任紅艷

摘 要：精細(xì)化管理是在精益管理系統(tǒng)識(shí)別、消除浪費(fèi)管理理念的基礎(chǔ)上，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行管理工作。在現(xiàn)代工業(yè)轉(zhuǎn)型優(yōu)化的大趨勢(shì)下，精細(xì)化管理模式可以有效摒除以往精益化管理弊端，提高整體管理效益。本文以某貨車運(yùn)輸企業(yè)辦公室行政精細(xì)化管理為例，對(duì)精細(xì)化管理模式在辦公室行政管理中的應(yīng)用進(jìn)行了簡(jiǎn)單的探究。實(shí)踐表明：精細(xì)化管理可以有效提高整體貨車運(yùn)輸效率。

關(guān)鍵詞：辦公室 行政管理精細(xì)化 貨車運(yùn)輸企業(yè)

中圖分類號(hào)：G472 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）12-00-01

前言

某鐵路貨車運(yùn)輸企業(yè)，承擔(dān)著鐵路自備貨車定期檢修、運(yùn)輸維修、機(jī)車大中修、運(yùn)輸組織等任務(wù)。在現(xiàn)階段發(fā)展過程中，該企業(yè)在辦公室行政管理模塊還需進(jìn)一步優(yōu)化，如精細(xì)化管理沒有充分實(shí)現(xiàn)、管理效率不高等，嚴(yán)重影響了具體工作的順利開展。因此，依據(jù)該公司總部辦公室、財(cái)務(wù)部、人力資源部、檢修管理部、安全質(zhì)量部、科技部、資產(chǎn)經(jīng)濟(jì)開發(fā)部、財(cái)務(wù)部、黨建工作部、物資管理部、工會(huì)等職能機(jī)構(gòu)組成，對(duì)其辦公室行政進(jìn)行精細(xì)化管理非常必要。

一、辦公室行政精細(xì)化管理思路

1.量化管理科目

管理科目量化主要是以管理的延續(xù)性、實(shí)效性為目標(biāo)，徹底摒除模糊化管理方式。針對(duì)某一項(xiàng)工作在一定邏輯指導(dǎo)下將其細(xì)化為不同模塊，以時(shí)間控制為抓手，實(shí)現(xiàn)各個(gè)工作模塊的有效連接。

2.管理項(xiàng)目流程化

管理項(xiàng)目流程化主要是在工作任務(wù)分解的基礎(chǔ)上，結(jié)合相應(yīng)模塊自然運(yùn)作情況，進(jìn)行各個(gè)模塊管理指標(biāo)的構(gòu)建，以便達(dá)到高質(zhì)量、高效率優(yōu)質(zhì)行政管理的目的。

3.管理工作協(xié)同化

辦公室行政工作本身就需要協(xié)同各個(gè)部門。如在基礎(chǔ)文件簽收管理過程中，辦公室管理人員需要協(xié)同收文、辦理、存檔、傳遞等各個(gè)相關(guān)部門人員，保證工作順利進(jìn)行。

二、辦公室行政管理中存在的問題

1.各崗位工作流程混亂

由于現(xiàn)有企業(yè)對(duì)員工能力、績(jī)效、品德沒有定量劃分。也沒有依據(jù)具體行政事業(yè)單位崗位特點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)分析，導(dǎo)致各崗位實(shí)際工作較為盲目，缺乏系統(tǒng)可行的實(shí)踐操作流程，對(duì)整體行政數(shù)據(jù)全面、準(zhǔn)確性造成了極大的影響。

2.辦公室精細(xì)化管理機(jī)制缺失

在現(xiàn)階段辦公室精細(xì)化管理過程中，并沒有完善的辦公室精細(xì)化管理機(jī)制，制約了辦公室行政精細(xì)化管理工作的正常開展[1]。

3.行政管理方式落后

雖然鐵路貨運(yùn)企業(yè)在實(shí)際業(yè)務(wù)開展過程中進(jìn)行了一系列辦公室行政工作改革，但是由于在現(xiàn)行的貨運(yùn)企業(yè)辦公室行政管理過程中，仍然依照傳統(tǒng)固定模式的形式進(jìn)行組織施工，單一缺乏創(chuàng)新的組織管理模式難以滿足現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)行需求。在具體業(yè)務(wù)開展過程中，極易出現(xiàn)影響鐵路貨運(yùn)順暢進(jìn)行的情況，最終降低整體企業(yè)在鐵路貨運(yùn)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力。

