周仕博

陜西延長(zhǎng)石油榆林煤化有限公司 陜西 榆林 719000

正文：

引言：在如今高科技的背景下，許多公司的檔案管理工具都在更新?lián)Q代。檔案是公司的重要組成部分，而一個(gè)好的檔案管理工具更能夠讓公司如虎添翼。那么我們應(yīng)該采用哪種檔案管理工具才能夠更高效的進(jìn)行運(yùn)營(yíng)管理呢?

一、檔案管理的重要性

每一家公司隨著業(yè)務(wù)和規(guī)模的不斷壯大，所擁有的檔案都會(huì)越來(lái)越多，那么究竟什么是檔案呢？檔案可以是一張張重要的文件，也可以是一段段珍貴的語(yǔ)音，甚至可以是一張團(tuán)建照片，公司的每一部分都可能形成檔案，檔案跟公司是息息相關(guān)的，是公司重要的組成部分。如何建立好一個(gè)科學(xué)完善的檔案管理是每一家公司都需要去思考的問(wèn)題。在眾多檔案資料當(dāng)中，當(dāng)屬引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備的檔案資料最為重要，最應(yīng)該進(jìn)行妥善保管。

引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備的檔案資料包括了設(shè)備采購(gòu)、使用過(guò)程中的安裝維修、后期的保養(yǎng)更新等階段所涉及到的具有保存意義的文件材料等，反應(yīng)的是引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備從購(gòu)買之初到現(xiàn)階段的一切真實(shí)情況。之所以說(shuō)引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備的檔案管理更為重要，是因?yàn)橐M(jìn)項(xiàng)目設(shè)備大多都是由國(guó)外引入的，所以一旦涉及到文件的丟失補(bǔ)辦就會(huì)變得異常麻煩，所以我們才應(yīng)該重視這類檔案的管理工作。

二、利用云存儲(chǔ)的方式進(jìn)行檔案管理

隨著社會(huì)的發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)逐漸開始接受云存儲(chǔ)的檔案管理方式。相比于傳統(tǒng)的檔案管理而言，云存儲(chǔ)的檔案管理方式更為先進(jìn)和便捷。一般企業(yè)引進(jìn)的項(xiàng)目設(shè)備使用的周期較長(zhǎng)，在這個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程中很容易造成文件的丟失、字跡的模糊甚至是紙張的發(fā)黃不清晰等，但是如果我們使用的是云存儲(chǔ)的方法就可以避免這些現(xiàn)象的發(fā)生，無(wú)論時(shí)間過(guò)去多久，我們?nèi)匀豢梢暂p松的在電腦云端中取出我們想要的檔案進(jìn)行查閱，幾乎不會(huì)發(fā)生文件丟失的情況出現(xiàn)。

在資料整理這一塊，云存儲(chǔ)更是具有自己獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。如果是傳統(tǒng)的檔案室，我們可能會(huì)因?yàn)橘Y料的增加而導(dǎo)致存放不下，更是需要去購(gòu)買大量的檔案包裝盒來(lái)進(jìn)行整理歸納，勞心勞力不說(shuō)，所耗費(fèi)的時(shí)間也是不可小看的。但是如果我們用的是云存儲(chǔ)，那么首先我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的過(guò)程中幾乎不需要任何成本，另一方面我們?cè)谶M(jìn)行資料整理的過(guò)程中十分的方便快捷，甚至不需要走動(dòng)全程在電腦端用鼠標(biāo)進(jìn)行操作即可。而且在檔案查閱這一塊，云存儲(chǔ)還能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，普通情況下我們想要進(jìn)行資料的查閱需要來(lái)回不停的往返檔案室，而且每份檔案同時(shí)使用的人數(shù)僅有一人。但是如果我們采用的是云存儲(chǔ)，那么我們就能在自己的工位上進(jìn)行查看，并且每個(gè)人都可以同時(shí)在線進(jìn)行查閱，可以說(shuō)是兩全其美。

那是不是云存儲(chǔ)的管理模式就不會(huì)存在任何的漏洞呢？其實(shí)并不是這樣的。云存儲(chǔ)最大的問(wèn)題就在于它的載體是開放的網(wǎng)絡(luò)，這就會(huì)導(dǎo)致我們的“檔案室”有可能會(huì)遭遇網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，而由于我們不是專業(yè)人士，面對(duì)這樣的攻擊往往只能束手無(wú)策。當(dāng)然我們也不是說(shuō)不能加強(qiáng)防范。我們可以雇傭?qū)I(yè)的網(wǎng)絡(luò)專家來(lái)進(jìn)行防御[1]。若到外面去進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)專家的兼職招募的話，如果一直都沒(méi)有遇到黑客攻擊那就難免會(huì)產(chǎn)生資金的浪費(fèi)。筆者建議企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作人員的招募的時(shí)候就可以招募一些具有這樣防黑客攻擊的專業(yè)技術(shù)人員?，F(xiàn)如今一個(gè)好的檔案管理人員除了具備檔案管理的相應(yīng)知識(shí)以外還應(yīng)該具備良好的思想道德品格以及能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)功能的人員。

