潘斯雯

摘要：隨著我國高等院校教育的不斷改革深化的過程中，高校財務(wù)檔案管理工作也逐漸朝著嚴(yán)格規(guī)范化方向發(fā)展。高等學(xué)校財務(wù)檔案管理的重要作用就是記錄財務(wù)狀況以及經(jīng)濟(jì)活動。所以，增強(qiáng)高校財務(wù)檔案管理對提高高校財務(wù)案卷質(zhì)量與效益有著十分重要的作用。文章將重點對高校財務(wù)檔案管理問題進(jìn)行分析，對高校檔案管理工作提出了對應(yīng)的解決對策和措施。

關(guān)鍵詞：高校；財務(wù)檔案；管理；問題；對策

高校財務(wù)檔案是高校所有機(jī)構(gòu)全部員工進(jìn)行教育、科研、教學(xué)和學(xué)校建設(shè)發(fā)展等方面，構(gòu)成的具有參考、保存、使用價值的財務(wù)收支材料。財務(wù)檔案是否真實可靠、完整準(zhǔn)確，對高校財務(wù)檔案管理質(zhì)量以及高校教育事業(yè)的發(fā)展有直接影響。

一、高校財務(wù)檔案的特點

（一）真實性

學(xué)校發(fā)展當(dāng)中每一次經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的詳細(xì)情況，都經(jīng)過許多張具體有效的票據(jù)憑證非常清楚準(zhǔn)確的記錄在案。檔案擁有不能改動的特性，直接決定在任何時候產(chǎn)生的與經(jīng)濟(jì)有關(guān)系的活動憑證都是真實可靠的，保存財務(wù)檔案就是保存高校全部財務(wù)往來的證據(jù)。

（二）檔案內(nèi)容的專業(yè)性

高校日常財務(wù)活動當(dāng)中包括兩個主要的收支線，與之對應(yīng)的財務(wù)檔案包括兩個方面：首先是財務(wù)收支票據(jù)，例如學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù)、助學(xué)金以及獎學(xué)金的發(fā)放清單、科研以及教學(xué)經(jīng)費(fèi)支出、辦公支出單據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù)、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)。其次，財務(wù)核算專業(yè)憑據(jù)。例如工資獎金福利津貼發(fā)放表、單據(jù)賬表、銀行對賬單據(jù)等，財務(wù)檔案可以將高校經(jīng)濟(jì)活動過程和財務(wù)狀況完全反應(yīng)出來。

（三）利用性

高校財務(wù)檔案使用高校檔案的過程中，具備非常高的利用率?？梢跃唧w劃分為兩個步驟：首先，財務(wù)部門管理的開始兩年中，這個時期就是對財務(wù)內(nèi)部結(jié)算進(jìn)行審核以及業(yè)務(wù)查詢。其次，轉(zhuǎn)移給學(xué)校綜合檔案館之后查詢使用，關(guān)鍵是服務(wù)于高校審計、財務(wù)、后勤和高校老師、畢業(yè)生等個人需要查詢的財務(wù)憑證。特別是每年高校財務(wù)審查、不同層級和目的審計都需要大量的財務(wù)憑證的查詢，便于對有關(guān)問題進(jìn)行核證，所以直接證實了高校財務(wù)檔案具備非常大的利用性。

（四）關(guān)聯(lián)性

高校應(yīng)用的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”或者是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的財務(wù)管理制度，按照學(xué)校發(fā)展的需求統(tǒng)籌安排和應(yīng)用學(xué)校的各種經(jīng)費(fèi)和資源，各部門單位作為統(tǒng)一的有機(jī)整體，經(jīng)濟(jì)活動當(dāng)中一同進(jìn)行節(jié)約、增收，構(gòu)成聯(lián)系性非常高的財務(wù)檔案，不能分割，更好的將高校整體財務(wù)情況有效表現(xiàn)出來。同時，財務(wù)檔案可以為預(yù)算提供依據(jù)，關(guān)聯(lián)性非常好。

二、高校財務(wù)檔案管理中存在的問題

（一）財務(wù)檔案管理模式落后，檔案利用率低

如圖1所介紹的這樣，當(dāng)前高校保存的大部分都是紙質(zhì)財務(wù)檔案，只關(guān)注數(shù)量并未關(guān)注質(zhì)量，工作量非常高的同時，有的管理者并無法按照嚴(yán)格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對憑證進(jìn)行認(rèn)真審核以及仔細(xì)歸檔，還有可能產(chǎn)生不及時歸檔的現(xiàn)象。因此，應(yīng)用最原始的方式歸檔和檢索大量的財務(wù)檔案，造成管理效率以及使用效率變低。

