黃曉良

(長沙學院人事處，湖南 長沙410022)

根據(jù)中共中央組織部人事部頒布的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，流動人員檔案主要包括七種類型：辭職或被辭退的機關工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案；與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案；待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；自費出國留學人員的人事檔案；非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案；外國企業(yè)常駐代表機構中方雇員的人事檔案；其他流動人員的人事檔案[1]。流動人員人事檔案管理是社會主義市場經濟不斷發(fā)展進程中的新產物，是具有中國特色的新課題。高校是人才集中和流動頻率較高的地方，如何規(guī)范管理流動人員的人事檔案，促進人才的合理有序流動、人才市場的健康運行，形成規(guī)范化的人力資源市場，是當前和今后一段時間急需解決的問題。

一 目前高校流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀

(一)管理無序，檔案信息失真

人事檔案是個人在職期間和退休后享受各種待遇的可靠依據(jù)，也是職務職稱晉級晉檔和提拔任用的重要依據(jù)。年齡、工齡、黨齡和學歷(俗稱“三齡一歷”)是人事檔案的核心信息，也是流動人員人事檔案中真實性最容易缺失不全的信息。有的檔案交接移送不是單位對單位，而是交由當事人個人保管移送，由此帶來檔案轉遞者本人借機擅自涂改、更換甚至偽造檔案材料的安全隱患；有些人為了個人利益，不顧檔案紀律的嚴肅性，勾連賄賂檔案管理人員，涂改甚至偽造檔案材料，導致檔案信息失真，以致年齡越填越小、學歷越填越高、業(yè)績越改越好。還有個別管理部門的負責人借年度考核之機，在給職員寫評語、鑒定時，摻雜個人情感，故意拔高或貶低職員業(yè)績，歪曲或篡改人事檔案內容，從而使人事檔案可信度下降，檔案材料內容失實[2]。由于檔案管理工作的無序和隨意，導致檔案信息失真，真假難辨。這些不良現(xiàn)象極大地擾亂了人才市場秩序，損害了人才市場聲譽，影響了人才流動工作的正常開展，同時也違反了黨紀國法，造成了很壞的社會影響。

(二)沒有及時整理補充，檔案信息殘缺

高校流動人員的類型很多，有的是高校學生畢業(yè)后人事檔案存放在人才交流中心；有的是在企業(yè)或其他單位工作的；有的邊工作邊讀研、讀博的；有的是先在高校工作，后又離開高校，最后又回到高校工作的。諸如此類情形不少。還有一類情形，就是盡管一直在高校工作，但每年的考核和工作業(yè)績檔案沒有及時整理補充，久而久之，檔案信息七零八落。由于工作和學習的流動性，檔案材料該補充的沒有及時補充，該歸檔的沒有及時歸檔。因此，不少人入職高校之前這個階段的工作或學習檔案材料沒有及時補充，導致檔案信息殘缺不全。有的有完整學歷檔案材料無完整的工作檔案材料，有的有完整的工作檔案材料但學歷檔案材料不全，有的學歷檔案和工作檔案均不完整。

(三)管理手段落后，數(shù)據(jù)零亂不全

信息化時代的到來從客觀上要求人事檔案信息的數(shù)據(jù)化管理，數(shù)據(jù)檔案將替代紙質檔案，數(shù)據(jù)檔案管理將替代傳統(tǒng)的紙質檔案管理。然而大多數(shù)高校人事檔案管理手段落后，設備不全、人員配備不齊或管理人員素質不高，數(shù)據(jù)檔案管理嚴重滯后，檔案管理的信息化還不完善；檔案信息錄入時間不及時，檔案錄入數(shù)據(jù)零亂不全，人事檔案管理信息系統(tǒng)不穩(wěn)定，使用不方便，導致檔案的調取、轉移、補充等工作手續(xù)繁瑣，給人事檔案管理工作帶來很多不便。

(四)責任心不強，檔案材料丟失、遺漏，存在安全性隱患

流動人員人事檔案的安全隱患主要體現(xiàn)在兩個方面。一方面是人事檔案的保存工作。表現(xiàn)在：一是檔案存放環(huán)境不合標準和管理人員工作上的疏忽，而導致人事檔案損壞或丟失。二是流動人員人事檔案轉遞混亂、移交不及時或不移交，以及補辦手續(xù)的繁瑣，等等[3]，導致檔案材料丟失、遺漏。三是違反政策規(guī)定，對自動離職、被開除公職、未就業(yè)的人員檔案不及時移交給當?shù)厝瞬沤涣鳈C構保管。上述現(xiàn)象給流動人員人事檔案管理工作帶來安全隱患。另一方面是人事檔案的保密工作。主要表現(xiàn)在：一是管理人員對于檔案保密工作的認識不夠，導致檔案信息資料丟失嚴重。二是計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)檔案保密工作難度大，系統(tǒng)維護不及時，而導致安全隱患[4]。三是檔案管理工作人員知法犯法，泄露檔案信息，篡改檔案內容。

