翟建勛

摘 要：在當(dāng)前信息時代背景下，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)合理的應(yīng)用在辦公室檔案管理中逐漸的被人們所重視，這不僅僅有利于資料的保存管理，同時對于業(yè)務(wù)部門的各種工作開展也是有著積極的促進(jìn)作用?；诖?，本文主要針對縣政府辦公室檔案管理工作效率的提升進(jìn)行了詳細(xì)的分析。

關(guān)鍵詞：提高；縣政府辦公室；檔案管理；工作效率

隨著社會不斷的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也是隨之迅猛的發(fā)展起來，并且成為一種時代的特征，在社會各個領(lǐng)域中都是得到了廣泛的應(yīng)用?？h政府辦公室檔案管理要想更好的順應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展的需求，需要將電子信息化管理的優(yōu)勢充分的發(fā)揮出來，合理的在管理過程中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)?？h政府辦公室檔案管理工作的主要目的就是為了保持各種檔案的完整性，方便人們的檢索，進(jìn)而將檔案價值最大程度上發(fā)揮出來。

1 加強(qiáng)縣政府辦公室檔案管理的必要性

相比較于不同單位的辦公室檔案管理，縣政府辦公室檔案管理的性質(zhì)以及內(nèi)容都是有著極大的不同，并且檔案重要程度也是有著非常大的差異?？h政府中很多檔案屬于內(nèi)部機(jī)密文件，直接關(guān)系到各項利國利民業(yè)務(wù)的順利開展，往大了說就是直接關(guān)乎到國計民生。作為管理人員，首先就得加強(qiáng)做好檔案管理及其相關(guān)保密工作，對于一些機(jī)密級別比較低的認(rèn)識檔案文件都是得交由專門的管理人員妥善保管，以此來有效的避免因?yàn)闄n案資料的泄露或者是丟失而導(dǎo)致工作的被動[1]。例如辦公室檔案文件資料是對基層業(yè)務(wù)工作的指令性和指導(dǎo)性文件，是基層人員開展工作的思路和方法，對于他們的工作有著指導(dǎo)性的重要作用。如果丟失泄露，那將直接導(dǎo)致他們的工作不能夠正常的開展。而在當(dāng)前信息時代背景下，要想更好的提升檔案管理工作效率，方便今后的查閱，將網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)合理的應(yīng)用在縣政府辦公室檔案管理中十分的有必要。如果需要查找以前項目計劃資料或者是員工資料，直接應(yīng)用模糊檢索和高級檢索就能夠快速便捷的找尋出來了。此外，還可以應(yīng)用遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢和管理新聞資料庫，更大程度上發(fā)揮出檔案的作用。同時，在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理的過程中，可以應(yīng)用設(shè)置權(quán)限的方法來對檔案的應(yīng)用和閱讀設(shè)置權(quán)限，以此來實(shí)行分級管理。這樣不僅僅能夠詳細(xì)的記錄好查閱和調(diào)用檔案資料的各種情況，同時還能夠有效的保護(hù)好一些比較重要的辦公室檔案資料。

2 提升縣政府辦公室檔案管理工作效率的有效措施

2.1 積極的完善縣政府辦公室檔案管理制度

要想做好縣政府辦公室檔案管理工作，那首先就得提升縣政府中主要領(lǐng)導(dǎo)人的重視程度，積極的完善檔案管理制度。單獨(dú)創(chuàng)建檔案存放資料室，然后將各種資料有序的費(fèi)類別的存放好，同時每一份檔案上都寫明標(biāo)簽，以便今后的查找應(yīng)用[2]。在存放檔案的過程中，盡可能不要將其存放在低樓層中，同時還得對一樓門窗進(jìn)行加固處理，以此來更好的保障檔案安全。對于一些政府內(nèi)部重要文件，則是需要單獨(dú)進(jìn)行存放，并且還得定期的更進(jìn)檔案保密的期限。結(jié)合檔案時間的推移和機(jī)密程度，對其進(jìn)行一定的密級升高、降低，或者是直接解密等操作。對于一些已經(jīng)不需要再保密的文件，則是應(yīng)該及時的整理出來，然后重新進(jìn)行存放。在這個過程中，全程都得有著兩個以上的工作人員來完成，這樣可以起到相互監(jiān)督的作用。此外，在檔案存放樓層，應(yīng)該安裝全方位的監(jiān)控設(shè)置，以便遇見突發(fā)情況更好的進(jìn)行

