王哲

摘 要：檔案館作為文化事業(yè)機構(gòu)，在信息資源管理環(huán)境下構(gòu)建與完善檔案利用服務(wù)工作體系，為社會各界和人民群眾服務(wù)，最大限度地滿足社會不斷增長的檔案利用需求是必然的發(fā)展趨勢。但目前來看，大眾對綜合檔案館檔案工作了解不深，檔案館社會地位普遍不高。本文通過對信息資源管理的概念以及對綜合檔案館檔案利用工作的認(rèn)識，論述了綜合檔案館檔案利用工作存在一些問題。

關(guān)鍵詞：綜合檔案館 信息資源管理 檔案利用工作 問題

1、信息資源管理環(huán)境下綜合檔案館定位影響

隨著信息技術(shù)發(fā)展的突飛猛進(jìn)，在數(shù)量上信息的收集與傳播快速上漲，與日俱增，傳統(tǒng)的信息管理模式受到了極大的沖擊，因而隨之信息管理便應(yīng)運而生，新的信息資源管理理念對于傳統(tǒng)的管理觀念及管理理論產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。

第一，信息資源管理理念對綜合檔案館公共文化功能定位的影響。在信息資源管理理念影響下，綜合檔案館應(yīng)發(fā)揮好社會公共文化教育的功能。例如，近年來，有不少綜合檔案館以紀(jì)念建國周年、建黨周年、香港澳門回歸等為主題，舉辦了大型展覽活動。在這一定位下，綜合檔案館以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，開展檔案公共文化利用服務(wù)。例如：配備專職的咨詢服務(wù)人員，建立開放閱覽室，增設(shè)開放目錄柜，努力把綜合檔案館建設(shè)成為為社會公眾開放的并具有時代特色和文化氛圍的檔案館。

第二，信息資源管理理念對綜合檔案館社會信息保障服務(wù)功能定位的影響。檔案館的社會信息保障服務(wù)功能指的是，檔案館還應(yīng)加強對文件的收集和傳播，加強檔案館之間檔案信息資源的共享，實現(xiàn)信息資源的整體價值，發(fā)揮其在信息傳遞方面不可替代的巨大作用。在這一定位下，綜合檔案館開展的業(yè)務(wù)服務(wù)，主要包括：檔案整理、建檔咨詢等內(nèi)容；在技術(shù)服務(wù)方面，主要包括：檔案修裱、保護等內(nèi)容；還開展了以拍攝檔案專題片和歷史文獻(xiàn)等為主要內(nèi)容的社會信息提供服務(wù)。筆者認(rèn)為在信息資源管理環(huán)境下，綜合檔案館的服務(wù)重點應(yīng)該向社會大眾轉(zhuǎn)移，綜合檔案館的發(fā)展方向應(yīng)該是追求公益共享的價值取向。

2、信息資源管理下綜合檔案館檔案利用存在的問題

檔案部門通過運用現(xiàn)代化信息技術(shù)來改變傳統(tǒng)的管理模式，以達(dá)到更加便利地將檔案信息資源轉(zhuǎn)化為可被社會充分利用的資源。在信息資源管理環(huán)境下，綜合檔案館檔案利用服務(wù)工作存在的主要問題包括檔案館重藏輕用、主動服務(wù)意識薄弱、館藏缺乏特色以及檔案管理的技術(shù)手段落后等。

2.1 主動服務(wù)意識不強

在綜合檔案館的定位下，檔案利用服務(wù)存在的主要問題包括：部分檔案館的內(nèi)部組織管理，基本上是過去的封閉半封閉式的管理形式；保管利用部門只負(fù)責(zé)查閱檔案、庫房管理等各項工作，編制檢索工具、專題資料等工作落實不到位。

檔案利用工作的管理體制和服務(wù)模式，存在傳統(tǒng)、封閉狹隘的自我發(fā)展觀念，缺乏整體意識，這些問題使得檔案工作效益不高、檔案信息的利用效果不理想]。從我國目前的實際情況看，綜合檔案館還未發(fā)揮遍及提供公共文化以及社會信息的功能。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代，館藏情況嚴(yán)重限制了檔案利用工作的范圍，造成多數(shù)檔案館的檔案利用工作往往圍繞館藏而展開。

