劉娜

摘要： 文章以XK公司為研究對(duì)象，從崗位分工與授權(quán)、請(qǐng)購與審批、采購與驗(yàn)收、付款、監(jiān)督檢查方面對(duì)采購與付款內(nèi)部控制進(jìn)行分析。實(shí)踐調(diào)研發(fā)現(xiàn)存在崗位分工與授權(quán)不明確，內(nèi)部環(huán)境紊亂；制度建設(shè)趨于形式化；采購風(fēng)險(xiǎn)管理不規(guī)范；付款重復(fù)存在舞弊，監(jiān)督力度不夠強(qiáng)等問題。因而提出相應(yīng)對(duì)策，望對(duì)提高企業(yè)采購與付款內(nèi)部控制有效性提供參考。

Abstract： This paper takes XK Company as the research object， and analyzes the internal control of procurement and payment from the aspects of job division and authorization， requisition and approval， procurement and acceptance， payment， supervision and inspection. The practice of research found that there were many problems， such as， not clear job division and authorization， disorder internal environment， formalized institutional construction， not standardized procurement risk management， fraud in payment recurrence， not strong supervision， and so on. And thus the corresponding countermeasures are put forward to improve the effectiveness of the internal control of corporate procurement and payment.

關(guān)鍵詞： 采購與付款；內(nèi)部控制；授權(quán)與審批

Key words： procurement and payment；internal control；authorization and approval

中圖分類號(hào)：F406.72 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2017）35-0001-04

0 引言

對(duì)于企業(yè)來說，采購與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)最基本的業(yè)務(wù)之一，也是企業(yè)最容易出現(xiàn)差錯(cuò)和舞弊的業(yè)務(wù)之一。根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》采購與付款可以界定為：購買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。[1]其中主要包括企業(yè)的原材料、庫存商品、固定資產(chǎn)、工程物資、低值易耗品等。由于采購與付款業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，容易產(chǎn)生漏洞，舞弊事項(xiàng)也經(jīng)常出現(xiàn)，所以有效的采購與付款控制機(jī)制不僅可以降低企業(yè)成本和采購風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)更是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保證。因此，本文以XK服裝公司為研究對(duì)象，對(duì)企業(yè)實(shí)際采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行分析。

1 XK公司采購與付款有效控制的現(xiàn)狀

1.1 崗位分工與授權(quán)

人在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中是屬于比較活躍的因素，而企業(yè)員工的崗位分工將會(huì)直接影響到各自的職責(zé)和權(quán)限。[2] XK公司目前崗位分工較為簡(jiǎn)單，主要是總經(jīng)理一把手掌控企業(yè)的重大事項(xiàng)和決策，下面分有銷售、財(cái)務(wù)、采購、倉儲(chǔ)、生產(chǎn)、和人事主管，在采購方面，分有采購員，其主要負(fù)責(zé)對(duì)外采購生產(chǎn)所用的布匹、布料，買回來后將貨物交給倉儲(chǔ)部的統(tǒng)計(jì)員，統(tǒng)計(jì)員將貨物直接入庫并在驗(yàn)收單上簽字，采購員拿著收據(jù)就直接讓出納付款。從對(duì)XK公司員工的觀察訪談來看，雖然設(shè)有會(huì)計(jì)職位，但對(duì)采購的貨物基本沒有進(jìn)行記錄，而統(tǒng)計(jì)員也并不重視對(duì)采購回來的物資的質(zhì)量與數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收、清點(diǎn)。崗位的設(shè)置形同虛設(shè)，員工在其位而不謀其職，造成人員浪費(fèi)。組織架構(gòu)如圖1。

在授權(quán)方面，XK公司的基本情況是采購人員需向財(cái)務(wù)部相關(guān)人員提供《付款申請(qǐng)表》、發(fā)票、到貨驗(yàn)收單、入庫證明等付款資料，財(cái)務(wù)部相關(guān)會(huì)計(jì)接到付款申請(qǐng)表單據(jù)后，審核原始單據(jù)是否符合規(guī)定，再檢查是否有相關(guān)授權(quán)人員的審批簽字，審核無誤后編制付款憑證，并交由出納復(fù)核，再進(jìn)行付款，支付完畢，出納還需在付款憑證上蓋章表明已付。

