連朝霞

摘 要：人事檔案是學(xué)校的重要資源，加強人事檔案管理，可以發(fā)揮出人事檔案在人力資源配置中的作用。本文主要探討如何運用計算機技術(shù)進行學(xué)校人事檔案管理。運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行學(xué)校人事檔案管理，可以有效的輔助教學(xué)工作的順利開展，實現(xiàn)教學(xué)人才的優(yōu)化配置。當前學(xué)校人事檔案管理應(yīng)用計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面還存在著問題，還要發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理中的優(yōu)勢，實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理中的廣泛應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；學(xué)校；人事檔案管理

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人事檔案管理的問題

（一）信息資源收集工作不到位

學(xué)校人事檔案涉及的事項較多，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息內(nèi)容與信息形式越發(fā)多樣，這使網(wǎng)絡(luò)人事信息量日漸豐富，傳統(tǒng)的信息收集方式與信息檢索渠道已經(jīng)不能滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理需求。退休教職工的人事檔案信息更新的速度較慢，不僅信息數(shù)量較少，而且涉及內(nèi)容過于龐雜，還涉及到人事檔案上級主管部門、人社部門、社區(qū)等方面。在計算機網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理模式下，傳統(tǒng)的檔案管理模式容易出現(xiàn)錯誤，現(xiàn)有的信息化檔案管理需要還存在著管理人員不適應(yīng)新情況問題，突顯出人事檔案管理效率較低，不能實現(xiàn)無紙化人事檔案管理，人事檔案管理質(zhì)量不足問題。

（二）檔案管理業(yè)務(wù)更加復(fù)雜

當前學(xué)校人事檔案的信息還主要由被管理者自主提供，也有的檔案是由師范院校移交的，但是現(xiàn)有的人事檔案往往都以被動形式獲取的，目前學(xué)校人事檔案管理部門還沒能圍繞計算機技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)主動獲取檔案信息資源，傳統(tǒng)紙制檔案管理模式下的檔案管理思路仍然延續(xù)到信息化時代，這種檔案管理方式不利于充分挖掘利用檔案中的信息，不利于學(xué)校人事檔案資源的充實豐富，也不能有效的開發(fā)出人事檔案資源的價值。特別是建立人才資源庫的現(xiàn)實需求下，突顯出學(xué)校人事檔案管理管理模式的落實，僅停留在檔案保存階段的管理模式已不滿足現(xiàn)代檔案管理，由于檔案資源明顯缺乏實效性，檔案資源保存時間短，檔案資源的應(yīng)用價值不足，影響了檔案管理工作質(zhì)量。學(xué)?，F(xiàn)有的人事檔案管理方式不能有效的挖掘出人事信息的價值，沒能體現(xiàn)出人事檔案的服務(wù)學(xué)校發(fā)展與服務(wù)個人的作用，人事檔案管理水平相對落后。

（三）人事檔案管理設(shè)備不足

在信息化的環(huán)境下，不僅改變了傳統(tǒng)的人事檔案管理理念，而且還要求更新人事檔案管理設(shè)施設(shè)備。更有的學(xué)校人事檔案管理設(shè)備已經(jīng)不明顯不適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案管理需要。例如，有些學(xué)校的人事檔案管理設(shè)備還要主要以用房為主，還停留在紙制人事檔案管理階段，還沒能補足必要的信息化人事檔案管理設(shè)施，不僅缺乏必要的計算機等設(shè)備，而且必要的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)不足。其次，適應(yīng)于學(xué)校的人事檔案管理軟件系統(tǒng)建設(shè)不足，學(xué)校人事檔案管理軟件系統(tǒng)功能落后，現(xiàn)有軟件設(shè)施不符合人事檔案管理的需要，沒能根據(jù)學(xué)校人事檔案管理需要開發(fā)出完善的數(shù)據(jù)庫，也不能開發(fā)出針對不同用戶使用的個性化軟件管理服務(wù)系統(tǒng)。而且現(xiàn)有的學(xué)校人事檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化能力相對低下，不僅網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的系統(tǒng)安全性較低，而且不能發(fā)揮出遠程數(shù)據(jù)傳輸?shù)墓δ堋?/p>