三、辦公室行政管理精細(xì)化思路與對(duì)策

1.梳理各崗位工作流程

一方面，精細(xì)化行政管理是鐵路貨運(yùn)企業(yè)正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理相實(shí)施層的縱向加深。從理論層面，整體辦公室精細(xì)化管理可劃分為學(xué)習(xí)、統(tǒng)籌規(guī)劃、執(zhí)行、匯總幾個(gè)方面。而由于鐵路貨運(yùn)企業(yè)辦公室行政管理過程中，不同業(yè)務(wù)開展要求不同的管理目標(biāo)，因此在精細(xì)化理念下的辦公室行政管理應(yīng)依據(jù)業(yè)務(wù)開啟情況，制定具有一定可行性的行政管控計(jì)劃。并對(duì)內(nèi)部人員具體工作層面實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化執(zhí)行，提高各項(xiàng)工作流程利用效率，為辦公室行政管理工作順利開展提供依據(jù)。

2.制度管理

精細(xì)化行政管理機(jī)制是辦公室行政精細(xì)化管理的主要指導(dǎo)。鐵路貨運(yùn)企業(yè)辦公室行政精細(xì)化管理是一項(xiàng)大規(guī)模系統(tǒng)性工程，其不僅要求整體辦公室行政人員參與，而且將各個(gè)辦公室人員進(jìn)行了緊密連接。因此，在精細(xì)化行政管理機(jī)制構(gòu)建過程中，首先，企業(yè)主管機(jī)構(gòu)可借鑒企業(yè)總體制度建設(shè)需求，結(jié)合各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展情況，進(jìn)行精細(xì)化制度實(shí)施會(huì)議的組織。在具體精細(xì)化管理機(jī)制執(zhí)行過程中，基層辦公室行政人員可在精細(xì)化協(xié)作意識(shí)的主下，導(dǎo)進(jìn)行三級(jí)會(huì)議機(jī)制進(jìn)一步完善[2]。

其次，利用定期學(xué)習(xí)意見交流會(huì)議，進(jìn)行高效、精確行政辦公方法交流，為先進(jìn)的工作方法的有效推廣提供依據(jù)。同時(shí)辦公室行政人員可組織企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門，每間隔一個(gè)月在月初進(jìn)行一次總結(jié)會(huì)議的舉行。在具體會(huì)議后，可由鐵路貨運(yùn)企業(yè)主管人員進(jìn)行宏觀政策、或者重大業(yè)務(wù)開展方案的宣讀，而鐵路貨運(yùn)企業(yè)辦公室人員可將具體會(huì)議中議題、議案信息進(jìn)行收集整理，并以文件或數(shù)字化文檔的方式下發(fā)到各個(gè)部門。

再次，進(jìn)一步簡(jiǎn)化工作流程，如在每月月初召開的工作會(huì)議中，可利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行自動(dòng)化辦公信息收集，如對(duì)一定時(shí)期內(nèi)人員簽到情況、懲處獎(jiǎng)勵(lì)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，結(jié)合上層主管機(jī)構(gòu)發(fā)展政策的傳達(dá)，為中層干部、上層主管間搭建一個(gè)有效溝通的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)。從上到下建立垂直管理體系，結(jié)合橫向?qū)用娴牟粩嗤卣?，避免管理盲區(qū)對(duì)各工作信息傳遞的不利影響。

最后，依據(jù)工作任務(wù)邏輯性，綜合考慮采購、財(cái)務(wù)、宣傳、薪酬、銷售等工作任務(wù)。采用民主決策機(jī)制，以公正、公開透明為原則，充分發(fā)揮輔助決策優(yōu)勢(shì)。需要注意的是，在精細(xì)化行政管理機(jī)制運(yùn)行過程中，企業(yè)主管人員應(yīng)充分征求基層行政管理人員的意見，將辦公室行政優(yōu)秀合理建議轉(zhuǎn)化為具體的管理措施。在這個(gè)基礎(chǔ)上，可建立精細(xì)化督辦管理體系。實(shí)現(xiàn)單位任何事都能落實(shí)到人，為及時(shí)、準(zhǔn)確信息傳遞提供依據(jù)。

3.執(zhí)行量化績(jī)效精細(xì)化考評(píng)

