吳芳芳

摘要：新形勢下網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬極大地解決了高校普遍存在的財務(wù)報賬困難，文章以W大學(xué)無等候報賬實踐為例，通過闡述報賬流程和內(nèi)部控制的創(chuàng)新，分析進(jìn)一步的優(yōu)化措施，最后針對制約因素，提出未來發(fā)展策略，以此進(jìn)行高校財務(wù)報賬創(chuàng)新發(fā)展研究。

關(guān)鍵詞：財務(wù)報賬；網(wǎng)上預(yù)約；無等候

高校落后的財務(wù)報賬模式帶來的報銷難問題長期制約著財務(wù)工作的效率。隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，學(xué)校資金的來源和支出日益繁多，政府相繼推行的財政體制改革，以及信息化發(fā)展的不斷沖擊，給高校財務(wù)報賬創(chuàng)新發(fā)展帶來了契機(jī)，依托信息化的網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬模式便應(yīng)用而生了。文章分析了W大學(xué)網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬實踐創(chuàng)新運(yùn)用，并結(jié)合審核崗復(fù)核崗互審、強(qiáng)化預(yù)算管理、拓寬服務(wù)渠道等手段，最后提出建立二級學(xué)院財務(wù)報賬員、實行網(wǎng)絡(luò)電子簽名審批策略，以此進(jìn)行高校財務(wù)報賬創(chuàng)新發(fā)展研究，為高校財務(wù)工作提供參考。

一、高校財務(wù)報賬的發(fā)展模式

高校財務(wù)報賬經(jīng)歷著從手工階段到信息網(wǎng)絡(luò)化階段和電子支付階段的轉(zhuǎn)變。20 世紀(jì)90 年代初期手工階段，高校經(jīng)費(fèi)來源單一，業(yè)務(wù)簡單數(shù)量少，以紙質(zhì)為載體，手工記錄并保存會計信息資料。20 世紀(jì)90 年代中期到21 世紀(jì)初，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大、經(jīng)費(fèi)來源逐漸多元化，財務(wù)報賬業(yè)務(wù)巨大增加。財務(wù)報賬開始從手工走向會計電算化，緊隨現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展，又不斷向信息網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)。為加強(qiáng)資金使用和監(jiān)管，政府要求實行統(tǒng)一核算和實時監(jiān)控，相繼推行的財政體制改革如國庫集中支付、公務(wù)卡結(jié)算，促使高校財務(wù)報賬逐漸取消現(xiàn)金支付，實行電子支付，提高資金安全。

隨著高校財務(wù)報賬發(fā)展階段的變化，其報賬模式主要有窗口報賬模式、信封報賬模式、網(wǎng)上報賬模式。

（一）窗口報賬模式

窗口報賬模式分傳統(tǒng)窗口報賬模式和叫號機(jī)排隊取號報賬模式。報銷人員經(jīng)過票據(jù)整理、手工填寫報銷單、領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，到學(xué)校財務(wù)窗口進(jìn)行審核報銷。其優(yōu)勢是簡單、手工易操作、能面對面交流。但傳統(tǒng)窗口報賬模式核算大廳經(jīng)常排隊混亂，人滿為患，隨后財務(wù)部門開始使用叫號機(jī)系統(tǒng)的排隊取號模式。這種方式雖然一定程度上解決排隊無序狀態(tài)，但仍然須長時間等待，報賬速度慢，效率低，報賬難。

（二）信封報賬模式

信封報賬模式，顧名思義，報銷人員將報銷票據(jù)裝入信封，財務(wù)人員先收齊信封，然后再在后臺統(tǒng)一審核處理。它省略了原來持報銷單據(jù)排隊等候會計審核報銷的步驟；財務(wù)人員可以專心審核，效率高。但缺點(diǎn)是不能面對面交流，會存在溝通失誤、票據(jù)丟失問題；在投遞集中時期，容易出現(xiàn)壓單，增加核算人員壓力。

（三）網(wǎng)上報賬模式

通過升級或引進(jìn)系統(tǒng)軟件、開通網(wǎng)上報賬功能模塊，財務(wù)報賬實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。報銷人員登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)客戶端，完成報賬事項填寫，預(yù)約報銷時間，最后打印遞交財務(wù)部門。財務(wù)工作人員在報銷系統(tǒng)中確認(rèn)后可自動生成憑證，經(jīng)過審核復(fù)核，最后結(jié)算付款。此種報賬模式有效分流了基礎(chǔ)信息的錄入工作量，預(yù)算控制在報賬人員錄入時即可得到體現(xiàn)，避免票據(jù)簽字審批后才發(fā)現(xiàn)項目余額不足等預(yù)算問題。網(wǎng)上報賬模式比較窗口報賬模式，可以自主預(yù)約報銷時間，一定程度上縮短報賬等待時間，但作為高校新發(fā)展模式的網(wǎng)上報賬一般還都不夠完善，仍然需要報賬人員現(xiàn)場等待業(yè)務(wù)處理完成，財務(wù)日接單能力有限。

