來金雅 王曉華

北京工商大學(xué)國有資產(chǎn)管理處 北京 100048

1 加強(qiáng)了對(duì)高校資產(chǎn)采購與管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

1.1 深化了對(duì)高校資產(chǎn)采購與管理性質(zhì)的認(rèn)識(shí)

第一，高校資產(chǎn)的采購與管理，簡單來說是對(duì)物的采購與管理，實(shí)質(zhì)上是高校開展人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和服務(wù)社會(huì)三大任務(wù)的重要保障。

第二，高校的資產(chǎn)采購與資產(chǎn)管理，從某種意義來說，是對(duì)校內(nèi)外方方面面利益關(guān)系的協(xié)調(diào)，對(duì)外涉及對(duì)采購物品的市場調(diào)研、供應(yīng)商的考察，對(duì)內(nèi)涉及用戶教師需求的論證，資產(chǎn)分配、使用、維護(hù)、處置等關(guān)系的協(xié)調(diào)等，可以說是對(duì)資產(chǎn)采購與使用利益的再分配。

第三，高校的資產(chǎn)采購與資產(chǎn)管理水平直接反映了學(xué)校的綜合辦學(xué)實(shí)力與水平，資產(chǎn)采購的品質(zhì)直接影響著教學(xué)科研任務(wù)的完成與提升，資產(chǎn)與管理的水平則體現(xiàn)了學(xué)校的資產(chǎn)規(guī)模、結(jié)構(gòu)及產(chǎn)生的效益情況，各類數(shù)據(jù)報(bào)表成為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參考依據(jù)。

1.2 明確了高校資產(chǎn)采購與管理的要求

高校資產(chǎn)采購與管理的性質(zhì)使其成為學(xué)校業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域中的重點(diǎn)部門、關(guān)鍵崗位，并成為廉政建設(shè)的重要方面，因而成為內(nèi)部控制體系建設(shè)中不可或缺的重要內(nèi)容。在業(yè)務(wù)履職過程中必然需要加強(qiáng)內(nèi)部控制以確保規(guī)范高效。

2 加強(qiáng)了對(duì)高校資產(chǎn)采購與管理中主要問題的認(rèn)識(shí)

2.1 資產(chǎn)采購與管理制度形同虛設(shè)

主要表現(xiàn)在高校資產(chǎn)的采購與管理制度上。

一是高校原有制度陳舊落后，已不符合當(dāng)前高等教育發(fā)展的需要，規(guī)則與現(xiàn)實(shí)存在較大差距，不具有可操作性。

二是國家在這方面的制度較多，是指導(dǎo)高校開展相關(guān)工作的主要依據(jù)，但基本上為原則性條款，缺乏實(shí)施細(xì)則，且各高校具體實(shí)際情況不一，針對(duì)性不強(qiáng)，具體工作的實(shí)施仍缺乏指導(dǎo)。

三是高校結(jié)合自身情況制訂的相關(guān)制度，僅停留在管理層面，未向廣大師生進(jìn)行宣傳與講解，缺乏周知性，不利于相關(guān)工作的具體開展。

四是高校制度沒有進(jìn)行全面整體設(shè)計(jì)，需要制訂哪些制度并不明確，工作中也會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)制度盲點(diǎn)的情況。

五是高校缺乏對(duì)內(nèi)部控制體系(以下簡稱“內(nèi)控體系”)的有效監(jiān)督機(jī)制，內(nèi)控體系的效果和效率并不明確。

2.2 資產(chǎn)采購與管理監(jiān)管缺位

由于資產(chǎn)的采購與管理主要是針對(duì)物的采買與管理，對(duì)于經(jīng)手人、使用人、管理人員等的約束相對(duì)較粗放，再加上制度政策宣講不到位、高校資產(chǎn)屬于公共財(cái)產(chǎn)等因素使得各類人員對(duì)資產(chǎn)“重需求、輕管理，重使用、輕維護(hù)”，需要用的時(shí)候趨之若鶩，使用過程中又不愛惜，一旦出現(xiàn)故障就申報(bào)新的，舊的隨意丟棄，更有甚者將資產(chǎn)視為個(gè)人財(cái)產(chǎn)，離崗離職時(shí)帶走，而這些情況都缺乏監(jiān)管和約束機(jī)制，造成國有資產(chǎn)流失嚴(yán)重。

