彭艷晶

浙江省杭州第二中學(xué)

隨著電子學(xué)籍管理工作的不斷深入與推廣，新的文件形式、新的業(yè)務(wù)流程不斷挑戰(zhàn)著傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理方式，大量電子文件的形成，也對(duì)新形勢(shì)下的學(xué)籍檔案管理工作提出了新的要求。

1 新形勢(shì)下學(xué)籍檔案管理的新變化

1.1 管理對(duì)象發(fā)生變化

“互聯(lián)網(wǎng)＋”模式下，檔案管理工作流程延伸至文件形成之前。由于電子政務(wù)的需要，對(duì)現(xiàn)行文件的要求，不僅出現(xiàn)在傳統(tǒng)的管理環(huán)節(jié)，更提前至文件形成系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)環(huán)節(jié)，檔案工作的參與人員也拓展至電子政務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)人員。而在后期的檔案管理中，由于“互聯(lián)網(wǎng)＋政務(wù)服務(wù)”的推廣和應(yīng)用，政府的部門(mén)與業(yè)務(wù)流程發(fā)生整合變化，這必然導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案文件分類(lèi)方式發(fā)生改變，“一張網(wǎng)”模式下的聯(lián)合辦公，將打破已有的部門(mén)檔案分類(lèi)，催生更多的聯(lián)合檔案、聯(lián)合卷宗，以及聯(lián)合的檔案存儲(chǔ)與檔案開(kāi)發(fā)應(yīng)用服務(wù)中心。

1.2 管理方式發(fā)生變化

電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行，先實(shí)時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。邏輯歸檔是指文件的形成部門(mén)定期將文件的邏輯地址通知檔案管理部門(mén)，而文件本身并未發(fā)生轉(zhuǎn)移。物理歸檔則是通過(guò)各種途徑、載體將文件實(shí)體轉(zhuǎn)移到檔案主管部門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備中。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，檔案管理者不一定要擁有檔案實(shí)體才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)利用。檔案管理權(quán)限轉(zhuǎn)移的延遲導(dǎo)致檔案管理的周期劃分變得模糊，傳統(tǒng)的檔案管理原則與方法也不再適用。

2 現(xiàn)行學(xué)籍檔案管理模式中存在的問(wèn)題

2.1 檔案更新有賴(lài)人工

電子學(xué)籍系統(tǒng)的推行保證了學(xué)生學(xué)籍信息更新的快速同步，但它依然存在對(duì)管理員采集信息的依賴(lài)性。目前的學(xué)籍系統(tǒng)，并沒(méi)有同步開(kāi)放學(xué)生用戶(hù)登錄權(quán)限，學(xué)生無(wú)法實(shí)時(shí)地修改自己的個(gè)人信息，而必須依靠全省大量的學(xué)籍管理員的主動(dòng)采集與主動(dòng)錄入。這就導(dǎo)致學(xué)籍檔案信息失去了時(shí)效性與準(zhǔn)確性，高中畢業(yè)證書(shū)上的照片還是學(xué)生戴著紅領(lǐng)巾的照片、學(xué)生信息里的家庭住址聯(lián)系方式已失效多年，諸如此類(lèi)的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。

2.2 缺乏統(tǒng)一有效的認(rèn)證

學(xué)籍信息系統(tǒng)和各個(gè)學(xué)生成長(zhǎng)管理信息系統(tǒng)各自運(yùn)作，形成的電子檔案有各自不同的有效性認(rèn)證方式，有的是水印，有的是電子簽章，有的則需要打印后由學(xué)生重新確認(rèn)、簽名才能完成檔案的認(rèn)證。如學(xué)生辦居住證需要的學(xué)籍證明，根據(jù)公安部門(mén)的要求，要先由學(xué)籍系統(tǒng)打印基本信息表，再由學(xué)校確認(rèn)、簽字并蓋學(xué)籍管理專(zhuān)用章方可生效；而學(xué)生辦醫(yī)保需要的在讀證明，則無(wú)統(tǒng)一格式，只需學(xué)校出具證明并蓋學(xué)校公章即可。在整體的學(xué)籍管理流程中，對(duì)檔案的連續(xù)性和一致性缺乏整體的考量，對(duì)檔案的原始屬性造成了一定的傷害。

