文 / 左婷婷

在任何一個(gè)單位中，檔案的利用工作歷來(lái)是檔案工作的重中之重。因?yàn)闄n案的價(jià)值非同小可，是人們保存所有資料的基礎(chǔ)。在社會(huì)各項(xiàng)工作中，社會(huì)團(tuán)體以及單位對(duì)檔案資料的需求量也很大，這是檔案資源在社會(huì)上有用性的最終表現(xiàn)。檔案價(jià)值最終能否完全實(shí)現(xiàn)，也取決于檔案工作者在整個(gè)檔案管理過(guò)程中的工作態(tài)度以及工作能力等。同時(shí)，檔案利用價(jià)值能否順利實(shí)現(xiàn)，也是判斷檔案工作是否取得重大成效的依據(jù)之一。可見(jiàn)，檔案利用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)為當(dāng)代檔案工作的開(kāi)展帶來(lái)了巨大的壓力，只要正確對(duì)待這些壓力，就一定能轉(zhuǎn)化成動(dòng)力，更好地為檔案工作的開(kāi)展提供服務(wù)。檔案實(shí)現(xiàn)開(kāi)放存取作為一種新的時(shí)代潮流，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案利用理念與實(shí)踐的全面發(fā)展。

一、開(kāi)放存取對(duì)檔案利用理念的影響

從檔案管理的角度來(lái)看，開(kāi)放存取符合檔案領(lǐng)域改革與發(fā)展的要求，只要我們把精力放在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用上，必定能提升檔案信息資源的利用價(jià)值。在當(dāng)今信息化時(shí)代，開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，離不開(kāi)信息網(wǎng)絡(luò)的支持和幫助。檔案管理人員在對(duì)信息進(jìn)行存取或開(kāi)放時(shí)，為檔案領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)由以檔案資源本身為中心向以檔案用戶為中心的檔案利用共享思想的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，提高利用工作水平，進(jìn)而為滿足公眾的全方位需求打開(kāi)了新的工作思路。

（一）開(kāi)放存取對(duì)檔案利用意識(shí)的影響

在日益全球化的今天，開(kāi)放存取的核心理念。給檔案利用意識(shí)帶來(lái)了很深刻的影響。筆者認(rèn)為，開(kāi)放存取對(duì)檔案利用意識(shí)的影響主要包括兩個(gè)方面。從檔案機(jī)構(gòu)的角度來(lái)說(shuō)，開(kāi)放存取在一定程度上促進(jìn)了檔案機(jī)構(gòu)提供檔案利用服務(wù)意識(shí)的轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)檔案工作環(huán)境下，檔案部門的管理人員將工作重心放在確保檔案不丟失、不損壞、不泄密上，并認(rèn)為檔案利用率高低的責(zé)任不在于檔案機(jī)構(gòu)，而是缺少用戶需求。他們的平時(shí)工作滿足于利用者需要什么，檔案部門就提供什么，不講究利用的成功率、滿意率，更談不上主動(dòng)做好利用服務(wù)。但在開(kāi)放存取的環(huán)境下，檔案部門的利用服務(wù)工作也應(yīng)隨公眾的要求而發(fā)生改變。北京市檔案信息網(wǎng)免費(fèi)提供在線檔案目錄檢索、檔案全文閱覽、專題展覽、行政規(guī)范性文件查閱等服務(wù)，充分體現(xiàn)了檔案機(jī)構(gòu)利用服務(wù)意識(shí)的轉(zhuǎn)變。

從公眾利用檔案的角度看，開(kāi)放存取順應(yīng)了時(shí)代潮流，公眾們對(duì)檔案資源利用的意識(shí)得到了加強(qiáng)。筆者在檔案信息管理的研究中發(fā)現(xiàn)，從公眾對(duì)檔案信息的利用率（如對(duì)檔案利用的人數(shù)、對(duì)某些檔案的利用頻率、對(duì)檔案信息的利用種類等）可以看出公眾們對(duì)檔案的重視程度，即公眾對(duì)檔案信息的利用意識(shí)。公眾只有在利用檔案信息時(shí)，才能真正發(fā)現(xiàn)檔案對(duì)自己的重要性。無(wú)法否認(rèn)，檔案實(shí)現(xiàn)開(kāi)放存取后，人們對(duì)于民生檔案更加關(guān)注，公眾對(duì)檔案的利用情況越來(lái)越好，對(duì)檔案的利用意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)。當(dāng)然公眾檔案利用意識(shí)的加強(qiáng)，在一定程度上又會(huì)促進(jìn)檔案信息管理和利用水平的提高。因此，在管理檔案信息時(shí)，只要輔以信息化的手段，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下，建立檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，公眾們就能共享更多的檔案信息，滿足更多的信息需求量，從而使檔案信息的利用更加完善，檔案信息的社會(huì)價(jià)值更加充分地發(fā)揮。

