文/劉貝貝

人事檔案管理與人力資源管理是一個(gè)有機(jī)整體，人事檔案管理為人力資源管理提供重要依據(jù)。針對(duì)一些高校人事檔案存在內(nèi)容不夠真實(shí)完整、管理制度執(zhí)行不夠有力等問(wèn)題，需要進(jìn)一步完善并貫徹落實(shí)人事檔案管理制度，切實(shí)維護(hù)人事檔案的真實(shí)性和全面性，促進(jìn)高校人力資源管理更加科學(xué)有效。

在高校人力資源管理中，人事檔案管理為其提供重要的依據(jù)，直接影響高校人力資源管理的好壞。現(xiàn)如今，在人事檔案管理中，我國(guó)一些高校仍然采用傳統(tǒng)的管理方法，這就影響了高校的發(fā)展。此外，因?yàn)槿耸聶n案管理的好壞，會(huì)對(duì)人力資源管理產(chǎn)生一定的影響，所以如果人事檔案存在著問(wèn)題，就會(huì)對(duì)高校的人力資源管理產(chǎn)生不利的影響。本文先圍繞高校人事檔案管理進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，再就高校人力資源管理進(jìn)行探究。

一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.內(nèi)容的完整性以及真實(shí)性不夠理想

作為我國(guó)重要的人才培養(yǎng)機(jī)構(gòu)，高校受到了各界人士的高度重視。但是在高校人事檔案管理中還存著許多問(wèn)題，這就影響了高校其他工作的開(kāi)展，制約了高校教育水平的提高。當(dāng)前，我國(guó)一些高校的人事檔案管理內(nèi)容的完整性以及真實(shí)性不夠理想。第一，在人事制度改革背景下，人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)有所提升，但是人事檔案的真實(shí)性卻止步不前。比如，一些人利用工作上的漏洞，對(duì)檔案信息進(jìn)行隨意更改，導(dǎo)致一些虛假信息的出現(xiàn)，從而對(duì)整體的檔案管理造成了很大的負(fù)面影響。第二，人事檔案的完整性有待提升。人事檔案需要根據(jù)工作人員的實(shí)際情況進(jìn)行變動(dòng)，根據(jù)個(gè)人的工作年限、個(gè)人貢獻(xiàn)、社會(huì)經(jīng)歷等進(jìn)行定期更新，這樣才能有助于高校更好地進(jìn)行人力資源管理。但是，在一些高校中，人事檔案并沒(méi)有進(jìn)行定期的更新，許多教職工的檔案還停留在以前，這就導(dǎo)致人事檔案管理的完整性受到較大的影響。

2.人事檔案制度的貫徹執(zhí)行力度不夠理想

與一般的管理工作不同，人事檔案管理需要貫徹落實(shí)許多規(guī)章制度。與此同時(shí)，隨著社會(huì)的變化與發(fā)展，一些規(guī)章制度會(huì)不斷地完善，會(huì)增加一些新的內(nèi)容，也會(huì)摒棄一些冗雜的規(guī)章制度。人事檔案規(guī)章制度能夠?yàn)楣芾砣藛T的日常工作作出正確的規(guī)范，能夠指導(dǎo)管理人員更好地完成自己的工作任務(wù)。但是，在實(shí)際工作中，規(guī)章制度的貫徹落實(shí)情況卻不是非常理想，許多規(guī)章制度幾乎成為擺設(shè)，沒(méi)有對(duì)人事檔案的管理產(chǎn)生正面的、積極的作用。之所以發(fā)生這種現(xiàn)象，主要是在人事聘用制度下，人事檔案管理人員的換崗非常的頻繁。此外，這項(xiàng)工作任務(wù)非常繁瑣，崗位人員的流動(dòng)性較大，所以就會(huì)對(duì)人事檔案的規(guī)章制度執(zhí)行不力。