三、利用翻譯性工作來(lái)加強(qiáng)對(duì)于文件的管理

由于企業(yè)采購(gòu)的是國(guó)外的引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備，所以設(shè)備所附帶的資料基本上都是以外文的方式編寫的，很少有中文字樣[2]。這就導(dǎo)致了在某些企業(yè)中給進(jìn)行外文的檔案管理者帶來(lái)了一定的困擾。例如在筆者的建筑行業(yè)，對(duì)英語(yǔ)的要求就沒(méi)那么高，很難區(qū)分哪些文件是具有保存價(jià)值，哪些文件沒(méi)有保存價(jià)值。筆者認(rèn)為，在我們拿到引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備的清單的時(shí)候就應(yīng)該盡快的將這些材料翻譯為中文再進(jìn)行歸檔。筆者曾經(jīng)親身經(jīng)歷：到一家建筑公司去面試的時(shí)候需要進(jìn)行筆試，然而筆試的題又有些難度。當(dāng)筆者正全神貫注的投入到考試中的時(shí)候隨手就把旁邊的一張白紙拿來(lái)做草稿用了。當(dāng)時(shí)我看了下背面全都是英文沒(méi)有任何備注，故也沒(méi)有引起重視。直到后來(lái)檔案管理人員慌慌張張的跑過(guò)來(lái)告訴我說(shuō)那是公司的一個(gè)國(guó)外引進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備清單表的時(shí)候我才知道自己闖了大禍。好在最后確認(rèn)那只是一張復(fù)印件，不然后果一發(fā)不可收拾。

當(dāng)然此處的翻譯并不僅僅指的是將引進(jìn)設(shè)備所有的文件都翻譯出來(lái)，我們應(yīng)該對(duì)這些文件進(jìn)行篩選，從最重要的文件依次向下進(jìn)行翻譯。在翻譯的過(guò)程中我們還應(yīng)該對(duì)說(shuō)明書、報(bào)價(jià)表以及一些有關(guān)于安裝、操作和保養(yǎng)之類的文件進(jìn)行著重翻譯，對(duì)一些宣傳單之類的文件就可以進(jìn)行粗略翻譯。在后期裝訂的時(shí)候我們也應(yīng)該將重要的內(nèi)容裝訂在一起進(jìn)行嚴(yán)格的分類整理。

四、利用檢索工具來(lái)提升檔案管理的效率

在目前的企業(yè)中有個(gè)別中小企業(yè)由于資源和成本有限，并不適合云存儲(chǔ)這種新型的檔案管理方式，于是他們需要回歸到傳統(tǒng)的檔案室進(jìn)行人工檔案管理。但即便是傳統(tǒng)的檔案管理，我們也可以將它變得更加高效、更加合理。每一個(gè)出色的檔案管理人員都應(yīng)該積極的進(jìn)行思考，然后形成自己獨(dú)特的管理模式。這里我們可以自制一些檢索類工具來(lái)方便我們進(jìn)行管理。例如在筆者所從事的建筑企業(yè)內(nèi)，都有著眾多項(xiàng)目的文件。而每個(gè)項(xiàng)目又分為了建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方、設(shè)計(jì)方和施工方五種類型的文件。為了能夠?qū)⑦@些文件進(jìn)行科學(xué)的分類，我將這些文件按照英文字母A～Z的順序分別放在二十六個(gè)大箱子內(nèi)。將五方主體按照建設(shè)、設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理這樣的順序依次編號(hào)為一到五，分別將這些文件放置在對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目箱子中。之后筆者會(huì)自行繪畫出一幅檔案室設(shè)備目錄圖和檔案室位置示意圖，將這些箱子和內(nèi)部的文件一一反映在這兩張圖上，讓人能夠一目了然。最后，我會(huì)根據(jù)箱子和各方主體的數(shù)量準(zhǔn)備編號(hào)不同的卡片放在一個(gè)盒子里。如果誰(shuí)取走了哪個(gè)箱子我就會(huì)在對(duì)應(yīng)編號(hào)的卡片上做好記錄。比如說(shuō)：XXX今日取走了A項(xiàng)目的監(jiān)理文件，那我就會(huì)在“A-5”的卡片上記錄“XX取”。筆者認(rèn)為只要合理的利用這些檢索工具，就能夠?qū)⒎彪s的檔案管理的井然有序。

五、結(jié)束語(yǔ)

無(wú)論是哪種企業(yè)，只要足夠重視企業(yè)中的檔案管理并且愿意付諸于行動(dòng)，那都能夠找到最適合自己公司的檔案管理方法的。