筆者發(fā)現(xiàn)，有些檔案館的工作人員仍將自己定位成被動的保管員，缺乏主動開發(fā)利用服務(wù)的意識。究其原因，這與檔案員長期以來形成的傳統(tǒng)思想是分不開的，很多人只重視為政府等組織機構(gòu)服務(wù)。

筆者通過對中國科學(xué)院檔案館的參觀調(diào)研了解到，目前中國科學(xué)院檔案館還是傳統(tǒng)形式的檔案館，對館外人員的借閱檔案、查詢方面還是有一定的不便，需要開具介紹信；它主要是對系統(tǒng)內(nèi)部人員的查閱，至今還不是對外開放式的提供利用服務(wù)模式。朝陽區(qū)檔案館檔案利用服務(wù)的方式是一種純手工的形式，借閱相關(guān)資料或是檔案也同樣需要出示證明。因此在信息化的社會環(huán)境下，如何使綜合檔案館擁有多元化的檔案信息資源，并能夠?qū)ι鐣姵浞痔峁┒鄻踊臋n案信息資源，這些問題需要我們給與思考、重視并予以解決。

2.2 館藏單一、缺乏特色且利用率低

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，國內(nèi)綜合檔案館“綜合”二字名不副實，而且，綜合檔案館沒有有序整合共享性檔案信息資源，檔案館僅限于為黨政機關(guān)服務(wù)，多為政務(wù)檔案，忽視了經(jīng)濟建設(shè)第一線的企事業(yè)單位，其它類別檔案很少，與百姓物質(zhì)、精神生活直接相關(guān)的檔案內(nèi)容也很少，檔案館利用服務(wù)沒有建立起走人民大眾路線的基礎(chǔ)，難以反映社會整體發(fā)展的歷史全貌]。

從檔案載體方面來看，大多檔案都是紙質(zhì)形式，而反映社會生活的磁盤等載體的檔案卻很少。這些問題反映出目前綜合檔案館館藏內(nèi)容缺乏特色，載體形式以及館藏結(jié)構(gòu)單一等情況。以文書檔案為例，其難以表現(xiàn)出具有文化特征以及地方特色的形式。

2.3 技術(shù)滯后、設(shè)施不全

綜合檔案館在經(jīng)濟建設(shè)中，雖然其作用日益顯著，然而在利用各種先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行館藏資源建設(shè)、提供檔案信息資源服務(wù)等方面是很落后的，而且檔案管理的技術(shù)手段也很落后。這樣限制了檔案利用率的提高，并且難以滿足在信息資源管理環(huán)境下檔案信息的有效利用。例如：檔案部門孤立單一，檔案信息資源服務(wù)部門缺乏與其他組織的溝通與聯(lián)系。

此外，利用電子計算機檢索的服務(wù)系統(tǒng)存在不足，綜合檔案館檢索目錄不健全，數(shù)字化檔案目錄的檢索途徑單一。從傳統(tǒng)的檔案信息檢索來看，主要是將檔案信息按照全宗、目錄、案卷、文件四個層次組成檢索結(jié)構(gòu)，再進(jìn)行手工查找。這種檢索方式對檢索者自身的專業(yè)素質(zhì)要求較高，所以傳統(tǒng)的查檔工作大多都是由檔案工作者根據(jù)用戶的需求代為進(jìn)行查找。

3、結(jié)束語

綜上所述，信息資源管理理念包括了宏觀、中觀和微觀的信息資源管理的三個層次。其中，宏觀層面是指在立法和政策上轉(zhuǎn)變以保存和管理為主導(dǎo)的指導(dǎo)原則，要為檔案資源的充分開放和共享提供法律和政策的依據(jù)。中觀層面就是加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，包括網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)和檔案資源的共建共享。微觀層面指綜合檔案館在檔案利用服務(wù)工作方面進(jìn)行的各項建設(shè)；與傳統(tǒng)的檔案信息資源管理比較而言，它在指導(dǎo)思想上有了很大的突破，更具時代特征。

參考文獻(xiàn)

[1]趙異凡.關(guān)于檔案信息資源開發(fā)利用的思考[J].機電兵船檔案，2017，（03）：71-73.

[2]李彩麗，虞香群.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下綜合檔案館新業(yè)態(tài)發(fā)展研究[J].浙江檔案，2017，（04）：9-11.

[3]金波，倪代川.數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)檔案資源培育探析[J].檔案學(xué)通訊，2017，（02）：49-53.endprint