二、W大學(xué)網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬

W大學(xué)計財處經(jīng)過多年傳統(tǒng)窗口報賬模式、叫號機(jī)排隊取號報賬模式、網(wǎng)上報賬等候模式后，借鑒其他高校的先進(jìn)經(jīng)驗，于2016年10月，正式全面推行網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬。2016年日接單能力從160筆提高到500筆；2017年實現(xiàn)預(yù)約不限號后，最高日接單達(dá)1200筆?！盁o等候”報賬極大地提高了工作效率，師生們“報銷難”的問題得到極大解決。

網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬是新形勢下高校財務(wù)報賬發(fā)展的趨勢，它依托信息化平臺，由查詢系統(tǒng)、網(wǎng)約報賬系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)、無現(xiàn)金系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)組成。網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬流程：報銷人員整理票據(jù)→登錄網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)→填寫報銷信息并提交→打印預(yù)約報銷單→預(yù)約單簽字、審批（蓋章）→預(yù)約單投遞給接單窗口初審（或投遞至24小時自助投遞柜）→接單人員分配→審核→復(fù)核→無現(xiàn)金支付。師生將預(yù)約報銷單據(jù)遞交財務(wù)部門接單窗口審查后即可離開，會計人員在后臺進(jìn)行所有會計業(yè)務(wù)處理，報銷款項由無現(xiàn)金系統(tǒng)支付到報銷人員原先填報的賬戶中。在這過程中，報賬人員可以通過物流系統(tǒng)實時查看追蹤報賬進(jìn)度。無等候報賬的創(chuàng)新發(fā)展最根本的是將線下服務(wù)管理變?yōu)榫€上服務(wù)控制。

（一）報賬流程的創(chuàng)新

1.會計核算信息化。無等候報賬在報賬流程中首先需要報銷人員網(wǎng)上填報具體報銷信息，因為會計數(shù)據(jù)采集信息化，后期會計人員在審核時，可以自動生成智能記賬憑證。它將會計核算變成信息化規(guī)則，如會計制度要求的項目、科目、摘要等。會計人員可以從錄入基礎(chǔ)會計信息到更多地專注業(yè)務(wù)判斷轉(zhuǎn)變，使業(yè)務(wù)處理更高效和準(zhǔn)確。

2.資金結(jié)算電子化。無現(xiàn)金系統(tǒng)與網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)實時相連。銀行卡信息等關(guān)鍵數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)入財務(wù)系統(tǒng)，支付信息由財務(wù)系統(tǒng)復(fù)核后自動傳遞至銀行系統(tǒng)，實現(xiàn)無現(xiàn)金報賬。它簡化報銷流程，消除現(xiàn)金清點(diǎn)工作，提高工作效率，同時也減少了現(xiàn)金存儲、支付、管理風(fēng)險。

3.報賬物流系統(tǒng)化。無等候報賬中增加的接單、分單環(huán)節(jié)，它將票據(jù)流轉(zhuǎn)信息接入整個系統(tǒng)，使報銷人離開后能夠?qū)崟r追蹤報賬處理的全過程。接單、分配、審核、復(fù)核、支付步驟都可以查看，可以及時清楚全面地掌握報賬完成情況。

（二）內(nèi)部控制的創(chuàng)新

1.預(yù)算管理更科學(xué)。將發(fā)放數(shù)據(jù)嚴(yán)格控制在項目預(yù)算范圍之內(nèi)，如果項目或者費(fèi)用項超支，無等候系統(tǒng)能夠自動控制不能填報、無法生成預(yù)約單，預(yù)算超支能夠在事先得到控制。項目負(fù)責(zé)人或被授權(quán)人通過系統(tǒng)項目查詢，可以實時查詢用款情況，掌握經(jīng)費(fèi)的預(yù)算凍結(jié)情況、預(yù)算執(zhí)行情況、往來情況，有利于全面動態(tài)地掌握項目經(jīng)費(fèi)情況，完成項目決算等。做到自主監(jiān)管經(jīng)費(fèi)，使預(yù)算管理由被動變主動，由事后提到事先、由僅僅財務(wù)人員參與轉(zhuǎn)變?yōu)轫椖控?fù)責(zé)人、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等全員參與，做到高校預(yù)算管理更科學(xué)、更規(guī)范。