（四）信息技術(shù)人員相對匱乏

目前學(xué)校的信息技術(shù)人才有限，除了某些有相關(guān)信息技術(shù)專業(yè)的學(xué)校以外，大多數(shù)學(xué)校的人事檔案管理部門都缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人才。缺乏信息技術(shù)人才導(dǎo)致信息化人事檔案管理系統(tǒng)功能開發(fā)不足與日常維護工作不到位的重要因素，因此嚴重的影響人事檔案信息系統(tǒng)的使用。加上當前現(xiàn)有人事檔案管理人員素質(zhì)較低，不少檔案管理工作人員不適應(yīng)信息化操作方式，人事檔案管理人員的信息化培訓(xùn)不到位，因此影響了信息化人事檔案管理工作全面開展，不利于信息技術(shù)在學(xué)校人事檔案管理中的普及。目前學(xué)校人事檔案管理部門的績效評定還主要以傳統(tǒng)紙制檔案管理標準作為評定標準，還沒有學(xué)校人事檔案管理信息化的基本法律法規(guī)，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案管理人員的信息水平發(fā)展速度較慢，學(xué)?，F(xiàn)有人事檔案管理人員的信息化知識與能力水平相對落后。

二、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理作用

（一）全面提高檔案管理效率

在網(wǎng)絡(luò)時代信息量不斷的增加，信息形式日益豐富多樣，傳統(tǒng)的人事檔案管理形式已經(jīng)不滿足現(xiàn)代檔案管理工作的現(xiàn)實需求，只有使用信息化的檔案管理方式，充分發(fā)揮出計算機快速運算檢索能力，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下篩選出有價值的人事信息，這樣才能促進學(xué)校人才庫的建設(shè)與完善，滿足現(xiàn)代人事檔案管理工作的現(xiàn)實需求。特別是當前人事檔案共享需求越來越高的現(xiàn)實情況下，只有提高人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化水平，才能滿足各部門對學(xué)校人事檔案使用需求，有效地節(jié)省檔案管理的時間，全面提高檔案管理工作效率，解決檔案管理人員工作壓力日益增大的問題。

（二）節(jié)約檔案管理成本

學(xué)校不同，檔案管理的復(fù)雜度不同，傳統(tǒng)的紙制檔案時代只收集教職工的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，雖然學(xué)校人才專家?guī)旖ㄔO(shè)的需要，人才交換交流形式的不斷豐富，對人事檔案管理工作提出更高的要求，人事檔案管理不僅涉及教職工的自然信息，而且還包括工資信息、職稱信息、培訓(xùn)再教育信息、人事編制調(diào)動信息等方面，只有建立起多媒體環(huán)境下的檔案管理信息系統(tǒng)，才能提高信息的調(diào)取速度，支持學(xué)校高速運轉(zhuǎn)的需求，從而快速的生成各種報表，有效的滿足各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計與信息上報的需要，并且實現(xiàn)檔案的精準存儲，有效的減少數(shù)據(jù)檔案存在的錯誤，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量，有效節(jié)約人力與時間，同時更好的發(fā)揮出教師資源的價值，為學(xué)校教育資源的配置提供參考意見。

（三）多媒體信息的擴充

現(xiàn)代人事檔案資源不僅僅由文字與數(shù)字構(gòu)成，還涉及到大量的音頻、視頻、圖片等資源，教師開發(fā)的精品課程資源，教師的理論教學(xué)研究成果，教師創(chuàng)新的知識與知識產(chǎn)權(quán)的保護等等，這些內(nèi)容涉及的檔案形式日益多樣，傳統(tǒng)的只保存紙制檔案資料的形式已經(jīng)不滿足現(xiàn)在檔案的需求。只有注重運用計算機技術(shù)實現(xiàn)多媒體環(huán)境下的檔案保存，這樣才能全面的收集各種視頻影音資料，實現(xiàn)檔案信息的全面直觀目標，不斷提升人事檔案資料的豐富性與廣闊性，解決傳統(tǒng)人事檔案資料單一的問題。endprint

（四）實現(xiàn)檔案的智能化

學(xué)校檔案管理工作屬于教學(xué)的輔助工作，發(fā)揮出檔案管理工作的作用，必須注重使用智能化的手段，這樣才能全面提高檔案管理工作的效率。使用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理系統(tǒng)與教學(xué)辦公系統(tǒng)有效銜接，可以自動化的收集各種數(shù)據(jù)信息，從而全面提高人事檔案的豐富性，使涉及到人事信息的檔案資源得以全面有效的保存。使用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法，可以開發(fā)出智能型的檔案自動檢索系統(tǒng)，可以滿足學(xué)校日常管理，教育教學(xué)創(chuàng)新的人才需求，可以為學(xué)校人才選拔提供支撐。注重計算機為主體的檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是學(xué)校人事檔案管理的趨勢。

