文 / 趙彥昌 蘇亞云

檔案是記錄人類歷史活動的第一手資料，蘊(yùn)藏著寶貴的社會經(jīng)驗(yàn)，是人類智慧的結(jié)晶，對檔案進(jìn)行保存具有重要的意義。檔案每時每地均在產(chǎn)生，如何將散存于世界各地不同時間階段的檔案進(jìn)行歸整并保存，不僅需要檔案館及其他檔案部門對應(yīng)征集的單位進(jìn)行征集，還需要耗用各種人力、物力和財力對分散于民間和境外的檔案進(jìn)行征集。因此，檔案征集是一個巨大又持久的工程。為全面把握21世紀(jì)以來檔案征集的研究熱點(diǎn)和研究方向，并為未來的檔案征集研究提供參考性意見，本文利用中國知網(wǎng)通過篇名為“檔案+征集”，文獻(xiàn)來源為“《檔案學(xué)研究》《檔案學(xué)通訊》《中國檔案》《浙江檔案》《北京檔案》《山西檔案》《檔案與建設(shè)》《檔案管理》”這八大檔案學(xué)類核心期刊，時間為“20000101-20180430”進(jìn)行高級檢索，共檢索出177篇文章。這177篇文章主要是對檔案征集的必要性、檔案征集工作中存在的主要問題及解決對策、征集檔案的方法等進(jìn)行多方面研究。

一、檔案征集的必要性

檔案是寶貴的文獻(xiàn)資料，對散落于多個地區(qū)的檔案進(jìn)行征集勢在必行。顧建新、張海華稱“檔案征集是大力開發(fā)利用檔案的基礎(chǔ)，應(yīng)該予以重視”[1]。秦立麗稱“檔案館主要是通過檔案征集豐富館藏，同時檔案征集也是保護(hù)檔案的有效方法”[2]。征集境外檔案是有效擴(kuò)充我國檔案館藏的有效途徑之一，應(yīng)該予以重視。顧祖根稱“征集境外檔案可以提高館藏資源的質(zhì)量”[3]。可見，征集檔案不僅是豐富檔案館藏、推動檔案資源建設(shè)的有效方法，還是搶救珍貴檔案資源的重要途徑。

二、檔案征集工作中存在的主要問題及解決對策

檔案征集屬于檔案工作中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，其工作質(zhì)量的好壞決定了檔案機(jī)構(gòu)后續(xù)工作水平的高低。一些學(xué)者對檔案征集工作中存在的主要問題及解決對策進(jìn)行詳細(xì)探討，旨在為檔案資源建設(shè)和開發(fā)打好堅實(shí)的基礎(chǔ)。

（一）檔案征集工作中存在的主要問題

在檔案征集工作中普遍存在著征集的檔案完整性差且類型單一、檔案館與被征集單位及其他檔案館缺乏有效的溝通和合作、公眾的檔案意識薄弱和征集檔案的經(jīng)費(fèi)不足等問題，這些問題阻礙著檔案征集業(yè)務(wù)發(fā)展。

1.征集的檔案完整性差且類型單一。檔案館所征集到的檔案普遍存在著完整性較差、類型單一的問題。張淑琴稱“所征集的檔案不完整性主要表現(xiàn)出兩點(diǎn)：一是所征集的檔案內(nèi)容斷檔，銜接不上；二是有些重要的檔案沒有征集進(jìn)館”[4]。檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的征集更是存在著這樣的問題，如“楚雄彝族自治州征集的彝文檔案就存在著數(shù)量少、類型單一問題，破壞了檔案的完整性和系統(tǒng)性，不利于該檔案研究的長遠(yuǎn)發(fā)展”[5]?？梢姡瑱n案內(nèi)容不完整、類型單一已是檔案征集工作的一大問題，亟需采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決，提高檔案征集工作的質(zhì)量。

