文 / 林巖

信息技術(shù)的發(fā)展為高校會計檔案管理信息化提供了必備的技術(shù)基礎(chǔ)。許多高校已經(jīng)建立會計信息系統(tǒng)，并將其運用到會計核算和會計檔案管理中，逐漸取代傳統(tǒng)的會計工作模式。高校會計檔案反映著高校在日常運行中的經(jīng)濟事務(wù)資料，是實現(xiàn)高效財務(wù)審計的關(guān)鍵，能夠為高校的發(fā)展提供有效的決策依據(jù)。推進高校會計檔案管理信息化是實現(xiàn)高校管理現(xiàn)代化的重要手段之一。

一、高校會計檔案管理信息化的現(xiàn)狀

我國會計信息化建設(shè)始于1980年代，經(jīng)歷了會計電算化、會計檔案電子化、會計檔案管理電子化三個階段。2010年底國家檔案局會同財政部就會計檔案電子化開展了座談和調(diào)研，2012年開始在部分公司試點。2016年1月1日國家財政部、檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，提出要實現(xiàn)會計憑證流程的電子化。這標(biāo)著著我國會計檔案管理進入無紙化管理模式。

高校會計檔案管理信息化起步與企業(yè)相比較晚，但經(jīng)過近幾年的發(fā)展，高校會計檔案管理信息化取得了良好的成績。從硬件方面來看，高校會計檔案工作中影像技術(shù)、ORC技術(shù)、條形碼和多媒體等新型技術(shù)覆蓋率達100%；[1]實現(xiàn)了從客戶機/服務(wù)器的模式向瀏覽器/服務(wù)器的轉(zhuǎn)變。在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上，所有高校都實行了會計檔案管理局域網(wǎng)，形成了垂直化、立體化的會計檔案管理系統(tǒng)，并擁有會計辦公自動化軟件，實現(xiàn)軟件管理和操作。在制度上，各高校相繼出臺了規(guī)范會計檔案管理信息化相關(guān)細(xì)則，不斷完善信息化管理流程。但是，高校會計檔案信息化程度不高，仍然處于系統(tǒng)運轉(zhuǎn)、軟件維護、數(shù)據(jù)歸檔等初級階段；會計檔案管理信息化發(fā)展速度緩慢；沒有形成系統(tǒng)性、歷史性的檔案管理，管理中只重視財務(wù)性的經(jīng)濟事務(wù)中的文書管理，忽視檔案文件、工作協(xié)調(diào)文件管理。

二、高校會計檔案管理信息化中存在的問題

（一）重視程度不夠

一是領(lǐng)導(dǎo)層面重視程度不夠。他們沒有意識到會計檔案管理信息化的重要性和潛在價值，在政策、財務(wù)預(yù)算中扶持力度不夠。不少高校出臺了會計檔案信息化管理制度，但是僅僅局限于會計信息化管理中的程序管理，沒有落實到會計檔案管理信息化具體流程和監(jiān)管中，更沒有投入充裕的資金保障會計檔案管理信息化的配套設(shè)施建設(shè)。

二是高校會計檔案管理人員整體意識淡薄。一方面會計檔案管理人員沒有做到與時俱進，觀念傳統(tǒng)落后。部分人員認(rèn)為，檔案管理工作只需保證檔案信息化歸檔、完整，保障高校教學(xué)、科研正常運轉(zhuǎn)就行。另一方面，會計檔案自身的特殊性，要求會計檔案信息化管理人員必須成為具備相應(yīng)的會計理論、檔案管理、法律法規(guī)和信息化管理的復(fù)合型人才。缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)導(dǎo)致管理人員前瞻性不足。

（二）客觀性不強

首先，相關(guān)法律法規(guī)不完善。目前只能通過2003年《電子文件歸檔與管理辦法》、2016年《會計檔案管理辦法》來規(guī)范高校會計檔案管理信息化。上述文件僅規(guī)定了會計檔案管理信息化的基本要求，無法滿足高校會計檔案管理信息化的特殊性，更沒涉及管理中存在問題及防范措施。缺乏法律法規(guī)的指引，高校就很難制定統(tǒng)一的管理規(guī)范來加強會計檔案管理。其次，會計檔案管理信息化目標(biāo)不明確?！敖y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的模式尚未真正落實，在思想和行動上沒有真正意識到會計檔案信息化的重要性[2]。缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級配合的機制來協(xié)調(diào)檔案數(shù)字化、流程化的數(shù)字庫建設(shè)。信息化建設(shè)目的性不明確，僅僅處于滿足信息化歸檔、管理上，檔案利用效率不高。最后，監(jiān)督機制不明確。主管部門和高校審計部門缺乏明確的監(jiān)督體制。由于監(jiān)督的缺失導(dǎo)致會計檔案管理信息化只是流于表面形式。

