謝 靜

（江蘇信息職業(yè)技術學院，江蘇 無錫 214153）

當前，高校學生檔案記錄了學生從入學到畢業(yè)這一過程中的生活、學習、身體、思想、懲罰、實踐等方面的具體情況。這些信息將直接影響著廣大學生日后的就業(yè)情況，與他們個人職業(yè)生涯發(fā)展有著緊密關系。在當下激烈的就業(yè)形勢下，急需加強高校學生檔案管理，使其可以最大限度的發(fā)揮在大學生就業(yè)服務中的積極作用和能效。

一、大學生就業(yè)服務中高校學生檔案管理的重要作用

1、能夠有效提高大學生個人素養(yǎng)

高等教育的主要目標就是培養(yǎng)德智體美勞全面發(fā)展的專業(yè)人才。學生檔案真實詳細的記錄了每位學生在校期間的學習、生活及實踐情況，不僅能夠體現(xiàn)出學生的成長過程，同時也能反映高校的培養(yǎng)過程，是國家及社會全方位了解、選擇、招聘、考察人才的重要參考依據。檔案管理對專業(yè)人才的培養(yǎng)和提高大學生綜合素養(yǎng)及能力有著至關重要的作用。首先，高校教師通常格外重視運用學生檔案對他們進行針對性的教育和培養(yǎng)。其次，健全的學生檔案是畢業(yè)生就業(yè)過程中關鍵性的背景資料，每個渴望在就業(yè)雙向選擇中得到更多機會的畢業(yè)生，都會通過自身的不斷努力讓個人檔案變得更加完善，競爭力更強。

2、能夠有效增加大學生就業(yè)機會

學生檔案的科學合理管理及使用是高校提高廣大畢業(yè)生就業(yè)機會的有效途徑。隨著我國教育教學制度和大學生就業(yè)體系的不斷改革，相互選擇已經成為了當代大學生就業(yè)的主要方式。這種方式一般是以高校就業(yè)管理部門為主導來組織各種招聘會，學生檔案信息以自身的權威性成為畢業(yè)生和用人企業(yè)就業(yè)相互選擇的可靠紐帶。在具體工作中，某些政府部門或是事業(yè)機關單位在招聘人才的過程中，通常是先聽取院校對學生個人情況的整體介紹，然后在通過翻閱學生個人檔案，進一步了解他們的素養(yǎng)和能力，最終確定人員進行面談。毫無疑問的是，一份完整、優(yōu)質的學生檔案資料對用人企業(yè)有著強烈的吸引力，并且也能讓畢業(yè)生擁有更多的就業(yè)機會。

3、能夠有效維護大學生自身權益

學生檔案的科學管理和使用有利于高校維護并保障廣大學生參加工作后的合法權益。雖然某些用人企業(yè)在錄用人才時不調取檔案、不落戶，導致畢業(yè)生忽視了人事檔案的重要作用。但隨著我國人事體制的不斷改革和完善，人事管理將實現(xiàn)規(guī)范化管理，畢業(yè)生在工作后關于落戶、轉正、社會保險等問題都需要翻閱人事檔案，畢業(yè)生繼續(xù)讀書、報考公務員同樣也要用到人事檔案。因此，高校有義務加強學生的檔案意識，并要加大學生畢業(yè)后檔案投遞工作的監(jiān)督和管理，這對保障學生畢業(yè)上崗后的合法權益有著重要作用。

二、當前高校學生檔案管理中存在的主要問題

1、檔案管理內容不全

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，許多用人企業(yè)在招聘新人的過程中，對專業(yè)人才的要求越來越高，從以往只是單純的注重學生在校期間的學習成績、思想情況等逐漸轉向了對他們個人信用情況、心理和身體素質、綜合素養(yǎng)和能力的高度重視。但作為用人企業(yè)掌握畢業(yè)生的重要依據，學生檔案信息的不完整，檔案信息中學生判定方面的材料出現(xiàn)了公式化現(xiàn)象，政治術語過多、內容過于空洞，整體參考價值并不高，尤其是關于學生個人信用、獲獎情況、能力素養(yǎng)方面的信息更是嚴重缺乏，這樣的檔案信息無法全面真實的體現(xiàn)學生的綜合情況，進而阻礙學生的順利就業(yè)。

2、檔案管理監(jiān)管不嚴

為了增強廣大畢業(yè)生的綜合競爭能力，有少數(shù)高校開始在學生檔案信息中造假，比如取消學生處分資料、降低考核指標、增加學生獲獎比重、更改學生成績等。同時也有許多畢業(yè)生利用假證明、修改成績等不良途徑來獲取用人單位的信賴和賞識。這種造假情況嚴重影響了大學生的健康發(fā)展，并且對用人企業(yè)也造成了巨大影響，導致就業(yè)市場的紊亂，有失競爭的公平性。在日常生活中，因造假導致畢業(yè)生上崗后被辭退的現(xiàn)象比比皆是，許多僥幸逃過的畢業(yè)生，也會因日后在工作過自身能力的不足被企業(yè)所淘汰。因此，高校必須要加大學生檔案管理工作的監(jiān)管力度，確保學生檔案資料的準確性、真實性及規(guī)范性。

3、檔案管理方式傳統(tǒng)

