高玉娟

內(nèi)容摘要：檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要核心內(nèi)容，在其中發(fā)展中起著推動(dòng)性的作用。隨著科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和契機(jī)，備受社會(huì)各界廣泛關(guān)注。本文將主要圍繞事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題和漏洞展開分析，并提出具體解決措施以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 科學(xué)技術(shù)

事業(yè)單位檔案管理工作主要是指將檔案的記載、整頓、保存等服務(wù)相加的過(guò)程。此工作環(huán)節(jié)較多且較為繁雜，大量信息的儲(chǔ)存能讓工作人員通過(guò)閱讀相關(guān)檔案便能獲取想要得到的信息，大大提高工作效率。然而在其發(fā)展中，不可避免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，只有不斷將問(wèn)題優(yōu)化才能進(jìn)一步提高工作質(zhì)量。

一.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）管理制度只做表面功夫

事業(yè)單位檔案管理工作中最嚴(yán)重的問(wèn)題就是檔案管理制度不夠健全和完善，現(xiàn)階段，有些企業(yè)單位缺少對(duì)檔案管理工作必要性的認(rèn)識(shí)，對(duì)國(guó)家下發(fā)的《檔案管理辦法》、《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)沒(méi)有足夠的研究和認(rèn)知，沒(méi)有根據(jù)實(shí)際情況和自身特點(diǎn)設(shè)立專屬本企業(yè)的管理制度。雖然有些企業(yè)及時(shí)設(shè)立相關(guān)制度，但并沒(méi)有貫徹落實(shí)，只做表面功夫。不完整的檔案管理制度也存在于事業(yè)單位中，管理制度的不健全造成檔案管理工作無(wú)法正常開展，缺少相關(guān)參照依據(jù)和落實(shí)準(zhǔn)則，使其工作較為雜亂無(wú)章。

（二）信息化程度嚴(yán)重匱乏

在科技如此突飛猛進(jìn)的今天，計(jì)算機(jī)逐漸被應(yīng)用到人們的生活和工作中，其能為人們提供較高效率的服務(wù)工作，檔案管理也順應(yīng)形勢(shì)引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，讓工作變得更加游刃有余。但有些事業(yè)單位中，并沒(méi)有將此技術(shù)廣泛使用，導(dǎo)致工作效率和質(zhì)量大幅度降低，與此同時(shí)，事業(yè)單位已存在的單子文件的監(jiān)管方式也比較匱乏，不能有效引用高科技信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。

（三）人員綜合素質(zhì)較低

一些事業(yè)單位及時(shí)實(shí)施了檔案管理工作，但是并沒(méi)有聘用具有綜合素質(zhì)的高端人才，也沒(méi)有定期舉行培訓(xùn)或者講座工作，造成大量工作人員綜合素質(zhì)低下的情況。這樣便會(huì)導(dǎo)致工作人員的管理理念和模式滯后，不能保證此工作的科學(xué)合理性和先進(jìn)性。

二.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化途徑

（一）一致化與差別化雙管齊下

在事業(yè)單位檔案管理工作過(guò)程中，檔案管理制度的編制要按照一致于靈敏統(tǒng)籌的準(zhǔn)則，所以首先要確保其一致化與差別化。在編制時(shí)，要充分遵循國(guó)家相關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，在此條件下促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和程序化。但需要注意的是，這些制度并不是強(qiáng)行讓事業(yè)單位的檔案管理制度無(wú)差別的與國(guó)家有關(guān)制度等同，主要是由于在事業(yè)單位里，此工作的最終目的是強(qiáng)化檔案管理工作，具有實(shí)際性，而且必須滿足事業(yè)單位的特征和本質(zhì)，對(duì)于不同類型和不同面積的行政單位在檔案管理工作中不可避免有些差別，這就要求事業(yè)單位要結(jié)合本身現(xiàn)實(shí)狀況作出合理分析。因此，要想改善滿足單位現(xiàn)實(shí)狀況而且科學(xué)合理的檔案管理工作制度模式，是在不斷執(zhí)行的條件下展開研究和探討的[1]。

