翟英姿

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)和計算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，更多的科學(xué)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于實現(xiàn)生活和工作中。檔案管理作為一種現(xiàn)代化管理數(shù)據(jù)的方式，擺脫了紙質(zhì)版的不便與浪費，也促進(jìn)了管理工作的現(xiàn)代化。為了能夠滿足檔案管理工作不斷變化的市場需求以及提高管理數(shù)據(jù)檔案的效率，發(fā)展檔案管理現(xiàn)代化已成為一個必選的工作方向。但隨著我們經(jīng)濟(jì)建設(shè)的高速發(fā)展和經(jīng)驗不足等問題，在發(fā)展中還存在著很多問題和隱患。以下，筆者將對檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀進(jìn)行簡單的分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；現(xiàn)狀；分析

檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容簡述

檔案管理現(xiàn)代化是利用計算機(jī)技術(shù)在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上發(fā)展出來的。一般來講，檔案信息管理現(xiàn)代化主要包括檔案管理的信息化和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。首先是檔案管理信息化，這也是作為檔案管理的核心思想。它應(yīng)用了范圍更大的現(xiàn)代信息技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備，將檔案設(shè)備資源和檔案基礎(chǔ)平臺聯(lián)系在一起。通過這兩者的聯(lián)系，不僅可以解決傳統(tǒng)檔案資源很難進(jìn)行共享的問題，還可以保證管理工作的進(jìn)一步發(fā)展；其次是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理是實施檔案管理現(xiàn)代化較為重要的內(nèi)容。其目的是把檔案數(shù)據(jù)的信息傳遞、交換、共享進(jìn)行規(guī)范的管理。一方面可以提升檔案管理工作的效率，另一方面可以保證檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

檔案管理現(xiàn)代化工作中存在的問題

首先，是基層檔案管理人員認(rèn)識不到位的問題。一部分管理人員認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化就是買入光盤、計算機(jī)等先進(jìn)的管理設(shè)備。但在實際的操作過程中，很多管理人員因為對設(shè)備不熟悉、缺乏經(jīng)驗等，在日常的檔案工作中就會擱置下來這些設(shè)備，造成了經(jīng)濟(jì)和設(shè)備的巨大損失。另一部分基層管理人員由于長期使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，隨著其在日常生活中對工作熟練度和認(rèn)識的加深而取得了較大的進(jìn)步并積累了大量的工作經(jīng)驗，他們從內(nèi)心深處認(rèn)為這種傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)是先進(jìn)的方法進(jìn)而抵觸現(xiàn)代化的檔案管理方法，而且就算大多數(shù)檔案管理人員對檔案管理現(xiàn)代化有了一定的認(rèn)識并想運用此技術(shù)提高工作的效率，但大部分檔案管理單位沒有及時將更多資金投入到檔案管理人員的工作培訓(xùn)中，或者由于專業(yè)知識缺少的原因他們也很難利用設(shè)備實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

其次，是檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱的問題。檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容是實現(xiàn)文書檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。在實際工作中，由于人為原因檔案管理工作常常存在很大的隨意性，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的文案層出不窮，這種情況大大降低了數(shù)據(jù)檢索與錄入的準(zhǔn)確性，這一環(huán)節(jié)更會影響到整個檔案管理工作的質(zhì)量。因此，檔案管理基礎(chǔ)的薄弱也是影響檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中的重要因素。

再者，檔案管理現(xiàn)代化準(zhǔn)備不充分也是其存在的問題之一。雖然現(xiàn)在一些基層檔案管理人員和檔案管理部門已經(jīng)開始進(jìn)行培訓(xùn)方面的工作，但其準(zhǔn)備工作仍做得不夠充分。由于高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的保證，但從實際操作來看，很多基層檔案管理工作者并不能短期內(nèi)完成高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入。因此，也就決定了檔案管理現(xiàn)代化在工作中很難真正地實行下去。而且數(shù)據(jù)輸入在檔案管理現(xiàn)代化中十分復(fù)雜還需要手動輸入，所以工作效率在其準(zhǔn)備不足的情況下很難提高。然后是檔案管理缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)問題。部分企業(yè)會因為資金不足等原因控制原材料成本更多地會從經(jīng)濟(jì)視角去選取計算機(jī)設(shè)備，而不同機(jī)構(gòu)的計算機(jī)設(shè)備在工作過程中會存在一定的差異性。成本較低的設(shè)備性能較低，工作效率缺乏一定的保證。若每個單位之間應(yīng)用不同的計算機(jī)設(shè)備，便造成了檔案管理現(xiàn)代化工作通用性低的問題。因此可以看出，檔案管理現(xiàn)代化缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)也是一個重要因素。

解決檔案管理現(xiàn)代化的問題

解決檔案管理基礎(chǔ)工作是較為重要的問題。第一，健全數(shù)據(jù)共享和軟件共享是檔案管理現(xiàn)代化同一文檔一體化的重要步驟。由此可以減輕工作人員的工作量，減少工作人員的浪費和經(jīng)濟(jì)資源的浪費。第二，需要自動的文書互相分離和轉(zhuǎn)變檔案的管理模式，可以促進(jìn)文檔一體化的發(fā)展[2]。第三，因為不同的檔案工作需要互相之間的聯(lián)系。因此強(qiáng)化對檔案工作的管理是加強(qiáng)行文文件聯(lián)系過程中的重要步驟；其次，是對基層檔案工作人員加強(qiáng)定期培訓(xùn)。第一，為了保證采購設(shè)備后檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量，對基層工作人員進(jìn)行培訓(xùn)是非常重要的。通過一系列的專業(yè)設(shè)備的培訓(xùn)，不僅能提高檔案工作人員使用計算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理和操作機(jī)器的熟練度，也能加快工作人員對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識和降低他們對現(xiàn)代化技術(shù)的抵觸心理，同時也能讓基層管理人員明確檔案管理現(xiàn)代化的意義及內(nèi)涵，更好地提升檔案管理人員的專業(yè)管理技術(shù)。通過定期的培訓(xùn)，也可以及時發(fā)現(xiàn)管理工作人員在實際操作過程中的問題，進(jìn)而尋找解決問題的方法，以幫助他們在以后的工作過程中能夠避免同樣問題的發(fā)生。第二，是加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化工作的準(zhǔn)備。很多單位對于前期的準(zhǔn)備工作不夠扎實，導(dǎo)致導(dǎo)入的檔案數(shù)據(jù)不夠充分，而且很多工作人員并不知道實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前期是需要手工錄入數(shù)據(jù)的。最后，是檔案管理現(xiàn)代化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案管理發(fā)展的極不平衡，單位與單位之間計算機(jī)設(shè)備管理工作的不同，對檔案文件的查找仍離不開人工查閱，這就致使一些設(shè)備處于無法實用的狀態(tài)，造成了資源的浪費。

（作者單位：信陽市平橋區(qū)檔案局）

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉麗莎.我國檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對策分析[J].中國科技博覽，2015（41）.

[2]李福來.議檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及應(yīng)對措施[J].才智，2017，2（19）.