摘 要:隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,我國的教育事業(yè)也取得了很大的進(jìn)步,不僅是普通高校出現(xiàn)了一定的改革,同時高職院校教學(xué)信息化管理也得到了發(fā)展,我國高職院校信息化管理的意識比較薄弱,缺乏先進(jìn)的手段與技術(shù),在人才方面也比較欠缺,高職院校管理者應(yīng)該及時的發(fā)現(xiàn)這些問題,建立起優(yōu)秀的檔案管理人員隊伍,本文就對高職院校檔案的收集與信息化管理問題進(jìn)行具體的分析。
關(guān)鍵詞:高職院校;檔案收集;信息化管理;策略
隨著我國高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大,高職院校教學(xué)內(nèi)容也更加的豐富,應(yīng)該讓教學(xué)檔案在具體的教學(xué)活動中發(fā)揮出作用,才能夠更好的服務(wù)于學(xué)生,目前在我國高職院校教學(xué)中還存在很多的問題,例如:1.教學(xué)檔案管理意識比較薄弱。高職院校在教學(xué)檔案方面的制度還不夠健全,且管理意識也不夠強,很多學(xué)校仍然按照傳統(tǒng)的制度進(jìn)行安排,這對學(xué)校的改革與發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。2.缺乏先進(jìn)的管理技術(shù)。很多高職院校都采用傳統(tǒng)的檔案管理方式,從文件整理到最后的組卷,但是隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展,檔案管理工作也變得更加的困難,消耗的成本也比較高。3.缺乏專業(yè)的管理人員。要想提高管理的整體水平就應(yīng)該對管理人員提出高要求,加強管理人員的專業(yè)素質(zhì)與能力,是十分重要的部分。針對出現(xiàn)的這些問題,本文就對高職院校教學(xué)檔案管理策略進(jìn)行具體的分析。
一、高職院校教學(xué)檔案的主要內(nèi)容
高職院校教學(xué)檔案是在進(jìn)行教學(xué)管理的時候形成的,它對學(xué)校的發(fā)展來說起到了十分重要的作用,這些資料應(yīng)該做到足夠完整、真實才能夠反映出教學(xué)的整個過程,作為教學(xué)工作的重要部分,檔案管理工作是重點也是難點,具體來說高職院校檔案主要包括以下幾個方面的材料:1.綜合材料。在教學(xué)管理中會出現(xiàn)一些綜合性的材料,它包括有上級下達(dá)的工作規(guī)劃、規(guī)定、辦法以及工作計劃、工作總結(jié),或者有關(guān)于教學(xué)方面的獎懲制度、評估以及各種材料等。2.招生工作中的材料。這里面包括招生工作的文件,招生的規(guī)定與計劃以及新生錄取的名單等。3.教學(xué)運行中的材料。這主要包括有校歷表、運行表、課程表以及其他,還有就是質(zhì)量管理方面的文件,有教學(xué)的大綱、課程建設(shè)以及各種經(jīng)驗總結(jié)等,對于教師的基本情況以及教學(xué)記錄也都要進(jìn)行一定的報告,還要進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑嚲矸治觥?.在實驗教學(xué)中的材料。在教學(xué)實驗過程中也會有一些材料,包括對實驗室的規(guī)劃、建設(shè)材料、教學(xué)實習(xí)的材料、計劃、總結(jié)等等,在學(xué)科建設(shè)中形成的主要是有關(guān)于學(xué)科、專業(yè)方面的資料,或者簡報、總結(jié)等等。5.學(xué)生畢業(yè)工作中的材料。畢業(yè)生的檔案管理也是十分重要的環(huán)節(jié),這主要有上級關(guān)于畢業(yè)生分配的材料,畢業(yè)生的工作計劃以及所在單位的信息,畢業(yè)證書的發(fā)放或者畢業(yè)生的合影等材料。由于現(xiàn)在電子技術(shù)與信息技術(shù)發(fā)展的較快,因此很多人也應(yīng)用了教務(wù)管理系統(tǒng)形成的電子檔案,在該系統(tǒng)中會采用不同公司的軟件與產(chǎn)品,這其中包含的信息也越來越多,主要有:師生信息檔案、專業(yè)班級檔案、在校獎懲檔案等等,這些信息與內(nèi)容直接關(guān)系到教師與學(xué)生的以后發(fā)展。同時還有教學(xué)運行的檔案,包括人才培養(yǎng)方案,實踐環(huán)節(jié)以及教學(xué)日志等等,都是教師指導(dǎo)的具體過程。教師之間也可以利用這種方式來進(jìn)行一定的教師互評、意見反饋、企業(yè)評教等。
