文/楊巧，山西省奇村溫泉干部療養(yǎng)院

1 基建檔案的作用

1.1 基建檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工使用整個(gè)過(guò)程中直接形成的、必須進(jìn)行整理立卷的、具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項(xiàng)目前期文件、勘察測(cè)繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件等內(nèi)容，基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過(guò)程，基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件。

1.2 基建工程項(xiàng)目是指在同一個(gè)計(jì)劃任務(wù)書(shū)和總體設(shè)計(jì)內(nèi)進(jìn)行施工，由一個(gè)或幾個(gè)單項(xiàng)工程組成，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算，行政上有獨(dú)立的組織形式的基礎(chǔ)設(shè)施或建筑物，工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，決定了基建檔案具有技術(shù)含量強(qiáng)、系統(tǒng)成套性、原始記錄性、完整準(zhǔn)確性等特性，基建檔案為基建工程各階段建設(shè)活動(dòng)的決策、文件編報(bào)、施工、竣工、使用、等工作提供依據(jù)和憑證，是單位維權(quán)的依據(jù)，是工程項(xiàng)目的寶貴財(cái)富。

2 基建工程檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

基建工程檔案管理就是指對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)工程項(xiàng)目中的各種有價(jià)值的資料進(jìn)行整理并存檔統(tǒng)一管理。

2.1 基建工程檔案對(duì)基建工程的重要性

基建工程檔案包含著工程建設(shè)里面的許多資料以及工程項(xiàng)目的各種情況?；üこ痰氖┕け仨氁曰üこ虣n案為依照及參考基礎(chǔ)，檔案是基建工程的實(shí)際情況的文本記錄，它代表著基建工程的施工進(jìn)度，工程范圍等重要工程信息，因此，基建工程檔案管理是基建工程中不可或缺的部分，管理好基建工程檔案能提高工程整體的施工水平。

2.2 我國(guó)基建檔案管理現(xiàn)狀分析

目前，我國(guó)部分基建工程檔案管理仍使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即由人力來(lái)記錄檔案以及收藏檔案，文本檔案仍然處于重要地位，這也就致使基建工程檔案管理受到更多的客觀因素的制約，從而出現(xiàn)問(wèn)題，比如文本文件易丟失毀壞、人力記錄檔案易出現(xiàn)誤差等。我國(guó)的基建工程檔案管理水平仍有待提高，整體的檔案管理體制存在許多漏洞，由于一些工程承包單位對(duì)基建工程檔案管路沒(méi)有給予足夠的重視，致使檔案管理缺乏先進(jìn)的設(shè)備支持以及充分的人力支持，從而使工程檔案管理過(guò)于形式化，缺乏管理實(shí)效性。

2.3 基建檔案管理中普遍存在問(wèn)題分析

2.3.1 基建檔案管理涉及部門(mén)過(guò)多，缺乏統(tǒng)一管理

由于基建工程檔案包含的資料信息較多，其涉及的部門(mén)也就復(fù)雜，比如施工部門(mén)的施工信息，勘察設(shè)計(jì)部門(mén)的設(shè)計(jì)信息以及維修部門(mén)的維修記錄等資料都是需要存檔的有價(jià)值的信息，而這些信息來(lái)自不同的部門(mén)，負(fù)責(zé)管理基建工程檔案的人員就需要從不同部門(mén)提取資料，面對(duì)過(guò)多的部門(mén)，檔案信息收集的難度也大大增加，相對(duì)應(yīng)的統(tǒng)一管理檔案的工作難度也有所增加[2]。

2.3.2 傳統(tǒng)檔案管理易使檔案信息丟失

傳統(tǒng)檔案管理主要是用文本記錄檔案信息，比起電子檔案來(lái)，文本檔案易于損壞及丟失，管理難度較大，而且如果基建工程檔案使用傳統(tǒng)檔案管理方法管理的話(huà)，需要投入的人力和物力也會(huì)有所增加，這樣工程的成本投入就會(huì)提高，工程預(yù)算自然就升高不少。

2.3.3 檔案管理人員綜合能力有待于提高

檔案管理人員在檔案管理中起著主導(dǎo)作用，無(wú)論是電子存檔或是文本存檔都需要檔案管理人員收集檔案信息，尤其是基建工程檔案需要很多部門(mén)的資料信息，這就對(duì)基建工程檔案管理人員的要求更高，管理人員必須細(xì)心收集檔案資料，并且具有良好的檔案管理職業(yè)素養(yǎng)。在基建工程檔案管理中，如果管理人員抱著隨意的態(tài)度收集檔案信息的話(huà)，很有可能錯(cuò)漏一些重要工程信息，影響工程施工，同時(shí)，管理人員若是沒(méi)有職業(yè)道德的話(huà)就有可能致使機(jī)密檔案信息泄露，往往很多機(jī)密檔案對(duì)工程有著至關(guān)重要的作用，一旦泄露，便會(huì)使工程受到重大打擊[3]。