（二）開(kāi)放存取對(duì)檔案利用理念的影響

理念是指人們對(duì)某種事物的觀點(diǎn)、看法和信念，是意識(shí)中較為精煉的部分。開(kāi)放存取的核心理念是共享。共享理念就是指公眾們?cè)诠蚕碣Y源時(shí)，大腦中根本沒(méi)有知識(shí)的排他性和競(jìng)爭(zhēng)性，認(rèn)為利用檔案信息，可以增強(qiáng)這些信息的流通性，能夠更好地為公眾服務(wù)。公眾們?cè)讷@取信息時(shí)不會(huì)受到各種附加條件的限制。

第一，共享理念有助于檔案信息化的優(yōu)化服務(wù)。公眾只有樹(shù)立了共享理念，才能以此為指導(dǎo)思想，大范圍地使用檔案信息，使之具有很強(qiáng)的實(shí)效性。

第二，共享理念在具體實(shí)施時(shí)必須借助于信息化服務(wù)。不管是圖書(shū)館檔案信息管理，還是情報(bào)領(lǐng)域的檔案信息管理，都一定要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。唯有如此，信息的使用者和研究者才能無(wú)限制地獲取信息，供自己使用，使期刊信息能夠永久性的開(kāi)放存取，公眾能大幅度地共享信息。這為近幾年檔案數(shù)字化和檔案信息化帶來(lái)了發(fā)展的契機(jī)，在很大程度上也促進(jìn)了電子文件領(lǐng)域的蓬勃發(fā)展。

第三，檔案利用信息服務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展與共享理念在追求目標(biāo)上是高度一致的。從檔案利用的角度來(lái)說(shuō)，檔案利用理念在很大程度上反映了人們對(duì)檔案利用的關(guān)注程度和滿意程度。在檔案實(shí)行開(kāi)放存取以后，“自由、開(kāi)放、共享”理念隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)達(dá)逐漸深入人心，有效利用網(wǎng)絡(luò)條件實(shí)現(xiàn)信息資源的共享也成為廣大用戶共同追求的目標(biāo)。檔案機(jī)構(gòu)提供利用的理念由開(kāi)放存取之前的“以檔案為中心”，即公眾需要什么則提供什么，逐漸地上升為主動(dòng)“以用戶為中心”，即主動(dòng)提供數(shù)字化、展覽、遠(yuǎn)程服務(wù)等等。廣大的用戶也對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的各類宣傳活動(dòng)進(jìn)行了積極的參與和反饋，檔案利用理念得到了強(qiáng)化。

二、傳統(tǒng)檔案利用工作在開(kāi)放存取方面的不足

檔案利用工作是指檔案利用者在該系統(tǒng)中把檔案信息查找出來(lái)，然后對(duì)信息進(jìn)行加工，充分利用所查找出來(lái)的信息，使其利用功能充分體現(xiàn)了出來(lái)。從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，檔案利用工作既是滿足公眾利用需求的過(guò)程，也是其價(jià)值實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。

我國(guó)的《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》明確規(guī)定：對(duì)檔案擁有所有權(quán)的機(jī)關(guān)或單位，可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況自主地決定檔案的開(kāi)放存取權(quán)。之所以有這樣的說(shuō)法，是因?yàn)檫@些檔案在移交給國(guó)家檔案部門之前，不具有開(kāi)放存取的權(quán)利并且檔案保存時(shí)間只有10至20年的期限。《保密法》也明確了相關(guān)部門對(duì)檔案信息的存取權(quán)限。不同級(jí)別的部門只能存取相應(yīng)級(jí)別的信息。這使得檔案機(jī)構(gòu)更多地扮演了保管者的角色，不利于檔案的利用，更不用說(shuō)開(kāi)放共享了。