2.項目使用更安全。無等候系統(tǒng)報賬用戶主要分項目負(fù)責(zé)人、實際報賬人兩類。項目負(fù)責(zé)人具有系統(tǒng)默認(rèn)的項目報賬、管理的直接操作權(quán)限，實際報賬人往往是被授予權(quán)限的校內(nèi)其他師生（如課題組成員、辦公室人員），他們必須經(jīng)項目負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中授權(quán)后才有相應(yīng)不同角色的權(quán)限。因此，能夠有效避免過去項目經(jīng)費(fèi)報賬冒領(lǐng)冒用的現(xiàn)象。

3.會計工作更高效、工作量分配更科學(xué)。W大學(xué)為實施無等候報賬，將原先會計核算大廳進(jìn)行了物理隔斷，前臺接單咨詢，后臺集中賬務(wù)處理，較傳統(tǒng)窗口報賬模式更高效。無等候報賬將所有預(yù)約報銷單集中到一個接單窗口，然后平均分配給各個制單人員，是對過去多個傳統(tǒng)窗口報賬接收的規(guī)范化整合，并實現(xiàn)工作量科學(xué)分配。

4.業(yè)務(wù)管理更全面歸范。無等候系統(tǒng)具有完整的業(yè)務(wù)功能，包括“日常報銷業(yè)務(wù)”“國內(nèi)旅費(fèi)業(yè)務(wù)”“暫借款業(yè)務(wù)”“酬金申報”，主要學(xué)校業(yè)務(wù)類型都囊括其中。在要求師生正確分類填寫前，必然要求財務(wù)部門將費(fèi)用項正確歸類整理與細(xì)化設(shè)計，通過系統(tǒng)來控制報賬的名稱內(nèi)容對應(yīng)正確的科目。報賬人員非財務(wù)專業(yè)人員，呈現(xiàn)給師生的是各項報銷費(fèi)用名稱并附注說明而非會計科目，師生只需找到正確的名稱填入報銷金額即可。不僅減少導(dǎo)入憑證的修改量，而且有利于減少會計人員業(yè)務(wù)判斷的差別，使會計核算科目更歸范。

三、優(yōu)化措施

（一）審核崗復(fù)核崗互審，提高財務(wù)報賬效率

W大學(xué)實施無等候報賬初期，后臺業(yè)務(wù)處理總共3組審核復(fù)核人員，每組1名復(fù)核對應(yīng)2名審核。經(jīng)過優(yōu)化設(shè)計后，實行審核崗和復(fù)核崗互審，一名會計人員既是本崗位的審核員，又是另一名審核員業(yè)務(wù)的復(fù)核員。仍然是3組，每組3人如A、B、C，即A審核的憑證由B復(fù)核；B審核的憑證由C復(fù)核；C審核的憑證由A復(fù)核。賦予雙重職責(zé)，一是能夠在較短時間內(nèi)拓寬業(yè)務(wù)，增強(qiáng)職業(yè)判斷能力，快速提升業(yè)務(wù)水平；二是可以最大限度地平均工作量，之前雖然每個審核員、每個復(fù)核員的分配量是相等的，但審核員與復(fù)核員之間的工作量是不平衡的；三是能夠縮短票據(jù)積壓時間，特別是當(dāng)組里某人因故請假較長時間，可以啟動特殊模式。如請假1人，工作量按剩余8人平均分配后，請假組里剩余的2人進(jìn)行互審，不會造成憑證長時間堆積。優(yōu)化審核復(fù)核環(huán)節(jié)，有利于提高財務(wù)報賬效率。

（二）強(qiáng)化預(yù)算管理，均衡報賬業(yè)務(wù)核算量

由于學(xué)校的特質(zhì)，高校普遍存在期初、期末、年末報賬集中的問題，實行無等候報賬不限預(yù)約號，很容易在業(yè)務(wù)集中期造成憑證積壓或會計人員疲于完成工作量，造成業(yè)務(wù)核算質(zhì)量下降，容易出錯。因此需強(qiáng)化預(yù)算管理，從源頭尋求解決方案。第一，錯開科研結(jié)題時間，避免年底集中結(jié)題。盡量錯開不同科研類別課題結(jié)題時間；在當(dāng)月結(jié)題的課題，預(yù)算科把結(jié)題時間控制提前（以往是當(dāng)月30日），避免老師在結(jié)題前最后日期遞交報銷單，而財務(wù)因為月末結(jié)賬等來不及處理的情況。第二，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理制度。公開項目預(yù)算執(zhí)行完成情況，注意前瞻性和計劃性；嚴(yán)格執(zhí)行考核制度，避免年末突擊花錢的局面。

