文 / 倪雪梅 石敏 楊勵苑

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和信息技術的不斷革新，我國公民信息權利意識顯著上升。這對各類社會機構提出了更高的公共服務需求。國家綜合檔案館作為永久保存黨和國家檔案信息資源的部門和提供檔案信息利用服務的公共文化機構，需適應新時代變革，創(chuàng)新服務理念和服務方式，以滿足公眾日益增長的檔案信息資源利用需求。本文擬從國家綜合檔案館公共服務創(chuàng)新中存在的問題入手，以寧夏回族自治區(qū)綜合檔案館為案例，探討國家綜合檔案館公共服務創(chuàng)新的路徑，旨在為國家綜合檔案館檔案信息資源利用服務提供參考與借鑒。

一、創(chuàng)新國家綜合檔案館公共服務的必要性

（一）法律政策的調(diào)整促推公共服務的創(chuàng)新

檔案在歷史上作為權力的象征，被統(tǒng)治者嚴加看管，“以金為匱，以石為室，重緘封之，保慎之義”。封建集權下的檔案是“束之高閣”、遠離民眾。20世紀30年代由南京國民政府發(fā)起的“行政效率運動”，力求通過文書檔案的改革提升政府的行政效率。這一運動強化了檔案為行政機構提供利用服務的功能，推動了中國檔案學的產(chǎn)生。中華人民共和國成立后，檔案館一直處于封閉狀態(tài)，直至1987年《中華人民共和國檔案法》頒布，公共檔案館的性質(zhì)才在法律上得到確定。20世紀90年代末，檔案館開始從封閉走向開放。[1]2002年國務院《政府工作報告》首次以政府文件的形式提出“要加強圖書館、博物館、文化館、科技館、檔案館等公共文化和體育設施建設”[2]。2008年5月實施的《中華人民共和國政府信息公開條例》賦予檔案館提供檔案信息資源開發(fā)利用的新職責。同年，我國檔案工作提出要實現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”，建立“兩個體系”，開始了從“國家模式到社會模式”的轉(zhuǎn)變。[3]2014年5月，在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中，黨中央、國務院對檔案工作提出了新要求，即完善檔案工作體制機制、建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、建立健全方便人民群眾的檔案利用體系等[4]。這些政策法規(guī)的提出，從國家層面上對國家綜合檔案館公共服務的創(chuàng)新提出了新要求。

（二）典藏存史、資政惠民呼喚公共服務的創(chuàng)新

國家綜合檔案館的公共服務基于館藏檔案資料的安全保管之上。典藏存史的功能定位在很長一段時間主宰著國家綜合檔案館工作人員的職業(yè)定位。以保管好檔案為首要任務的“倉庫保管員”身份認知，導致檔案工作人員忽略提供檔案利用服務等業(yè)務能力的拓展，以致于檔案信息服務長期處于被動狀態(tài)，阻礙了利用者查閱檔案的積極性。以寧夏回族自治區(qū)檔案館為例，2014年館藏125162卷，利用2768卷，利用率2.2%； 2015年館藏檔案127294卷，利用2874卷，利用率2.3%；2016年館藏檔案136142卷，利用2692卷，利用率2%。

資政惠民表現(xiàn)為檔案利用服務中心、政府公開信息查閱中心對外提供利用和參考咨詢服務的資政、惠民工作。寧夏回族自治區(qū)檔案館提供依申請辦理的“利用檔案館未開放檔案”行政許可事項，“合理、合法”保障檔案最大限度地為廣大公民所利用，最大限度地滿足黨和政府各項工作以及廣大人民群眾對檔案的現(xiàn)實需求。[5]惠民功能的另一體現(xiàn)，即把國家綜合檔案館作為愛國主義教育基地開展相應工作。如寧夏回族自治區(qū)檔案館是“全國中小學檔案教育社會實踐基地”“自治區(qū)愛國主義教育基地”“區(qū)直機關愛國主義教育基地”，銀川市檔案館是“銀川市直機關黨員教育示范基地”“銀川市黨員教育示范基地”。