在設(shè)置檔案開(kāi)放利用制度時(shí)，通常從設(shè)立的原則、開(kāi)放的時(shí)間期限、開(kāi)放的適用范圍方面考慮，盡可能做到最大限度地去滿足公眾對(duì)檔案信息的利用程度。從目前情況來(lái)看，不能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代特點(diǎn)的信息開(kāi)放服務(wù)以及共享制度必須更新或者重新建構(gòu)。

我國(guó)檔案開(kāi)放的程度也不高。以2013年檔案館開(kāi)放率為例，當(dāng)年國(guó)家綜合檔案館開(kāi)放率僅為22.7%，所有的檔案開(kāi)放率為13.4%。這和西方國(guó)家的檔案信息開(kāi)放率存在著很大的差距，西方國(guó)家的開(kāi)放率為70%至90%之間?？梢?jiàn)，我國(guó)檔案開(kāi)放仍然不能滿足公眾的需求，對(duì)于檔案利用的工作只處于初步階段。

目前網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化也已進(jìn)入了檔案信息管理行列，雖然已初具規(guī)模，但是檔案信息化的內(nèi)容具有很大的局限性，只是停留在政府信息、學(xué)術(shù)信息、新聞動(dòng)態(tài)等方面，而對(duì)于公眾日常生活具有很大作用的信息卻比較少。這也導(dǎo)致無(wú)論是用戶利用檔案的積極性，還是用戶捐贈(zèng)檔案的意識(shí)行動(dòng)，都較為薄弱。

三、開(kāi)放存取對(duì)檔案利用實(shí)踐的影響

開(kāi)放存取引入后，它對(duì)檔案利用實(shí)踐的影響是多方面的。開(kāi)放存取的理念進(jìn)一步提升了社會(huì)的檔案意識(shí)，也強(qiáng)化了檔案館的中介職能，檔案的價(jià)值得到了全新的詮釋。同時(shí)，檔案館更加重視檔案資源建設(shè)，檔案現(xiàn)代化技術(shù)的實(shí)現(xiàn)方式更加多樣化。

第一，對(duì)檔案館職能的影響。在傳統(tǒng)檔案信息管理中，管理員以及公眾認(rèn)為，檔案館或者檔案室對(duì)于檔案信息的作用主要體現(xiàn)在搜集、整理、保存當(dāng)中，在信息的查找、傳播以及利用方面，只能被動(dòng)地起著中介的作用。當(dāng)對(duì)檔案信息給予了開(kāi)放存取這樣的管理環(huán)境時(shí)，公眾對(duì)信息就擁有了相當(dāng)大的訪問(wèn)權(quán)、獲到權(quán)、整理權(quán)以及利用權(quán)。在信息獲取多元化途徑下，檔案館或檔案室被動(dòng)的中介地位有了改變，其中介地位得以加強(qiáng)，并且擁有了其它功能。例如，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行分析、集成以及加工。由此檔案館的社會(huì)價(jià)值被擴(kuò)大化了，其意義也賦予了新的內(nèi)涵，對(duì)信息的利用、揭示更加知識(shí)化、定制化、個(gè)性化，并承擔(dān)起長(zhǎng)期存儲(chǔ)、維護(hù)、開(kāi)放檔案資源的任務(wù)。

第二，對(duì)檔案資源建設(shè)實(shí)踐的影響。開(kāi)放存取的實(shí)現(xiàn)模式主要有開(kāi)放存取期刊和開(kāi)放存取文檔庫(kù)模式。目前，在全世界可供開(kāi)放存取文檔庫(kù)有400多個(gè)。在這個(gè)400多個(gè)文檔庫(kù)中，既有機(jī)構(gòu)文檔庫(kù)，也有主題文檔庫(kù)和學(xué)科文檔庫(kù)。公眾可以大范圍地共享資源。面對(duì)數(shù)量越來(lái)越龐大、種類日益增多的開(kāi)放資源，檔案館也正在對(duì)信息資源建設(shè)政策方面做出調(diào)整。通過(guò)平衡收集檔案的種類、數(shù)量等，可以聚匯大量資源。在資金有限、存儲(chǔ)空間緊張的情況下，積極應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的壓力，可以為用戶提供更多的信息資源。