（二）落實(shí)與編制衡重的優(yōu)化途徑

在檔案管理過(guò)程中，事業(yè)單位的檔案管理制度的設(shè)立為此工作的順利進(jìn)行奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，因此，事業(yè)單位不能僅僅關(guān)注制度的編制，從而忽視了管理制度的具體落實(shí)情況。在完善事業(yè)單位管理工作時(shí)，事業(yè)單位高層管理要側(cè)重制度的執(zhí)行，提高檔案工作人員對(duì)此制度和有關(guān)規(guī)程的實(shí)施情況的重視程度。在工作進(jìn)行時(shí)，必須要加強(qiáng)實(shí)施獎(jiǎng)罰機(jī)制、監(jiān)管制度和績(jī)效考核等等。讓工作人員能積極完成工作任務(wù)、獨(dú)立自主的組織工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中問(wèn)題，并認(rèn)真探討解決措施。與此同時(shí)，在檔案管理實(shí)際操作中，對(duì)其展開進(jìn)一步改良，防止制度流于形式。

（三）提高工偶人員綜合素質(zhì)

在新時(shí)代下，不但事業(yè)單位檔案管理工作面臨空前絕后的挑戰(zhàn)，相關(guān)工作人員也正遭受巨大壓力。其不但要求工作人員熟練應(yīng)用傳統(tǒng)落后的檔案管理方式，還要能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案管理。所以，在檔案工作管理不斷創(chuàng)新和豐富自我的同時(shí)，還要成立一支綜合素質(zhì)較高的管理團(tuán)隊(duì)，這是新時(shí)代驅(qū)使的必然趨勢(shì)。比如在進(jìn)行檔案管理時(shí)，可以實(shí)施輪崗制、培訓(xùn)制、進(jìn)修、思想教育、再教育等方法增加工作人員專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，使其掌握現(xiàn)代先進(jìn)的管理方法。事業(yè)單位要加強(qiáng)工作人員考勤、考核等工作，適時(shí)引進(jìn)人才和淘汰思想覺(jué)悟不高、工作能力低下的人員，打造具有正能量、凝聚力、向心力的工作團(tuán)隊(duì)。還可以借鑒和學(xué)習(xí)一些企業(yè)單位、社會(huì)組織的檔案管理手段，例如黨政部門的檔案資料立卷、歸檔方式，邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人士開展講座、現(xiàn)場(chǎng)教導(dǎo)等，以此大大提高工作人員的綜合素養(yǎng)，從而達(dá)到當(dāng)前事業(yè)單位用人標(biāo)準(zhǔn)[2]。

另外，還要加強(qiáng)檔案的信息化管理和服務(wù)質(zhì)量。首先，事業(yè)單位檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，全面結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)和資源特點(diǎn)，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。這就需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員增加檔案管理投入力度，及時(shí)采購(gòu)最為先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施，為檔案管理工作從手工轉(zhuǎn)向智能提供有利基礎(chǔ)。其次，相關(guān)工作人員要改變理念，監(jiān)管相關(guān)部門主動(dòng)建立互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)、應(yīng)用科學(xué)信息技術(shù)，盡可能設(shè)立部門內(nèi)部信息共享體系，提高檔案信息創(chuàng)建和服務(wù)質(zhì)量。在這種條件下，事業(yè)單位還要加強(qiáng)宣傳教育工作，一方面監(jiān)督有關(guān)部門為檔案管理工作給予大量緊貼單位現(xiàn)實(shí)、具有收集價(jià)值的資料，為單位檔案創(chuàng)建給予數(shù)據(jù)信息供應(yīng)；另一方面強(qiáng)化不具有保密性檔案的使用率，讓檔案文化商品走進(jìn)家庭、走進(jìn)社會(huì)，讓檔案變成單位在外宣傳的媒介。

綜上所述，在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，存在之多管理制度流于形式、信息化程度偏低、人員綜合素質(zhì)較低等問(wèn)題，這些問(wèn)題如果不能及時(shí)得到優(yōu)化解決，將會(huì)導(dǎo)致此工作質(zhì)量大打折扣。所以事業(yè)單位要根據(jù)具體問(wèn)題具體分析，不斷探索科學(xué)合理的處理措施，以此保證檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]羅鳳云.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑[J].信息記錄材料，2017，18（09）：114-115.

[2]鄭立彬.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑分析[J].科技傳播，2016，8（16）：163-164.endprint