1.2 請(qǐng)購與審批

因?yàn)椴少徟c付款業(yè)務(wù)是企業(yè)基本業(yè)務(wù)之一，所以該業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，工作量巨大，經(jīng)常性發(fā)生管理的漏洞，容易發(fā)生舞弊，企業(yè)應(yīng)該更加重視。[3]目前XK公司的采購與付款的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系漏洞多，在請(qǐng)購和審批方面存在許多不足之處，首先是在編制需求與采購計(jì)劃中，各種布料的需求或采購計(jì)劃不夠合理，采購人員經(jīng)常性不按實(shí)際需求來安排采購，有時(shí)會(huì)隨意超計(jì)劃采購，與公司生產(chǎn)部門計(jì)劃采購的物資數(shù)量時(shí)常不協(xié)調(diào)，造成浪費(fèi)。表1是生產(chǎn)部門計(jì)劃采購與采購部門實(shí)際采購的各種布料的數(shù)量。

4月份隨著氣候的轉(zhuǎn)暖，生產(chǎn)部門也開始計(jì)劃生產(chǎn)輕薄的衣服，對(duì)雪紡和牛仔料的需求量較大，而采購部門卻沒有按照生產(chǎn)部門的需求量來購買布料，造成采購的布料與需求的布料的數(shù)量不匹配，進(jìn)而會(huì)影響公司的生產(chǎn)計(jì)劃，也會(huì)使得公司的銷量受到影響。同時(shí)，公司對(duì)采購部門的采購數(shù)量與采購價(jià)格是否超預(yù)算，或者采購的物資是否是預(yù)算之外的授權(quán)程序并不十分明確，XK公司的授權(quán)審批程序如圖2。

對(duì)于超預(yù)算與預(yù)算外審批權(quán)限XK公司有一定的授權(quán)程序，在采購價(jià)格不超過10萬元的情況下，采購員可直接采購，對(duì)于采購價(jià)格是否超預(yù)算的界定較寬松，采購員具有較大的權(quán)限，這種情況可能會(huì)導(dǎo)致采購員舞弊的現(xiàn)象，而對(duì)于采購數(shù)量是否超預(yù)算則沒有要求；對(duì)于預(yù)算內(nèi)的物資由采購主管審批后再由采購員采購，預(yù)算外的物資由總經(jīng)理審批后交給采購員采購，但是對(duì)于是否預(yù)算內(nèi)的物資沒有明確規(guī)定，因此具有很強(qiáng)的主觀性。endprint

1.3 采購與驗(yàn)收

采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)主要是對(duì)采購方式、供應(yīng)商選擇和驗(yàn)收程序等方面進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。其中，選擇合適的供應(yīng)對(duì)公司降低采購成本庫存成本，保證采購物資質(zhì)量具有十分重要的意義。[4]在XK公司一年內(nèi)共38筆合同中31%來自浙江，25%來自江蘇，19%來自廣東，14%來自河北，9%來自廣西，2%來自天津。供應(yīng)商的地理位置分布比較廣泛，增加了采購員對(duì)供應(yīng)商調(diào)查的難度，往往調(diào)查的真實(shí)性會(huì)受到影響，進(jìn)而會(huì)給公司帶來很大的風(fēng)險(xiǎn)，并且運(yùn)輸?shù)奈锪髦芷谟址浅５拈L(zhǎng)，增加了物資在運(yùn)輸過程中受到損壞的風(fēng)險(xiǎn)，運(yùn)輸成本相對(duì)較高，而且出現(xiàn)問題的情況，現(xiàn)場(chǎng)解決的能力差，反應(yīng)時(shí)間較長(zhǎng)。此外，XK公司沒有定制對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)供應(yīng)商的選擇存在很大主觀能動(dòng)性，自主權(quán)主要掌握在高管的手上，往往會(huì)指定某些供應(yīng)商為公司提供布料，采購部直接實(shí)施采購。

1.4 付款

付款是公司資金的直接流出，財(cái)會(huì)部門作為付款的執(zhí)行者，需要對(duì)采購付款業(yè)務(wù)嚴(yán)格把關(guān)。對(duì)各種單據(jù)需認(rèn)真審核，經(jīng)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后再付款，付了款后還要進(jìn)行記錄并對(duì)相關(guān)單據(jù)加蓋“款已付訖”的戳記，以防重復(fù)付款。XK公司對(duì)付款環(huán)節(jié)作了控制，控制圖如圖3。