在人事檔案規(guī)章制度中，都會(huì)作出以下幾方面的規(guī)定：（1）歸檔手續(xù)必須齊全，但凡規(guī)定需要由組織部門(mén)審查蓋章的，需要確保印章齊全。（2）組織鑒定、審查結(jié)論等材料，需要由本人見(jiàn)面簽字。（3）錄用聘用審批表，或者是干部任免呈報(bào)表等，需要有批準(zhǔn)單位的名稱、文號(hào)等等，這些規(guī)定主要是為了方便人事檔案管理人員的工作。但是，在實(shí)際工作中，這些規(guī)章制度的落實(shí)情況不夠理想。例如，在填寫(xiě)年度考核登記表時(shí)，一些教職工的書(shū)寫(xiě)字跡較為潦草，尤其是簽名，都喜歡用行書(shū)或者草書(shū)簽名。還有一些應(yīng)該要填寫(xiě)的欄目，許多教職工沒(méi)有進(jìn)行填寫(xiě)，這就導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容的完整性大受影響。

3.人事檔案信息化管理的開(kāi)發(fā)利用不夠

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的來(lái)臨，信息化技術(shù)在我國(guó)各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用。在人事檔案管理中，數(shù)字化信息化的應(yīng)用極大地提高了管理人員的工作效率。當(dāng)前，大多數(shù)高校都有自己的一套教職工人事檔案管理系統(tǒng)，因此需要管理人員熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。首先，需要對(duì)每個(gè)人的基本信息進(jìn)行準(zhǔn)確的輸入，比如姓名、籍貫、學(xué)歷層次、個(gè)人照片等等。其次，將這些人事檔案進(jìn)行電子信息管理，建成信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣就有助于后期的人力資源管理。然而，我國(guó)許多高校的檔案管理員的專業(yè)水平較低，他們的計(jì)算機(jī)水平較低，所以在計(jì)算機(jī)操作方面，會(huì)存在一定的失誤。當(dāng)前，高校的檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，教職工以及學(xué)生的信息往往需要錄入到檔案信息管理軟件之中，但有一些檔案管理員對(duì)信息管理軟件不夠了解，所以會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤而影響檔案信息的真實(shí)性。此外，還有一些管理人員的職業(yè)素養(yǎng)較差，他們對(duì)檔案管理工作不夠熱愛(ài)，所以在工作之時(shí)會(huì)疏忽大意，沒(méi)有養(yǎng)成檢查的好習(xí)慣。例如，在輸入學(xué)生信息時(shí)，因?yàn)橐恍W(xué)生的名字較為生僻，他們不能夠正確地打出學(xué)生的名字，所以就干脆要一些接近的字去進(jìn)行代替，這樣一來(lái)，對(duì)學(xué)生今后的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生一定的影響。

二、人事檔案管理與人力資源管理的思考

人事檔案管理工作，主要是為了輸入以及輸出人事檔案信息，這樣就能夠?yàn)楦咝＝酉聛?lái)的人才資源管理服務(wù)。故此，這兩者是一個(gè)有機(jī)的整體，需要同步發(fā)展。一個(gè)良好的人事檔案管理工作，能夠極大地推動(dòng)高校的人力資源的管理，這樣就能夠讓高校教職工處于一個(gè)最恰當(dāng)?shù)奈恢?，進(jìn)而發(fā)揮他們的潛力與才能。

高校人事部門(mén)在人力資源管理中，可以根據(jù)人事檔案所提供的個(gè)人信息資料去發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才，使各類(lèi)人才能夠發(fā)揮自己的長(zhǎng)處，而不是僅僅憑借自己的經(jīng)驗(yàn)或者主觀臆斷，對(duì)教職工的工作進(jìn)行安排，對(duì)干部的晉升進(jìn)行決定。但是要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，需要改變當(dāng)前人事檔案管理中存在的一些問(wèn)題，可以從以下幾方面著手：

1.進(jìn)一步完善規(guī)章制度

在今后的工作中，要進(jìn)一步完善人事檔案管理制度，并提高制度的執(zhí)行力度。首先，使收集、整理、保管等各環(huán)節(jié)的工作制度化；其次，根據(jù)新情況及時(shí)完善人事檔案管理制度，以確保這項(xiàng)工作有法可依。

