李家良

摘要 簡要說明鋼鐵行業(yè)在使用ERP系統(tǒng)所面臨的數(shù)據(jù)量增長過快問題，介紹了解決問題的辦法，從而闡述了數(shù)據(jù)歸檔的價值和實施過程，本文以河鋼唐鋼SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔項目為實例進(jìn)行分析與說明，從應(yīng)用和數(shù)據(jù)構(gòu)成方面，說明了實施數(shù)據(jù)歸檔的原因、目標(biāo)和必要性，并為項目實施提供技術(shù)支持和指定長期的歸檔策略。

【關(guān)鍵詞】SAP 數(shù)據(jù)歸檔 歸檔對象

鋼鐵企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)普及，如SAP、ORACLE等。強(qiáng)大的軟件功能使得其在鋼鐵企業(yè)日常的財務(wù)經(jīng)營、生產(chǎn)和營銷管理等業(yè)務(wù)中起到支撐作用，但隨著信息化的完善，各系統(tǒng)間的擴(kuò)展集成和日益增加的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也給SAP系統(tǒng)帶來了巨大的數(shù)據(jù)增長，使SAP系統(tǒng)運(yùn)行時間、維護(hù)成本、業(yè)務(wù)響應(yīng)時間等問題的出現(xiàn)。因此，為了維持系統(tǒng)的健康運(yùn)行SAP數(shù)據(jù)歸檔成為必然的選項。本文以河鋼集團(tuán)唐鋼公司的SAP系統(tǒng)實施為例，結(jié)合SAP系統(tǒng)歸檔資料和參與實施唐鋼SAP歸檔項目的相關(guān)經(jīng)驗，對數(shù)據(jù)歸檔的含義和目的、實施的內(nèi)容和范圍、項目的策略和步驟、數(shù)據(jù)歸檔的效益和影響等方面進(jìn)行敘述，達(dá)到介紹SAP數(shù)據(jù)歸檔項目實施具體細(xì)則和目的的要求。

1 數(shù)據(jù)歸檔的含義和目的

1.1 數(shù)據(jù)歸檔的含義

SAP數(shù)據(jù)平時存儲在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫里，隨著系統(tǒng)的使用存儲數(shù)據(jù)越來越多從而影響系統(tǒng)的運(yùn)行，這時需要把不經(jīng)常使用的歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)庫中提取出來放到一個特定的歸檔文件中并刪除相關(guān)對象原數(shù)據(jù)，這樣系統(tǒng)的儲存空間就得到恢復(fù)，從而提升了SAP系統(tǒng)的性能，并針對以歸檔數(shù)據(jù)提供專門的查詢，保證使用者可以對己歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，這樣的操作叫做數(shù)據(jù)歸檔。

1.2 SAP數(shù)據(jù)歸檔項目的目的

1.2.1 系統(tǒng)的角度

減少表空間，減少和減緩數(shù)據(jù)增長對物理存儲需求的壓力;減少由于數(shù)據(jù)量的增長導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫備份時間的增長;減少在線運(yùn)行報表的響應(yīng)時間以提高工作效率。

1.2.2 法律和業(yè)務(wù)角度

需要滿足財政部對企業(yè)會計信息保留的要求，不能將涉及審計等需要查看的數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中做直接刪除處理;需要滿足完成了業(yè)務(wù)處理的數(shù)據(jù)對象才能歸檔，對未清業(yè)務(wù)，如采購收貨未作發(fā)票校驗的采購訂單不能歸檔。

1.2.3 知識轉(zhuǎn)移角度

通過共同工作的方式，將SAP歸檔的知識傳遞給參與的項目組關(guān)鍵用戶，使其在項目中特別在項目的實施后能獨(dú)立完成SAP歸檔項目。

2 數(shù)據(jù)歸檔的實施和步驟

根據(jù)河鋼唐鋼實施數(shù)據(jù)歸檔項目的情況，數(shù)據(jù)歸檔包含以下步驟。第一步：準(zhǔn)備階段。分為兩部分：

（1）項目的準(zhǔn)備工作，包含制定項目章程和計劃，明確相關(guān)用戶和具體責(zé)任，準(zhǔn)備啟動會議等相關(guān)工作;

（2）數(shù)據(jù)歸檔項目的系統(tǒng)準(zhǔn)備，包括對SAP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，以確定數(shù)據(jù)庫總數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)增長速度、數(shù)據(jù)表數(shù)目以及數(shù)據(jù)表所占用的數(shù)據(jù)庫實際量等;通過分析數(shù)據(jù)表得出歸檔對象的相關(guān)組織、業(yè)務(wù)、時間等范圍，得出表與表之間的業(yè)務(wù)和依存關(guān)系，設(shè)計相應(yīng)歸檔次序。第二步：明確歸檔項目策略與計劃。運(yùn)用項目準(zhǔn)備階段分析成果，制定明確的歸檔策略和計劃，包括以下方面：

