回。還有部分儀器開(kāi)箱時(shí)，會(huì)現(xiàn)場(chǎng)收集到很多閥門(mén)檢測(cè)報(bào)告、流量計(jì)檢定證書(shū)、控制部件合格證等文件，而在儀器本身無(wú)法對(duì)應(yīng)找到這些配件，這就造成了檔案資料無(wú)法分類(lèi)系統(tǒng)整理，給后續(xù)的查閱和檢索造成影響。

（三）歸檔資料無(wú)法溯源。在設(shè)備檔案整理中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)前后不一致，首位不呼應(yīng)的現(xiàn)象，如：在形成的會(huì)議紀(jì)要中，會(huì)出現(xiàn)某時(shí)間該設(shè)備進(jìn)行過(guò)專(zhuān)家評(píng)審；或是驗(yàn)收資料提到某次培訓(xùn)或調(diào)研，而在歸檔資料中找不到該文件記錄。這是由于項(xiàng)目實(shí)施中過(guò)程資料未能及時(shí)收集整理匯總，如評(píng)審過(guò)程未形成紙質(zhì)文件、會(huì)議結(jié)束未撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)未進(jìn)行簽到等。由于檔案資料具有不可再生性，文件的缺失將無(wú)法彌補(bǔ)，這使得出現(xiàn)該類(lèi)問(wèn)題后無(wú)法整改。

（四）設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)等前后不一致。由于項(xiàng)目實(shí)施階段需嚴(yán)格按照固定資產(chǎn)項(xiàng)目批復(fù)的參數(shù)執(zhí)行，故形成的技術(shù)規(guī)格書(shū)、調(diào)研報(bào)告、商務(wù)合同及技術(shù)協(xié)議等前期資料均與批復(fù)新增的設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)指標(biāo)等參數(shù)一致。而實(shí)際到貨的設(shè)備儀器，部分廠家是按照出廠編號(hào)、中英文縮寫(xiě)、廠家簡(jiǎn)稱(chēng)等編制型號(hào)名，或是按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品特點(diǎn)、組成特性等編制設(shè)備名稱(chēng)，導(dǎo)致合同列明的設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)等與設(shè)備實(shí)物上銘牌、出廠合格證等前后不一致。

二、改進(jìn)項(xiàng)目檔案管理措施

通過(guò)分析發(fā)現(xiàn)，以上幾個(gè)問(wèn)題絕大多數(shù)是由于項(xiàng)目實(shí)施初期和中期管理執(zhí)行不到位所引起的。筆者從項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)的角度，提出以下幾個(gè)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案資料收集的措施：

（一）規(guī)范合同條款簽訂。項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)在進(jìn)行商務(wù)合同談判或是進(jìn)行招投標(biāo)工作前，就應(yīng)當(dāng)在合同樣本或招標(biāo)文件中擬好移交的文件清單。由于商務(wù)合同是經(jīng)雙方頁(yè)簽并加蓋公章確認(rèn)的、具有法律效益的文件，所以合同中列明的移交資料是供貨商在履約時(shí)必須要滿(mǎn)足的商務(wù)條款，具有非常明確的強(qiáng)制性特征。如清點(diǎn)資料時(shí)出現(xiàn)缺件、不一致的情況，可根據(jù)合同約定向供貨商要求及時(shí)補(bǔ)充或更換；如廠家無(wú)法提供或拒絕執(zhí)行，可按照合同違約條款要求廠家賠付或拒絕支付相應(yīng)款項(xiàng)。

（二）按照采購(gòu)性質(zhì)分類(lèi)。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目新增的設(shè)備、儀器及軟硬件，由于其性質(zhì)不同，要求移交的歸檔資料也有明顯區(qū)別。一般來(lái)說(shuō)：對(duì)于新增設(shè)備，需要廠家提供出廠合格證、裝箱單、使用維護(hù)保養(yǎng)說(shuō)明書(shū)、圖紙等資料；對(duì)于新增儀器，還需要提供出廠測(cè)試報(bào)告、檢定證書(shū)等證明材料；對(duì)于新增軟件，需要提供軟件使用許可、授權(quán)等資料。如果按照國(guó)別來(lái)劃分，又可分為進(jìn)口和國(guó)產(chǎn)，進(jìn)口的設(shè)備儀器和軟硬件比國(guó)產(chǎn)的要增加許多證明材料，如（非）木質(zhì)包裝證明、原產(chǎn)地證明、質(zhì)量/數(shù)量證明、原廠合格證、原廠授權(quán)證明等。這就要求項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)在合同簽訂時(shí)根據(jù)采購(gòu)性質(zhì)及國(guó)別，在單位合同模板的基礎(chǔ)上，形成（國(guó)產(chǎn)）進(jìn)口設(shè)備、（國(guó)產(chǎn)）進(jìn)口儀器、（國(guó)產(chǎn)）進(jìn)口軟件等分類(lèi)的合同模板，保證實(shí)施后期執(zhí)行性及合理性。

（三）做到邊形成邊收集。以往在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，都是在某個(gè)實(shí)施節(jié)點(diǎn)完成后一次性歸檔，雙方簽署《移交單》。這樣雖然方便設(shè)備建設(shè)部門(mén)與檔案管理部門(mén)交接，減少移交次數(shù)，但往往缺少的資料是在移交后整理發(fā)現(xiàn)的，這時(shí)由于某些文件具有時(shí)效性等原因，無(wú)法追溯并再次收集，造成了設(shè)備檔案缺失無(wú)法閉環(huán)。這就需要項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)邊形成邊收集，采?。航㈦娮託w檔移交庫(kù)，做到形成一份文件就錄入庫(kù)中，并備注（未歸檔/已歸檔）；在評(píng)審、會(huì)議、談判時(shí)留存紙質(zhì)紀(jì)要，并將修改前后的文件一并收集歸檔，保證資料前后完整一致；在檔案管理部門(mén)要求移交的節(jié)點(diǎn)前，通過(guò)電子報(bào)送方式先遞交審查，如有缺件少件，補(bǔ)充完善后再進(jìn)行紙質(zhì)移交工作，減少移交反復(fù)。

（四）檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步。為了確保項(xiàng)目嚴(yán)格按《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》執(zhí)行，單位下發(fā)了《固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，明確了項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)和檔案管理部門(mén)的分工、歸檔范圍及階段性移交節(jié)點(diǎn)。從項(xiàng)目前期階段開(kāi)始，項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)就要將檔案整理工作列入項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，將檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。與此同時(shí)，兼職檔案員要及時(shí)與檔案管理人員溝通交流，使其了解項(xiàng)目進(jìn)展概況，把握好項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，合理提出各部分歸檔節(jié)點(diǎn)，使項(xiàng)目順利通過(guò)檔案單項(xiàng)驗(yàn)收及竣工驗(yàn)收。

三、結(jié)束語(yǔ)

固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案工作是完成項(xiàng)目建設(shè)和竣工驗(yàn)收的前提和保障，它不僅永久記錄下項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，也作為知識(shí)信息資源成為了企業(yè)的有形資產(chǎn)。要想提高項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，就需要項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)和檔案管理部門(mén)攜手共進(jìn)，以兼職檔案員為橋梁，在實(shí)踐中不斷探索創(chuàng)新，尋找優(yōu)化檔案收集的方法，規(guī)范項(xiàng)目檔案管理程序，提升企業(yè)的項(xiàng)目建設(shè)能力與管理水平。

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