人事檔案管理的法制化，需要根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行逐步修改，以改變檔案工作的運(yùn)作方式。比如，對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行不斷完善，對(duì)收集歸檔的范圍進(jìn)行明確，對(duì)人事檔案的查閱進(jìn)行明確規(guī)定，對(duì)安全保密的規(guī)定進(jìn)行完善，等等。在人事檔案管理制度中，有一項(xiàng)重要的原則貫穿于檔案管理制度的始終，那就是檔案的保密性。在現(xiàn)代人力資源管理中，這個(gè)原則使得人事檔案的作用有所削弱。所以，需要重新審視人事檔案的保密性。若條件允許，可以向人事檔案相對(duì)人開(kāi)放檔案信息，這樣能夠使本單位對(duì)人才的各方面信息有詳細(xì)了解，從而將個(gè)人的能力進(jìn)行最大化的發(fā)揮。如果在現(xiàn)實(shí)中不便個(gè)人看到的“組織意見(jiàn)”，那么就可以不放入到人事檔案中，由組織進(jìn)行自行保管，不向個(gè)人開(kāi)放。

2.維護(hù)檔案的真實(shí)性以及全面性

隨著時(shí)代的變化與發(fā)展，高校人事制度改革的不斷推進(jìn)，導(dǎo)致人事檔案的功能有所削弱，這就影響了人事檔案管理工作的開(kāi)展。在人事檔案內(nèi)容改革中，重點(diǎn)不是取消傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容，而是如何對(duì)人事檔案工作進(jìn)行改革，以提高其效用，促使其能夠更好地為人事工作服務(wù)。

在《干部檔案工作條例》中，規(guī)定了要建立主動(dòng)送交干部檔案材料歸檔的工作制度，將最新形成的檔案材料遞交給相關(guān)管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。比如，干部任免、干部獎(jiǎng)懲、民主評(píng)議等材料。而要做到這一點(diǎn)，就需要各高校的人事檔案管理人員對(duì)人事檔案的材料信息有深入的了解，并且要建立聯(lián)系制度，以便檔案管理人員能夠及時(shí)收集、催繳材料。為此，檔案管理人員需要與黨辦校辦、人事處、組織部等各部門(mén)加強(qiáng)溝通、聯(lián)系，主動(dòng)去搜集教職工的個(gè)人信息資料。

此外，要確保人事檔案內(nèi)容的個(gè)性化，要重視收集一些能夠反映教職工個(gè)人能力的材料，比如，業(yè)績(jī)考核、職稱考評(píng)、獲得的榮譽(yù)等材料。這樣一來(lái)，就能夠改變以往檔案內(nèi)容的千篇一律、陳舊空洞的現(xiàn)象，進(jìn)而提高其在高校人力資源管理中的信息價(jià)值作用。

另外，需要從人力資源開(kāi)發(fā)的角度出發(fā)，對(duì)不同崗位的人才進(jìn)行不同的材料收集。在對(duì)人事檔案進(jìn)行收集時(shí)，收集的內(nèi)容需要根據(jù)人事制度改革的需要，要能夠體現(xiàn)出人才的個(gè)性，這樣就能夠?yàn)楦咝０葱柙O(shè)崗、擇優(yōu)錄用提供依據(jù)，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。例如，對(duì)于科研人員，就需要重視收集他們的科研成果、工作業(yè)績(jī)等方面的材料；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)干部，則需要收集一些能夠反映他們決策能力或組織能力等方面的材料；對(duì)于教師職工，則需要收集一些可以反映他們的教學(xué)能力或者教學(xué)成果的材料。這樣一來(lái)，就能夠?yàn)楦咝５娜肆Y源管理提供重要依據(jù)。

綜上，在高校人事檔案管理中，還存在著或多或少的問(wèn)題，這就影響了高校人力資源的管理。如，檔案內(nèi)容的完整性以及真實(shí)性不夠理想；人事檔案制度的貫徹執(zhí)行力度不夠理想。因此，在今后的發(fā)展過(guò)程中，要進(jìn)一步完善檔案管理的規(guī)章制度，并且確保其得到貫徹落實(shí)，還要維護(hù)檔案的真實(shí)性以及全面性。