二 造成高校流動人員人事檔案管理混亂的原因

(一)人事檔案管理意識淡薄，相關政策認識不清

一方面，個別部門領導對檔案管理工作的重要性缺乏應有的重視，人事檔案管理意識淡薄，沒有投入足夠的財力、物力(設備等)、人力；檔案管理人員地位不高、待遇不好，人員不穩(wěn)定；相關人事檔案管理政策法規(guī)認識不清、理解不全、跟進不及時，無法依法依規(guī)管理人事檔案。另一方面，檔案主體個人由于沒有機會接觸自己的人事檔案，對個人檔案材料的重要性重視不夠，導致一些人不關心自身的檔案；與此相對，檔案主體個人盡管知道檔案材料的重要性，但對檔案工作的嚴肅性缺乏敬畏感，利用檔案管理的漏洞，隨意篡改檔案信息，導致人事檔案信息嚴重失真。

(二)管理體制混亂，工作流程不規(guī)范

中組部、人事部制定的《流動人員人事檔案管理暫行辦法》明確指出：流動人員人事檔案管理應遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導[5]。流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣) 黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，其他任何單位不得擅自保留流動人員人事檔案[6]。但是在實際檔案管理工作運行過程中，有的沒有完全執(zhí)行中組部、人事部制定的《流動人員人事檔案管理暫行辦法》，也沒有與之相匹配的管理體制和具體工作流程；有的盡管制定了檔案管理工作流程，但流于形式，沒有執(zhí)行到位，甚至完全沒有執(zhí)行；個別民辦公司、人才開發(fā)中心、人才服務部門等不具備獨立人事權的機構或單位，受利益的驅動擅自接收和管理流動人員檔案，甚至只收錢不管理[7]。這些嚴重地擾亂了流動人員檔案管理的秩序[8]。另外，一些有人事檔案管理資質的部門，由于機構不獨立、人員不全、設備不齊、流程不規(guī)范，缺乏風險防控機制，使檔案無專職人員管理、無專門庫房貯存、無規(guī)范設備存儲，致使流動人員人事檔案管理處于補充不及時、材料收集不完整、檔案信息失真等混亂狀態(tài)，與檔案資料的真實、齊全、完整、系統(tǒng)的要求相去甚遠。

(三)檔案管理人員素質不高，管理水平低

合格的檔案管理人員，要具備這些基本素質：一是思想政治素質，要具備高度的政治責任心和強烈的事業(yè)心，熱愛檔案管理工作；二是業(yè)務素質，要具備專業(yè)的檔案管理知識和熟練的操作技巧，并具備相應的計算機網(wǎng)絡知識；三是文化素質，要具備較高的文化知識，以應對環(huán)節(jié)繁多的檔案管理工作，并對檔案材料的真實性、完整性具有一定的辨別能力[9]。目前部分高校檔案管理人員文化素質不高，業(yè)務素質陳舊，既缺乏日常業(yè)務知識更新，又缺乏系統(tǒng)的培訓，與檔案管理工作科學化、系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化的要求不匹配。檔案管理處于低水平維持狀態(tài)。

更有甚者，個別人員政治思想素質較差，缺乏檔案管理人員起碼的職業(yè)道德和資質，在檔案管理過程中隨意性代替原則性，嚴重違犯了黨和國家的人事工作政策和檔案法規(guī)，不按規(guī)定辦事，無原則地出具證明材料，泄露個人信息，丟失檔案材料，甚至為了謀取私利任意涂改、變更、偽造檔案[10]。

(四)管理方法陳舊，與網(wǎng)絡信息時代脫節(jié)

目前，不少高校單位的檔案管理方法仍以手工收集、整理為主，登記、保存、維護、使用、鑒別都處于傳統(tǒng)管理模式。在信息網(wǎng)絡和大數(shù)據(jù)時代，這種傳統(tǒng)以手工收集、整理為主的管理手段和方法已經陳舊低效，與時代脫節(jié)，不能適應現(xiàn)代信息化時代檔案管理的要求。因而現(xiàn)代網(wǎng)絡設備、軟件亟待添置，信息化大數(shù)據(jù)檔案管理辦法亟待出爐，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)人員亟待補充，檔案管理人員的業(yè)務培訓亟待跟進。

三 改進完善流動人員人事檔案管理的措施

隨著流動人員人事檔案數(shù)量的日益增多，檔案載體的日益多樣，檔案內容的日益豐富，檔案環(huán)節(jié)的日益多元，檔案信息完整性、真實性的日益重要，檔案管理措施亟待改進。

(一)加大宣傳力度，提高檔案管理意識

檔案管理工作事關個人、單位和國家的事業(yè)發(fā)展，因此檔案管理工作要高度重視，檔案管理主體提高檔案管理意識，適應國家和單位人事制度改革的步調，弄懂吃透檔案管理相關政策法規(guī)，熟悉檔案管理流程和環(huán)節(jié)，嚴肅認真、一絲不茍地做好高校流動人員人事檔案的管理工作。

