趙卓然

（國際商業(yè)機器（中國）有限公司，北京 100193）

1 引言

社會的發(fā)展離不開科技的進步。專利制度，就是為了促進科技的發(fā)展而制定的，以公開來換取保護，具有地域性和時效性的一種制度[1]。近十年來，越來越多的企業(yè)投入大量的資源來加強知識產(chǎn)權(quán)的保護，以抓住轉(zhuǎn)瞬即逝的商機來實現(xiàn)企業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展。2014年底，北京成立了知識產(chǎn)權(quán)法院。至今，北京知識產(chǎn)權(quán)法院一共收到了將近4.4萬件的案件，審結(jié)案件達到了3.3萬件，年均結(jié)案1萬件，充分地發(fā)揮了其功能，在審判中實現(xiàn)了公平與效率。當(dāng)然，企業(yè)在利用訴訟來保護自己的智慧成果的同時，也可以通過許可等方式來授予或使用對方的相關(guān)專利，來使企業(yè)獲益。這就要求企業(yè)在加大科技研發(fā)投入的同時，也要培育一批熟悉技術(shù)和法律的專業(yè)人員，來將技術(shù)轉(zhuǎn)化為專利并加以保護。此時，專利代理工程師（以下簡稱代理人）和專利流程管理人員（以下簡稱流程人員）應(yīng)運而生。

專利代理人是通過了專利代理人資格考試，熟悉相關(guān)法律，具有工科背景的從事專利代理的專業(yè)人員。其職責(zé)通常為專利挖掘，輔助技術(shù)人員撰寫專利技術(shù)交底書，進行專利的撰寫，代理專利申請審查中的各項事務(wù)等。簡單來說，代理人精通技術(shù)和法律，是將技術(shù)轉(zhuǎn)化為專利過程中不可或缺的專業(yè)人員。

如果說代理人負責(zé)專利內(nèi)在構(gòu)建的實質(zhì)性問題，那么流程人員就是負責(zé)處理過程中遇到的程序性問題。雙方要相互配合，明確職責(zé)，做到實質(zhì)性和程序性工作的有機統(tǒng)一。專利流程偏向文職崗位，與傳統(tǒng)文職工作相比，流程人員不僅要負責(zé)如資料整理歸檔，數(shù)據(jù)錄入等工作，還要熟知專利法中申請程序的規(guī)定。同時要熟練掌握辦公軟件，數(shù)據(jù)庫和專利管理軟件的使用。以便對大量的數(shù)據(jù)進行分析總結(jié)，提煉出有用的信息，來提供數(shù)據(jù)支持和解決問題。

2 企業(yè)與代理機構(gòu)流程管理人員職責(zé)的異同

企業(yè)和代理機構(gòu)的流程人員的職責(zé)不盡相同。在代理機構(gòu)中，流程人員的職責(zé)劃分較為詳細。從立案后，可大致分為新申請?zhí)峤?，文件收發(fā)，中間文件轉(zhuǎn)達，年費或OA時限監(jiān)控和賬單崗等。也可以按照階段來劃分出遞交申請，初審階段，實審階段，授權(quán)年費階段等不同階段的崗位，讓流程人員利用案卷查詢系統(tǒng)，電子申請系統(tǒng)，郵件系統(tǒng)，年金系統(tǒng)和賬單制單系統(tǒng)來完成其工作。規(guī)模較大的代理所可能會劃分得更為詳細，將文件收發(fā)崗再分出一個質(zhì)檢崗，負責(zé)遞交專利局文件的校驗，檢查文件的準確性，完整性，并確保文件格式符合要求。在一些代理所還按照代理人負責(zé)的申請類別分為如電學(xué)，機械，化學(xué)，生物等。這樣細分職責(zé)的好處在于，同一性質(zhì)的工作可以由相關(guān)的流程人員統(tǒng)一批量處理，既能提高效率，同時也使得崗前培訓(xùn)更加方便快捷。

代理所的流程人員負責(zé)對接企業(yè)和國家知識產(chǎn)權(quán)局，那么企業(yè)的流程管理人員就要肩負起對接企業(yè)和代理所的重任。代理所流程人員的職責(zé)劃分更為詳細，是因為其要面對來自數(shù)家企業(yè)的委托代理。職責(zé)的細分使得每個人工作相對簡單、明確和易于操作。一旦出現(xiàn)問題也方便明確責(zé)任。流程人員的工作內(nèi)容較為重復(fù)，嚴格按照細分的工作流程來培訓(xùn)和操作，可降低因工作項目繁多而造成的失誤。而無論是流程上的失誤或內(nèi)容實質(zhì)上的錯誤都會造成很大的損失。

而對于企業(yè)流程人員來說，發(fā)明人，代理人和代理所的相關(guān)負責(zé)人就是其“客戶”。在工作職責(zé)上，因為管理和成本控制等原因，一般在企業(yè)內(nèi)的流程人員都“身兼數(shù)職”?；究梢苑譃樾畔⒐芾?，時限監(jiān)控提醒，費用核對以及其他工作這幾類。一般來說，一個企業(yè)會同時和幾家代理所進行業(yè)務(wù)來往。此時，每個代理所都有專門的企業(yè)流程人員來負責(zé)是一個很好的選擇，即企業(yè)方對外流程工作上只有一個“窗口”。如果出現(xiàn)問題，代理所會很容易聯(lián)系到企業(yè)相關(guān)負責(zé)人并及時溝通，這對于工作效率和雙方關(guān)系的發(fā)展都很有幫助。另外，企業(yè)流程人員負責(zé)本企業(yè)所有專利流程相關(guān)的問題，要擁有以全局視野考慮問題的能力。如果只負責(zé)某一塊工作，沒有注重全部流程的經(jīng)驗積累，就很難以更高更全面的視角去看待并解決出現(xiàn)的問題，例如做預(yù)算表。