二、高職院校教學(xué)檔案的收集工作
(一)掌握教學(xué)檔案的特點
高職院校教學(xué)檔案是檔案收集的關(guān)鍵部分,也是整個檔案管理的基礎(chǔ),只有做好該方面的工作才能夠確保檔案的完整性,才能夠系統(tǒng)、完善的為教學(xué)而服務(wù)。高職院校的教學(xué)檔案與其他的檔案是一樣的,有著一定的利用價值同時也是自然形成的,它能夠準(zhǔn)確的反映出教學(xué)的特點,其內(nèi)容與形式有不同于專業(yè)的檔案,這具體體現(xiàn)在記錄的成套性,對于教學(xué)檔案來說要有工作數(shù)量、工作質(zhì)量各個方面的內(nèi)容,還要有計劃、有組織的進(jìn)行活動,對于每一屆的新生來說都應(yīng)該擁有這些材料,從招生材料、教學(xué)準(zhǔn)備材料、教師教學(xué)材料、學(xué)生成績材料到最后的畢業(yè)設(shè)計材料等,這些檔案材料之間是有聯(lián)系的,高職院校檔案還有一定的時間周期性,通過教學(xué)檔案不會采用公元年度的方式,而是利用學(xué)制年度、教學(xué)年度來進(jìn)行銜接,從而構(gòu)成完整的循環(huán)周期。教學(xué)檔案也是由教學(xué)文件轉(zhuǎn)化而來的,有的來源是教務(wù)系統(tǒng)、有的是管理機構(gòu),有的來源于教學(xué)單位,這些內(nèi)容又全部都分散于各個部門中,因此給教學(xué)檔案的管理也帶來了一定的難度。
(二)加強檔案法制建設(shè)
高職院校教學(xué)檔案收集工作最關(guān)鍵的就是依法治檔,要按照《中華人民共和國檔案法》《普通高等學(xué)校檔案管理法》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行制度建立,高職院校的檔案管理應(yīng)該體現(xiàn)在各個方面,讓這些工作與制度都有法律相關(guān)的規(guī)定,還要大力的宣傳與執(zhí)行檔案相關(guān)法律,從而提高全體師生的檔案管理意識與法律觀念,根據(jù)高職院校的教學(xué)特點來制定出相應(yīng)的管理方法,從而加強教學(xué)工作的管理力度,讓教學(xué)檔案朝著更加規(guī)范化、科學(xué)化的角度發(fā)展,同時還要定期的開展高職院校教學(xué)檔案的活動,對這些工作要進(jìn)行及時的發(fā)現(xiàn)與表彰,出現(xiàn)了問題要及時的更改,如果問題嚴(yán)重的話要批評并改正,這樣才能夠有效推進(jìn)高職院校的執(zhí)法力度。
(三)掌握檔案收集的時間
掌握檔案收集的時間也是十分重要的環(huán)節(jié),從高職院校教學(xué)檔案的特點來看,教學(xué)文件材料的形成是有一定的周期性的,作為檔案管理人員來說,應(yīng)該合理的安排教學(xué)文件的歸檔與收集時間,并且將時間選在10月份前后比較適合,在每一個學(xué)年度結(jié)束幾個月之后基本的準(zhǔn)備工作就可以開始了,特別是學(xué)生要開學(xué)或者期末考試這段時間都是比較緊張的時間,且時間更加的充足一些。
三、教學(xué)檔案信息化管理與發(fā)展是趨勢
(一)檔案管理工作難度加大