當前，我國大多數(shù)高校的學生檔案管理工作模式還依舊以手工操作方式為主，并未建立相應的電子檔案，仍然以紙質檔案資料為主。部分高校在學生檔案管理工作中引進了計算機輔助管理，但卻只限于學生基本信息的查找，沒有開發(fā)設計出相對完整高效的學生檔案管理應用軟件。此外，許多高效學生檔案資料在學生畢業(yè)之前就分散在各個部門、班級輔導員或是學生手中，只有在學生需要轉移檔案或是需要使用時才進行歸檔?？僧斍案咝．厴I(yè)生通常在最后一年的上半學期就展開了就業(yè)活動，這就導致檔案提供無法及時滿足學生的就業(yè)需要。在用人企業(yè)和畢業(yè)生相互選擇的過程中，因學生檔案并未及時整理，院校無法全面準確的向用人企業(yè)提供體現(xiàn)學生在校期間真實表現(xiàn)的檔案資料，而嚴重影響了學生的就業(yè)。

三、基于大學生就業(yè)服務的高校學生檔案管理的有效途徑

1、加大宣傳力度、提高學生檔案就業(yè)意識

當前，我國人士檔案及社會福利體制、戶籍機制之間有著緊密的關系，嚴重影響和約束著廣大群眾的日常生活。對此，高校應積極主動的組織大學畢業(yè)生檔案重要作用的宣傳推廣活動，進一步提高高校畢業(yè)生的檔案意識。與此同時，高校還可通過就業(yè)指導和宣傳欄、校園廣播、校園報刊等宣傳載體，積極引導學生增強檔案意識，深刻意識到檔案的重要價值，讓大學生站在個人長遠發(fā)展的角度看待檔案信息管理。此外，作為高校學生檔案管理的工作人員，也要不斷學習，主動參加各種專業(yè)培訓，努力提高自身的工作能力及素養(yǎng)，通過學習全新的檔案管理方式方法，來加強高校學生檔案管理工作中的就業(yè)服務意識，緊隨社會發(fā)展腳步，全面改革創(chuàng)新傳統(tǒng)的學生檔案管理模式，使其能夠更好地為學生就業(yè)提供服務。

2、確定歸檔范圍、全面體現(xiàn)學生綜合素質

高校學生檔案是構成學生人事檔案的重要基礎，為了方便社會人事管理工作，教育部門應構建統(tǒng)一的指標來進一步規(guī)范各大高校的學生檔案管理工作。作為高校學生檔案管理工作的相關人員，也要積極探究分析學生檔案管理工作，按照社會發(fā)展的具體情況和需求充不斷拓展檔案內容，讓其能夠全面真實的體現(xiàn)出學生在校讀書期間的狀況，更好的為用人企業(yè)和院校專業(yè)人才培養(yǎng)提供有效參考依據。在檔案內容中除了過去的基礎性內容外，還要體現(xiàn)和包括大學生在校過程中個人信用情況、順應崗位能力、專業(yè)技術水平、社會實踐情況、身體和心理素質以及創(chuàng)新能力、專業(yè)特長、藝術素養(yǎng)等方面的內容，從根本上增強學生檔案信息的完整性、真實性。此外，還要搜集社會各行各業(yè)和校內各個部門對廣大畢業(yè)生檔案管理的建議和想法，充分確定歸檔范圍，嚴格規(guī)范檔案管理工作，全方位的展現(xiàn)學生真實面貌，為各大企業(yè)提供依據。

3、嚴格監(jiān)控管理、保障檔案信息的真實性

首先，高校領導應充分了解并高度重視學生檔案管理工作，其次要積極組織檔案管理工作的定期核查指導。高校應將學生檔案管理工作徹底納入到年終獎罰、構建崗位責任機制和獎勵制度中，對學生檔案素材的管理和歸檔內容進行詳細合理的規(guī)定。對學生檔案管理內容不完成、檔案資料尚未及時歸檔以及管理散漫的院系和檔案管理工作人員要進行一定程度的懲罰和批評。對學生檔案使用頻率較高、信息精準完整、定期歸檔的院系和檔案管理工作中人員要進行相應的表揚和獎勵。根據學生檔案工作的核查指導和獎勵機制度，能夠有效提高校內各個部門的檔案管理效率及質量，切實保證學生檔案信息的安全、真實性，從而更好的為大學生就業(yè)提供優(yōu)質服務。

4、挖掘信息資源、實施檔案的信息化管理

在高速發(fā)展的信息時代背景下，高校學生檔案管理應努力順應社會發(fā)展的全新需求，重點開發(fā)構建學生檔案管理系統(tǒng)，同時還要將學生檔案管理和校內網絡有機銜接在一起，在充分做好信息保密的基礎上，全面整合院校學生檔案資源，以此來實現(xiàn)學生檔案資源管理系統(tǒng)和學生人才服務中心的緊密結合，真正做到高校學生檔案信息資源的實時共享。通過相關調查結果顯示，全新構建的高校學生檔案管理系統(tǒng)中通常包含學生檔案信息的搜集、判定、搜索、整理、借閱以及打印等板塊。其中搜集板塊主要是將所有學生的各種檔案信息全部錄入到系統(tǒng)中。整理板塊的主要作用是完成學生信息改動數(shù)據的修改、更新，以及對個別學生信息及批量信息的有效整理。判定板塊的主要作用是鑒別高校學生檔案管理系統(tǒng)中信息的全面性及真實性，及時刪除系統(tǒng)內部畢業(yè)時間較長的學生檔案信息。搜索板塊的主要作用是便于高校學生檔案管理的主體和客體在指定條件下的搜索、選擇、查找檔案信息。而打印板塊的主要作用是對搜索板塊中的搜索、選擇和查找出來的檔案信息進行打印，便于檔案管理的主體可客體對信息材料的日常使用。