2.3 資產(chǎn)采購與管理隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊

一是資產(chǎn)采購人員與管理的專職人員都比較緊缺。由于編制的原因，專職采購人員一般是1～2人，專職資產(chǎn)管理人員一般是2～3人。其他采購人員和資產(chǎn)管理人員多是兼職，分布在學(xué)校的各個(gè)部門。

二是采購人員隊(duì)伍主要涉及課題、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及具體操作人員，既有教授、學(xué)科帶頭人，又有普通教師和行政工作人員。這部分人員平時(shí)在各自本職工作崗位上開展工作，一旦申請(qǐng)課題或項(xiàng)目，便會(huì)貫穿采購工作全程，給采購管理工作帶來意想不到的問題，需要專職的采購人員不斷地解釋說明，甚至要手把手地幫扶，造成管理成本不斷提高。

三是由于資產(chǎn)管理人員身兼數(shù)職，經(jīng)常會(huì)將資產(chǎn)管理工作邊緣化，再加上資產(chǎn)管理耗時(shí)費(fèi)力，使得管理人員相對(duì)沒有積極性。

四是由于資產(chǎn)的采購與管理部門是學(xué)校的服務(wù)部門，很少能有集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)政策的理解不到位，在執(zhí)行過程中缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，使得資產(chǎn)采購與管理水平相對(duì)低下。

2.4 信息化建設(shè)尚未實(shí)現(xiàn)全覆蓋

一是各高校資產(chǎn)管理基本實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，一些高校也開發(fā)了采購管理系統(tǒng)，但很少有高校能夠?qū)崿F(xiàn)各子系統(tǒng)之間的無縫對(duì)接，使得采購與資產(chǎn)管理的信息化建設(shè)仍是“兩張皮”，造成部分工作的重復(fù)性。如采購系統(tǒng)中的貨物到貨驗(yàn)收后不能直接進(jìn)入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，仍需資產(chǎn)管理員重新錄入。

二是采購管理系統(tǒng)涉及高校內(nèi)部多個(gè)部門，甚至?xí)筛黜?xiàng)目負(fù)責(zé)人管理與使用。如果沒有比較權(quán)威的預(yù)算與采購管理部門的要求，該系統(tǒng)在使用過程中將會(huì)給采購執(zhí)行部門造成巨大的工作壓力。如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在采購系統(tǒng)錄入申報(bào)文本是比較簡單的事情，但如果交由采購部門統(tǒng)一錄入的話，工作任務(wù)之重可想而知。因此，采購管理系統(tǒng)要想發(fā)揮真正的效益，需要各個(gè)部門、各個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的支持與配合。

三是缺乏對(duì)實(shí)驗(yàn)耗材與小金額設(shè)備采購信息化的建設(shè)。大部分高校在采購過程中對(duì)實(shí)驗(yàn)耗材及小金額的設(shè)備購置疏于管理，很多要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自行采購，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管，給這部分采購任務(wù)帶來了風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

上述問題的產(chǎn)生，歸根結(jié)底是資產(chǎn)采購與管理未建立起有效的內(nèi)控體系導(dǎo)致的。

3 內(nèi)控體系的建設(shè)成為根治資產(chǎn)采購與管理中頑疾的良藥

3.1 內(nèi)控體系的建設(shè)確立了資產(chǎn)采購與管理的主導(dǎo)思想

健全完善采購與管理制度，以制度要求規(guī)范各項(xiàng)工作程序，以標(biāo)準(zhǔn)的工作程序約束各項(xiàng)工作行為，最終以統(tǒng)一尺度的工作行為取得良好的工作效果。

從廣泛意義上講，制度建設(shè)是維護(hù)社會(huì)公平與秩序及一切工作開展的前提與保證，是規(guī)范工作行為的標(biāo)準(zhǔn)與要求，具有公認(rèn)的約束力與權(quán)威性。

在國家及上級(jí)單位規(guī)章制度的要求下，結(jié)合我校實(shí)際情況，梳理出采購與管理制度20項(xiàng)，涉及采購方面的有：預(yù)算、采購、進(jìn)口申報(bào)、合同、合同章、檔案等管理制度；涉及資產(chǎn)方面的有：資產(chǎn)的配置、使用、處置、驗(yàn)收、清查、交接、檔案等管理制度。比較全面地覆蓋了從資產(chǎn)形成前期的調(diào)研預(yù)算到資產(chǎn)報(bào)廢處置上繳全過程的環(huán)節(jié)管理。

3.2 內(nèi)控體系的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)采購與管理理念的轉(zhuǎn)變

