袁玉麗

摘 要：本文將現(xiàn)代企業(yè)的文書檔案管理工作作為主要討論的對象，著重分析了現(xiàn)代化的管理模式社會發(fā)展中所出現(xiàn)的必然產(chǎn)物，也就是企業(yè)在發(fā)展過程中所需要經(jīng)歷的革新路程。并通過簡單分析文書檔案管理在企業(yè)管理中的具體應(yīng)用，并針對實現(xiàn)現(xiàn)代化企業(yè)文書檔案管理工作的具體對策，最大化地令現(xiàn)代企業(yè)文書檔案管理工作的整體質(zhì)量得到有效保證。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理 企業(yè) 對策

中圖分類號：G420 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）09（b）-0083-02

1 現(xiàn)代且有文書檔案管理工作的主要發(fā)展形式以及顯著特點

1.1 自動化與現(xiàn)代化是現(xiàn)階段發(fā)展的大勢

隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷突飛猛進(jìn)，企業(yè)也得到了相應(yīng)提升，企業(yè)在管理工作當(dāng)中也要做到與時俱進(jìn)，通過實現(xiàn)對自動化、現(xiàn)代化的全方面管理，來讓自身管理得到更高效的發(fā)展。企業(yè)展示自身管理的主要方式之一，也就是規(guī)范文書檔案管理工作，同樣也是企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的主要重點。我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也在一定程度上帶動了計算機(jī)的發(fā)展，使得計算機(jī)在全國范圍內(nèi)的普及程度越來越全面，覆蓋范圍越來越高，也為文書管理工作的人員操作減輕了負(fù)擔(dān)，提高了文書檔案管理工作的整體質(zhì)量。檔案辦公自動化也有效提升文書檔案的整理、編輯水平工作，通過現(xiàn)代化的新型管理模式，促使文書檔案的儲存量得到顯著提升。

1.2 現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢

普查文書檔案，由于企業(yè)文書檔案信息資源的全面性，這也就對企業(yè)文書檔案管理工作上提出了更高的要求，現(xiàn)代企業(yè)的文書檔案管理相較于傳統(tǒng)的管理模式，具有不可比擬的優(yōu)勢特點，能夠從繁瑣復(fù)雜的工作環(huán)境中彰顯出獨(dú)特之處，這也能夠為企業(yè)節(jié)省一定的人力管理成本投入。信息化、現(xiàn)代化的管理水平也能夠針對文書檔案進(jìn)行完備的普查，從中發(fā)現(xiàn)文書檔案信息的利用價值，為利用者建造一個良好的檢索條件。除此之外，信息化管理，首先也要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。因為現(xiàn)代且有的檔案卷宗大都是在不使用的情況下隨意放置，雜亂無章。其中因為保管期限的不確定性，各種文書又存在重復(fù)現(xiàn)象，甚至里面還包含了一些沒有價值的檔案，這些都是要進(jìn)行清查的，確保在以后的工作當(dāng)中計算機(jī)操作起來不會再有重復(fù)以及效率低下的現(xiàn)象發(fā)生。

對各類檔案宗卷進(jìn)行整合校對，信息化管理能否順利實行，將對檔案卷宗的整理分類規(guī)范程度將起到重要影響。將卷宗里面繁雜多變的內(nèi)容進(jìn)行重新整合，整合之后的卷宗也要保持與原信息當(dāng)中存在聯(lián)系的文件組合的原則，要把檢索要素標(biāo)注在最明顯的位置，這樣才能確保工作者在進(jìn)行相關(guān)工作的時候，提高工作效率，減少失誤的發(fā)生，能夠最大程度上節(jié)省檔案管理的投入成本。確保所查找問題的嚴(yán)謹(jǐn)性、完整性，緊隨時代潮流發(fā)展?，F(xiàn)代企業(yè)文書檔案管理工作就是要利用計算機(jī)技術(shù)的實際可操作性以及便捷性來對企業(yè)文書檔案進(jìn)行最為高效科學(xué)化的管理[1]。

2 計算機(jī)在企業(yè)文書檔案工作中的主要應(yīng)用

由于檔案管理工作人員長時間在傳統(tǒng)老舊的工作方式下，從事繁重的工作量，所以就會很難避免問題的發(fā)生，更別說有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和整體效率了。而計算機(jī)管理在文書檔案中的應(yīng)用就是通過一點一點來的。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的終極目的就是把其中所涵蓋的所有檔案都能為管理中心所使用，而計算機(jī)的使用則是在這一方面提高了對檔案的利用效率，并且能夠?qū)⒐芾砣藛T從傳統(tǒng)繁中復(fù)雜的工作環(huán)境和模式中解放出來，為企業(yè)的文書管理營造出一個良好的工作管理氛圍。