（三）安全度不高

信息化管理是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進行，缺乏行之有效的網(wǎng)絡(luò)安全保障，涉及的安全隱患很多。目前，高校缺乏專門的人才維護和管理會計檔案局域網(wǎng)管理，直接影響著高校會計檔案安全。高校會計檔案管理信息化主要依靠局域網(wǎng)、電子檔案管理系統(tǒng)、客戶云端等。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)受到攻擊將使整個系統(tǒng)癱瘓，在暴露檔案信息的同時影響檔案管理正常運行[3]。現(xiàn)在，大多數(shù)高校財務(wù)管理人員還未擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，過于重視流程管理，忽視安全管理。另外，會計信息化軟件更新速度快，人為非法篡改會計檔案管理信息更方便，都嚴(yán)重威脅到信息化管理的安全。

三、加強高校會計檔案管理信息化的對策

（一）增強領(lǐng)導(dǎo)與財會人員重視程度

一是增強高校領(lǐng)導(dǎo)層對會計檔案管理信息化的重視程度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在推動高校會計檔案管理信息化中起著重要作用。高校決策層不僅要加強會計檔案管理人員信息化培養(yǎng)，更要提高自身意識。這要求他們樹立科學(xué)的會計檔案管理信息化觀念，充分認(rèn)識檔案管理工作在學(xué)校管理中的重要性；立足全局，加強財務(wù)預(yù)算在信息化建設(shè)中的傾斜力度，增加用于會計檔案管理信息化中的經(jīng)費投入；建立配套電子會計檔案管理場所和硬件設(shè)施。例如，合理配置計算機硬件、軟件系統(tǒng)，配套掃描儀、刻錄機、掃碼機等輸入設(shè)備，及時更新會計檔案管理軟件和互聯(lián)網(wǎng)輸出設(shè)備，方便操作及查閱。

二是提升財會人員的重視程度。這要求強化建設(shè)中國特色社會主義檔案事業(yè)的使命感和責(zé)任感。新時代背景下，高校會計檔案管理人員需要和網(wǎng)絡(luò)、計算機、輸入設(shè)備、輸出設(shè)備等打交道，這對會計檔案管理人員提出了更高要求[4]。一方面高校需要正確引導(dǎo)會計管理人員適應(yīng)時代發(fā)展，勇于承擔(dān)時代賦予的歷史責(zé)任，摒棄傳統(tǒng)觀念，發(fā)揚腳踏實地、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工匠精神，扎實開展會計檔案工作；另一方面需要提升財會人員自我約束意識，明確檔案管理的重要性。高校會計檔案管理信息化不僅是解決傳統(tǒng)檔案管理復(fù)雜程序的有效手段，而且是實現(xiàn)會計檔案流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、效率化的重要途徑。通過明確靶向、強化責(zé)任，可以讓財會工作人員積極參與到會計檔案信息化建設(shè)中來。

（二）完善建設(shè)體系保障客觀性

首先，建立健全會計檔案信息化管理制度。高校要根據(jù)現(xiàn)有的法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)代化會計信息檔案管理現(xiàn)狀，將會計檔案管理信息化工作納入學(xué)校戰(zhàn)略規(guī)劃中，制定管理目標(biāo)、明確責(zé)任，逐步完善會計信息化管理制度。例如，建立和完善《高校會計檔案工作人員職責(zé)》《高校會計檔案信息化管理規(guī)范》《高校會計信息化檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)的流程和使用方式，確保會計檔案信息化工作有章可循、有制可依。

其次，將會計檔案管理信息化納入績效考核，確保會計檔案層級管理落地生根。這要求會計檔案管理人員、高校相關(guān)部門能夠積極參與到信息化建設(shè)中去。高校會計檔案信息化建設(shè)歸根到底是實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，其涉及種類多、數(shù)量大、部門多。這要求針對高校會計檔案信息化建設(shè)的特點，成立創(chuàng)建機構(gòu)，以學(xué)校黨委書記或者校長為第一負(fù)責(zé)人，通過績效配置來協(xié)同各部門積極參與；制定相應(yīng)的績效標(biāo)準(zhǔn)和評價標(biāo)準(zhǔn)，對于在信息化構(gòu)建中有突出貢獻的個人和部門實行績效獎勵，反之做出相應(yīng)懲罰；確保高校各部門、個人工作開展與會計檔案信息化建設(shè)步調(diào)一致，實現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、歸檔、整理、傳輸、查閱的科學(xué)化、規(guī)范化；建立高校會計檔案目錄庫，通過會計檔案信息化處理，實現(xiàn)檔案有效利用。