三、應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理

（一）建立人事檔案數(shù)據(jù)庫查詢系統(tǒng)

為了發(fā)揮出計算機技術(shù)在人事檔案管理中的作用，必須建立起完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，注重運用數(shù)據(jù)庫的方法進行人事檔案管理，全面提高人事檔案管理工作的效率。首先，完善人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，根據(jù)不同的數(shù)據(jù)信息類型，全面提高數(shù)據(jù)庫的信息收集與存儲能力，保證對現(xiàn)代人事信息進行分門別類的有效存儲，全面提升信息存儲的容量。其次，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的智能化收集，注重數(shù)據(jù)庫與學(xué)校辦公系統(tǒng)，相關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保持互動，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的自動檢索與收集，這樣才能發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)實作用。第三，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫的目錄，全面提高數(shù)據(jù)的檢索能力，運用大數(shù)據(jù)的思維與方法，科學(xué)的進行數(shù)據(jù)庫管理，這樣才發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫的作用，實現(xiàn)人事檔

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（二）建立信息化人事管理團隊

發(fā)揮出計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理中的作用，必須建立起完善的人計算機信息化人事檔案管理團隊，全面提高人事檔案管理人員的信息技術(shù)素質(zhì)，這樣才能發(fā)揮出計算機信息技術(shù)的作用。首先，注重完善人事檔案管理部門的人員配置，力求配備懂得計算機知識和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息化管理人才，這樣才能發(fā)揮人事檔案管理部門使用信息技術(shù)方面的作用。其次，全面加強現(xiàn)有計算機技術(shù)的培訓(xùn)，注重對現(xiàn)有檔案管理人員進行必要的信息技術(shù)知識普及，從而全面提高信息技術(shù)操作人員的能力水平。第三，加強信息技術(shù)裝備的普及工作，注重普及必要的信息技術(shù)裝備，不斷完善更新信息技術(shù)設(shè)施，使學(xué)校檔案管理的自動化、智能化、信息化水平不斷升級，切實發(fā)揮出信息技術(shù)的人事檔案管理作用。第四，按照國家關(guān)于學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)實要求進行人事檔案管理的改革，嚴格落實信息技術(shù)使用要求，實現(xiàn)借助信息技術(shù)與上級教育主管部門進行溝通，取得上級部門的支持，不斷開發(fā)學(xué)校人事檔案管理的信息化工作，從而獲得上級對學(xué)校信息化人事檔案管理的支持。

（三）完善信息管理采集制度

學(xué)校推廣使用計算機信息技術(shù)進行人事檔案管理，必須取得在校教職工的配合，注重發(fā)揮各部門的配合作用，這樣才能提高學(xué)校利用信息技術(shù)進行人事檔案管理的作用。首先，完善計算機人事檔案管理制度的改革，注重根據(jù)計算機網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理的需求，全面提高在校教職工的配合意識，促進在校教職工主動配合人事檔案管理部門完善相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。其次，加大人事檔案信息化的宣傳工作，注重推廣人事檔案信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)教職工自動使用信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，不斷運用信息化人事檔案管理系統(tǒng)發(fā)布信息，發(fā)揮出人事檔案管理系統(tǒng)在教師培訓(xùn)，教師職業(yè)發(fā)展，教師職稱申報評定方面的現(xiàn)實作用。第三，實現(xiàn)人事檔案信息的遠程共享，注重通過人事檔案管理系統(tǒng)與相關(guān)部門保持互動，實現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理系統(tǒng)與上級教育主管部門、人社局等系統(tǒng)的有效互動，實現(xiàn)相關(guān)功能的開發(fā)，從而發(fā)揮出計算機支撐下人事檔案管理系統(tǒng)作用，解決人事檔案管理的現(xiàn)實問題。

四、結(jié)論

做好學(xué)校人事檔案管理工作，必須從學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)實情況出發(fā)，注重普及信息化的管理方式，充分運用計算機技術(shù)開發(fā)自動化、智能化的人事檔案數(shù)據(jù)存儲與檢索軟件，不斷提高人事檔案管理人員的信息化水平，解決人事檔案管理中的實際問題。

參考文獻：

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