（三）以服務(wù)理念為指導(dǎo)，拓寬服務(wù)渠道

W大學(xué)在實施無等候報賬后，逐次引入兩臺24小時無等候報銷自助投遞柜，減少接單窗口投遞人流量。自助投遞柜無縫對接無等候系統(tǒng)，師生只需要將手續(xù)齊全的報銷預(yù)約單據(jù)裝入計財處投遞專用透明文件袋，然后掃描條碼自助投遞預(yù)約報銷單，實現(xiàn)物流跟蹤，短信通知，極大地方便了師生。建立科以上干部聯(lián)系學(xué)院制度。主動服務(wù)聯(lián)系學(xué)院，定期與學(xué)院財務(wù)聯(lián)絡(luò)員及學(xué)院班子進(jìn)行交流，主動宣傳各項財經(jīng)政策，及時反饋處理學(xué)院反映的新情況、新問題，做到財務(wù)報賬信息上通下達(dá)。建設(shè)溝通平臺，網(wǎng)絡(luò)推送報銷指南。建立全校性微信群、QQ交流群，為師生們的財務(wù)問題答疑解惑；建設(shè)微信公眾號，網(wǎng)絡(luò)推送報銷指南，讓全校師生更方便快捷地獲取財務(wù)資訊、查詢財務(wù)信息，將財務(wù)報賬制度、操作等推廣全面化、網(wǎng)絡(luò)化、普及化。

四、網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬未來發(fā)展策略

W大學(xué)實施無等候報賬經(jīng)過優(yōu)化措施后極大地解決了報賬難問題，但仍然存在一些制約因素，具體表現(xiàn)如報賬返工率高，簽字審批耗費(fèi)大量時間。

（一）設(shè)立二級學(xué)院財務(wù)報賬員

后臺會計人員在審核中發(fā)現(xiàn)不合規(guī)票據(jù)時須電話與報賬人員聯(lián)系溝通、解釋。報賬人員又得來回補(bǔ)齊手續(xù)或取回退單。隨著報賬業(yè)務(wù)工作量的增加，老師平時又忙于科研、教學(xué)，很難全面地掌握財務(wù)報賬信息，難以一次性通過報銷，導(dǎo)致會計人員反復(fù)審核，報賬效率低，師生往返補(bǔ)單浪費(fèi)大量精力。新形勢下只有設(shè)立二級學(xué)院財務(wù)報賬員，提供預(yù)審票據(jù)服務(wù)才是關(guān)鍵出路。長久以來，由于高校普遍存在的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”財務(wù)管理模式、財務(wù)處人員占全校師生的比例偏低、師生和財務(wù)人員的信息不對稱現(xiàn)象，使得報賬難問題很難被攻克。W大學(xué)財務(wù)處積極探索，在實行網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬后師生們報賬難的問題得到極大解決，但仍缺打通二級學(xué)院的“最后一公里”，需要設(shè)立二級學(xué)院財務(wù)報賬員作為紐帶。

各學(xué)院需要專門選聘或兼職一名財務(wù)報賬員，其主要職責(zé)是預(yù)先審核票據(jù)、負(fù)責(zé)學(xué)院報賬工作。預(yù)先檢查手續(xù)是否完整、是否允許開支等，提高報賬成功率；負(fù)責(zé)傳達(dá)財經(jīng)法規(guī)等財務(wù)信息，甚至協(xié)助做好學(xué)院預(yù)決算、對賬等工作。

（二）實行網(wǎng)絡(luò)電子簽名審批

《中華人民共和國數(shù)字簽名法》于2005年4月1日起施行，明文規(guī)定以數(shù)字簽名方式簽署的電子文檔具有法律效應(yīng)，它為高校財務(wù)報賬實行網(wǎng)絡(luò)電子簽名審批提供了法律依據(jù)。目前高校經(jīng)費(fèi)來源多，簽字審批也不盡相同。在簽字審批未網(wǎng)絡(luò)化情況下，往往需要根據(jù)不同的經(jīng)費(fèi)類別尋找相應(yīng)的審批人簽字，有些報銷單甚至需要多關(guān)審批，只要其中一人不在崗，就可能延誤整個報賬進(jìn)程。新形勢下高校需要梳理審批流程，簡化審批手續(xù)，建立、完善網(wǎng)上審批功能。在網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬系統(tǒng)中建立網(wǎng)絡(luò)電子簽字審批功能模塊，系統(tǒng)能依據(jù)經(jīng)費(fèi)類別、審批額度等事項自動將電子單據(jù)流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的審批人辦公系統(tǒng)模塊，然后審批人根據(jù)系統(tǒng)提示，審核單據(jù)簽署電子簽名。

實行網(wǎng)絡(luò)電子簽名審批，一方面審批人可以根據(jù)報賬人和自身工作情況，實時或集中進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)審批，自主性增強(qiáng)；另一方面可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)簽字審批來回奔波耗費(fèi)大量時間，報賬效率提高。網(wǎng)絡(luò)電子審批和網(wǎng)上預(yù)約報賬融合后，不僅使無等候報賬的優(yōu)勢進(jìn)一步發(fā)揮，還可以防范手工審批簽字造假。

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