二、國家綜合檔案館公共服務創(chuàng)新中存在的主要問題

首先，職能定位不清晰，服務理念未普及。究其原因，一是“黨政事三合一”（集黨的機關、行政主管部門和事業(yè)單位于一身）的獨特身份造就檔案館“天然”具有相對封閉的特征[6]，使得檔案開放力度不高、利用率偏低。二是基礎業(yè)務工作量大，檔案收集保管、整理分類等過程比較耗時，基礎工作歷史欠賬過多，檔案數(shù)字化工作任務繁重。重藏輕用的現(xiàn)象普遍存在且長期以來的服務對象多為各級政府機關和少數(shù)學者。三是政治色彩濃厚、機密程度限制使得國家綜合檔案館的公共服務性未得到彰顯和認同，進而制約著國家綜合檔案館公共服務職能的發(fā)揮。

其次，館藏結構不合理，檔案資源不豐富。在國家政策的主導下，檔案資源的建設得到重視，各級國家綜合檔案館加大了檔案接收與征集的力度，但館藏總量還是較少。寧夏回族自治區(qū)檔案館接收的檔案多以一二十年前的機關文書檔案為主，專業(yè)檔案缺乏，社會其他組織和個人的檔案幾乎沒有。有些國家綜合檔案館近年將婚姻檔案接收進館，且利用率高，但涉及民生的專業(yè)檔案僅接收了這一類。大量社保檔案、健康檔案、學歷檔案、人事檔案、房地產(chǎn)檔案、優(yōu)撫檔案等民生檔案[7]分散保管在不同部門的檔案館中。國家綜合檔案館“不綜合”、館藏結構不合理、檔案資源不夠豐富，是制約國家綜合檔案館公共服務創(chuàng)新的重要因素。

再次，檔案利用形式單一，服務缺乏吸引力。目前國家綜合檔案館公共服務職能的實現(xiàn)方式過于單一，工作內(nèi)容較為傳統(tǒng)，服務項目特色性與創(chuàng)新度不足，千館一面。提供查詢、借閱、復制、展覽等日常服務，多是基于館藏檔案的簡單利用，側重于互動性的檔案展覽開展次數(shù)少，與檔案可緊密結合的衍生服務活動如體驗日、校外課堂、黨性教育等屈指可數(shù)，對檔案信息文化的深層次挖掘和開發(fā)更是不足。

最后，檔案網(wǎng)站流于形式，信息化程度不高。在政務公開的時代要求下，各級國家綜合檔案館大都建立了門戶網(wǎng)站，但信息的更新和可利用性并不高。寧夏回族自治區(qū)檔案館門戶網(wǎng)站“寧夏檔案信息網(wǎng)”的板塊設計中規(guī)中矩，局館概況、館藏指南、政策法規(guī)、政務公開、檔案業(yè)務等模塊與其他國家綜合檔案館的門戶網(wǎng)站大同小異。其提供的開放檔案信息量少、內(nèi)容單一且年代久遠、更新緩慢，館藏檔案的數(shù)字化率較低，網(wǎng)絡查檔尚未實現(xiàn)，不能滿足用戶網(wǎng)上查閱檔案的現(xiàn)實需求。

三、國家綜合檔案館公共服務創(chuàng)新的對策與建議

（一）樹立公共服務理念，轉(zhuǎn)變重心

首先，樹立公共服務理念，增強社會服務主體的意識。這要求以館藏檔案信息資源為依托，提供面向公眾需求的檔案信息服務。其次，轉(zhuǎn)變工作重心，從為黨政機關服務轉(zhuǎn)變到為社會公眾服務，實現(xiàn)單一、被動的服務向多樣、主動的服務轉(zhuǎn)變。近年來，寧夏回族自治區(qū)檔案館不斷細化服務流程，從禮貌用語、接待用詞等細節(jié)方面著手，完善各項規(guī)章制度，做好服務工作；改進查閱技術手段，查閱電腦一機雙屏，查閱人員可以實時查看工作人員的檢索過程，使其對查閱過程了然于心。根據(jù)館藏特色，寧夏回族自治區(qū)檔案館選取了具有地方代表性的檔案開展“寧夏檔案記憶展”，常年接受預約并面向社會開放。