第三，對(duì)檔案館現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)方式的影響。公眾開(kāi)放存取資源的類型多種多樣，例如在網(wǎng)絡(luò)上可以開(kāi)放存取各種軟件、文字資源、視頻資源、音頻資源以及圖片資源等。在未實(shí)現(xiàn)開(kāi)放存取之前，很多軟件全部受開(kāi)發(fā)商控制，檔案館只能享有使用權(quán)，而不能對(duì)它進(jìn)行修改。面對(duì)這種情況，檔案館在遇到困難時(shí)無(wú)法使之適用于檔案信息的管理，只能和開(kāi)發(fā)商聯(lián)系，寄希望于開(kāi)發(fā)商對(duì)軟件的升級(jí)換代。這在一定程度上增加了檔案信息管理的難度，無(wú)法為檔案管理提供適時(shí)的服務(wù)。當(dāng)開(kāi)放存取實(shí)行后，可以對(duì)軟件進(jìn)行訪問(wèn)，修改軟件源中不利于管理的內(nèi)容，可以對(duì)它進(jìn)行維護(hù)和修護(hù)。所以，檔案館開(kāi)發(fā)的主體意識(shí)加強(qiáng)了，檔案管理員的專業(yè)知識(shí)豐富了，有助于檔案管理實(shí)用技術(shù)的提高，同時(shí)也為用戶提供了更多方便。

第四，對(duì)我國(guó)現(xiàn)行檔案法規(guī)實(shí)踐的影響。檔案管理在開(kāi)放存取的環(huán)境下，很多功能進(jìn)行了變通，如檔案資源的保密方面、保密等級(jí)方面、檔案信息價(jià)值的鑒定方面等。通過(guò)這些變通和改革，公眾能夠通過(guò)多種形式來(lái)獲取更多的信息資源，得到更為廣泛的信息服務(wù)。在此形勢(shì)下，《檔案法》的修改版也即將出臺(tái)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，開(kāi)放存取改變了傳統(tǒng)檔案管理工作的固有模式，為檔案利用創(chuàng)造了更大的空間和契機(jī)，是對(duì)檔案管理工作的明顯改進(jìn)。通過(guò)探討開(kāi)放存取對(duì)檔案利用理念與實(shí)踐的影響可以看到，在開(kāi)放存取理念的影響下，檔案利用工作從理念到實(shí)踐都產(chǎn)生了較大的轉(zhuǎn)變，不僅注重資源的整合與開(kāi)發(fā)，而且在技術(shù)、職能、法規(guī)等多個(gè)方面進(jìn)行了決定性的變革，推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)入了新的高度，實(shí)現(xiàn)了檔案利用的現(xiàn)代化、信息化、高效化。基于當(dāng)前發(fā)展趨勢(shì)，開(kāi)放存取對(duì)檔案利用工作的影響遠(yuǎn)不止于此，我國(guó)檔案利用工作在未來(lái)仍有較大的發(fā)展空間。如何進(jìn)一步增加檔案利用的智能性、便捷性、安全性、穩(wěn)定性，都是檔案管理部門應(yīng)重點(diǎn)思考的問(wèn)題。在實(shí)際工作中應(yīng)重視開(kāi)放存取理念，加強(qiáng)對(duì)開(kāi)放存取的學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放存取理念的針對(duì)性解讀。首先，相關(guān)工作人員應(yīng)不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)化思想上的革新、技術(shù)上的投入；其次，要樹(shù)立創(chuàng)新思維，在開(kāi)放存取的基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，促進(jìn)開(kāi)放存取與檔案利用工作的融合，保障檔案利用工作的長(zhǎng)效發(fā)展；再次，要積極推動(dòng)檔案利用工作與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的融合，在開(kāi)放存取理念的指導(dǎo)下，進(jìn)一步拓寬檔案利用的路徑，實(shí)現(xiàn)服務(wù)上的增值，不斷提高使用者的滿意度。

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