公司的采購部根據(jù)采購合同、發(fā)票、原物料入庫單等憑證經(jīng)辦付款事項(xiàng)。如果付款額是在五萬元以下的，財(cái)務(wù)部根據(jù)采購預(yù)算、采購合同、購貨發(fā)票、驗(yàn)收記錄等資料，核實(shí)相符的情況下，予以簽批；如果付款額是在五萬元以上的，還需上報(bào)總經(jīng)理審批后，就由出納辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部主要工作是核實(shí)資料之后辦理付款相關(guān)事宜，何時(shí)支付也由其決定。這就使得財(cái)務(wù)部對(duì)資金支付具有很大的掌控性。資金運(yùn)轉(zhuǎn)與企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)有著密不可分的關(guān)系，如果過大的資金支付權(quán)掌握在部分人手中，可能會(huì)給企業(yè)帶來一定的資金支付環(huán)節(jié)的腐敗問題。

1.5 監(jiān)督檢查

根據(jù)圖1可知XK公司的規(guī)模并不大，像這種類型的中小企業(yè)可能考慮成本等因素既沒有設(shè)置相關(guān)的審計(jì)部門，更不會(huì)成立審計(jì)委員會(huì)對(duì)其的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督。每年接受高層管理人員的重點(diǎn)檢查的一般只有財(cái)務(wù)部。由此可見，XK公司其他部門的監(jiān)督情況較為薄弱，從對(duì)該公司的調(diào)查訪談來看，公司部門與部門之間也不存在相互監(jiān)督的情況。

2 采購與付款有效控制問題及原因

2.1 公司管理者對(duì)崗位分工與授權(quán)不夠重視

XK公司的管理層由于缺乏現(xiàn)代企業(yè)管理理念，只注重企業(yè)的短期目標(biāo)現(xiàn)利潤(rùn)的增長(zhǎng)上，忽略了崗位的具體分工與采購授權(quán)等公司內(nèi)部有效控制的建設(shè)，這將不利企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。又由于公司各工作人員有不同的文化背景、工作方式，也造成采購人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，因此各個(gè)采購人員的工作積極性也不盡相同。表2是XK公司主要工作人員的學(xué)歷人數(shù)，只有財(cái)務(wù)部的工作人員學(xué)歷較高外，其他部門的學(xué)歷普遍是?？?，采購部更多的是高中學(xué)歷，這往往會(huì)造成上級(jí)和下級(jí)的分工理解會(huì)有所出入，管理者在授權(quán)批準(zhǔn)方面也是得過且過。在布匹、布料采購方面，需要業(yè)務(wù)員和質(zhì)檢員能夠準(zhǔn)確判斷布匹的外觀質(zhì)量并劃分等級(jí)，然而XK公司人員的對(duì)相關(guān)采購人員的培訓(xùn)機(jī)制不夠完善，使得原本學(xué)歷不高的采購人員，其業(yè)務(wù)又得不到進(jìn)一步提升。其次，公司在人力、物力、財(cái)力上對(duì)采購與付款的有效控制建設(shè)投入很少，使得其發(fā)展處于停滯階段。

2.2 制度建設(shè)趨于形式化

XK公司規(guī)模較小，在職務(wù)安排上不夠完善，部門之間分工又不夠明確，員工之間也經(jīng)常出現(xiàn)相互推卸責(zé)任及越權(quán)審批等問題，從而降低工作效率和制度的執(zhí)行率?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》規(guī)定“企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、本規(guī)范及其配套方法，制定本企業(yè)內(nèi)部控制制度并組織實(shí)施”。[6]而XK公司在采購與付款業(yè)務(wù)控制活動(dòng)環(huán)節(jié)上，有少量的相關(guān)制度，不完善，并且趨于形式化，實(shí)際操作性差。尤其是在請(qǐng)購與審批制度方面，公司沒有制定緊急請(qǐng)購流程，導(dǎo)致采購員以緊急為由，先采購后申請(qǐng)，與生產(chǎn)部門的需求不協(xié)調(diào)，采購不合適的布料，影響銷量。此外，該公司從編制需求與采購計(jì)劃到采購申請(qǐng)、供應(yīng)商選擇到最后的付款審核，都缺乏了具體的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，使得其產(chǎn)生漏洞的可能性就越大，就會(huì)影響到整個(gè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)流程，造成的損失更多。

