文/翟超群

本文從有效利用辦公自動化信息、建立數(shù)字檔案庫、推進檔案管理網(wǎng)絡建設、加強信息安全管理、提高公文處理規(guī)范化水平五個方面,總結了陜西省公路局檔案電子化建設的有益做法，對實際工作具有一定的指導作用。

近年來，隨著無紙化辦公和網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，人們在各項社會活動中形成了大量的具有保存價值的電子檔案，如何加強各類電子檔案的管理，成為檔案部門面臨的重要任務。與此同時，如何加快檔案處理和檔案利用服務的數(shù)字化、網(wǎng)絡化進程，發(fā)揮檔案的有效價值，為公路養(yǎng)護、建設、管理提供高效服務，也成為檔案工作必須解決的現(xiàn)實問題。本文談談省公路局檔案電子化建設的幾點做法，期望對指導實際工作有所裨益。

一、電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)鏈接，充分有效利用辦公自動化信息

辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了文件辦理過程無紙化，電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)鏈接后，能夠有效利用辦公自動化系統(tǒng)的大量信息，避免信息的重復錄入，將辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件（處理完畢后的發(fā)文起草稿、發(fā)文審核記錄表、正式印文；收文原文圖像、收文處理記錄表；會議紀要審核記錄表、會議紀要印文的電子文件數(shù)據(jù)），通過系統(tǒng)接口進入檔案管理系統(tǒng)，進行分類、排序、價值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、自動標引、信息組織、打印輸出等檔案整理過程，完成電子檔案歸存。還可從辦公自動化系統(tǒng)進入檔案管理系統(tǒng)，對檔案信息進行在線查閱。

二、建立數(shù)字檔案庫

完成電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)鏈接，實現(xiàn)電子文件的整理歸存，這樣就建立起電子檔案數(shù)據(jù)庫，并隨每年的檔案歸存工作逐年累積。逐步對以前年度的重要文件分批數(shù)字化加工，完善電子檔案庫存，建設目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫，構建一個檔案管理平臺，培養(yǎng)一支檔案信息化建設隊伍。不僅實現(xiàn)依據(jù)查詢權限對電子檔案進行在線查閱功能，大大提高檔案利用效率，也對紙質(zhì)檔案原件有很大的保護作用，并且為今后檔案數(shù)字化管理奠定良好的基礎。

三、推進行業(yè)檔案管理網(wǎng)絡建設

指導并推進下級單位做好檔案電子化建設，將省公路局檔案管理系統(tǒng)與上級單位（省交通運輸廳）、下級單位（各公路管理局）檔案管理系統(tǒng)鏈接，建成省公路局與上、下級單位相聯(lián)互接的檔案管理網(wǎng)絡。建成后的檔案管理網(wǎng)絡對上、下級單位的文件進行在線查詢，減少上、下級單位文件重復歸存，節(jié)約存儲空間，并可在線對下級單位的檔案管理進行檔案業(yè)務檢查，同時也進一步增強了檔案管理效率，提高電子檔案信息利用，加強檔案信息服務能力。

四、實行電子檔案、紙質(zhì)檔案雙套制歸存，加強信息安全管理

省公路局屬于行政事業(yè)機關，按照國家檔案局、省檔案局檔案管理要求，堅持紙質(zhì)檔案和電子檔案同時保管的“雙套制”，在做好電子文件檔案歸檔工作的同時，將同版本紙質(zhì)文件一并歸檔。加強信息管理，保證歸檔電子文件的真實完整。局域網(wǎng)與外網(wǎng)實行物理隔離，嚴格管理權限，加強身份認證和密鑰管理。設有密級的電子文件信息一律不上辦公自動化和提供查詢。建立嚴格的檔案交接制度和安全保障措施，嚴防檔案數(shù)字化加工過程中失、泄密事件的發(fā)生。建立檔案信息安全制度，實施可靠安全的數(shù)據(jù)備份和快速恢復，全文、目錄、多媒體（照片、影片、錄像）數(shù)據(jù)庫采用光盤等方式同步備份。采取數(shù)據(jù)備份策略和異地存放管理措施，建立災備及存儲系統(tǒng)，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

五、提高公文處理規(guī)范化水平

采用電子文件歸檔后，將以每個自然文件為單位歸存，不再對同一事由文件進行合并歸存。這樣做的優(yōu)點是符合計算機管理快速檢索功能，可查找到每個自然文件，減少了因文件合并后只能查找結果性文件，不易直接查找上報或過程性文件；只能查找省公路局轉發(fā)后的文件，而不易直接查找省交通運輸廳或上級引文的情況。但其缺點是無法顯示同一事由相關文件的聯(lián)系，這種就需要進一步提高公文處理規(guī)范化水平，在收、發(fā)文件辦理時，對發(fā)文的引用、依據(jù)性文件應在發(fā)文中明確說明文件名稱和文件字號，對收文辦理結束后，將辦理結果明確填入收文處理記錄表中，對以上報或下發(fā)文件回復的文件名稱和文件字號也應清楚填寫收入處理表中。并加強用印和審核責任管理。