3.2.1 從注重資產(chǎn)的規(guī)模向可持續(xù)發(fā)展轉(zhuǎn)變

一般高校比較看重的是擁有資產(chǎn)的價(jià)值及數(shù)量，而當(dāng)前則將資產(chǎn)的配置結(jié)構(gòu)、保障教學(xué)科研未來發(fā)展的空間等放到重要位置上，形成梯隊(duì)結(jié)構(gòu)，才能使高校的資產(chǎn)采購與管理有更大的發(fā)展空間。

3.2.2 從注重兩頭管理向全過程管理轉(zhuǎn)變

以往大家的關(guān)注點(diǎn)是采買新資產(chǎn)和淘汰過時(shí)、陳舊或破損的舊資產(chǎn)。而對(duì)于資產(chǎn)在使用過程的維護(hù)、調(diào)整疏于管理，全過程管理就是要將資產(chǎn)從購置到使用、處置的全程管理形成閉環(huán)，每一環(huán)節(jié)的管理都務(wù)求規(guī)范。

3.2.3 從粗放管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變

以往可能對(duì)資產(chǎn)的采購與管理比較隨意，而從現(xiàn)在開始將資產(chǎn)采購的績效目標(biāo)作為執(zhí)行的結(jié)果進(jìn)行考評(píng)，在做預(yù)算時(shí)就要量化目標(biāo)，同時(shí)開始注重存量資產(chǎn)的使用效益，既包括資產(chǎn)使用中的開放與共享程度，又包括使用資產(chǎn)形成的論文成果、發(fā)明專利等。

3.3 內(nèi)控體系的建設(shè)促進(jìn)了預(yù)算、采購、資產(chǎn)與財(cái)務(wù)管理的融合

3.3.1 預(yù)算管理與資產(chǎn)管理的融合

通過內(nèi)控體系的建設(shè)，預(yù)算與存量資產(chǎn)緊密結(jié)合起來，在預(yù)算論證過程中充分考慮存量資產(chǎn)的使用效益和使用結(jié)構(gòu)，以預(yù)算充實(shí)資產(chǎn)，以存量資產(chǎn)調(diào)整預(yù)算。

3.3.2 預(yù)算管理與采購管理的融合

預(yù)算制訂嚴(yán)謹(jǐn)了，采購執(zhí)行就可以有的放矢，順利實(shí)施，以預(yù)算約束采購行為，以采購結(jié)果對(duì)照預(yù)算內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了較好的統(tǒng)一。

3.3.3 資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理的融合

資產(chǎn)的入賬、賬面變動(dòng)及銷賬均要依據(jù)充分，保持與財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)的一致；同時(shí)資產(chǎn)的采購與管理與財(cái)務(wù)管理緊密結(jié)合，政策一致，保證各渠道資金的采購行為規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。

3.3.4 資產(chǎn)管理與效益管理的融合

通過對(duì)資產(chǎn)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化與整合，充分發(fā)揮資產(chǎn)的使用效益，切實(shí)做到有限的資源產(chǎn)生無限的效益。

3.4 內(nèi)控體系的建設(shè)形成了比較好的工作運(yùn)行機(jī)制

3.4.1 論證機(jī)制

加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)需求申報(bào)的論證管理，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)歸口管理的原則，由各職能部門對(duì)各單位上報(bào)的資產(chǎn)需求進(jìn)行校內(nèi)外論證。對(duì)需求依據(jù)是否充分，內(nèi)容是否符合學(xué)校重點(diǎn)發(fā)展方向，預(yù)期產(chǎn)生的績效目標(biāo)是否明確，相關(guān)實(shí)施條件是否齊備(如場地條件、人員配備情況等)，預(yù)算是否合理，支撐材料是否完備并符合要求等內(nèi)容進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，按照投票多少進(jìn)行排序。學(xué)校再根據(jù)各歸口單位報(bào)上來的需求進(jìn)行集中統(tǒng)計(jì)，以確保需求沒有重復(fù)申報(bào)。論證中還考慮需求單位近兩年的執(zhí)行情況。

3.4.2 聯(lián)系機(jī)制

為確保責(zé)任到人，由國有資產(chǎn)處專職工作人員分別聯(lián)系校內(nèi)各單位，協(xié)助各單位資產(chǎn)管理員對(duì)資產(chǎn)的驗(yàn)收、維修、調(diào)撥、報(bào)廢、清查等工作實(shí)行全方位的資產(chǎn)管理，對(duì)各單位資產(chǎn)管理中存在的相關(guān)問題掌握比較透徹，在具體分析、解決問題及實(shí)施管理上能夠保持尺度一致，標(biāo)準(zhǔn)相同。

