柯梅　唐石梅

摘要 本文重點探究文秘人員如何做好文書材料的前期管理工作以促進檔案管理工作。

關(guān)鍵詞 文秘工作 檔案管理 問題 建議

文秘工作和檔案管理工作是息息相關(guān)的，文秘工作的成果是文書檔案歸檔的對象，文秘工作是文書材料歸檔的前期工作。如今，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，文秘工作和檔案歸檔工作都面臨新的形勢，新的挑戰(zhàn)。文秘人員如何做好本職工作，促進信息時代的檔案管理工作，實現(xiàn)信息共享，值得我們立足本職工作，深刻分析。

一、歸檔文書材料前期管理工作的重要性

文書檔案，是將各類文書材料按歸檔的制度進行分類、整理，由檔案人員編制索引后，裝訂成盒后存入庫房上架管理。文書檔案的來源就是文秘工作中形成的各類印發(fā)文件和收文材料。歸檔前文書材料制作的質(zhì)量、簽發(fā)文審批手續(xù)的完整、原始材料的修改痕跡；收文材料傳閱過程中領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)意見，傳閱對象的簽字流程等都是歸檔原始材料。所以，歸檔文書材料前期管理工作是非常重要的，前期工作直接影響存檔文書檔案的質(zhì)量。

二、歸檔文書檔案的發(fā)展變化

在無紙化辦公時代來臨之前，文書材料多為紙質(zhì)，不管是印發(fā)件還是收文材料，都是以紅頭、紅章、紙質(zhì)件來完成的，往檔案室移交的也只有紙質(zhì)材料。

隨著計算機的普及，現(xiàn)在已進入互聯(lián)網(wǎng)+的時代，無紙化辦公是相當(dāng)普及。文書材料的記錄載體不再拘泥于紙質(zhì)，非涉密文件、材料大多使用數(shù)字化的方式通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳播。無紙化辦公，使用方便、快捷、及時、有效。比如四川省煤田地質(zhì)局使用的辦公系統(tǒng)OA軟件，通過該軟件不僅實現(xiàn)了無紙化辦公，還建立了內(nèi)部通信平臺，實現(xiàn)了工作流程的自動化，既能及時有效傳達(dá)各文件精神，增強領(lǐng)導(dǎo)管控能力，還可以節(jié)約資源，節(jié)省成本，提高了工作效率。

三、公文處理中歸檔文書材料存在的問題

（一）電子文檔歸檔的不完整性

電子公文有傳達(dá)及時的優(yōu)勢，但也存在在歸檔時不完整的現(xiàn)象。比如通過四川省煤田地質(zhì)局OA系統(tǒng)接收的電子公文，沒有發(fā)文單位的印章，在歸檔時不能滿足存檔的要求，即使是將此電子公文打印成紙質(zhì)，仍然無法解決無發(fā)文單位印章的困惑，一旦以后需要使用此類文件作為憑證，就會出現(xiàn)無單位印章不具有法律效力的情況。

（二）電子文檔歸檔的失真性

現(xiàn)在的電子文件多采用以PDF等形式進行寫保護，防止在傳送過程中被修改了內(nèi)容，但是也有個別少數(shù)文件用WORD文件格式進行傳送，沒有任何寫保護，這樣的電子檔文件就會存在內(nèi)容被修改的可能，那么這種電子版文件是否有存檔價值呢？如果因直接用沒有寫保護設(shè)置的文檔發(fā)送，那么還會存在收文者在不小心的情況下更改源文件內(nèi)容的可能，這也就容易造成電子版文件的錯誤。

（三）部分電子文檔存檔的隱患

在工作中通常會收到傳真件，而有時傳真件的內(nèi)容需要存檔，但傳真件往往是復(fù)印件，多數(shù)時候接受的傳真件不夠清晰，短期內(nèi)便會變得模糊不清，造成重要信息無法存檔的隱患。

（四）部分電子版文件存檔與紙質(zhì)版存檔的不一致性

作為以后工作中查閱、取證的憑據(jù)，文書材料特別是重要的文書材料，通常要將電子版與紙質(zhì)版同時交檔案室存檔，對于四川省煤田地質(zhì)局使用OA系統(tǒng)傳輸?shù)奈募?，電子版與紙質(zhì)版的命名十分好統(tǒng)一，但對于部分不使用OA系統(tǒng)傳送的文件，存在著電子版文件存檔與紙質(zhì)版存檔不一致性。如在收到一份外來紙質(zhì)公文材料時，登記保存只能登記公文名，就沒有相應(yīng)的電子版文檔。此類文件如果需要下載傳閱，只有打印成紙質(zhì)，因為不能用互聯(lián)網(wǎng)電腦進行傳送，在存檔的時候就需要掃描上傳。