1.明確歸檔策略。根據(jù)對SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的全面分析，確定實施數(shù)據(jù)歸檔的方法，并按項目要求制定實施階段內(nèi)容和計劃進(jìn)程;

2.確定歸檔計劃。根據(jù)確定的歸檔策略，確定項目的詳細(xì)實施計劃、確認(rèn)業(yè)務(wù)需求、進(jìn)行完整的系統(tǒng)測試、上線實施計劃、用戶對系統(tǒng)確認(rèn)等。第三步：系統(tǒng)歸檔具體實施。按SAP標(biāo)準(zhǔn)歸檔工具，歸檔過程分成以下三步：建立歸檔文件、執(zhí)行并刪除程序（從數(shù)據(jù)安全的角度考慮，只有之前成功的寫入新建的歸檔文件中的數(shù)據(jù)或程序才能刪除）、存儲歸檔文件（為確保歸檔文件安全地存儲和管理，保證數(shù)據(jù)的可讀性，歸檔過程中先從數(shù)據(jù)庫歸檔壓縮到應(yīng)用服務(wù)器的歸檔文件夾下，再備份到磁帶庫中）。第四步：系統(tǒng)歸檔確認(rèn)和后續(xù)工作。根據(jù)系統(tǒng)歸檔實施后的情況最終確認(rèn)系統(tǒng)的狀態(tài)，確認(rèn)未歸檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否查詢受影響、歸檔后的系統(tǒng)總數(shù)據(jù)是否完整、己歸檔數(shù)據(jù)查詢是否完等。數(shù)據(jù)歸檔后續(xù)工作，提交數(shù)據(jù)庫總體空間評測報告、編寫用戶操作手冊、長期歸檔策略和計劃建議等。

3 數(shù)據(jù)歸檔效益和影響

3.1 硬件投入方面

歸檔數(shù)據(jù)庫空間得到釋放。需要注意的是隨著歸檔范圍年限的增長，歸檔的年份的業(yè)務(wù)量也在增長，所以每次歸檔的數(shù)據(jù)空間也會變大。數(shù)據(jù)歸檔后，對服務(wù)器性能升級的需求得到了緩解，節(jié)約服務(wù)器存儲升級費(fèi)用。

3.2 系統(tǒng)管理方面

減少數(shù)據(jù)庫增長速度，更小的數(shù)據(jù)庫，更快的備份時間更快的數(shù)據(jù)恢復(fù)增加SAP系統(tǒng)的吞吐減少額外的硬件投資，減少維護(hù)和管理的工作。

3.3 業(yè)務(wù)操作方面

數(shù)據(jù)庫空間表條目數(shù)減少，程序查詢時間也隨之減少，用戶查詢時間減少。

3.4 遠(yuǎn)期效益分析

歸檔項目完成后，項目實施方基本能夠獨(dú)立完成數(shù)據(jù)歸檔，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的長效治理奠定了基礎(chǔ)。

3.5 數(shù)據(jù)歸檔項目后對SAP系統(tǒng)的影響

未歸檔數(shù)據(jù)查詢是否受影響;財務(wù)匯總數(shù)據(jù)是否受影響，匯總表是否納入歸檔范圍;數(shù)據(jù)歸檔后憑證流是否完整，可否實現(xiàn)正向反向查詢已歸檔數(shù)據(jù)可完整查詢，是否影響查詢速度;數(shù)據(jù)歸檔完成后部分自開發(fā)程序是否將無法直接計算歸檔數(shù)據(jù)等。

4 結(jié)束語

通過參與實施河鋼唐鋼數(shù)據(jù)歸檔項目，了解到在鋼鐵行業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)歸檔時，要明確所在行業(yè)自身的行業(yè)特點制定對應(yīng)的項目計劃以便達(dá)到預(yù)期效果。數(shù)據(jù)歸檔在SAP系統(tǒng)上的應(yīng)用一般是為對數(shù)據(jù)庫的歸檔，為解決企業(yè)SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)量激增的問題有著顯著成效。但數(shù)據(jù)歸檔項目的完結(jié)并不是最終步驟，要建立起一個軟硬結(jié)合、治標(biāo)治本的解決方案，這就是數(shù)據(jù)歸檔和系統(tǒng)優(yōu)化工作持續(xù)進(jìn)行下去的動力。要在項目結(jié)束后繼續(xù)建立起一套獨(dú)立完善的應(yīng)對系統(tǒng)后續(xù)數(shù)據(jù)的長效歸檔計劃，來保證SAP系統(tǒng)長期平穩(wěn)高效的運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]沈立強(qiáng).高校信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔研究[J].中山大學(xué)學(xué)報，2009.

[2]楊波.SAP數(shù)據(jù)歸檔在工程機(jī)械企業(yè)中的應(yīng)用[J]，機(jī)械設(shè)計與制造工程，2013.

[3]張孝通.SAP數(shù)據(jù)歸檔項目實施研究[J]，臺金自動化，2015.

[4]王艷紅，淺析ERP數(shù)據(jù)歸檔應(yīng)注意的問題[J].蘭合世界，2013.