樊欣

摘要：本文主要分析了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，重點(diǎn)介紹了事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，因?yàn)槠渲苯雨P(guān)系著事業(yè)單位的發(fā)展，關(guān)系著社會(huì)的發(fā)展和穩(wěn)定。通過(guò)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，并制定有效的解決對(duì)策，以期為事業(yè)單位人事檔案管理工作的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)，進(jìn)而創(chuàng)作出更大的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

人事檔案管理屬于事業(yè)單位管理工作中比較重要的組成部分，人才信息的主要載體，其能夠?qū)κ聵I(yè)單位員工的歷史背景、個(gè)人經(jīng)歷、行為軌跡、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況及所經(jīng)歷的重大事件等進(jìn)行反映，同時(shí)也是知人善任、選賢舉能的主要參照。要想更好的提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率，就需要對(duì)其常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，并制定有效的解決對(duì)策，促進(jìn)人事檔案管理朝著規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的方向發(fā)展。

一、人事檔案管理概述

（一）人事檔案管理含義

人事檔案管理主要是把員工的人事檔案信息進(jìn)行科學(xué)、合理的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管和利用，其不僅具有重要的社會(huì)價(jià)值和記錄價(jià)值，同時(shí)也是確保事業(yè)單位高效、有序進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)，提高事業(yè)單位管理的效率和質(zhì)量。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

（1）單位人力資源管理工作的好壞將會(huì)直接決定事業(yè)單位辦事效率的高低，科學(xué)、合理的事業(yè)單位人事檔案管理不僅可以對(duì)單位人員的流動(dòng)情況有個(gè)全面的了解和掌握，而且還可以通過(guò)人事檔案的統(tǒng)計(jì)來(lái)更好的掌握單位員工的年齡層次、性別比例、婚姻狀況等基本情況。（2）人事檔案管理工作可以為單位的信息調(diào)控和人事補(bǔ)給提供參考標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，事業(yè)單位管理者也可以根據(jù)單位的實(shí)際運(yùn)作狀況來(lái)做好人員的調(diào)整工作。此外，人事檔案管理也可以更好的反映事業(yè)單位人力資源的空缺情況，以更好的滿足事業(yè)單位對(duì)人才的需求。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足

目前，我國(guó)大部分事業(yè)單位把人事檔案管理放在其他工作的后面，缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，致使檔案管理出現(xiàn)滯后性和形式化的現(xiàn)象。如今社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制進(jìn)行了不斷的改革和完善，但是人事檔案的管理卻未能跟上人事制度改革的步伐，從而導(dǎo)致一些檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，無(wú)法更好的開(kāi)展人事檔案管理工作。

（二）人事檔案管理信息化建設(shè)有待完善

目前，雖然大部分事業(yè)單位已經(jīng)配備了“人事檔案管理系統(tǒng)”，但是由于對(duì)其缺乏系統(tǒng)性的了解和認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致大部分系統(tǒng)只是簡(jiǎn)單的對(duì)員工信息進(jìn)行記錄、統(tǒng)計(jì)，而未對(duì)員工的生活、工作等相關(guān)信息進(jìn)行記錄，從而導(dǎo)致檔案信息化大打折扣。同時(shí)，還有一些事業(yè)單位未意識(shí)到人事檔案管理信息化的重要性，還在沿用傳統(tǒng)的手工操作，這樣不僅增加了檔案的保存和管理難度，而且也會(huì)對(duì)人事檔案管理工作效率產(chǎn)生影響。

（三）檔案材料缺乏規(guī)范化、制度化管理

在進(jìn)行人事檔案收集歸檔過(guò)程中存在執(zhí)行不嚴(yán)格、制度不健全的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案材料缺乏規(guī)范化、制度化管理，致使檔案資料缺乏一定的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。實(shí)際上，人事檔案需要對(duì)員工的基本信息進(jìn)行真實(shí)的反映，但是在實(shí)際工作過(guò)程中卻存在嚴(yán)重的虛假現(xiàn)象。另外，人事檔案要求選擇16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，如果出現(xiàn)卷角、折皺、破損的材料，則需要對(duì)其進(jìn)行技術(shù)加工，但是對(duì)人事檔案材料缺乏統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

實(shí)際上，事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，其要求檔案管理人員對(duì)每一份檔案材料有個(gè)全面的了解和掌握，并根據(jù)實(shí)際需要及時(shí)增添相關(guān)材料，嚴(yán)格按照人事檔案管理的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開(kāi)展工作，但是大部分事業(yè)單位的檔案管理人員未參與過(guò)檔案知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案的管檔要求、重要性，檔案材料的收集、歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，加之事業(yè)單位改革后，縮減了管理人員的數(shù)量，從而導(dǎo)致檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，在一定程度上影響了檔案管理的整體水平。