2.3 采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)漏洞多

一方面為了節(jié)約勞動(dòng)力成本，XK公司招聘的員工普遍學(xué)歷、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，所以采購人員和驗(yàn)收人員并沒有履行好自己的職責(zé)。如驗(yàn)收人員不履行好自己的職責(zé)就會(huì)容易引起采購人員的舞弊行為，造成職權(quán)不明確，還會(huì)發(fā)生造假等現(xiàn)象。從另一個(gè)方面看來，企業(yè)也沒有認(rèn)識(shí)有效內(nèi)部控制制度的重要性。事前沒有系統(tǒng)的預(yù)測(cè)采購與驗(yàn)收潛在的風(fēng)險(xiǎn)，主要是憑管理者的主觀意識(shí)做出判斷，往往出現(xiàn)問題時(shí)才考慮要如何去應(yīng)對(duì)。事中沒有健全的監(jiān)督機(jī)制去處理采購與付款環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問題。事后也并沒有通過經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)來提高企業(yè)有效內(nèi)部控制制度的意識(shí)。

2.4 付款環(huán)節(jié)控制不到位

在與供應(yīng)商結(jié)算方面XK公司沒有建立良好的付款核算制度，財(cái)務(wù)部與采購部相關(guān)人員也沒有定期對(duì)貨款結(jié)算情況進(jìn)行溝通，從而導(dǎo)致重復(fù)付款，付款不及時(shí)的問題等。在審批付款限額上，財(cái)務(wù)部門擁有較大的付款權(quán)限，主觀隨意性較大，會(huì)在付款環(huán)節(jié)上弄虛作假，尤其是在訂單數(shù)量較小的情況下，購買不符合質(zhì)量要求的材料，收取回扣，支付小額貨款，容易造成資金損失，影響公司收益。

2.5 監(jiān)督力度不夠強(qiáng)

XK公司由于受到規(guī)模的限制，沒有設(shè)置審計(jì)部門，內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和管理制度是否合理、合規(guī)和有效的獨(dú)立評(píng)價(jià)，在某種意義上說是對(duì)其他有效控制的再控制。[5]

XK公司主要受到法人治理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督，其獨(dú)立性不強(qiáng)，難以有效發(fā)揮其應(yīng)有的監(jiān)督作用。財(cái)務(wù)部與采購部之間也只是機(jī)械按照各部門的并不完善的制度執(zhí)行工作，在實(shí)際過程中也并為彼此監(jiān)督，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的不足之處，監(jiān)督力度沒有得到很好的落實(shí)。再來就是員工對(duì)內(nèi)部控制制度理解上的差異或者是有意識(shí)的舞弊，企業(yè)沒有對(duì)內(nèi)部控制制度的檢查監(jiān)督，也使得監(jiān)督的有效性大打折扣。endprint

3 采購與付款有效控制優(yōu)化建議

3.1 改善員工素質(zhì)

XK公司的領(lǐng)導(dǎo)者首先要轉(zhuǎn)變自身的態(tài)度和想法，將公司內(nèi)部控制環(huán)境的優(yōu)化提到日程上，其中最需要優(yōu)化的就是員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。公司需著重培養(yǎng)采購人員對(duì)采購業(yè)務(wù)知識(shí)的掌握，對(duì)與原材料，如各種布匹質(zhì)量的辨認(rèn)能力，要很好地區(qū)分開各種顧客的材料需求，還要求采購人員有較強(qiáng)的市場(chǎng)掌握度，能夠準(zhǔn)確及時(shí)收集市場(chǎng)和供應(yīng)商相關(guān)信息。公司可以定期組織其進(jìn)行培訓(xùn)，聘請(qǐng)專家對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)，加強(qiáng)員工的專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)公司還應(yīng)該建立競(jìng)爭(zhēng)上崗、關(guān)鍵崗位輪換等制度，培養(yǎng)采購人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，降低采購人員的舞弊行為。

3.2 改進(jìn)采購與付款控制活動(dòng)

