周漣漪

【摘 要】工程檔案貫穿于整個(gè)工程建設(shè)之中，是工程建設(shè)和管理過(guò)程中的一項(xiàng)十分重要的工作。進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理手段已不適應(yīng)時(shí)代要求。通過(guò)信息化建設(shè)在工程檔案管理上尋求新突破，尤其是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算已逐步應(yīng)用于工程建設(shè)領(lǐng)域，加強(qiáng)工程建設(shè)檔案信息化建設(shè)，是做好工程檔案管理工作的關(guān)鍵。

【關(guān)鍵詞】工程檔案；信息化；建設(shè)

工程檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)手段的檔案管理在存儲(chǔ)、共享、利用、保管等多個(gè)方面都更加便利、快捷、安全，特別是大型工程檔案信息化已成必然趨勢(shì)。工程檔案信息化建設(shè)已成為企業(yè)管理的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑之一，也是工程管理工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必經(jīng)之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來(lái)有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉，是新時(shí)代檔案管理追求的目標(biāo)，加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。就目前現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，各企業(yè)工程檔案管理信息化建設(shè)不理想，仍存在一些問(wèn)題，因此工程檔案管理信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。

一、上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案信息化建設(shè)工作的重視力度不夠

雖然我國(guó)的信息化進(jìn)程較快，信息技術(shù)在高速發(fā)展，但仍遠(yuǎn)低于歐美等發(fā)達(dá)國(guó)家的先進(jìn)水平。一些單位對(duì)于現(xiàn)代化的信息手段不是很容易接受，存在一定的抵觸情緒，還有些單位對(duì)工程檔案管理工作不重視，投入的資源較少，甚至未能建立健全檔案管理體系和檔案管理機(jī)構(gòu)，談何檔案管理的信息化建設(shè)。

二、檔案管理模式落后

很多單位仍采用傳統(tǒng)的管理模式，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展，不能應(yīng)用現(xiàn)代化的信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為工程檔案管理服務(wù)，而是一直沿用傳統(tǒng)的手工操作模式，如手工檢索、人工編目等方式，技術(shù)手段落后。

三、缺乏掌握代現(xiàn)信息技術(shù)人才

單位在安排工作時(shí)，檔案管理人員大多數(shù)“身兼數(shù)職”，半路出家，沒(méi)有經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)上崗。部分單位在檔案工作人員配備上，不注重業(yè)務(wù)、素質(zhì)，嚴(yán)重缺乏掌握代現(xiàn)信息技術(shù)人才，安排的人員很大一部分是快退休的員工。這些員工一是無(wú)信息化基礎(chǔ)，二是信息接收和處理能力不夠，甚至不清楚電腦基本操作，導(dǎo)致單位的信息化建設(shè)工作難以推動(dòng)。

四、投入的軟硬件實(shí)力有限

工程檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)必要的軟件和硬件，而當(dāng)前的現(xiàn)狀是軟硬件設(shè)置過(guò)于陳舊，已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案的科學(xué)化管理。

目前很多單位開(kāi)始了“無(wú)紙化”辦公，這種形式下出現(xiàn)的檔案模式為電子檔案。電子檔案是一種與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案截然不同的檔案形式，其在存儲(chǔ)、查看、共享、利用等多方面都強(qiáng)于紙質(zhì)檔案， 但企業(yè)在工程檔案管理計(jì)算機(jī)及高效的配套設(shè)施、軟件開(kāi)發(fā)上投入經(jīng)費(fèi)有限，導(dǎo)致其運(yùn)用的軟件相對(duì)較陳舊、信息化程度較低，很多功能仍比較原始不夠完善，甚至功能缺失，還容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊。例如工程技術(shù)數(shù)據(jù)在上傳檔案數(shù)據(jù)庫(kù)后，很多單位的信息化軟件在加密方面未有任何限制，僅有借閱權(quán)限的人在未經(jīng)任何認(rèn)證情況下均可下載、打印、上傳互聯(lián)網(wǎng)。

工程檔案管理的信息化是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，是大勢(shì)所趨，是任何人不可逆轉(zhuǎn)的。想要進(jìn)行企業(yè)檔案管理的信息化有效建設(shè)，需從根本上入手解決問(wèn)題。