在對其進(jìn)行實際操作的過程中，計算機(jī)管理能夠有效地針對文書檔案重要程度、對其使用效率的高低、開放程度等主要特點來進(jìn)行相關(guān)分類整合，始終將開放核心信息檔案，使用頻率高的文書檔案放在首要位置，與此同時對文書檔案進(jìn)行對應(yīng)等級劃分。在現(xiàn)代企業(yè)的文書檔案管理工作當(dāng)中，可以根據(jù)檔案卷宗的主要特性并結(jié)合計算機(jī)本身工作的特性，來進(jìn)行有效分類整理，針對其中內(nèi)容單一、沒有實際利用價值或是利用價值不高的來進(jìn)行分類整理。而對卷宗總是涉及到重復(fù)內(nèi)容，反復(fù)性比較強(qiáng)的檔案單獨(dú)進(jìn)行分類排查。針對卷宗內(nèi)容龐大且雜亂無章的檔案還要進(jìn)行逐一的分級記錄。這樣就不單單是有效處理檔案標(biāo)題要素的基本問題，而且對各個記錄的條目也能做到具體優(yōu)化，提高了工作的時效性以及整體工作效率。

同時，計算加在文書檔管理中的應(yīng)用價值是顯而易見的，通過計算機(jī)將卷宗中一些比較好的信息內(nèi)容進(jìn)行直接輸入存儲，并進(jìn)行有效的分類規(guī)劃。對其中一些比較特別，或者是被重點標(biāo)記的檔案，可以將里面所標(biāo)注的詳細(xì)個人信息如實、仔細(xì)地記錄到卷宗目錄當(dāng)中，然后在使用進(jìn)算計進(jìn)行統(tǒng)一編號處理劃分種類。這樣分工明確，也為工作人員在進(jìn)行管理過程中提高了方便，也提高了人們?yōu)g覽重要信息的時效[2]。

3 組建文書檔案管理制度

首先要知道，企業(yè)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)國家檔案專業(yè)部門所頒布的檔案管理指導(dǎo)條例具體制訂的，具有權(quán)威性、真實性等顯著特點，也是企業(yè)檔案部門對相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理的主要憑據(jù)。

企業(yè)首先要做出一個文書檔案模塊，并且根據(jù)企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展情況，能夠?qū)ξ臅鴻n案管理相關(guān)方面的工作實行提出一個明確的目標(biāo)，該組織機(jī)構(gòu)也能起到文書檔案建設(shè)強(qiáng)度決定性的相關(guān)要求，還能針對文書統(tǒng)籌方面做出建設(shè)性的工作，更好地配合文書檔案管理部門和企業(yè)各個部門之間的相互協(xié)調(diào)溝通。

企業(yè)需要先制定一套完善的企業(yè)管理制度和文書檔案管理制度，因為相關(guān)制度的制定能有效地對企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)員工的工作狀態(tài)和行為做出有效規(guī)范，對他們行為上的規(guī)范起到約束作用，有效加強(qiáng)企業(yè)各部門之間的緊密聯(lián)系，可以促使企業(yè)向更長久、更健康的方向持續(xù)發(fā)展。要注意一點，企業(yè)管理層的模范帶頭作用有時也能起到很大的引導(dǎo)效果，對于營造一種積極向上的良好氛圍有著促進(jìn)作用，這在企業(yè)文書檔案的構(gòu)建中也是占有非常大的比例的。

企業(yè)還要對員工業(yè)績以及現(xiàn)代化的文書檔案管理制度制定出一套完整有效的考核機(jī)制，這樣才能在最大程度上促使員工職業(yè)目標(biāo)與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的統(tǒng)一結(jié)合。通過實施相應(yīng)的獎罰制度，定期對員工的工作情況進(jìn)行審查檢驗，做到有獎有罰，從而能夠充分調(diào)動企業(yè)員工在工作當(dāng)中的熱情和積極性。企業(yè)資源當(dāng)中最重要的一環(huán)就是文書檔案信息資源，因此針對文書檔案信息進(jìn)行管理的同時，必須要堅持以人為本的服務(wù)性原則，為員工提供一個積極良好的工作氛圍。并且在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)代化文書檔案管理工作，為企業(yè)整體資源配置起到一個良好的促進(jìn)作用[3]。

總之，加強(qiáng)對文書檔案的管理工作，也是企業(yè)發(fā)展的一個必然要求。尤其當(dāng)今社會是一個信息時代高速發(fā)展的社會，企業(yè)之間的核心競爭說白了就是對薪資資源的爭奪。所以在這樣的大環(huán)境發(fā)展下，企業(yè)首先要做的就是為文書檔案管理工作熱源提供一個好的工作觀景，并通過充分調(diào)動他們工作過程中的積極性，來促使把企業(yè)整體發(fā)展都得到完善和強(qiáng)化，提高企業(yè)管理能力。

參考文獻(xiàn)

[1] 庫俊平.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用[J].創(chuàng)新科技，2013（9）：50-51.

[2] 陳黎.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（1）：191，194.

[3] 文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010（16）：62-63.