三、提高事業(yè)單位人事檔案管理對(duì)策

（一）提高人事檔案管理認(rèn)識(shí)

提高人事檔案管理認(rèn)識(shí)是確保人事檔案管理工作得以順利進(jìn)行的關(guān)鍵。首先，要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人事檔案管理工作給予高度的重視，把其作為事業(yè)單位日常管理的主要內(nèi)容之一來(lái)進(jìn)行開(kāi)展；其次，提高人事檔案管理人員的對(duì)檔案工作的重視，引導(dǎo)檔案管理人員對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)有個(gè)全面的了解和掌握，以確保檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。

（二）促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的帶來(lái)，信息化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用，人事檔案管理工作也不例外。促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)不僅更好的服務(wù)于事業(yè)單位人事檔案管理工作，而且還可以更好的滿足時(shí)代發(fā)展要求。此時(shí)就需要事業(yè)單位依托現(xiàn)有的管理系統(tǒng)，借助計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，來(lái)把員工的所有檔案資料錄入到管理系統(tǒng)之中，并借助一系列的技術(shù)處理，來(lái)把文字、聲音、圖片等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，并對(duì)人事信息給予及時(shí)、準(zhǔn)確地傳輸，這樣不僅可以更好的提高人事信息發(fā)布的時(shí)效性，而且還可以確保事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者和上級(jí)部門(mén)借助檔案管理信息化系統(tǒng)來(lái)對(duì)員工的相關(guān)資料進(jìn)行查詢，更好的提高人事檔案管理效率。此時(shí)還需要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)加大對(duì)人事檔案管理工作的創(chuàng)新。將不屬于保密范圍的檔案信息可以嘗試進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享，以更好的向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效、及時(shí)的人事檔案管理信息，這樣不僅可以對(duì)單位員工進(jìn)行有效的管理，而且還可以更好的提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）完善人事檔案管理的規(guī)范和制度

通過(guò)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要和實(shí)際情況來(lái)對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理規(guī)范和制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，并對(duì)各項(xiàng)規(guī)范和制度的實(shí)施情況進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督。人事檔案材料的收集是檔案管理最為基礎(chǔ)的工作，直接決定了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。如今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革和完善，對(duì)人事檔案材料的規(guī)范和制度提出了全新的要求。這樣一來(lái)就需要檔案管理人員嚴(yán)格按照現(xiàn)有的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔各種案資料進(jìn)行及時(shí)收集、細(xì)致鑒別、認(rèn)真整理、詳細(xì)歸納、安全保管，從而更好的提高檔案材料的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性。同時(shí)，還需要明確人事檔案案卷整理細(xì)則，使其達(dá)到全面性、科學(xué)性、完整性的要求，為相關(guān)工作的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）促進(jìn)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

隨著事業(yè)單位改革的不斷進(jìn)行，有效的推動(dòng)了相關(guān)工作的進(jìn)行，提高了單位的工作效率和質(zhì)量。但是要想更好的確保事業(yè)單位人事檔案管理工作的進(jìn)行，就需要構(gòu)建一支具有較高專業(yè)水平和較高管理水平的檔案管理隊(duì)伍，培養(yǎng)一批具有較強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)和較強(qiáng)實(shí)際操作能力的檔案工作人員。此時(shí)就需要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和教育，使他們更好的了解和掌握相關(guān)知識(shí)和技能，更好的意識(shí)到檔案管理工作的重要性。同時(shí)，還需要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行最新管理技術(shù)和管理手段的培訓(xùn)工作，使檔案管理工作更好的跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，更好的提高檔案管理工作的質(zhì)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位人事檔案管理屬于事業(yè)單位管理體系中比較重要的組成部分，而管理的信息化、現(xiàn)代化、科學(xué)化是人事檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供了強(qiáng)大的推動(dòng)力。這就要求事業(yè)單位人事檔案管理工作的開(kāi)展緊隨時(shí)代的發(fā)展步伐，并對(duì)現(xiàn)有的管理技術(shù)、管理模式、管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和完善，同時(shí)還需要抓住歷史機(jī)遇，來(lái)確保人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，從而提高其管理工作的整體效率和質(zhì)量。

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（作者單位：山西省煤炭地質(zhì)勘查研究院）endprint