首先，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)工程檔案信息化建設(shè)的重視，增強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的意識(shí)。要讓單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人逐漸的意識(shí)到檔案管理工作的重要性以及現(xiàn)有的管理手段所存在的漏洞與缺陷。這種漏洞與缺陷可能在短時(shí)間內(nèi)難以被重視，但隨著信息量的增多，必然會(huì)導(dǎo)致管理工作變得越來(lái)越困難，信息數(shù)據(jù)的調(diào)用與查閱也變得越來(lái)越復(fù)雜。而采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段可有效的解決這些問(wèn)題。要把現(xiàn)代化的信息技術(shù)優(yōu)點(diǎn)展現(xiàn)給領(lǐng)導(dǎo)，使高層管理者意識(shí)到運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段可極大的提升工作效率，降低工作中的錯(cuò)誤率，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和信息數(shù)據(jù)的安全性。

其次，把工程檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局中，與辦公自動(dòng)化融為一體同步進(jìn)行。將工程檔案管理工作和信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，確保在工作過(guò)程中能夠擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛和影響，積極摸索、建立一套健全的、科學(xué)的工程檔案信息化管理模式。同時(shí)在工程檔案信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)遵循規(guī)范性、安全性、效益性原則和，電子文件與同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔的雙軌制原則。

再者，做好人才儲(chǔ)備提高檔工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)。工程檔案信息化管理的專業(yè)性較強(qiáng)，若不采用具備相應(yīng)專業(yè)素質(zhì)的人員，易導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)信息的混亂。檔案管理人員應(yīng)積極參加專業(yè)培訓(xùn)，在工作過(guò)程中還應(yīng)定期進(jìn)行綜合技能的培訓(xùn)。熟悉和掌握檔案管理的基本原理和技能，研究科學(xué)的管理方法，學(xué)習(xí)一些工程技術(shù)的專業(yè)知識(shí)，熟悉和掌握施工各階段形成的文件材料和主要工作程序，增強(qiáng)現(xiàn)代化管理意識(shí)、市場(chǎng)意識(shí)、法律意識(shí)，努力促使工程檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化。

然后，應(yīng)做好工程檔案管理信息化的軟硬件建設(shè)。重心應(yīng)放在信息安全性建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性建設(shè)方面。要使檔案成為一種信息資源，成為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，必須確保檔案資料保密、完整、穩(wěn)定和可利用。要達(dá)到這個(gè)目的，須從軟件和硬件兩方面入手。加大資金投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。在信息化建設(shè)過(guò)程中，需綜合考慮工程檔案管理部門的已有資源、要使用的硬件配置、配套軟件成熟程度和部門的經(jīng)濟(jì)實(shí)力等綜合因素，努力改善軟硬件設(shè)施。采購(gòu)穩(wěn)定的服務(wù)器，建立安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)體系，具備可靠充足的儲(chǔ)存環(huán)境。軟件建設(shè)方面，需聘用專業(yè)的軟件設(shè)計(jì)人才，依據(jù)單位工作特點(diǎn)及檔案信息狀態(tài)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃、設(shè)計(jì)，充分考慮檔案的安全性及可借閱性，另外對(duì)信息系統(tǒng)使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取有效的改進(jìn)措施，保證軟件的實(shí)用性及功能的全面性，達(dá)到節(jié)約時(shí)間提升效率和安全性的目的。

五、結(jié)語(yǔ)

在新的發(fā)展時(shí)期，建筑企業(yè)要想發(fā)展必須要緊跟時(shí)代步伐，做好信息化建設(shè)工作。工程檔案管理信息化建設(shè)是工程管理現(xiàn)代化的必由之路，是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作。它需要企業(yè)管理者給予足夠的重視和資金投入，建立科學(xué)的組織機(jī)構(gòu)和管理制度，組建和培養(yǎng)綜合能力較強(qiáng)的人才隊(duì)伍；需要參與工程建設(shè)人員的共同努力與協(xié)作；需要專業(yè)管理人員的不斷進(jìn)取創(chuàng)新，不斷取得新的突破。以便更好地為工程建設(shè)增值服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李瑞霞、陳少楓，淺談建筑工程檔案信息化及科學(xué)化管理《基層建設(shè)》2017年2期。

[2] 江巖.檔案信息化建設(shè)中需要注意的問(wèn)題[J].中國(guó)管理信息化，2012（13）.

[3] 夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2013（03）.

[4] 王靜.檔案信息化成長(zhǎng)與問(wèn)題探析[J].山東檔案，2015（3）.

[5] 杜亞軍，門陸斌.檔案信息化建設(shè)淺析[J].黑龍江檔案，2015（5）.endprint