胡志偉

摘要：檔案管理工作對(duì)于一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說具有非常重要的意義，因?yàn)闄C(jī)關(guān)工作的工作量比較大，同時(shí)工作具有比較繁雜的特點(diǎn)，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位的大部分工作都需要通過檔案進(jìn)行開展。在進(jìn)行機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作中，工作人員要對(duì)檔案管理的重視度進(jìn)行一定的提高，使檔案管理工作具有一定的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化?，F(xiàn)階段，在我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在這一定的問題，我們要找到問題的所在處，對(duì)問題進(jìn)行改善，提高檔案管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)我國(guó)比較重要的單位，所設(shè)計(jì)的工作也比較重要，在社會(huì)的發(fā)展中，具有不可代替的意義。隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能滿足工作的需要，在工作的過程中遇到的問題也就越來越多，進(jìn)行檔案管理的工作人員的工作效率也逐漸的降低。所以要結(jié)合實(shí)際的情況，尋找有效的科學(xué)的解決方法。

一、在以往機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.對(duì)檔案管理的方式比較落后

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理的構(gòu)成中，還使用傳統(tǒng)的方式，以紙質(zhì)的檔案為主，將這些紙質(zhì)的的檔案統(tǒng)一放在一個(gè)規(guī)定的地方，當(dāng)對(duì)某樣檔案使用時(shí)，在那個(gè)特定的地方進(jìn)行查閱，在所有的檔案中進(jìn)行查找，有的時(shí)候需要查找好幾個(gè)小時(shí)，甚至好幾天。這種管理方式在以前的工作過程中能夠發(fā)揮重要的作用，但是，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，工作內(nèi)容的逐漸細(xì)化，檔案的數(shù)量與日俱增，傳統(tǒng)的檔案管理有些落伍，因?yàn)樗粌H不能提高管理的效率，還會(huì)增加管理部門的負(fù)擔(dān)，影響整個(gè)單位的工作效率。因此事業(yè)單位檔案管理方式不能一成不變、遵循守舊，不能停留在老路上。

2.對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不充分

機(jī)關(guān)事業(yè)單位一般把進(jìn)行實(shí)際操作的現(xiàn)實(shí)中的工作作為主要的工作內(nèi)容，把對(duì)檔案管理的工作作為次要的工作內(nèi)容，所以進(jìn)行檔案管理的工作人員對(duì)這個(gè)工作沒有引起很大的重視度。出現(xiàn)這個(gè)現(xiàn)象的主要原因也在于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不是非常重視。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為對(duì)檔案進(jìn)行管理，管理的效果即使再好，也不能帶來實(shí)際性的意義。在對(duì)檔案管理的工作人員的聘用中一般選擇在機(jī)關(guān)事業(yè)單位即將退休的老工作人員進(jìn)行工作，這些工作人員上了年紀(jì)工作效率比較低，不會(huì)把太多的精力放在對(duì)檔案管理的工作當(dāng)中，他們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作只是把這個(gè)工作當(dāng)做消磨時(shí)間的一種方法，并不能給這個(gè)工作帶來一定的效率和改變。

二、對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)

1.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革，優(yōu)化管理方式

當(dāng)前形勢(shì)下的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作壓力非常大，其在進(jìn)行管理、治理、檢查的過程中，會(huì)用到以前檢查的數(shù)據(jù)，如果使用現(xiàn)代化的檔案管理方法，就能及時(shí)的調(diào)取過往的數(shù)據(jù)，提高監(jiān)管的效率，而且，檔案材料的種類比較豐富，在管理的過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)人員要對(duì)檔案資料進(jìn)行維護(hù)，維護(hù)的方法主要是病毒檢測(cè)與病毒查殺、進(jìn)行數(shù)字化掃描，對(duì)重要的檔案資料要進(jìn)行備份，并妥善保管，相關(guān)部門要有勇于創(chuàng)新的勇氣，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，節(jié)省時(shí)間的同時(shí)又提升了工作效率。