績(jī)效激勵(lì)是企業(yè)內(nèi)部基層人員激勵(lì)的主要措施。而為了充分提升企業(yè)內(nèi)部人員工作積極性，編制科學(xué)、恰當(dāng)?shù)目?jī)效分配方案就變得非常重要。精細(xì)化管理理念下的辦公室行政績(jī)效管理，主要結(jié)合正常業(yè)務(wù)開展，統(tǒng)籌各個(gè)業(yè)務(wù)進(jìn)行階段技術(shù)要求、勞動(dòng)強(qiáng)度，進(jìn)行業(yè)務(wù)階段分配系數(shù)的量化設(shè)置。同時(shí)以到達(dá)發(fā)送局車、自行配備車輛數(shù)量為基準(zhǔn)，對(duì)基層工作人員生產(chǎn)任務(wù)量進(jìn)行量化統(tǒng)計(jì)。每周可由總負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯總。需要注意的是，為了保證量化績(jī)效考核效果，在實(shí)際管理過程中，辦公室行政主管人員應(yīng)綜合考慮技術(shù)要求、工作時(shí)間、勞動(dòng)強(qiáng)度等因素，制定合理的量化考核項(xiàng)目及考評(píng)指標(biāo)[4]。在現(xiàn)有的績(jī)效考評(píng)制度之上，還要結(jié)合實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整相關(guān)考評(píng)制度，不斷優(yōu)化與完善考評(píng)規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮其激勵(lì)作用。

其次，對(duì)于鐵路貨運(yùn)企業(yè)辦公室內(nèi)部各個(gè)人員應(yīng)進(jìn)行定崗，確定各個(gè)崗位人員工作職責(zé)。依據(jù)鐵路貨運(yùn)企業(yè)辦公室行政工作特點(diǎn)，在具體辦公室行政管理職責(zé)規(guī)劃過程中，可針對(duì)車間主任、辦公室文書、辦公室檔案員、辦公室事務(wù)員等各個(gè)崗位異同點(diǎn)進(jìn)行逐步細(xì)化。并將具體辦公室行政人員工作職責(zé)以及日常表現(xiàn)、工作情況、工作態(tài)度等納入月度績(jī)效考核、年終績(jī)效考核評(píng)定規(guī)劃中，對(duì)績(jī)效考核工作實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步完善。若在辦公室行政具體管理階段出現(xiàn)責(zé)任重疊或交叉情況，辦公室行政管理人員可依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)開展情況，確定相應(yīng)責(zé)任事故中主要人員、次要人員及相關(guān)人員。同時(shí)進(jìn)行相關(guān)管理機(jī)制的優(yōu)化完善，在整體辦公室行政人員工作效率的提升提供依據(jù)[3]。

最后，為了降低辦公室行政管理層管理負(fù)擔(dān)，在鐵路貨運(yùn)企業(yè)重大決策執(zhí)行、制定階段，可進(jìn)行輔助決策機(jī)制的構(gòu)建。即在簡(jiǎn)化相關(guān)業(yè)務(wù)管理資料的基礎(chǔ)上，進(jìn)行對(duì)應(yīng)文件信息的審核校對(duì)，并定期上報(bào)鐵路貨運(yùn)企業(yè)亟需解決的問題。同時(shí)根據(jù)已審核通過的文件信息，對(duì)主管人員制定的決策資料進(jìn)行審核校對(duì)。結(jié)合鐵路貨運(yùn)企業(yè)辦公室起草文件、資料的定期復(fù)審，可為上層主管人員決策執(zhí)行提供良好的幫助。

綜上所述，辦公室行政精細(xì)化管理可以有效提高行政數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作效率，并保證數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作精準(zhǔn)度。因此，在實(shí)際企業(yè)運(yùn)行過程中，企業(yè)行政主管人員可依據(jù)現(xiàn)階段業(yè)務(wù)開展情況，加大計(jì)算機(jī)及先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，實(shí)施現(xiàn)代化無紙辦公。同時(shí)在精細(xì)化管理理念的指導(dǎo)下，從管理機(jī)制、績(jī)效考評(píng)等各個(gè)方面進(jìn)行逐步優(yōu)化，培養(yǎng)內(nèi)部人員精細(xì)化工作習(xí)慣，為精細(xì)化管理機(jī)制的有效實(shí)施奠定基礎(chǔ)。

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