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摘要：在當(dāng)下企事業(yè)單位中，檔案工作的重心即其信息化的成長(zhǎng)，而在其信息化的成長(zhǎng)進(jìn)程中，檔案數(shù)字化又是其核心基礎(chǔ)，具有重要意義?；谀壳霸谄笫聵I(yè)單位中信息化程度逐步增加的時(shí)代背景，說(shuō)檔案數(shù)字化建設(shè)是傳統(tǒng)檔案工作運(yùn)營(yíng)和服務(wù)形式的一場(chǎng)改革毫不夸張，這也就要求我國(guó)相關(guān)單位要開展并逐步加大對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的探究力度。為了順應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)對(duì)當(dāng)代來(lái)自科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，給企事業(yè)單位中的檔案數(shù)字化建設(shè)提供理論基礎(chǔ)，本文對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)作了簡(jiǎn)單的解讀，研究整理了當(dāng)下在企事業(yè)單位實(shí)行檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值和存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；建設(shè)；問(wèn)題

前言

早期的時(shí)候，全球范圍內(nèi)只有美國(guó)展開了對(duì)檔案數(shù)字化理念的研究，但由于信息化時(shí)代網(wǎng)絡(luò)科技的快速發(fā)展，隨后其在眾多發(fā)展中國(guó)家開始興起。近幾年來(lái)，我國(guó)鼓勵(lì)并加大對(duì)企事業(yè)單位中數(shù)字化建設(shè)的支持力度，在此環(huán)境下，檔案工作領(lǐng)域結(jié)合我國(guó)當(dāng)下的發(fā)展形勢(shì)，積極主動(dòng)引用國(guó)外先進(jìn)的信息技術(shù)，依靠云數(shù)據(jù)平臺(tái)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)資源作為基礎(chǔ)，將發(fā)達(dá)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和先進(jìn)的信息加密技術(shù)融入現(xiàn)有資源，努力開發(fā)多元化多類型的數(shù)字化檔案平臺(tái)。這在很大程度上為檔案數(shù)字化的運(yùn)營(yíng)和管理提供了可行性的參考，極大的改觀了舊有的檔案管理工作和服務(wù)模式。檔案數(shù)字化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，在信息化建設(shè)的過(guò)程中扮演著至關(guān)重要的角色，因此開發(fā)建設(shè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，促進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理服務(wù)模式革新的必由之路。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化系統(tǒng)，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)即電子檔案管理系統(tǒng)，主要工作內(nèi)容即對(duì)檔案進(jìn)行整理進(jìn)而建立計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存系統(tǒng)，然后以該系統(tǒng)為核心建立其附屬系統(tǒng)如：檢索系統(tǒng)、信息保密系統(tǒng)、法律保護(hù)系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)等，進(jìn)而相互配合組建為一個(gè)完整功能全面的計(jì)算機(jī)運(yùn)作體系。檔案數(shù)字化建設(shè)在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中扮演著基礎(chǔ)性的角色，其直接決定了下一階段企事業(yè)單位在檔案工作領(lǐng)域開展信息化建設(shè)的廣度和深度。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值

2.1保障傳統(tǒng)載體檔案的安全

通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化加工處理、整理、編目、匯總、查對(duì)等各項(xiàng)工作后，嚴(yán)格禁止再使用實(shí)體檔案，封存管制各類檔案，這樣可以在很大程度上杜絕其受到人為有意的損壞或者因自然因素?fù)p壞的情況，極大的提升了檔案數(shù)據(jù)的安全系數(shù)。

2.2服務(wù)高效化

由性能強(qiáng)大的數(shù)字化系統(tǒng)提高技術(shù)支持，融合當(dāng)下發(fā)達(dá)的數(shù)據(jù)處理手段，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的智能性將逐漸增強(qiáng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索數(shù)據(jù)的功能，極大的便利了企事業(yè)單位中工作人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)的自主使用，擺脫了時(shí)間、空間等方面的束縛。從另外一個(gè)角度來(lái)說(shuō)，數(shù)字化檔案其實(shí)質(zhì)就是非數(shù)字格式檔案的數(shù)字形式表現(xiàn)品。檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案彼此之間聯(lián)系密切，前者是后者的形成的過(guò)程，而后者是前者產(chǎn)生的結(jié)果。對(duì)數(shù)字化檔案的應(yīng)用，徹底改變了傳統(tǒng)的管理和服務(wù)的模式，在很大程度上解放了人力，使檔案的工作和處理的速率有了質(zhì)的飛躍，檔案的管理工作更加現(xiàn)代化，科技含量更高。

