周廷軒

摘 要目前，辦公業(yè)務(wù)已進(jìn)入了辦公自動(dòng)化模式，不僅極大的提升了辦公效率和便捷性，還增強(qiáng)了信息的精準(zhǔn)性和安全性。本文主要對(duì)辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用做了分析，分別從獨(dú)立性、完整性、安全性、并發(fā)控制性、加密管理、用戶訪問(wèn)認(rèn)證六個(gè)方面對(duì)辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)做了闡述，并從文字處理技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)三個(gè)方面分析了計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的具體應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 計(jì)算機(jī)技術(shù) 應(yīng)用

目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)已融入了人們的生產(chǎn)、生活中，涉及各個(gè)領(lǐng)域，無(wú)論是企業(yè)單位、政府機(jī)構(gòu)、交通工程、學(xué)校教學(xué)、物流行業(yè)等都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)。在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中，計(jì)算機(jī)技術(shù)已應(yīng)用到各環(huán)節(jié)中，讓辦公自動(dòng)化的運(yùn)作更為高效和便捷。但仍有許多企業(yè)沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化，而且有的人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作和掌握存在不足的情況，這些都不利于計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)越性在辦公自動(dòng)化中得到體現(xiàn)，所以，加強(qiáng)對(duì)辦公室自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)應(yīng)用的分析和研究有著深遠(yuǎn)的意義。

1 辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)

1.1 獨(dú)立性

計(jì)算機(jī)用戶在運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)或者程序過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)和程序間的邏輯結(jié)構(gòu)具有獨(dú)立的特點(diǎn)，兩者互不干擾。辦公自動(dòng)化用戶在登錄數(shù)據(jù)庫(kù)并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)中，以及使用計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序的過(guò)程中，都能獨(dú)立完成，這兩者間的操作行為也是互不影響，相互獨(dú)立的，所以，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用程序之間具備物理獨(dú)立的特性。

1.2 完整性

在辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用具有三個(gè)子特征，體現(xiàn)在信息的完整性和準(zhǔn)確度以及數(shù)據(jù)程序在處理中的一致性。不同用戶運(yùn)用相同的辦公軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)，登錄相同的辦公賬號(hào)等，都體現(xiàn)出數(shù)據(jù)是具有一致性的。而在使用數(shù)據(jù)庫(kù)過(guò)程中，所輸入的數(shù)據(jù)值同數(shù)據(jù)表中的類(lèi)型是相同的，體現(xiàn)出信息的正確性。用戶把數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)運(yùn)用于辦公室的實(shí)際運(yùn)作中，其數(shù)值在約束上是一致的，體現(xiàn)出信息的完整性。

1.3 安全性

為了能夠讓辦公自動(dòng)化信息更為安全，通常會(huì)運(yùn)用多種安全防護(hù)手段對(duì)信息進(jìn)行防護(hù)，例如，對(duì)辦公中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行重點(diǎn)文件保護(hù)，并將其與辦公數(shù)據(jù)庫(kù)中其它數(shù)據(jù)進(jìn)行區(qū)分，此外，在辦公自動(dòng)化常用軟件中，可通過(guò)數(shù)據(jù)授權(quán)對(duì)登錄權(quán)限和賬號(hào)等在后臺(tái)進(jìn)行監(jiān)控，同樣的對(duì)辦公數(shù)據(jù)庫(kù)中的有關(guān)數(shù)據(jù)，必須在進(jìn)行隱藏和加密后再傳送到服務(wù)器云端。

1.4 并發(fā)控制性

如果辦公計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中同一個(gè)數(shù)據(jù)被多個(gè)用戶調(diào)取，就容易導(dǎo)致同一數(shù)據(jù)和相同時(shí)間中，數(shù)據(jù)被多個(gè)辦公用戶存儲(chǔ)和下載的情況發(fā)生。若辦公用戶中某個(gè)用戶修改了數(shù)據(jù)后再進(jìn)行存儲(chǔ)，這就很難確保辦公數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，因此，就需要采取措施來(lái)應(yīng)對(duì)并發(fā)事件，從而避免辦公數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤。

1.5 加密管理

在計(jì)算機(jī)中對(duì)自動(dòng)化辦公運(yùn)行數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，其數(shù)據(jù)量是十分龐大的，而且這當(dāng)中有的數(shù)據(jù)是高機(jī)密性的。為確保高機(jī)密性數(shù)據(jù)的安全，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理人員就必須對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密，這就需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)庫(kù)加密技術(shù)來(lái)完成。比如，運(yùn)用辦公軟件和加密程序等對(duì)機(jī)密數(shù)據(jù)文件進(jìn)行密碼設(shè)置，再將設(shè)置好是文件存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而防范因數(shù)據(jù)庫(kù)遭破壞而造成機(jī)密數(shù)據(jù)丟失或被盜取的情況發(fā)生。