最后，不斷強化會計檔案管理的審計力度。會計檔案管理信息化的日益深入需要建立相應(yīng)的審計制度，明確審計范圍和目標(biāo)。具體管理中，高校應(yīng)該成立專門的會計檔案管理信息化審計部門，嚴(yán)格依照國家相關(guān)法律法規(guī)和高校內(nèi)部制度，根據(jù)相應(yīng)評價指標(biāo)定期進行內(nèi)部審計，對實際管理情況進行測試，分析審計數(shù)據(jù)，查找管理漏洞，明確會計檔案管理信息化的發(fā)展方向。一方面確保會計檔案管理信息化各項制度、流程落到實處，另一方面保證高校會計檔案管理信息化的正確航向。審計部門要直接向會計檔案信息化建設(shè)第一責(zé)任人負(fù)責(zé)，直接匯報審計監(jiān)督結(jié)果，確保審計結(jié)果陽光化。

（三）培養(yǎng)復(fù)合型人才保障安全性

先進技術(shù)和設(shè)備需要配套專業(yè)人員保障技術(shù)的有效運行，人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)技能決定著會計檔案管理信息化的速度和質(zhì)量。目前，我國高校中傳統(tǒng)的會計檔案管理人員年齡層次偏大、文化層次偏低，缺乏計算機操作理論和網(wǎng)絡(luò)安全意識，面對信息化建設(shè)僅僅局限在保管和查閱上[5]。但會計檔案管理信息化需要高層次的復(fù)合型人才以確保運行的有效性和安全性。這要求他們既能熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，明確檔案管理的重要性，也能精通會計檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。一是強化會計檔案管理人員走出去，加強知識理論儲備。實現(xiàn)全員計算機熟練操作，熟悉國家會計檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，掌握數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等信息化基礎(chǔ)。針對年輕有上進心的職員，根據(jù)實際需要，有針對性地送出去參加專業(yè)理論培訓(xùn)，強化會計檔案管理信息化綜合素養(yǎng)，把培訓(xùn)理論運用到實際工作中去。二是采取引進來戰(zhàn)略。嚴(yán)格把握會計檔案管理人員入口關(guān)，引進一批與時俱進、適應(yīng)信息化管理的新型檔案管理人才，實現(xiàn)會計檔案信息化研究型、管理型人才隊伍建設(shè)，確保會計檔案日常管理工作中嚴(yán)格遵守網(wǎng)絡(luò)規(guī)范、安全流程，杜絕人為修改檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

另外，我們要做好會計檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，嚴(yán)格根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，推廣適應(yīng)高校會計檔案信息化建設(shè)的軟件系統(tǒng)，實行安全巡查專人負(fù)責(zé)制，實現(xiàn)運行期間定期檢查，利用正版殺毒軟件定期修復(fù)系統(tǒng)漏洞，確保硬件運行安全。在保證信息安全的同時，我們要實現(xiàn)應(yīng)急預(yù)防機制，建立數(shù)據(jù)后臺備案，對備案信息實行網(wǎng)絡(luò)隔離，保證網(wǎng)絡(luò)安全事故發(fā)生時不影響會計工作正常運行。會計檔案管理信息化的安全性要求財會人員不僅有扎實的專業(yè)技能，而且具備堅定的政治理念和高度的責(zé)任心，以精益求精的踏實作風(fēng)實現(xiàn)安全工作的常態(tài)化。

四、結(jié)語

高校會計檔案信息化是財會工作中重要的經(jīng)濟務(wù)實記錄，是高校管理現(xiàn)代化發(fā)展進程中重要的留存資源。因此，我國高校應(yīng)該不斷強化對會計檔案管理信息化的重視，完善信息化建設(shè)的體系保障，培養(yǎng)復(fù)合型人才應(yīng)對管理中的各種風(fēng)險，構(gòu)建行之有效的會計檔案管理信息化系統(tǒng)，推動會計檔案事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

[1]楊芳.高校會計檔案信息化管理評價指標(biāo)體系的構(gòu)建[D].中原工學(xué)院,2013.

[2]?，?高校會計檔案信息化管理研究[J].財會學(xué)習(xí),2018(2):59-60.

[3]趙靜.加強高校會計檔案信息化管理的思考[J].山東檔案,2015(6):37-38.

[4]王利榮.淺析高校財務(wù)會計檔案信息化建設(shè)及應(yīng)用[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報,2017(8):32-34.

[5]董南秀.淺析信息化背景下的高校會計檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(2):130.