（二）財務(wù)檔案管理意識淡薄

財務(wù)檔案管理意識不高作為高校財務(wù)檔案管理工作當(dāng)中一直存在的問題，也是無法具體改進(jìn)的問題。目前高校財務(wù)檔案管理人員編制不足、工作量大的情況下，并未真正重視財務(wù)檔案管理，加上學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)多樣化的進(jìn)步發(fā)展，財務(wù)檔案管理包括多個部門協(xié)同管理，造成更加繁重的檔案資料收集任務(wù)，導(dǎo)致檔案資料無法完全收集、整理，沒有條理的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。實際工作當(dāng)中，大部分高校財務(wù)部門，無法根據(jù)要求將會計檔案及時移送給檔案管理部門。例如，有些會計賬簿已經(jīng)超過歸檔期限兩年還無法將這些資料歸檔。

（三）高校財務(wù)檔案的內(nèi)部管理制度不夠完善

長時間以來，財務(wù)檔案管理工作一直沿用傳統(tǒng)的方式。財務(wù)檔案收集、整理以及裝訂大部分都是由負(fù)責(zé)賬務(wù)的會計工作者兼職，財務(wù)部門也并未設(shè)置專門的財務(wù)檔案管理職位；財務(wù)檔案歸檔也無法在審計人員審查、核對后交給檔案人員接收。因為檔案人員往往不具有專業(yè)的會計知識，所以他們不太可能將財務(wù)檔案可能存在的問題發(fā)現(xiàn)，也就會導(dǎo)致財務(wù)檔案質(zhì)量無法保證。

（四）高校財務(wù)檔案的鑒定銷毀難

財務(wù)檔案管理工作當(dāng)中不可或缺的一個重要環(huán)節(jié)就是財務(wù)檔案鑒定銷毀工作?，F(xiàn)實工作內(nèi)容當(dāng)中，這個環(huán)節(jié)往往無人進(jìn)行，存在無人來銷、無人敢銷的情況。大量超期財務(wù)檔案并未及時進(jìn)行銷毀的情況出現(xiàn)，給庫房帶來非常大的存儲壓力。檔案管理人員針對財務(wù)會計檔案鑒定銷毀工作的艱巨性和責(zé)任重大出現(xiàn)的畏難心理，導(dǎo)致學(xué)校財務(wù)檔案鑒定銷毀工作非常難進(jìn)行下去。

（五）管理人員素質(zhì)不高，缺乏相關(guān)專業(yè)知識

高校財務(wù)檔案管理需要高水平高素質(zhì)的財務(wù)檔案管理工作者，需要財務(wù)檔案管理人員具備十分熟練的財務(wù)檔案管理技巧，豐富的財務(wù)檔案管理知識。但是，目前我國高校財務(wù)檔案管理人員的總體素質(zhì)并不高，專業(yè)知識不足。從事我國高校財務(wù)檔案管理工作的人員，能夠在利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行財務(wù)檔案收集管理，同時將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的人才非常少。在大部分高校財務(wù)檔案管理工作崗位中大多數(shù)配置的是臨近退休、專業(yè)水平不足的工作人員，檔案管理知識與財務(wù)知識不足。此外，大多數(shù)高校培訓(xùn)和指導(dǎo)檔案管理人員力度不夠，掌握財務(wù)知識和檔案知識，而且可以進(jìn)行數(shù)字化信息化處理的檔案管理人才少的可憐，直接對高校財務(wù)檔案管理的信息化進(jìn)程有影響。

三、高校財務(wù)檔案管理對策

（一）加強(qiáng)財務(wù)檔案信息化建設(shè)，提高檔案利用率

信息化的財務(wù)工作可以給財務(wù)檔案管理打好基礎(chǔ)，可以提高財務(wù)檔案的利用率，將更好的提供檔案服務(wù)，高校要重視財務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)工作，增強(qiáng)開發(fā)財務(wù)檔案管理軟件，保證檔案管理工作的整個流程可以利用信息化的平臺來實現(xiàn)。比如開發(fā)帶有財務(wù)檔案管理的財務(wù)軟件，保證可以使財務(wù)人員在進(jìn)行做賬的同時保存財務(wù)資料影像，上傳到軟件當(dāng)中，自動生成賬務(wù)附件，檔案管理者可以通過搜索憑證編號、項目名稱、經(jīng)手人信息獲得有關(guān)財務(wù)資料，將其提供給查詢者，還可以按照實際情況授權(quán)給部門負(fù)責(zé)人以及經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人員，打造財務(wù)資源信息平臺，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)字化共享目標(biāo)。endprint