2.缺乏有效的溝通和合作。一些檔案征集機(jī)構(gòu)在征集檔案時，很少提前與被征集的機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，使得被征集的單位產(chǎn)生抵觸心理，影響檔案征集工作的順利開展。呂小紅認(rèn)為，溝通不足使得一些單位不愿意將其保管的檔案捐贈給市檔案館或交給市檔案館代管。[6]此外，還有一些檔案館在征集檔案時喜歡單打獨(dú)斗，與其他檔案館溝通較少，出現(xiàn)重復(fù)征集和征集不全問題。張敏、張夢露、衛(wèi)佳認(rèn)為，溝通不夠就會對其他機(jī)構(gòu)的檔案征集政策了解不足，影響彼此之間的相互交流和合作。[7]可見，檔案征集機(jī)構(gòu)在征集檔案時，既要注重與被征集單位的溝通，保證所征集到的檔案完整、系統(tǒng)，還要注重與其他檔案征集機(jī)構(gòu)互通有無，相互支持，形成規(guī)范的檔案征集體系。

3.征集檔案的經(jīng)費(fèi)不足。一些檔案征集機(jī)構(gòu)的經(jīng)費(fèi)是有限的，有的甚至捉襟見肘。宋登云認(rèn)為，檔案館由于經(jīng)費(fèi)緊張而與一些珍貴檔案失之交臂。[8]不足的經(jīng)費(fèi)使得一些珍貴的檔案流失于指尖。張彤認(rèn)為，由于沒有經(jīng)費(fèi)，無法購買珍貴的檔案，尤其是年代較為久遠(yuǎn)的檔案珍品。[9]可見，不足的經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重影響檔案的征集進(jìn)程，尤其在征集一些古老而又極具特色的檔案時，更是難上加難。

4.公眾的檔案意識薄弱。除了一些檔案工作者的綜合素質(zhì)不高之外，一些社會公眾的檔案意識也較為淡薄，他們對檔案征集工作的開展也不全力支持。董少峰認(rèn)為，由于人們的社會檔案意識淡薄，嚴(yán)重影響檔案征集工作的質(zhì)量。[10]李林森認(rèn)為，社會對征集工作認(rèn)識不足，影響檔案征集工作的進(jìn)展。[11]可見，公眾淡薄的檔案意識給檔案征集工作的有效開展帶來了諸多不便，嚴(yán)重影響著檔案征集工作的效率和質(zhì)量。

以上問題在檔案征集工作中極具代表性。另外，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、檔案工作邊緣化、檔案征集的法規(guī)政策不夠完善、法規(guī)沒有得到有效的執(zhí)行等問題也嚴(yán)重影響著檔案征集工作的質(zhì)量。

（二）相關(guān)問題的解決對策

針對上述主要問題，眾多學(xué)者提出了相應(yīng)的解決之策，希望對檔案征集工作的順利開展給予一些理論指導(dǎo)和理論建議。

1.積極獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持。檔案征集工作涉及到的單位和人員很多，難度也較大，若想順利開展該項(xiàng)工作，需要獲得領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，尤其是對于一些珍貴檔案的征集，更應(yīng)如此。黃明服稱“各級檔案機(jī)構(gòu)在征集檔案時需要獲得各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和鼓勵”[12]?？梢?，檔案征集工作的順利健康開展離不開各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。

2.加大對檔案征集工作的宣傳力度。征集檔案時，首先應(yīng)做好宣傳工作，尤其對檔案征集的重要性加大宣傳，廣泛吸引大家的關(guān)注。楊朝[13]、姚紀(jì)才[14]稱“征集檔案時，要大力宣傳檔案征集的作用，營造良好的征集氛圍，呼吁更多的百姓參與其中”?？梢姡谡骷瘷n案時，一定要加大對檔案征集工作的宣傳力度，調(diào)動公眾的積極性，提高公眾的檔案意識，為征集更多寶貴檔案做準(zhǔn)備。