1.6 用戶訪問(wèn)認(rèn)證

在計(jì)算機(jī)管理技術(shù)中，辦公自動(dòng)化用戶訪問(wèn)認(rèn)證是非常普遍的外圍技術(shù)。此技術(shù)用于限制非法用戶的訪問(wèn)，通過(guò)方式則是對(duì)用戶身份進(jìn)行驗(yàn)證。當(dāng)辦公用戶進(jìn)入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)程序后，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)將會(huì)對(duì)用戶進(jìn)行自動(dòng)提問(wèn)，而用戶只有輸入正確的認(rèn)證信息后才能進(jìn)入到計(jì)算機(jī)辦公程序中。用戶身份認(rèn)證技術(shù)是將用戶在計(jì)算機(jī)中已存儲(chǔ)的身份信息與登錄的信息進(jìn)行效驗(yàn)核對(duì)，當(dāng)信息一致后就可以通過(guò)驗(yàn)證達(dá)到登錄。

2 辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

2.1 文字處理技術(shù)的應(yīng)用

文字的處理在人類(lèi)發(fā)展中經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的歷程，從最初的手寫(xiě)發(fā)展到調(diào)版印刷，再到現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)文字進(jìn)行處理，在進(jìn)行編輯中，錄入效率高且輸出更便捷，從而形成了運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字處理的現(xiàn)代辦公系統(tǒng)。在辦公系統(tǒng)中文字處理是基礎(chǔ)內(nèi)容和根本。運(yùn)用WPS、Word等軟件進(jìn)行文字處理，能夠?qū)崿F(xiàn)文字的錄入、編輯、文字域排版、文章美化、設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳、信息標(biāo)注等。此外，在這些軟件中，僅開(kāi)發(fā)的文字“域”功能，就能調(diào)整文章日期，更何況還有新推出的功能，有利于職工的書(shū)寫(xiě)工作，提高辦公效率。

2.2 數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用

對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分析、整理等是數(shù)據(jù)處理技術(shù)的主要功能，目前應(yīng)用最廣泛的數(shù)據(jù)處理軟件是Excel。運(yùn)用Excel中的數(shù)據(jù)處理技術(shù)不僅能夠讓數(shù)據(jù)更為清楚直觀的展現(xiàn)出來(lái)，確保數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)潔性，還有利于保留數(shù)據(jù)的獨(dú)特性和持久性。對(duì)于辦公自動(dòng)化職員而言，需要清楚Excel具有的功能和具體的操作，再根據(jù)軟件中的技術(shù)功能，對(duì)所得信息數(shù)據(jù)做分析并做進(jìn)一步處理，然后對(duì)處理后的數(shù)據(jù)結(jié)果進(jìn)行多角度的分析，最終獲得辦公所需信息。

2.3 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用

目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已涉及到人們生活的方方面面，得到了廣泛應(yīng)用，主要表現(xiàn)在下面兩個(gè)方面：

（1）運(yùn)用電子郵件進(jìn)行網(wǎng)上溝通，各公司各部門(mén)之間是獨(dú)立且具有關(guān)聯(lián)的，因此需要信息進(jìn)行相互交流，運(yùn)用電子郵件有利于促進(jìn)信息的交流，且更為安全和便捷。在這個(gè)信息傳遞過(guò)程中，能有效避免錯(cuò)誤的出現(xiàn)以及延時(shí)等情況，增強(qiáng)了辦公自動(dòng)化的準(zhǔn)確性和整體效率。

（2）運(yùn)用電視會(huì)議進(jìn)行開(kāi)會(huì)，經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展促進(jìn)了全球化的發(fā)展，以往工作人員要開(kāi)會(huì)必須要提前做出安排，而且并非所有人都能到場(chǎng)。但電視會(huì)議的應(yīng)用就沒(méi)有時(shí)間和地域的限制，隨時(shí)都能參加會(huì)議，并能在線探討工作事務(wù)，有利于辦公人員提高工作能力和工作效率。

3 結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在各領(lǐng)域中已得到廣泛應(yīng)用，尤其是在辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用得到極大地重視，所以，需不斷增強(qiáng)辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)的研發(fā)力度和完善程度，提高辦公人員計(jì)算機(jī)水平和信息安全管理意識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)提高整體工作效率。

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作者單位

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