（二）強(qiáng)化財務(wù)檔案管理的認(rèn)識

1.對檔案管理工作力度加強(qiáng)，調(diào)動全部教職工的工作主動性。從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者到全體教職工都能夠充分認(rèn)識到財務(wù)檔案管理工作的重要性，大幅度的宣傳財務(wù)檔案管理工作給高校發(fā)展帶來的幫助，確保所有人員真正了解高校所面臨的形勢以及檔案管理的各種要求。所有工作需要高校人員完成，人員十分重要，要營造出檔案管理人人負(fù)責(zé)的氣氛。

2.定期對高校負(fù)責(zé)人以及檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)工作。通過對財務(wù)檔案管理工作重要性的宣傳，指導(dǎo)人員思想，幫助高校負(fù)責(zé)人、檔案管理者提高檔案管理意識，確保所有人都能夠了解到檔案管理工作不單純是領(lǐng)導(dǎo)以及財務(wù)單位的工作，而是與全部人員密切聯(lián)系。此外，財務(wù)檔案管理人員工作不止是審核監(jiān)督管理財務(wù)檔案，還要做好對所有財務(wù)工作的監(jiān)督，一心一意的為財務(wù)檔案管理工作服務(wù)，發(fā)揮出檔案部門監(jiān)督協(xié)調(diào)的作用。

（三）完善財務(wù)檔案管理制度

增強(qiáng)對財務(wù)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立財務(wù)檔案的管理制度，保證財務(wù)檔案妥善管理、存放有序、便于查閱，避免銷毀、泄密。對財務(wù)檔案工作進(jìn)行高度關(guān)注，實現(xiàn)一把手負(fù)責(zé)制度，建立完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，按照我國的法律規(guī)定制定有效的管理制度，按照高校規(guī)模將專業(yè)管理人員和兼職管理人員明確，對財務(wù)資料保密和保管工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，將人員工作范圍和責(zé)任及時明確，根據(jù)制定將財務(wù)文件資料的整理歸檔工作做好，同時將平時的財務(wù)檔案管理、查閱、登記工作做好。

（四）嚴(yán)格財務(wù)檔案的銷毀制度

財務(wù)當(dāng)中需要永久性保存的包括人員工資表、年度決算報表、財務(wù)檔案保管以及銷毀清冊、未結(jié)清債權(quán)、債務(wù)的原始憑證以及未完工的工程檔案，其他財務(wù)檔案要按照制度規(guī)定在保管期限結(jié)束之后進(jìn)行銷毀。銷毀前嚴(yán)格按照財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)和財務(wù)機(jī)構(gòu)一起提出的銷毀意見，編制好財務(wù)檔案銷毀清冊。需要保留的要獨立裝訂存放，將對應(yīng)記錄做好。之后將銷毀清冊上交給分管校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)，需要分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和財務(wù)部門有關(guān)人員在銷毀清冊上進(jìn)行簽字。銷毀之前要嚴(yán)格根據(jù)清冊當(dāng)中所列出的內(nèi)容進(jìn)行核對清點，避免出現(xiàn)失誤。銷毀的同時需要有審計部門人員、檔案和財務(wù)部門人員進(jìn)行監(jiān)督，確保整個銷毀制度嚴(yán)肅執(zhí)行。

（五）強(qiáng)化財務(wù)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，不斷提高其素質(zhì)和能力

財務(wù)檔案管理的信息化需要檔案工作人員不但需要具備對檔案的編目、分類和錄入工作能力，而且還需要熟練的掌握計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息安全等能力。建設(shè)信息化檔案能否成功，直接由工作人員的專業(yè)知識和技能水平、工作過程中知識更新?lián)Q代和技能培訓(xùn)效果所決定。因此，高校財務(wù)檔案管理部門要主動應(yīng)用多元化的途徑來實現(xiàn)對財務(wù)檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，打造一支高素質(zhì)高水平的財務(wù)檔案管理團(tuán)隊，改變財務(wù)人員隊伍知識結(jié)構(gòu)單一的情況，增強(qiáng)財務(wù)檔案管理人員技能培訓(xùn)力度，保證財務(wù)檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)處在領(lǐng)先水平。

綜上，目前信息化高速運(yùn)轉(zhuǎn)的社會經(jīng)濟(jì)背景中，檔案管理也顯得越來越重要。高校經(jīng)濟(jì)作為高校生存進(jìn)步發(fā)展的物質(zhì)前提基礎(chǔ)，加強(qiáng)財務(wù)管理十分必要。高校財務(wù)檔案管理部門需要按照財務(wù)檔案構(gòu)成的規(guī)律特征，針對產(chǎn)生的問題，制定出行之有效的財務(wù)檔案管理措施，真正將財務(wù)檔案管理在高校當(dāng)中的價值發(fā)揮出來。

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（作者單位：上海音樂學(xué)院）endprint