XK公司在控制活動(dòng)方面沒有很完善的制度去規(guī)范，簡(jiǎn)單的規(guī)章制度形同虛設(shè)。而有效的控制制度和政策是為控制活動(dòng)提供了更好的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。因此，結(jié)合實(shí)際情況XK公司可以從不相容職務(wù)相分離、授權(quán)批準(zhǔn)和預(yù)算等方面進(jìn)行控制活動(dòng)。首先XK公司應(yīng)當(dāng)明確各個(gè)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)相互分離、制約和監(jiān)督。例如物資的采購人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)的記錄；采購人員應(yīng)該與負(fù)責(zé)付款審批的人員相互分離等。其次，設(shè)立專門的采購中心負(fù)責(zé)整個(gè)采購工作。采購中心的業(yè)務(wù)員中必須有懂得企業(yè)所需物資方面知識(shí)的人員，防止所采物資不適合等造成的成本增加。采購人員建立誠(chéng)信檔案，定期考評(píng)建立獎(jiǎng)懲制度與晉升直接掛鉤。并且每次采購不派單人，派人具有隨機(jī)性不固定，形成相互監(jiān)督機(jī)制。除此之外明確好采購與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行的授權(quán)批準(zhǔn)流程，嚴(yán)禁未經(jīng)過授權(quán)的機(jī)構(gòu)和人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。最后根據(jù)XK公司的現(xiàn)狀，可以在生產(chǎn)、采購和倉儲(chǔ)部門進(jìn)行預(yù)算控制。需要使用物資的先進(jìn)行申請(qǐng)，然后對(duì)其可行性和合理性進(jìn)行分析，分析通過了就要填制預(yù)算單交給管理層和部門負(fù)責(zé)人審批，通過后即可采購。[7]為了使得物資采購能夠更加合理控制，可以加入市場(chǎng)調(diào)查元素，根據(jù)季節(jié)和供求來確定物資價(jià)格，填寫好資金使用計(jì)劃表進(jìn)行審批，通過后方可采購。具體采購預(yù)算環(huán)節(jié)的具體流程如圖4。

3.3 強(qiáng)化內(nèi)外部制度監(jiān)督作用

根據(jù)XK公司企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)監(jiān)督活動(dòng)來看，主要包括內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督兩個(gè)部分。XK公司外部的監(jiān)督是把客戶對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)情況等的反饋?zhàn)鳛橥獠勘O(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)，其次，在定期聘請(qǐng)注冊(cè)會(huì)計(jì)師等企業(yè)外部人員對(duì)公司采購與付款的內(nèi)部有效控制執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，并對(duì)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、流程、制度等提出改善意見。對(duì)于內(nèi)部監(jiān)督，XK公司可以設(shè)立審計(jì)部門并定期或不定期對(duì)采購與付款業(yè)務(wù)流程進(jìn)行監(jiān)督，在不同的環(huán)節(jié)上采用不同的監(jiān)督方式：①在布料供應(yīng)商的選擇上，應(yīng)對(duì)采購部門選定的供應(yīng)商是否具有資格認(rèn)證進(jìn)行監(jiān)督，并審批其招標(biāo)的程序。②在確定衣服價(jià)格的時(shí)候，要判斷其價(jià)格確定的依據(jù)是否充分，并對(duì)評(píng)標(biāo)、談判、詢價(jià)的人員構(gòu)成進(jìn)行合理地監(jiān)督。③在合同簽訂的監(jiān)督事項(xiàng)中，應(yīng)對(duì)合同審批流程是否合規(guī)、內(nèi)容是否合法、相關(guān)檔案資料是否完整等進(jìn)行監(jiān)督。④在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，著重對(duì)驗(yàn)收人員進(jìn)行監(jiān)督檢查，其次看物資是否按規(guī)定程序辦理入庫手續(xù)及其數(shù)量、規(guī)格是否與規(guī)定的樣品一致。⑤在付款方面，應(yīng)對(duì)有關(guān)票據(jù)是否真實(shí)、可靠進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于采購資金的挪用進(jìn)行嚴(yán)厲把關(guān)，對(duì)付款程序是否合規(guī)，有沒有經(jīng)過相應(yīng)授權(quán)人員的審批等。[8]

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