(二)理順檔案管理體制，規(guī)范檔案管理流程，明確工作職責

健全流動人員人事檔案管理制度，首先要理順檔案管理體制，制定可操作的檔案管理制度，做到責權利一致、法紀規(guī)一體、獎懲得當，發(fā)揮制度管人、管事的作用。其次要規(guī)范檔案管理流程，制定風險防控機制，把握檔案接收、清點、補充、存放、維護、轉遞、寄送、登記、查閱等各環(huán)節(jié)的風險點，堵塞制度漏洞。嚴肅處理篡改、偽造檔案信息的行為，規(guī)范人事檔案的轉遞程序，防止流動人員自帶檔案的情況發(fā)生。對不按規(guī)定程序轉遞的人事檔案，特別是“自帶檔案”要拒絕接收，從而堵住“自帶檔案”的通道，拒絕“自帶”現(xiàn)象的發(fā)生[11]。再次要完善檔案管理法規(guī)和標準體系建設，以檔案行政執(zhí)法檢查為抓手，建立制度化、經?；臋n案執(zhí)法監(jiān)督檢查的工作機制[12]。

(三)強化檔案從業(yè)人員的資質審查和培訓工作，提高業(yè)務素養(yǎng)

檔案管理工作是一個專業(yè)性很強的工種，需要大量訓練有素的檔案工作者，而檔案管理工作的科學化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、數(shù)據(jù)化也要求檔案管理人員具備更高的資質和素養(yǎng)。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識”。檔案管理從業(yè)人員一般應具備檔案學相關專業(yè)知識背景，熟悉檔案管理相關法規(guī)、規(guī)范、標準，以及各門類檔案管理流程和環(huán)節(jié)，熟練掌握檔案管理需使用的各種辦公軟件及設備，具備良好的文字表達能力及邏輯能力，并持有檔案管理相關資格證書。同時檔案管理人員要具備高度的政治責任心和強烈的事業(yè)心，以及認真細致耐心的工作作風。因此，在人事檔案管理從業(yè)人員的招聘選擇上，應認真篩查，選擇思想覺悟和專業(yè)素養(yǎng)較高的人員入職，定期對從業(yè)人員進行思想考察和績效評估，經常組織相關職業(yè)培訓，提高從業(yè)人員的專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)[13]。

(四)充分運用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，建立高校檔案資源數(shù)據(jù)庫

隨著社會信息化的迅速普及，網(wǎng)絡技術的急速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質的檔案材料和舊式檔案管理模式的局限性日益凸顯，一份紙質檔案只能滿足一個人的使用，而且大量的紙質檔案資料也不方便異地的檢索、查詢和利用，因此檔案管理的數(shù)字化和電子檔案建設成為一種客觀需求。而建立電子檔案，實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，實現(xiàn)信息共享，并保證電子化數(shù)據(jù)及數(shù)字化檔案的準確及安全性，則是一個時代課題。高校作為現(xiàn)代網(wǎng)絡科技的開發(fā)者和使用者，其檔案管理的數(shù)據(jù)化理應走在前列。所以，應建立高校檔案資源數(shù)據(jù)庫，使門類眾多、內容繁復的檔案資料得到便攜利用，使接收移交、編目立卷、存儲入庫、查閱調卷等復雜環(huán)節(jié)得到科學的管理，這些都要求我們的管理部門和管理人員要具備較高的網(wǎng)絡技術水平。

充分運用現(xiàn)代信息處理技術開發(fā)高校檔案信息資源，極大提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，應從三個方面著手。一是要積極開發(fā)、研制高校流動人員人事檔案管理軟件，對檔案信息進行動態(tài)化管理和維護；二是通過對紙質檔案進行掃描歸類整理，探索電子檔案的新途徑，建立電子檔案庫；三是實現(xiàn)跨地區(qū)聯(lián)網(wǎng)，既可異地及時查閱，又可減少紙質材料傳遞的麻煩，更能夠大大提高工作效率[14]。

[1][5]中共中央組織部人事部.流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定[J].財會月刊,1997,(1).

[2]所桂萍.試析流動人員人事檔案管理的疏漏及解決對策[J].檔案時空,2005,(4).

[3][4][6][7][10][13]劉亞紅.當前我國流動人員人事檔案管理現(xiàn)狀的思考[J].山東檔案, 2014,(4).

[8]曹春紅.當前流動人員人事檔案管理工作存在的問題及改進建議[J]. 陜西教育學院學報,2004,(11).

[9][12]李金枝.檔案管理人員應該具備的素質[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2013,(7).

[11]陳志宏.探析流動人員人事檔案管理存在的問題[J]. 漳州師范學院學報，2003,(2).

[14]鄧丹宇.淺談流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展[A].北京人才服務行業(yè)協(xié)會.2003、2004、2005年獲獎優(yōu)秀學術研究成果匯編——人才市場的發(fā)展與創(chuàng)新(第2集)[C]. 2006.