3.拓寬檔案征集的渠道。拓寬檔案征集渠道是有效解決檔案征集不完整、類型單一問題的重要方法。黃世芬稱“借助新媒體擴(kuò)展檔案征集渠道是確保檔案征集內(nèi)容多樣化的主要方法之一”[15]?？梢?，拓寬檔案征集渠道是有效改善檔案征集不完整、類型單一問題的有效方式。

4.規(guī)范檔案征集工作的程序。在征集檔案時，需要對其工作程序進(jìn)行規(guī)范。王光玉稱“規(guī)范的檔案征集流程是確保檔案征集工作順利開展的前提”[16]。趙亞軍、陸麗華稱“征集檔案的程序要規(guī)范，首先，要有政府性文件；其二，加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員之間的配合；其三，所有征集活動不會向企業(yè)或個人收取任何費(fèi)用；其四，給被征集的單位或個人頒發(fā)一些征集證書或征集憑證，甚至一些征集費(fèi)用”[17]。可見，檔案機(jī)構(gòu)或部門在征集檔案時有一個規(guī)范的檔案征集程序指導(dǎo)是非常重要的。

5.加強(qiáng)館際之間的溝通與合作。為解決檔案征集機(jī)構(gòu)與被征集單位和個人之間溝通不足的問題，一些學(xué)者提出，要加強(qiáng)館際之間的溝通與合作。樓小云稱“一些珍貴檔案散落于多個地區(qū), 館際之間和地方之間需要交流和合作，保證所征集的檔案齊全”[18]。朱江也稱“檔案征集是一個過程，在這期間檔案部門與征集對象需要不斷的溝通和接洽”[19]?？梢姡谡骷瘷n案時，檔案征集機(jī)構(gòu)應(yīng)多與被征集機(jī)構(gòu)或個人溝通。這不僅能照顧被征集機(jī)構(gòu)或個人的情緒，還能保證其征集的質(zhì)量和數(shù)量。

6.加大經(jīng)費(fèi)的投入力度。為解決檔案征集工作經(jīng)費(fèi)不足問題，國家和上級領(lǐng)導(dǎo)需要增加資金投入。朱圣富稱“檔案部門沒有收入來源，在征集檔案時必然需要資金，這就需要國家和上級領(lǐng)導(dǎo)對其工作進(jìn)行資金投入，確保其工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)”[20]。曹曉紅也稱“檔案部門應(yīng)積極獲得地方財政支持”[21]?？梢?，將檔案征集經(jīng)費(fèi)列入地方財政預(yù)算是非常重要的，這是有效解決經(jīng)費(fèi)緊張問題的重要方法。

7.注重檔案人才隊伍的建設(shè)。綜合素質(zhì)較高的檔案工作者是確保高質(zhì)量檔案征集工作的人才基礎(chǔ)。張慧穎[22]和覃蘭花、李愛玲[23]稱“做好檔案征集工作，人才是關(guān)鍵”。許巖稱“為提高境外檔案征集工作的效率，國家檔案局和多個地方檔案機(jī)構(gòu)每年都會對境外檔案征集隊伍進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)”[24]?？梢?，無論是對國內(nèi)檔案的征集，還是對境外檔案的征集，打造一支高素質(zhì)的檔案隊伍是非常有必要的。

以上方法是眾多檔案學(xué)者普遍認(rèn)可的能夠有效解決檔案征集工作中存在問題的良策。檔案館及其他檔案征集機(jī)構(gòu)要勇于針對本單位或本部門存在問題提出解決方法，不斷完善檔案征集工作，推動檔案事業(yè)發(fā)展。

三、征集檔案的方法

在征集檔案時，檔案部門要遵循科學(xué)的方法保證檔案征集的質(zhì)量。宋南稱“征集檔案要轉(zhuǎn)變方法，從后臺到前臺，變被動為主動，運(yùn)用多媒體手段多樣化征集”[25]。呂琦也稱“可同時采用多種方法保證檔案征集的完整性”[26]。不同種類的檔案，其征集方法也不盡相同。林林稱“征集高?？谑鲂Ｊ窓n案時，要做到長期規(guī)劃與專題研究相結(jié)合、口述校史檔案征集與實(shí)物檔案征集相結(jié)合，遵循尊重、真實(shí)、實(shí)用原則”[27]?？梢姡m然不同種類檔案的征集方法不同，但無論它們的具體征集方法是什么，均是為了保證所征集檔案的完整與系統(tǒng)。