專利的保護是具有地域性的，企業(yè)如需開拓海外市場，就要向?qū)?yīng)國家的知識產(chǎn)權(quán)部門進行專利申請。這時就要求流程人員熟悉當(dāng)?shù)胤傻囊?guī)定，同時英語水平達標。不僅商務(wù)英語的寫作能力要強，口語水平也要達到能順暢交流的程度。因此，熟悉國內(nèi)法律的人員可以負責(zé)對接國內(nèi)代理所，英語水平較高的人員可以負責(zé)國外一些地區(qū)的代理所，在實踐中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中提高，最終使得企業(yè)在國外的專利申請流程平穩(wěn)有序地進行。

接下來簡單談一下企業(yè)專利流程管理人員的職責(zé)。首先是信息管理部分。中小企業(yè)一般用EXCEL表格來實現(xiàn)對專利信息的管理。案件量少時，時限監(jiān)控和數(shù)據(jù)管理利用EXCEL還是較為方便的。但如果專利數(shù)量龐大，就有可能出現(xiàn)誤操作將數(shù)據(jù)修改和不能滿足多人同時錄入等問題。因此，很多企業(yè)會引入專業(yè)的信息管理系統(tǒng)，來錄入數(shù)據(jù)和導(dǎo)出報告。相對于EXCEL，專業(yè)的信息管理系統(tǒng)有著簡單明了的界面來方便使用者查看各類的信息。系統(tǒng)會記錄每一次數(shù)據(jù)的輸入者和上傳時間，以便審閱。除此之外，系統(tǒng)也具備多種機制來防止如申請?zhí)柹僖晃坏儒e誤輸入。企業(yè)專利流程的職責(zé)就是錄入和維護每一次從代理所傳達過來的文件和信息，在系統(tǒng)中及時更新和標注，方便專利代理人的查閱。同時在必要時導(dǎo)出各種統(tǒng)計報告來對工作進行總結(jié)和優(yōu)化。

另外，時限的監(jiān)控是非常重要的一項職責(zé)。企業(yè)內(nèi)專利時限的監(jiān)控通常包括以下幾種：通過巴黎公約途經(jīng)要求優(yōu)先權(quán)的申請和PCT國際申請進入國家階段的申請時限監(jiān)控，OA答復(fù)時限的監(jiān)控，授權(quán)辦登費用繳納時限的監(jiān)控和年費的監(jiān)控。時限可以說是專利申請過程中的“生命線”，流程人員的重要職責(zé)之一就是監(jiān)督上述各種時限，及時提醒代理人來完成其工作。企業(yè)流程人員一般還會負責(zé)賬單的核對這項工作。這就需要相關(guān)人員熟悉賬單表格和專利信息管理系統(tǒng)，根據(jù)專利代理人協(xié)會的指導(dǎo)價，來檢查每一筆費用具體費用的多少，代理費多少，同時和系統(tǒng)中記錄對比以防多開或者漏開賬單等現(xiàn)象。

值得一提的是，之所以很難量化流程人員的工作，是因為除了以上的職責(zé)以外，還存在著大量的不可預(yù)見的問題等待流程人員的解決。一件專利從發(fā)明人構(gòu)思，提交，申請到授權(quán)和年費繳納。每一個階段都有可能出現(xiàn)各種不同的問題。流程人員需要與發(fā)明人，評審會人員，代理人，代理所流程人員和律師對接來完成其工作職責(zé)。此時一處出現(xiàn)問題，如涉及多方，就會消耗流程人員很多的精力去處理每一個具體的問題。如果問題拖得時間較長，在此期間產(chǎn)生其他更多的問題，就需要流程人員有很強的工作管理能力。否則很有可能會出現(xiàn)因流程的失誤導(dǎo)致更嚴重的問題。

3 專利流程管理人員現(xiàn)狀

流程管理人員的薪酬較低。工作上手雖容易，但因重復(fù)性和可替代性較高，在行業(yè)中不具有較強的競爭力，所以其流動性較高。隨著技術(shù)的發(fā)展與進步，企業(yè)和國家知識產(chǎn)權(quán)部門都在向無紙化辦公的方向靠攏。同時，專利信息管理系統(tǒng)越來越智能，使得數(shù)據(jù)可以通過系統(tǒng)間的互聯(lián)來完成導(dǎo)入導(dǎo)出，而不用手動輸入。因此，流程人員如果在三年內(nèi)得不到晉升時，往往選擇離開這個崗位甚至行業(yè)。

流程管理人員是企業(yè)和代理所為了應(yīng)對日益增長的專利申請量而設(shè)置的，讓代理人能更專注其領(lǐng)域來提高專利撰寫質(zhì)量和專利發(fā)掘的文員崗位。上文提到的錄入只是流程人員職責(zé)的一小部分，很多流程中出現(xiàn)的問題需要及時交流和反饋，數(shù)據(jù)的查詢和相關(guān)資料的檢索。也不乏佼佼者作為流程人員參與公司的各種項目，來對流程做出優(yōu)化以節(jié)約成本。能高效率低失誤地處理好各種問題，才稱得上是一名合格的專利流程人員。但如何量化流程人員的工作考核標準，如何保證知識產(chǎn)權(quán)代理行業(yè)中流程人員的正常流動，就有待更多的研究和討論。