3.4.3 遴選機(jī)制

防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的有效途徑是管辦分離，減少工作環(huán)節(jié)中的自由裁量權(quán)。通過公開答辯遴選方式，對(duì)社會(huì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、外貿(mào)代理機(jī)構(gòu)、資產(chǎn)設(shè)備維修保養(yǎng)供應(yīng)商等在資質(zhì)、業(yè)務(wù)、效益、團(tuán)隊(duì)素質(zhì)等方面進(jìn)行綜合考察與比較，確定符合學(xué)校需求的相應(yīng)代理機(jī)構(gòu)及供應(yīng)商，并在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)其業(yè)務(wù)開展情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，確保各相關(guān)工作正常有序進(jìn)行。

3.4.4 “公物倉”機(jī)制

本著厲行節(jié)約的原則，由國有資產(chǎn)處主導(dǎo)，建立“公物倉”，對(duì)一些常用的物資設(shè)備進(jìn)行集中管理和調(diào)配，履行相關(guān)借用手續(xù)，各單位因臨時(shí)性要求急需使用后，交回國有資產(chǎn)處進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。

3.4.5 搬遷機(jī)制

內(nèi)控體系建設(shè)，對(duì)資產(chǎn)搬遷實(shí)施定點(diǎn)、定人管理，首先確保有序條理，分別進(jìn)行；其次實(shí)行“兩地監(jiān)驗(yàn)”措施，即在搬出地對(duì)搬出物品進(jìn)行登記，及時(shí)收回搬出房間鑰匙；在搬入地對(duì)搬入物品進(jìn)行核對(duì)。確保搬遷物品出入均有登記，責(zé)任到人，避免遺失。3.4.6 退回機(jī)制

在相關(guān)人員離職、離崗或離校時(shí)，容易發(fā)生將一些個(gè)性化的物品，如筆記本、錄音筆、照相機(jī)、移動(dòng)硬盤等帶走的情況。一方面與人事部門溝通，人員變動(dòng)時(shí)必須履行資產(chǎn)退回手續(xù)；另一方面各單位資產(chǎn)管理員增強(qiáng)意識(shí)，堅(jiān)持原則，積極配合國資處收回所配置資產(chǎn)，確保國有資產(chǎn)不流失。

3.4.7 信息化平臺(tái)運(yùn)行機(jī)制

運(yùn)用科技化的手段將資產(chǎn)采購與管理的各個(gè)環(huán)節(jié)納入到平臺(tái)中進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，管理與監(jiān)控覆蓋資產(chǎn)前期調(diào)研、資金申請(qǐng)、論證評(píng)審、購置執(zhí)行、合同簽訂、到貨驗(yàn)收、入庫登記、建賬確認(rèn)、使用監(jiān)測、績效考評(píng)、維修調(diào)撥、報(bào)廢處置等全過程各環(huán)節(jié)的增減變動(dòng)動(dòng)態(tài)，使每個(gè)工作環(huán)節(jié)都留有痕跡，保證了工作運(yùn)行的規(guī)范有序。有效地降低資產(chǎn)管理成本，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)采購與管理的透明化和信息資源的共享共用，切實(shí)提升資產(chǎn)采購與管理的水平。

3.4.8 監(jiān)督機(jī)制

充分發(fā)揮學(xué)校內(nèi)部審計(jì)功能，對(duì)資產(chǎn)采購與管理的全過程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，尤其是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)度較高的環(huán)節(jié)更需要細(xì)化具體的內(nèi)控措施。另外，需要對(duì)內(nèi)控體系制度的建設(shè)和執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

4 結(jié)語

通過內(nèi)控體系的建設(shè)，使資產(chǎn)采購與管理部門進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到了工作的重要性，對(duì)各自的崗位職責(zé)有了重新認(rèn)識(shí)。通過對(duì)內(nèi)控體系的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，使相關(guān)人員能夠正確對(duì)待、客觀分析存在的問題，以內(nèi)控體系建設(shè)指導(dǎo)實(shí)際行動(dòng)，踐行制度要求，規(guī)范工作流程，約束個(gè)人行為，實(shí)現(xiàn)了組織內(nèi)部再造，體現(xiàn)出內(nèi)控體系建設(shè)工作的良好效果。