四、結(jié)語

檔案人對檔案征集的探討，使檔案征集實(shí)踐工作有了更多的理論指導(dǎo)，促進(jìn)了檔案征集工作的科學(xué)開展。但是，在這177篇文章中，也呈現(xiàn)出了一些問題。

一是檔案學(xué)界不太重視檔案征集研究。雖然有177篇發(fā)表于8家檔案學(xué)類核心期刊的文章，但這些文章并不都是學(xué)術(shù)論文，一些是關(guān)于檔案征集工作的內(nèi)容簡介，還有一些是征集案例，學(xué)術(shù)性較低。因此，這18年來發(fā)表的學(xué)術(shù)論文并不多，這也表明，學(xué)術(shù)界并不太重視檔案征集研究。

二是研究學(xué)者分布不平衡。研究檔案征集問題的學(xué)者多是來自檔案館這樣的檔案征集機(jī)構(gòu)的實(shí)踐者，高校學(xué)者的研究較少，使得整體研究成果呈現(xiàn)出實(shí)踐性較強(qiáng)、理論性較差的不平衡局面，研究成果的學(xué)術(shù)質(zhì)量良莠不齊。

三是研究內(nèi)容創(chuàng)新性較差。由于這些文章大多由從事檔案征集工作的人員寫作而成，對檔案征集工作存在的問題有相同的認(rèn)知，在提出解決對策時，大家提出的建議大多相似，征集檔案的方法也大致相同，使得發(fā)表的論文內(nèi)容也大致相似，創(chuàng)新性較差，整體研究成果的閃光點(diǎn)不足。

為改善當(dāng)前研究中存在的不足，確保檔案征集工作高質(zhì)量、高效率的開展。在未來的檔案征集研究中需要做到以下三點(diǎn)：

一是檔案學(xué)界應(yīng)提高對檔案征集工作的認(rèn)識。一項(xiàng)事業(yè)能否得到持續(xù)健康發(fā)展，不僅僅取決于某個人或某部分人的努力，更取決于所有從事這項(xiàng)事業(yè)人員的努力。因此，檔案學(xué)界所有人員均應(yīng)從思想上提高檔案征集工作重要性和必要性的認(rèn)識，加大檔案征集研究力度。

二是高校檔案學(xué)者應(yīng)重視檔案征集理論研究。只有科學(xué)的理論才能更好地指導(dǎo)實(shí)踐工作。高校檔案學(xué)者是研究檔案征集理論的主導(dǎo)力量，應(yīng)該勇于肩負(fù)起這個使命，為檔案界推送出更多優(yōu)秀的理論成果，指導(dǎo)檔案征集工作的健康開展。

三是豐富和創(chuàng)新檔案征集方法。對于檔案征集方法的探討，不能局限于傳統(tǒng)的檔案征集方法，還要學(xué)會利用新型的技術(shù)手段和工作理念進(jìn)行創(chuàng)新性探討。例如，對于海外檔案的征集，不僅要按照常規(guī)的方式征集，還要增強(qiáng)與海外人士的交流，擴(kuò)展一些人脈，構(gòu)建人際關(guān)系網(wǎng)，通過他們尋找所需要的檔案。這不僅省時、省力，還可能會有意外之喜；還可以用重大活動或某個名人的名義進(jìn)行征集，表達(dá)對檔案征集工作的重視，使被征集者感受到重視，心甘情愿奉獻(xiàn)出珍藏的檔案。此外，對于征集不到的檔案，可以與被征的單位協(xié)商，構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫或者搜索引擎鏈接等，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。