2.3 系統(tǒng)資源利用低下

電子化的學(xué)籍管理，衍生出了諸如學(xué)籍管理系統(tǒng)、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)系統(tǒng)、考試報(bào)名系統(tǒng)等多個(gè)子系統(tǒng)，普通高中學(xué)生畢業(yè)檔案需多個(gè)系統(tǒng)之間進(jìn)行信息整合方能形成。電子檔案最終還是要以紙質(zhì)檔案的形式呈現(xiàn)，以致紙質(zhì)檔案的制作成為多個(gè)系統(tǒng)信息更新之后的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是電子資源未被徹底利用的表現(xiàn)之一。

3 新形勢(shì)下完善學(xué)籍檔案管理的對(duì)策建議

3.1 實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

根據(jù)文件連續(xù)體理論，檔案工作者可以在文件運(yùn)動(dòng)的任何階段對(duì)文件進(jìn)行管理，即可以把檔案工作提前到文件管理的前端環(huán)節(jié)。在現(xiàn)行的學(xué)籍檔案管理模式下，文件和檔案的管理是分開(kāi)進(jìn)行的，而電子文件由于具有流動(dòng)性、不穩(wěn)定性、系統(tǒng)依賴(lài)性以及與載體的可分離性等特征，致使檔案管理部門(mén)很難確保電子文件作為檔案具有的原始性和憑證價(jià)值。如果學(xué)籍管理部門(mén)從源頭開(kāi)始介入電子學(xué)籍文件的管理工作，擔(dān)負(fù)電子學(xué)籍文件的全程管理，將使文件的真實(shí)性、完整性、可讀性得到有效控制。在電子學(xué)籍管理系統(tǒng)中設(shè)立覆蓋全系統(tǒng)學(xué)籍管理流程的檔案控制環(huán)節(jié)，將學(xué)籍檔案管理工作前置，將實(shí)現(xiàn)有效的文檔一體化管理，從而解決學(xué)籍檔案的認(rèn)證、更新等問(wèn)題。

3.2 完善集中管理規(guī)范

隨著“互聯(lián)網(wǎng)＋”模式下政府功能的重新整合，以及“最多跑一次”改革的積極探索和推進(jìn)，學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)向著更便捷的方向優(yōu)化。學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)調(diào)整思想，轉(zhuǎn)變思路，摒棄不合宜的、墨守成規(guī)的學(xué)籍檔案管理方式，制定新的學(xué)籍檔案管理流程與標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理的組織與職責(zé)。對(duì)現(xiàn)有的多個(gè)學(xué)籍信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，建立各個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系，保證檔案信息更新的時(shí)效性與一致性。

3.3 進(jìn)一步加強(qiáng)技術(shù)保障

要使電子檔案擁有檔案的憑證價(jià)值，就要保證電子文件的真實(shí)完整。捍衛(wèi)電子文件的真實(shí)完整是學(xué)籍系統(tǒng)電子化面臨的一大難題，解決了歸檔工作的“快”，更要保證歸檔工作的“準(zhǔn)”。而電子文件的易更改性、軟硬件依賴(lài)性都會(huì)給電子檔案的憑證價(jià)值帶來(lái)?yè)p害。要專(zhuān)門(mén)就電子申請(qǐng)、電子簽名、電子證照、電子歸檔等制定相應(yīng)的規(guī)定，規(guī)范數(shù)據(jù)的入口與出口。如：設(shè)計(jì)符合安全規(guī)范的電子簽名，與本人簽名具有同等效力，可以作為檔案真實(shí)性、有效性的認(rèn)證；使用電子印章系統(tǒng)，使電子學(xué)籍文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的時(shí)候不必重新蓋章認(rèn)定。

綜上，“互聯(lián)網(wǎng)＋”形勢(shì)下的電子學(xué)籍管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，它的探索先行，不能落下學(xué)籍檔案管理這一重要環(huán)節(jié)。作為學(xué)籍檔案部門(mén)，既要遵守學(xué)籍檔案管理工作的優(yōu)良傳統(tǒng)，對(duì)于檔案的真實(shí)性全面負(fù)責(zé)，又要積極探索開(kāi)創(chuàng)新的學(xué)籍檔案管理工作思路，從觀念與方式、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范上努力創(chuàng)造與新形勢(shì)建設(shè)相適應(yīng)的條件與環(huán)境，將學(xué)籍檔案工作融入“互聯(lián)網(wǎng)＋”學(xué)籍管理的建設(shè)之中，共同應(yīng)對(duì)所有的問(wèn)題與變化。