（五）公文材料歸檔缺乏原始性和完整性

在公文編號的過程中，由于登記不及時、分類不準(zhǔn)確，發(fā)生漏號、重號等亂號的情況，這既影響了公文的質(zhì)量又不符合立卷歸檔的要求。電子公文的存儲方式多樣，如果不及時作保護，很可能會因為硬件的毀壞而破壞，導(dǎo)致電子文檔歸檔的缺失。

四、做好歸檔文書材料的前期管理工作的建議

（一）強化檔案意識，加強專業(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

首先一四一隊各級領(lǐng)導(dǎo)特別是各專業(yè)公司、部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)該要高度重視檔案管理工作的重要性，注重印制文件和收文的規(guī)范性，同時全隊的職工也必然要強化歸檔的意識。有了檔案意識，再加強工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平，做到業(yè)務(wù)精而準(zhǔn)。在信息化時代，檔案管理工作數(shù)字化、信息化要求文秘工作者、檔案管理者、文件制作收發(fā)參與人員在接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時，要深入學(xué)習(xí)計算機知識和信息技術(shù)，切實提高自己在文件處理過程中的技能。我隊有獨立法人資格的專業(yè)公司，對外可以制發(fā)公文或各管理部門對外有書面材料往來，我認(rèn)為應(yīng)該對制發(fā)公文的相關(guān)工作人員進行公文基礎(chǔ)培訓(xùn)，包括格式、文體、印章等基本要素，提升公文質(zhì)量，對今后立卷歸檔的科學(xué)性和全面性打好基礎(chǔ)。

（二）嚴(yán)把公文質(zhì)量關(guān)

文書檔案的價值體現(xiàn)于文書檔案的利用。因此，公文質(zhì)量，決定文書檔案的利用價值。文秘人員在工作中，應(yīng)做到“三要”，一要及時登記接收的文件材料，二要主動收集有保存價值的文書檔案，三要掌握公文的完整性、規(guī)范性。例如，有些文件的附件價值比紅頭更高，如果缺失，并沒有保存的價值，所以文秘人員在收文時需要主動想辦法去搜集附件，力求完整。

（三）文秘人員要加強責(zé)任心

在公文生成的整個環(huán)節(jié)里，細(xì)節(jié)要求特別多，一不小心就容易出錯，比如編號錯，比如漏了字或者錯別字，再或者序號錯誤，再小到標(biāo)點符號出錯，等等這些都很需要文秘人員的責(zé)任心。在文件生成時首先要十分仔細(xì)，對于公文的18個基本要素，逐一檢查核對，對于文字內(nèi)容最好的辦法就是帶著腦子逐字逐句地反復(fù)檢查。為避免編號混亂重復(fù)，最好的辦法就是及時登記，認(rèn)真核對。印制下發(fā)前再次復(fù)核，保證公文的正確性。公文生成的程序雖然看起來很花費時間和精力，但是一份高質(zhì)量公文的形成是需要如此努力的。文秘人員養(yǎng)成細(xì)心的好習(xí)慣，公文質(zhì)量才能得以保證。有的公文在制發(fā)后需要返回蓋章的有效件，文秘工作人員要進行跟蹤，及時催回，保證公文的有效性和完整性。

（四）加強公文電子版與紙質(zhì)一體化的規(guī)范性

文秘人員要在公文處理完畢后對其進行紙質(zhì)電子化、電子紙質(zhì)化的相互轉(zhuǎn)變，確保歸檔后檢索方便有效，也為檔案管理的全面性和真實性提供保障。打印和掃描都比較簡單，配備相應(yīng)的設(shè)備就行，只是掃描的工作量較大，特別是遇到頁數(shù)比較多的文件，很費時費力。文檔生成保存時，要使用全稱或者規(guī)范性簡稱，方便在查閱時，只需輸入相應(yīng)的名稱就能檢索。

（五）建議使用電子印章

在電子信息化的今天，采用電子辦公系統(tǒng)下發(fā)公文已是一種非常普遍的方式，既然公文文頭可以采用紅頭，是否印章也可以是電子的，這樣就可以保證文件的真實性并符合法律效力。

五、結(jié)語

綜上所述，文秘工作和檔案管理工作兩者相輔相成、相互影響，基于電子信息化的時代背景下，文秘工作的科學(xué)性和全面性是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是文書材料歸檔的前期工作。此項工作不僅要求文秘人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，還需要引起一四一隊職工的重視，在開展各項工作中，嚴(yán)把源頭質(zhì)量關(guān)，這樣才能實現(xiàn)檔案管理工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，提升檔案前期管理的有效性。endprint