2.3信息共享化

建設(shè)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)目標(biāo)是能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳播以及使用數(shù)字化的檔案信息，而同時(shí)起到保障傳統(tǒng)載體檔案信息的安全的效果，在使用上擺脫時(shí)間和距離空間的約束。但在實(shí)際中檔案數(shù)字化建設(shè)的終極方向是達(dá)到管理檔案的最高境界——信息共享。隨著當(dāng)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷創(chuàng)新和成長(zhǎng)，為其信息共享的最終目標(biāo)的達(dá)成提供了技術(shù)支持。通過(guò)連結(jié)不同企業(yè)中的檔案館和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，就可以將世界各地的企業(yè)檔案館相連接，只要用戶通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)使用網(wǎng)絡(luò)，就可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的檢索到包括國(guó)內(nèi)外的全部在網(wǎng)絡(luò)上公開的企業(yè)數(shù)字化檔案資源從而使用。

2.4高效的實(shí)現(xiàn)部門之間的對(duì)接

基于當(dāng)下企事業(yè)單位中日益增長(zhǎng)的網(wǎng)絡(luò)化和高效化的辦公需求，傳統(tǒng)載體檔案的弊端已經(jīng)日益凸顯，其已經(jīng)不能滿足企事業(yè)單位中檔案工作的高效對(duì)接需求，因此建設(shè)信息化檔案的意義重大，其可以促進(jìn)工作人員之間的有效對(duì)接，提高工作效率，是順應(yīng)當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)性辦公以及資源共享發(fā)展趨向的重大舉措。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題

建立數(shù)字化檔案的本質(zhì)目標(biāo)是便利用戶對(duì)檔案信息的利用，提高工作效率。而現(xiàn)實(shí)情況是我國(guó)企事業(yè)單位缺少開發(fā)和管理數(shù)字化檔案的經(jīng)驗(yàn)，在很多方面尚還處在摸索前進(jìn)的初級(jí)階段，在其成長(zhǎng)過(guò)程中一直保留了很多問(wèn)題尚未處理，嚴(yán)重制約著檔案信息建設(shè)的順利開展。當(dāng)下企事業(yè)單位在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題主要包括以下幾個(gè)方面。

（1）當(dāng)下很大部分的企事業(yè)單位對(duì)各類傳統(tǒng)載體檔案以及電子文件歸檔和儲(chǔ)存的范疇以及時(shí)間期限都沒(méi)有明確的界定，急需做出調(diào)整。

（2）隨著自動(dòng)化辦公和無(wú)紙化辦公在當(dāng)代社會(huì)的廣泛普及，相當(dāng)一部分檔案在最開始就是以電子檔案的形式產(chǎn)生的，而當(dāng)下對(duì)電子檔案歸檔和儲(chǔ)存的流程尚不完善，所以如電子檔案遺失或者資源重復(fù)加工等情況時(shí)有發(fā)生。

（3）當(dāng)下企事業(yè)單位在電子文件以及類似的數(shù)字化檔案在命名、格式、數(shù)據(jù)整理等方面尚還沒(méi)有科學(xué)、規(guī)范的體制約束，而且在對(duì)意外情況的抗風(fēng)險(xiǎn)能力方面也比較弱。

（4）顧名思義，數(shù)字化是檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)基礎(chǔ)。而要想在企事業(yè)單位中實(shí)現(xiàn)真正的數(shù)字化，其必須從當(dāng)下立足，做好長(zhǎng)遠(yuǎn)打算，包括在制度保障、人才保障、成本保障等方面提前準(zhǔn)備，充分利用現(xiàn)有的資源基礎(chǔ)，努力推動(dòng)數(shù)字化檔案庫(kù)的建設(shè)和發(fā)展。

（5）眾所周知，互聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)支持是檔案數(shù)字化建設(shè)可以開展的前提，但由于互聯(lián)網(wǎng)自身存在的一些不足之處如安全性較低，就會(huì)導(dǎo)致在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中存在同樣的問(wèn)題，而這些問(wèn)題如果不能合理妥當(dāng)?shù)慕鉀Q，就會(huì)極大地阻礙企事業(yè)單位中檔數(shù)字化檔案體系的常規(guī)運(yùn)營(yíng)。

4 檔案數(shù)字化建設(shè)中存在問(wèn)題的對(duì)策

4.1加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息的利用

相比較傳統(tǒng)介質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案在信息利用方面有著極大的優(yōu)勢(shì)，主要表現(xiàn)在共享性、交互性、靈活性這三個(gè)方面，這也就要求企事業(yè)單位要時(shí)刻保持創(chuàng)新理念，引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，推動(dòng)數(shù)字化檔案的信息利用，更好的發(fā)揮出其應(yīng)有的商務(wù)價(jià)值。

