李春玲

【摘要】本文針對企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)有問題進行討論，主要從提倡員工重視檔案信息化建設(shè)、科技改變檔案管理模式、提高檔案工作人員綜合能力以及完善企業(yè)檔案信息化的標準四個方面進行分析，希望企業(yè)檔案信息化能在企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展中發(fā)揮重要作用，并最大程度保留企業(yè)文化。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；復(fù)合型人才；改革創(chuàng)新

一個企業(yè)的發(fā)展歷程主要通過企業(yè)檔案來體現(xiàn)，隨著科技的發(fā)展，技術(shù)也在影響著檔案的記錄形式，檔案信息化數(shù)字化逐漸走入人們的視野。不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，企業(yè)檔案信息化不僅能夠最大限度地保留一個企業(yè)的文化，而且人們只需通過電腦進行檢索，就可以輕松找到某一時期的企業(yè)檔案，大大節(jié)省了時間，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供高效的服務(wù)。

一、目前企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

企業(yè)檔案是企業(yè)無形的資產(chǎn)，它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程和一個企業(yè)的文化。目前，我國企業(yè)的檔案信息化建設(shè)仍處在發(fā)展階段，存在諸多問題。其中主要問題有：第一，復(fù)合型檔案人才十分短缺。科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展不僅提高了人們的生活質(zhì)量，推動了企業(yè)檔案信息建設(shè)的快速發(fā)展，也對檔案工作人員也有了更高的要求。目前，科技與專業(yè)知識相結(jié)合的復(fù)合型人才十分短缺，現(xiàn)階段的企業(yè)信息化管理人員更多的是計算機領(lǐng)域的人才，對檔案的了解和運用能力不足，而很多專職的檔案人員計算機知識又相對薄弱。第二，企業(yè)信息化建設(shè)目標不準確。由于一些企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)的目的只是為了相應(yīng)國家號召，并不理解檔案信息化真正的意義，導(dǎo)致檔案工作人員沒有具體的工作規(guī)劃，企業(yè)檔案信息化管理沒有起到提高生產(chǎn)的作用，最后成為企業(yè)的“擺設(shè)”。因此，明確企業(yè)檔案信息化建設(shè)目標，完善檔案信息化建設(shè)，需要檔案人員不斷地實踐與摸索。

二、如何有效進行企業(yè)檔案信息化建設(shè)

（一）加大重視，加強宣傳力度，強調(diào)企業(yè)檔案信息化的重要性。雖然企業(yè)檔案信息化建設(shè)對于企業(yè)的發(fā)展有著許多現(xiàn)實意義，但是大多數(shù)人對檔案信息化建設(shè)還是不夠了解，有些企業(yè)也不夠重視，企業(yè)對檔案信息化的宣傳力度還很不足。因此，企業(yè)需加大重視，支持檔案信息化建設(shè)，加強對檔案信息化的宣傳，讓全體員工，特別是專、兼職檔案管理員充分意識到檔案信息化對企業(yè)和個人的發(fā)展有著重要的作用，從源頭抓起，把檔案信息建設(shè)滲透到辦公室自動化當中，落實到位，企業(yè)檔案信息化數(shù)字化建設(shè)才有發(fā)展的可能。例如，企業(yè)可以在官網(wǎng)上設(shè)立檔案數(shù)字化建設(shè)版塊，及時傳播國家政策，播報企業(yè)檔案信息化建設(shè)進程，同時每一位檔案工作員工都可以為推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)獻言獻策，其目的是建立起每一位員工的“企業(yè)檔案信息化意識”，轉(zhuǎn)變檔案工作者的固有理念，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化質(zhì)的飛躍。

（二）注重科技在檔案信息化建設(shè)中的作用。企業(yè)檔案信息化建設(shè)離不開強大的技術(shù)支持，科技的強大通過建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)來體現(xiàn)。當前，數(shù)字檔案館的建設(shè)已經(jīng)在我國取得了一定效果，各個企業(yè)也對先進的科學(xué)技術(shù)予以積極應(yīng)用，考慮到我國大部分企業(yè)沒有自主研發(fā)資本，因此，對軟件及技術(shù)的選擇尤為重要?，F(xiàn)在市場中，檔案管理軟件品牌較為繁多，每種軟件都有著不同的技術(shù)特點，企業(yè)需要結(jié)合自身的行業(yè)特點、實際需要和國家規(guī)范作出合理選擇。例如我國的云南白藥集團，就結(jié)合單位內(nèi)部的檔案管理情況，選取了B/S和C/S結(jié)合的基礎(chǔ)管理軟件，并利用了在線OCR識別系統(tǒng)，讓檔案信息化建設(shè)得到良好的科技支持。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人才是企業(yè)發(fā)展的第一資源，檔案工作也不例外。在信息化高速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)的檔案工作思維已跟不上時代發(fā)展的步伐，新時代的檔案工作者必須是具有足夠的計算機操作能力、檔案管理能力和信息技術(shù)應(yīng)用能力的高素質(zhì)、多技能的復(fù)合型人才。檔案復(fù)合型人才是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的關(guān)鍵。而針對復(fù)合型檔案人才的培養(yǎng)，企業(yè)可以通過與高校合作的方式，可以采取社會培訓(xùn)的方式，還可以在企業(yè)內(nèi)部實行互幫互助的政策。比如企業(yè)內(nèi)優(yōu)秀的信息技術(shù)管理人員，可以向計算機知識相對薄弱的檔案管理人員傳授信息技術(shù)處理知識及計算機軟硬件知識，而專業(yè)的檔案管理人員可以向其他員工傳授檔案相關(guān)的專業(yè)的知識，以提高員工整體檔案整理水平。當然，檔案管理人員在日常的工作生活中也要注重自身的學(xué)習，不斷提高自身的綜合素質(zhì)。無論是哪種學(xué)習培養(yǎng)方式，其目的都是為了使企業(yè)的檔案信息化建設(shè)能快速順利發(fā)展。

（四）加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的標準化管理。由于缺乏實踐經(jīng)驗，我國一部分企業(yè)在改革檔案管理過程中沒有形成一套規(guī)范化體制，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化在建設(shè)過程中脫離了企業(yè)發(fā)展的需要?，F(xiàn)代企業(yè)強調(diào)標準化管理，只有加強規(guī)章制度建設(shè)，才能保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)的良好發(fā)展。為此，企業(yè)可通過引進國外先進的技術(shù)與制度，學(xué)習企業(yè)檔案信息化建設(shè)方法，不斷改革創(chuàng)新，完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)標準，逐步建立符合中國發(fā)展的企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)。

三、總結(jié)

總而言之，企業(yè)檔案管理應(yīng)該隨著社會的發(fā)展轉(zhuǎn)變模式，由傳統(tǒng)的保管檔案實體逐步建設(shè)完善成為檔案實體的數(shù)字化管理，最終實現(xiàn)檔案信息化改革，為企業(yè)的快速長遠發(fā)展提供強力支持。

【參考文獻】

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