2.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行大力宣傳，增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案認(rèn)識(shí)

對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行大力的宣傳，提高工作人員這個(gè)工作的認(rèn)識(shí)度，使工作人員認(rèn)識(shí)到，雖然這個(gè)工作不能在現(xiàn)實(shí)生活中帶來直接的意義，但是它在進(jìn)行其他工作的時(shí)候可帶來一定的方便。如果對(duì)檔案的查找中或者審閱中的速度和效率有了一定的提高，那么對(duì)其他工作的進(jìn)行也帶來一定的便利。同時(shí)，通過信息化的方式還能存儲(chǔ)錄像、照片等傳統(tǒng)檔案不能存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，這種數(shù)據(jù)能為檢查工作帶來更大的便利，提高檢查的直觀性，因此，相關(guān)部門要加強(qiáng)這方面的宣傳和引導(dǎo)，普及信息化檔案的優(yōu)勢(shì)，讓干部職工逐漸接受這種管理方式。

3.改善管理體制，將實(shí)際的任務(wù)進(jìn)行落實(shí)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，充分認(rèn)識(shí)到它的重要性，在選派員工的時(shí)候，要挑選責(zé)任心強(qiáng)、能力強(qiáng)、做事嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯T工，因?yàn)椋瑱n案管理工作的難度并不大，它的主要要求就是工作嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，不能出現(xiàn)紕漏。同時(shí)要制定嚴(yán)格的管理制度，將檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人的身上，這樣就能加強(qiáng)員工的責(zé)任心，減少相互推卸責(zé)任情況的發(fā)生。上級(jí)部門在進(jìn)行工作考核時(shí)，要進(jìn)行檔案管理工作的考核，提高下級(jí)部門的責(zé)任心和使命感。

4.全面普查案卷，取其精華，去其糟粕

在全部檔案中，會(huì)存在許多無用的檔案，或者制作非常粗糙的檔案，這些檔案的存在不僅增加了工作的數(shù)量，還占據(jù)了檔案管理資源，為此，需要對(duì)這些檔案進(jìn)行清理，保留有價(jià)值檔案，這是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。綜合性的檔案管理部門，要對(duì)管理的檔案進(jìn)行清查，分門別類，銷毀些無用的檔案資料，然后才能為計(jì)算機(jī)信息化管理提供幫助。

5.按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新組合

對(duì)于厚度過厚、內(nèi)容比較復(fù)雜的檔案，要進(jìn)行重新組卷，該工作的主要原則是將具有相互聯(lián)系的文件組合到一起，對(duì)于那使用戶方便快捷地通過移動(dòng)終端獲取所需信息，從而使移動(dòng)設(shè)備得到宣傳與利用；拓寬移動(dòng)設(shè)備的宣傳方式和平臺(tái)。另外，圖書館還可以與各個(gè)基于移動(dòng)設(shè)備的社交媒體網(wǎng)站、APP等運(yùn)營(yíng)商合作，向用戶提供豐富的資源，不僅使圖書館的資源得到很好的利用，同時(shí)又將圖書館信息服務(wù)推廣到移動(dòng)設(shè)備中。

三、結(jié)語

檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作內(nèi)容，具有一定的重要性，由于人們對(duì)這個(gè)工作的認(rèn)識(shí)度不大，沒有進(jìn)行有效的管理和改善，是檔案管理工作的效率不是很高。同時(shí)由于檔案管理工作的任務(wù)量多，內(nèi)容比較繁雜，以紙質(zhì)檔案為主，所以進(jìn)行查閱的時(shí)候比較浪費(fèi)時(shí)間，所以要推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革，優(yōu)化管理方式；對(duì)檔案管理工作進(jìn)行大力宣傳，增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案認(rèn)識(shí)；全面普查案卷，取其精華，去其糟粕；改善管理體制，將實(shí)際的任務(wù)進(jìn)行落實(shí)；按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新組合。

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