（二）合理設計，豐富館藏

這要求合理借鑒“大檔案”思想，在國家檔案局制定的歸檔范圍基礎上，面向社會積極征集不同門類和載體的檔案資源，優(yōu)化館藏結構，豐富館藏資源。寧夏回族自治區(qū)檔案館將2012年定為“檔案資源建設年”，通過多方聯(lián)系征集了各類革命歷史檔案、回族檔案、名人檔案等，征集力度和社會影響程度很大。豐富的館藏也需要深度挖掘。寧夏回族自治區(qū)檔案館先后編纂出版了《城市解放系列叢書——寧夏解放》《中國20世紀圖鑒·寧夏卷》《閩寧對口扶貧協(xié)作二十年檔案資料選編》《紅軍長征在寧夏——檔案史料匯編》等編研成果。為配合寧夏回族自治區(qū)成立60周年，正在編纂反映寧夏民族團結的《寧夏民族團結檔案資料選編》。

（三）拓展服務方式

這要求通過與圖書館、博物館等文化機構開展館際活動以及舉辦各種形式的主題展覽，增加檔案信息的社會知名度，構建檔案館的良好業(yè)務形象。寧夏回族自治區(qū)檔案館舉辦的“黨的群眾路線教育展”“紅星照耀中國——外國記者眼中的中國共產(chǎn)黨人”“毛澤東詩詞手跡展”“館藏電影海報展”等大型展覽，充分發(fā)揮了檔案的系統(tǒng)性、生動性，得到了社會各界的廣泛關注，取得了良好的效果。同時，該館主動宣傳和聯(lián)系各單位、學校、企業(yè)和旅游部門組織參觀，最大程度地發(fā)揮愛國主義教育基地的作用。

（四）完善信息基礎建設

這要求加強計算機和網(wǎng)絡等信息技術的應用，提高檔案館信息化水平。目前，各級國家綜合檔案館電子目錄信息已基本完成，正在開展檔案全文數(shù)據(jù)庫建設。寧夏回族自治區(qū)檔案館自2014年啟動館藏檔案數(shù)字化工作以來，至2017年11月底，已完成館藏檔案總量的66%。館藏檔案數(shù)字化是一項龐大的工程，各級國家綜合檔案館要有計劃、有步驟地開展。另外，檔案門戶網(wǎng)站要豐富內(nèi)容設計，及時更新信息，可考慮將關注度高的可公開的民生檔案納入到信息公開行列，上傳網(wǎng)站，以供公眾查詢利用。寧夏回族自治區(qū)數(shù)字檔案館正是依托電子政務云平臺，與“全區(qū)政務協(xié)同辦公系統(tǒng)”進行數(shù)據(jù)對接，從而滿足立檔單位的在線移交，對網(wǎng)絡增量電子檔案和存量電子檔案進行匯集統(tǒng)一。[8]隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，國家綜合檔案館也要依托媒介、利用移動多媒體(微信、微博、APP客戶端等)，通過微信、微博、微視頻等把公共服務工作做得有聲有色。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的普及，我們應著重分析大數(shù)據(jù)技術條件下服務資源的職能推送和用戶信息與背景資料的深度挖掘，利用云計算進行檔案資源云存儲和共享。[9]

[1]劉赫男.論公共檔案館職能轉(zhuǎn)變與檔案服務的深化[J].中國檔案,2013(7).

[2]2002年政府工作報告[EB/OL].http://www.gov.cn/test/2006-02/16/content_201164.htm.

[3]趙屹,汪艷.新媒體環(huán)境下的檔案信息服務[M].上海:世界圖書出版公司,2015:8.

[4]中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》[EB/OL].http://www.zgdazxw.com.cn/news/2014-05/05/content_45061.htm.

[5]孫建軍.寧夏檔案館利用未開放檔案事項辦理情況調(diào)研[J].中國檔案,2013(4).

[6]王巧玲,謝永憲,孫愛萍,李晨.國家綜合檔案館公眾形象實證研究——基于北京地區(qū)的問卷調(diào)查[J].檔案學通訊,2015(2).

[7]何振,易臣何,楊文.檔案公共服務的理念創(chuàng)新與功能拓展[J].檔案學研究,2015(3).

[8]李濤.寧夏數(shù)字檔案館建設項目列入全區(qū)信息化重點工作[J].中國檔案,2017(6).

[9]趙彥昌,陳海霞.21世紀以來我國檔案公共服務研究述評[J].浙江檔案,2017(7).