3 加強(qiáng)基建工程檔案管理有效措施思考

3.1 各部門(mén)共同協(xié)調(diào)管理工程檔案

基建工程需要各個(gè)工程部門(mén)的共同支持，每個(gè)部門(mén)擁有的有價(jià)值的資料和信息都要進(jìn)行存檔保管以協(xié)助工程的進(jìn)行。由于檔案信息涉及多部門(mén)，因此信息收集工作也有一定的難度，為了避免信息收集過(guò)程中出現(xiàn)重要信息丟失、資料不完善、信息記錄錯(cuò)誤等突發(fā)情況，各部門(mén)就應(yīng)該相互協(xié)作，對(duì)于有價(jià)值的工程信息就要積極提供給檔案管理部門(mén)，并且部門(mén)一定要做好資料備份工作，一旦檔案管理部門(mén)記錄的檔案信息出錯(cuò)的話(huà)，信息來(lái)源部門(mén)才能糾正錯(cuò)誤，減小錯(cuò)誤信息對(duì)基建工程施工的影響。

3.2 提高基建工程檔案管理人員素質(zhì)

基建工程檔案管理的信息收集、資料整理、以及檔案存檔都需要管理人員來(lái)進(jìn)行，因此，管理人員對(duì)基建工程檔案有著一定的決定作用，這也就對(duì)管理人員的素質(zhì)有了許多要求，首先，基建工程檔案管理人員必須要有檔案管理的相關(guān)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)，這樣才能對(duì)檔案進(jìn)行技術(shù)性的管理，降低檔案管理的難度；其次，要提高檔案管理人員的職業(yè)道德水平，保證基建工程檔案所包含的機(jī)密工程信息不被泄露，工程檔案管理人員會(huì)接觸到許多工程信息，在一定程度上來(lái)說(shuō)，基建工程檔案管理人員的素質(zhì)是工程順利進(jìn)行的重要影響因素。

3.3 引進(jìn)先進(jìn)檔案管理技術(shù)以及設(shè)備

檔案管理的質(zhì)量受到很多客觀因素的影響，其中最重要的就是檔案管理設(shè)備及管理技術(shù)。先進(jìn)檔案管理設(shè)備能讓存檔及檔案保存事半功倍，且增強(qiáng)了檔案保存的安全性，而管理技術(shù)的好壞也決定著檔案管理的完整性以及檔案信息對(duì)工程的支持作用。

3.4 檔案管理的整體要求必須提高

基建工程檔案管理不僅僅是一個(gè)工程的組成部分，它也是整個(gè)基建工程體系的組成部分，只有整個(gè)基礎(chǔ)建設(shè)事業(yè)的檔案管理要求有嚴(yán)格的要求，各個(gè)工程承包企業(yè)在檔案管理方面才能有發(fā)展的目標(biāo)，從而自覺(jué)地提高基建檔案管理水平。

3.5 加強(qiáng)各企業(yè)部門(mén)對(duì)基建工程檔案重視度，工程承包方應(yīng)建立必要檔案管理體制

基建工程檔案管理是工程中一個(gè)重要的組成部分，檔案管理的情況不僅對(duì)工程的施工有影響，對(duì)工程的持續(xù)維護(hù)也有重要影響。因此，與基建工程有關(guān)的企業(yè)和部門(mén)都必須重視檔案管理，并對(duì)基建工程檔案管理積極提供支持，只要工程方重視基建工程檔案管理，那么檔案管理就能獲得更多的財(cái)力物力上的支持。

3.6 信息化時(shí)代，給基建檔案工作帶來(lái)了新的課題，基建檔案管理應(yīng)推行計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，適應(yīng)基建工程項(xiàng)目現(xiàn)代管理模式，探索基建檔案信息資源體系，根據(jù)基建工程和單位信息化管理實(shí)際情況，使用檔案管理軟件，實(shí)行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高基建檔案管理效率。

4 結(jié)語(yǔ)

基建檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，基建檔案管理工作是單位事業(yè)和基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想的工作。在新的時(shí)代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有愛(ài)崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神，做好基建檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值，為發(fā)展和諧社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。

[1]楊曉東.簡(jiǎn)述基建工程檔案資料的科學(xué)化管理策略[J].品牌（下半月），2012（4）：78-79.

[2]張智麗.企業(yè)基建項(xiàng)目檔案管理工作中存在問(wèn)題及對(duì)策探討[J].昆明冶金高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào)，2011，（4）：47-48.