宮啟生

（北京電子科技學(xué)院圖書館（檔案館） 北京 100070）

淺談檔案數(shù)字化建設(shè)的價值與問題

宮啟生

（北京電子科技學(xué)院圖書館（檔案館） 北京 100070）

在國家推進檔案工作信息化的背景下，檔案數(shù)字化建設(shè)迅速發(fā)展。在實踐工作中，檔案數(shù)字化的建設(shè)已經(jīng)表現(xiàn)出了對檔案管理與應(yīng)用的實際價值。但隨著數(shù)字化建設(shè)工作的不斷深入，仍有一些問題值得在今后的建設(shè)工作中思考與探討。

檔案；數(shù)字化

1 引言

近年來，在國家推進檔案信息化建設(shè)工作和加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的背景下，檔案領(lǐng)域主動運用先進的信息技術(shù)手段，依托云數(shù)據(jù)平臺和移動互聯(lián)網(wǎng)資源，結(jié)合先進的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及密碼加密技術(shù)不斷開發(fā)和引進各類型檔案數(shù)字化系統(tǒng)，這使檔案的數(shù)字化管理和應(yīng)用成為了可能，徹底改變了傳統(tǒng)檔案館（室）檔案管理工作和服務(wù)的模式。檔案的數(shù)字化建設(shè)是檔案工作信息化建設(shè)的重要組成部分，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是指建立檔案的原件、原文、原貌的計算機儲存系統(tǒng)，即所謂電子檔案管理系統(tǒng)。并圍繞該系統(tǒng)建立起電子檔案的檢索系統(tǒng)、法律保障系統(tǒng)、保密和密碼系統(tǒng)、檔案聯(lián)網(wǎng)或因特網(wǎng)查詢系統(tǒng)等，構(gòu)成一個檔案計算機存儲、傳輸、檢索、查詢、復(fù)制、利用的良性運轉(zhuǎn)體系[1]。開發(fā)建設(shè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)是緊跟時代發(fā)展，開創(chuàng)檔案管理與服務(wù)新模式的必然選擇。

2 檔案數(shù)字化在實際工作中的價值

（1）有力確保傳統(tǒng)載體檔案的安全。傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)過數(shù)字化加工處理后，整理、編目、統(tǒng)計、查閱等各項工作，都可不再動用實體檔案，并可對檔案進行封存管理，從而大大減少了人為損害或自然侵害的可能，提高了安全系數(shù)。

（2）數(shù)字化檔案能夠利用信息技術(shù)手段實現(xiàn)高效服務(wù)。數(shù)字化的檔案可以依托強大的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，借助先進的信息技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案檢索的自動化，檔案獲取的智能化，打破傳統(tǒng)檔案利用過程中在時間和空間上的局限性。簡單地說，數(shù)字化檔案就是非數(shù)字形式檔案的數(shù)字形式復(fù)制品。檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案有著密切的聯(lián)系，檔案數(shù)字化是形成數(shù)字化檔案的過程，數(shù)字化檔案是檔案數(shù)字化的結(jié)果，沒有檔案數(shù)字化就沒有數(shù)字化檔案[2]。

（3）以數(shù)字化檔案為主要信息資源的檔案館，能夠打破傳統(tǒng)檔案管理的工作模式，解放人力，提升工作和管理效率。檔案數(shù)字化后，從檔案的接收、歸檔、編目、典藏到流通都可在數(shù)字化基礎(chǔ)上實現(xiàn)現(xiàn)代化和智能化的檔案管理。

（4）它是檔案館（室）同組織其他部門實現(xiàn)對接的需要。在辦公網(wǎng)絡(luò)化和自動化的背景下，傳統(tǒng)載體檔案不搞數(shù)字化，根本無法與其他單位或部門對接，無法順應(yīng)檔案信息資源共享的發(fā)展趨勢。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)需要探討的問題

檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)中最基礎(chǔ)性的工作，一定程度決定了今后開展信息化建設(shè)的質(zhì)量和深度。與檔案數(shù)字化相關(guān)的問題仍有許多需要和值得我們繼續(xù)探討。

（1）需要進一步明確傳統(tǒng)載體檔案（文書、錄音、錄像）以及各類電子文件歸檔和接收的范圍，保存期限等。

（2）隨著辦公自動化和無紙化辦公的日益普及，很多檔案形成之初已經(jīng)是以電子文件的形式存在了。檔案的數(shù)字化工作不僅要注重傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化加工，更要從現(xiàn)在開始及時做好電子檔案的歸檔和接收工作。避免產(chǎn)生的電子檔案散失，也可避免數(shù)字化的重復(fù)進行。

（3）需要進一步研究電子文件和其它數(shù)字化檔案在命名科學(xué)、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)合理和有效性以及數(shù)據(jù)抗風(fēng)險能力等諸多方面的問題。

（4）檔案的數(shù)字化是個基礎(chǔ)工作，是在為建立數(shù)字檔案館做準(zhǔn)備。從長遠發(fā)展的角度看，需要我們從現(xiàn)在開始在諸多方面為建立數(shù)字檔案館提供有力保障，營造良好的數(shù)字檔案館發(fā)展環(huán)境。包括制度保障、人才保障、組織保障及經(jīng)費保障等。如何利用好現(xiàn)有的基礎(chǔ)環(huán)境，如何爭取到更符合未來數(shù)字檔案館建設(shè)和發(fā)展的良好環(huán)境，都是值得我們繼續(xù)思考和研究的問題。

（5）檔案數(shù)字化離不開網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的大力支持，但有網(wǎng)絡(luò)的地方必然有弊端，網(wǎng)絡(luò)安全性低，檔案數(shù)字化管理同樣存在著網(wǎng)絡(luò)安全問題，這些問題的存在使檔案數(shù)字化管理體系不能實現(xiàn)正常運行，各種網(wǎng)絡(luò)病毒給檔案數(shù)字化管理帶來很多麻煩[3]。

4 結(jié)語

通過CNKI、萬方知識數(shù)據(jù)庫等中文數(shù)據(jù)庫進行檢索，以“檔案數(shù)字化”為檢索主題，很容易發(fā)現(xiàn)近幾年與檔案數(shù)字化相關(guān)的文章數(shù)量比較多，可以說檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案領(lǐng)域研究的熱點問題之一。在檔案實踐工作中，我們當(dāng)然最關(guān)心的是對于實際工作產(chǎn)生的價值。誠然，檔案數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生的價值會隨著相關(guān)政策和制度規(guī)范體系的不斷完善、信息化水平的不斷提升、信息安全技術(shù)的發(fā)展和安全保密意識的提升而逐漸提高。

[1]陳萍.檔案數(shù)字化建設(shè)淺談[J].檔案，2012，(2)：63-64.

[2]梁惠卿.檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念辨析[J].檔案管理，2013，(1)：38-40.

[3]李紅宙.檔案數(shù)字化重要性探析[J].城建檔案，2017，(6)：24-25.

A Brief Discussion on The Value and Problems of The Digital Construction of Archives

Gong Qisheng.
Beijing Electronic Science and Technology Institute,Beijing,100070,China.

In the context of the country's informatization of archives work, the digital construction of archives is developing rapidly. In practice, the construction of archive digitization has shown the actual value of archival management and application. However, with the development of digital construction, there are still some problems which deserve to be considered and discussed in the future construction work.

Archives;Digitization

G271 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1009-5624（2018）02-0002-02

宮啟生（1983-），男，漢族，內(nèi)蒙古，碩士研究生，中級，研究方向：數(shù)字化建設(shè)研究。