教學(xué)檔案是教學(xué)管理中較為重要的部分,也受到了高校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注與重視,在教學(xué)過程中會保存很多有價值的文字、圖像以及各種材料,這些內(nèi)容涉及的范圍很廣,能夠幫助高職院校得到更大的發(fā)展,因此對這些材料進(jìn)行合理化的管理也是很有必要的。近些年來,高職院校的資料管理比較困難,主要是由于信息量在不斷的加大,原來一位檔案管理人員就能夠完成的工作,現(xiàn)在需要多個管理人員才能夠完成,原來只需要四個文件柜就能夠?qū)⑦@些文件存放,現(xiàn)在需要多一倍才能夠容納,這樣的信息量增加直接導(dǎo)致高職院校人力財力的損失,同時如果出現(xiàn)了這方面的問題在短時間內(nèi)是無法得到解決的,因此就會影響到教學(xué)檔案管理的整體質(zhì)量,同時很多辦公軟件以及計算機技術(shù)的普及,讓很多資料都采用了電子檔案的方式進(jìn)行存儲,這樣就比傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲方式更加的方便簡單,也讓一些管理方面的難題得到了及時的解決。
(二)檔案管理手段落后于發(fā)展
目前的教學(xué)檔案管理手段已經(jīng)受到了一定的限制,隨著高職院校評估的不斷深入,檔案的管理受到了人們的重視,很多信息與材料也都來自于檔案,因此要想確保檔案的完整性就應(yīng)該整體提高教學(xué)質(zhì)量,可以通過檔案管理人員來找到相應(yīng)的檔案資料,當(dāng)然這樣可能會耗費一定的人力物力,還有可能損害原來的資料,因此這種傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適用了,不能夠再采用這種被動的管理方式,而是要滿足對檔案的整體需求,要求在最短的時間內(nèi)能夠獲得最全面的信息。
四、加強高職院校教學(xué)檔案管理的措施
(一)重視教學(xué)檔案開發(fā)的價值
檔案其實就是歷史的真實寫照,也是工作的新開始新起點,高職院校在建設(shè)檔案的時候也要注意對信息資源的進(jìn)一步開發(fā),只有不斷的深化教學(xué)改革,強化教學(xué)管理的質(zhì)量,才能夠獲得更大的進(jìn)步,例如可以將教師的課件、電子教案等刻錄成光盤進(jìn)行保存,等有新的教師入職的時候可以來進(jìn)行參考,或者可以設(shè)置相應(yīng)的精品課程來提供依據(jù),學(xué)校的優(yōu)秀畢業(yè)生或者獲獎的人員也可以將他們的信息整理起來歸檔,可以供在校學(xué)生觀看或者應(yīng)用在教學(xué)研究方面,高職院校要充分的借助網(wǎng)絡(luò)這個平臺進(jìn)行信息的發(fā)布,實現(xiàn)優(yōu)秀資源的共享,讓更多的高職教職工以及學(xué)生能夠?qū)W到更多的知識,提高他們的工作效率。
(二)加強組織領(lǐng)導(dǎo)提供組織保障
高職院校檔案管理工作應(yīng)該以高職院校的發(fā)展為主,高職院校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該重視該方面的問題,充分認(rèn)識到檔案管理的重點,多開發(fā)相關(guān)的信息資源,檔案信息資源對經(jīng)濟社會的發(fā)展有著十分重要的意義,也有著不可替代的重要性,對于整個的學(xué)校來說,這就像是一種反射點能夠反映出具體的情況,從客觀的角度來分析出現(xiàn)的問題,將教學(xué)過程中的每一個環(huán)節(jié)都進(jìn)行詳細(xì)的分析與說明,因為這也是廣大師生共同的心愿與想法,把握好客觀規(guī)律才能夠?qū)⑦@些問題合理的解決,對于學(xué)校來說應(yīng)該給予高度的重視,特別是要將現(xiàn)代化的管理放在首要位置,不斷地為檔案管理部門提供新的資料,作為一門涉及廣泛的工作,檔案管理工作是十分的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?,檔案管理人員也要有很高的素質(zhì)與水平,多充實自己的思想與能力,加強大家的檔案管理意識,讓每一個人都能夠從崗位上得到滿足,對于自己的崗位也都能夠盡心盡力的去工作,做好檔案管理的每一個環(huán)節(jié)。
(三)建立健全的檔案管理制度