4.2衡量成本和價(jià)值，做好鑒別工作

在建設(shè)檔案數(shù)字化時(shí)，保持恰當(dāng)?shù)募夹g(shù)處理水準(zhǔn)尤為關(guān)鍵。要多角度、深層次的分析技術(shù)處理的開銷和完成后產(chǎn)出價(jià)值收益之間的比率聯(lián)系，盡可以的降低甚至杜絕不必須的資源浪費(fèi)。如果不提前對(duì)投入產(chǎn)出比進(jìn)行預(yù)估，可能會(huì)導(dǎo)致其建設(shè)后所帶來(lái)的價(jià)值低于其投入的成本，這樣的話也就失去了檔案數(shù)字化建設(shè)的宗旨，甚至是一種對(duì)資源的糟蹋浪費(fèi)，因此時(shí)刻保持收益比分析的觀念在企事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中顯得極其關(guān)鍵。

4.3加大對(duì)數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度

數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)就是對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯集、保存、分析并保護(hù)的軟件系統(tǒng)，其主要由幾類空間較大，負(fù)責(zé)板塊各異的檔案管理系統(tǒng)組成，這也就決定了數(shù)據(jù)庫(kù)所具有的龐大性能，不難看出其在檔案建設(shè)中的重大意義。因此檔案數(shù)字化建設(shè)單位迫切需要激勵(lì)和支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，深化電子文檔處理體系的構(gòu)造，保障數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)道路通暢無(wú)阻。

4.4強(qiáng)化數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

一方面，企事業(yè)單位應(yīng)該加緊對(duì)檔案網(wǎng)站進(jìn)行建立，另一方面應(yīng)該強(qiáng)化其數(shù)字化檔案資源的組織架構(gòu)，進(jìn)而推動(dòng)數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用率。各單位部門間應(yīng)加強(qiáng)合作，各司其職，在檔案資源的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中相互協(xié)作，分工明確，提高工作效率和工作質(zhì)量，減少資源的重復(fù)建設(shè)，努力朝著供給使用者以全方面、多元化的信息資源目標(biāo)前進(jìn)，進(jìn)而引導(dǎo)檔案信息呈現(xiàn)出共用性的成長(zhǎng)特征。

4.5提高檔案工作者職業(yè)素養(yǎng)

在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，企事業(yè)單位應(yīng)逐步的培養(yǎng)和塑造檔案工作者的涵養(yǎng)，提高其個(gè)人素質(zhì)，同時(shí)對(duì)于檔案工作者自身而言，其必須嚴(yán)格要求自己，在個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)方面要達(dá)到數(shù)字化建設(shè)的需求，從整體上提高檔案工作者的個(gè)人素養(yǎng)，也可以加快單位數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

4.6建立檔案數(shù)字化建設(shè)試點(diǎn)

由于企事業(yè)單位其數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)不足，在很多方面尚還處在摸索緩慢發(fā)展的階段，因此其檔案部門可以建立檔案數(shù)字化建設(shè)的試點(diǎn)，嘗試運(yùn)營(yíng)管理，在實(shí)踐中總結(jié)整理經(jīng)驗(yàn)。

總結(jié)

當(dāng)下在企事業(yè)單位中規(guī)模較大的一個(gè)發(fā)展目標(biāo)即實(shí)現(xiàn)其檔案的數(shù)字化建設(shè)，其工作繁雜，周期較長(zhǎng)，責(zé)任意義重大，因此，探討分析企事業(yè)單位中檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)尤為關(guān)鍵的話題。通過(guò)在各大中文數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索“檔案數(shù)字化”，不難發(fā)現(xiàn)近幾年來(lái)此類文章的數(shù)量呈比例增長(zhǎng)，因在企事業(yè)單位檔案工作中最主要的還是其實(shí)際工作價(jià)值，因此說(shuō)“檔案數(shù)字化”是當(dāng)下檔案工作的一個(gè)至關(guān)重要的工作模式突破點(diǎn)毫不夸張。我國(guó)企事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)和國(guó)際企業(yè)的交流溝通，結(jié)合檔案工作當(dāng)下的發(fā)展情況，借鑒和引進(jìn)合適的方案策略，逐步完善和規(guī)范企事業(yè)單位中檔案工作的制度和政策，提高檔案信息化水平，加大對(duì)信息安全技術(shù)的開發(fā)的推廣，針對(duì)建設(shè)時(shí)遇到的困難提出相對(duì)應(yīng)的處理方案，推動(dòng)其檔案建設(shè)取得持續(xù)性進(jìn)展。

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