調(diào)查。

2.2 重視檔案管理人員的專業(yè)水平

作為一名合格的縣政府辦公室檔案管理員，應(yīng)該結(jié)合社會發(fā)展以及時代的進(jìn)步，定期或者不定期的開展專業(yè)的培訓(xùn)，以此來不斷的提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及保密意識等。對于他們來說，進(jìn)行保密法制教育十分的有必要，同時縣政府其他成員也是需要清楚的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，進(jìn)而協(xié)助配合好他們的工作[3]。通過對檔案管理人員不斷進(jìn)行相關(guān)的法制教育和專業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將會極大的提升他們檔案保密意識以及法律意識。在實(shí)際的檔案管理培訓(xùn)過程中，還應(yīng)該重視檔案管理人員專業(yè)性的培養(yǎng)，以此來使得每一位參加培訓(xùn)的檔案管理人員都能夠獨(dú)立的掌握檔案管理操作技能以及各種重要的合理思想，促使縣政府辦公室檔案管理工作效率得到整體的提升。

2.3 合理的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)電子信息化開展縣政府辦公室檔案管理

在檔案管理中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)的時候，電子化處理的方式主要是由集中立卷發(fā)展而來的。通過這種方法不僅僅能夠?qū)⒖h政府內(nèi)部各種資料根據(jù)不同類別分類管理好，同時還能夠有效的整理好一些比較復(fù)雜的檔案資料，補(bǔ)漏辦公室中類檔案資料。并且還不會導(dǎo)致辦公室檔案長期的堆積，這樣不僅僅在很大程度上提升了檔案管理工作的效率，同時還及時的整理好了公司檔案文件，促使檔案資料檢索變得更加的方便快捷。此外，當(dāng)前管理人員在原有文件中插入新文化的時候也會十分的方便。相比較于傳統(tǒng)縣政府辦公室紙質(zhì)文件管理的方式來說，網(wǎng)絡(luò)電子信息化的管理方式展現(xiàn)出更高的工作效率，同時還十分的方便快捷，極大的提升了辦公室檔案管理工作編排整理等各項業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性。

2.4 加強(qiáng)縣政府辦公室檔案管理人員的責(zé)任意識

在實(shí)際的縣政府辦公室檔案保密管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)層必須得合理的制定責(zé)任制度，以此來將保密工作落實(shí)到個人[4]。除此之外，縣政府單位領(lǐng)導(dǎo)還得密切的關(guān)注檔案管理工作，保證每一個員工都有著屬于自己的工作內(nèi)容，不斷的提升他們的保密責(zé)任感。在平時的檔案保密工作中，還得實(shí)行嚴(yán)格的獎懲制度，對于一些因?yàn)槭д`而造成嚴(yán)重事故和影響的工作人員應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，而對于一些工作表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員則是應(yīng)該給予一定的獎勵。同時，還應(yīng)該積極的采取各種措施來激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，以此來充分的發(fā)揮出每一位檔案管理人員的潛能，促使縣政府辦公室檔案管理工作效率不斷的提升。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著我國國力不斷的增長，縣政府辦公室內(nèi)部運(yùn)行管理體系也是隨之不斷的完善起來，而檔案管理作為縣政府辦公室內(nèi)部管理中非常重要的一項環(huán)節(jié)，提升其工作效率十分的有必要。而這首先就得加強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任意識，合理的應(yīng)用一些先進(jìn)、新式的管理模式，這對于縣政府辦公室檔案管理工作效率的提升以及各項工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著極大的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，09（5）：171-172.

[2]于寧寧.創(chuàng)新辦公室檔案管理工作提高單位內(nèi)部工作效率——談如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，13（13）：271-271.

[3]程然.淺談如何提高辦公室檔案管理的工作效率[J].西部皮革，2016，38（2）：167-167.

[4]錢萍.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].經(jīng)營管理者，2016（6）：46-46.