高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對教學(xué)檔案管理問題提高重視,或者開展檔案意識的宣傳,不斷的統(tǒng)一職工的整體思想,讓這些教職工人員認(rèn)識到檔案管理的重要性,及時的對教學(xué)進(jìn)行評估、研究以及改革才能夠獲得更大的發(fā)展,為了保證教學(xué)的整體質(zhì)量可以制定出合理的檔案管理制度,在學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的時候,可以制定出嚴(yán)格的責(zé)任制度,有學(xué)校的各個部門進(jìn)行分配工作,還可以建立起明確的責(zé)任機制,對這些管理部門進(jìn)行一定的監(jiān)督、檢查,確保問題能夠及時的解決,對一些工作做的不好的地方要及時的改正與提高。
(四)建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍
檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)是十分重要的部分,檔案管理人員的素質(zhì)高低直接影響著檔案管理工作的好壞,高職院校要做到有規(guī)律、有針對性的進(jìn)行教學(xué)檔案培訓(xùn),學(xué)習(xí)更多的先進(jìn)手段,不斷的提高管理能力,才能夠加強與其他院校之間的交流與溝通,多學(xué)習(xí)他們的成功經(jīng)驗,從而提高自己的管理水平。作為高職院校來說,應(yīng)該擁有先進(jìn)的教學(xué)管理軟硬件設(shè)施,例如打印機、投影儀、計算機等都是必備的,同時還要注意對檔案信息化管理方面軟件的開發(fā),對電子文檔做好分類的管理,從而提高教學(xué)管理工作的效率。這種保密的方式要比紙質(zhì)保密方式更加的簡單,對收集的資料應(yīng)該要有備份,讓這些文檔處于只讀的狀態(tài)中,還可以根據(jù)不同的職責(zé)來進(jìn)行管理,對于管理者或者使用者來說都能夠自由的使用這些資料,或者下載下來使用,對一些比較重要的文件要進(jìn)行加密管理,才能夠得到更好的利用。
(五)推進(jìn)管理達(dá)標(biāo)升級
信息化建設(shè)應(yīng)該充分滿足高職院校工作需求,這也是高職院校未來工作的主要標(biāo)志,推動高職院校檔案工作的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化,就能夠讓高職院校朝著更好的方向發(fā)展,這也是未來發(fā)展的必然趨勢,學(xué)校還應(yīng)該加強在該方面的資金投入,也可以與政府相關(guān)部門相結(jié)合,進(jìn)行檔案信息化的重點管理,不斷地開發(fā)出更加創(chuàng)新型的網(wǎng)絡(luò)管理軟件,將數(shù)字化作為重點部分,讓傳統(tǒng)紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊墓芾砟J剑瑫r根據(jù)新形勢下的檔案管理工作提出具體的要求,才能夠進(jìn)行信息的檢索與收集,從多個角度去分析出現(xiàn)的問題,并進(jìn)行合理的解決,堅持將網(wǎng)絡(luò)計劃融入到現(xiàn)代檔案管理工作中,實現(xiàn)多方位的檔案管理目標(biāo)。
五、結(jié)束語
綜上所述,主要對高職院校檔案的收集與信息化管理策略進(jìn)行分析,可以看出,檔案管理工作是一項十分重要的工作,它能夠反映出科研、行政以及各個方面的內(nèi)容,是歷史發(fā)展的真實寫照,作為高校檔案工作來說應(yīng)該不斷地實現(xiàn)信息化,加強高職院校檔案信息化建設(shè),才能夠認(rèn)清楚當(dāng)前的形勢,不斷的創(chuàng)新得到新的進(jìn)步與發(fā)展。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天,高校應(yīng)該對各種資源都進(jìn)行充分地利用,這樣更有利于學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提高,學(xué)生也能夠得到更好的教育與服務(wù),對于廣大師生來說,應(yīng)該本著互相學(xué)習(xí)的目的,加強信息化檔案管理的促進(jìn)作用,為以后的高校檔案管理工作提供更多的幫助。
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作者簡介:
黃瑞潔(1987—),女,漢族,廣東臺山人,本科,辦事員,研究方向:檔案管理。