doi：10.3969/j.issn.10017836.2017.11.050

收稿日期：20170827

作者簡(jiǎn)介：劉艷（1962—），女，遼寧大連人，副研究館員，從事檔案管理與利用研究。

摘要：在高校檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的過程中，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，應(yīng)用軟件的不斷升級(jí)，管理的模式與方法越來越簡(jiǎn)單快速便捷。但是在檔案管理的日常運(yùn)行中還是會(huì)出現(xiàn)各種問題，這就要求要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)地解決問題。針對(duì)黑龍江中醫(yī)藥大學(xué)在檔案管理實(shí)際應(yīng)用中所發(fā)現(xiàn)的一些不足之處，找出解決問題的辦法，以期促進(jìn)高校檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；南大之星；黑龍江中醫(yī)藥大學(xué)；創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G278.6文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：10017836（2017）11015103

隨著科技的發(fā)展、信息社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理的信息化與數(shù)字化建設(shè)是高等院校檔案管理新的發(fā)展趨勢(shì)。目前各高校在檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用方面取得了良好的成效。伴隨新的專業(yè)檔案管理軟件的運(yùn)用和升級(jí)更新，以及全球大數(shù)據(jù)化的不斷發(fā)展，高校檔案管理由單一的信息儲(chǔ)存和查詢，逐步向社會(huì)服務(wù)方向發(fā)展，成為面向公眾的信息平臺(tái)[1]。

目前黑龍江中醫(yī)藥大學(xué)使用的檔案管理系統(tǒng)，是由南京大學(xué)檔案館開發(fā)的南大之星檔案管理系統(tǒng)，采用瀏覽器/服務(wù)器的框架結(jié)構(gòu)，不需要安裝客戶端，部分限制用戶數(shù)量，具有易安裝，易操作，易維護(hù)的特點(diǎn)；能夠快速地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的檢索查找、修改、備份、閱讀以及歸檔工作，提高了檔案管理工作的效率；通過完善的電子文件背景信息記錄，電子文件訪問日志，以及系統(tǒng)用戶權(quán)限控制保證電子文件不被非法訪問?？梢詫?shí)現(xiàn)各種格式的全文電子文件、掃描圖像文件、掃描照片、數(shù)字化的視頻音頻文件、各種數(shù)碼設(shè)備生成的電子文件的遠(yuǎn)程、批量、高速上傳[2]。

而且，還能夠?qū)崿F(xiàn)全文管理與全文檢索功能；對(duì)圖像、錄像、錄音等多媒體檔案管理；檔案信息統(tǒng)計(jì)；檔案借閱利用系統(tǒng)；自由建庫(kù)；自定義數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)；自定義打印目錄；遠(yuǎn)程備份與恢復(fù)功能。

南大之星管理系統(tǒng)能夠完成檔案管理的功能，但是在實(shí)際應(yīng)用過程中，由于用戶的不同需求，軟件的設(shè)計(jì)與實(shí)際應(yīng)用還有一定的差距[3]。出現(xiàn)了一些問題。以下就針對(duì)目前應(yīng)用中出現(xiàn)的一些問題與解決方法進(jìn)行進(jìn)一步的論述。

一、在大學(xué)檔案管理的過程和軟件的應(yīng)用過程中發(fā)現(xiàn)的一些不足之處1軟件容錯(cuò)性不好。在信息填入時(shí)需要認(rèn)真檢查，仔細(xì)比對(duì)所輸入的每一個(gè)字符，必須是完全正確的錄入，一旦出現(xiàn)問題只能靠人工篩查，重復(fù)檢驗(yàn)，系統(tǒng)不能主動(dòng)地發(fā)現(xiàn)問題，沒有具備輔助錄入系統(tǒng)，在錄入的過程中檢查錄入信息，一旦出現(xiàn)不符合錄入規(guī)則的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)能夠進(jìn)行智能提醒，及時(shí)地進(jìn)行更改，減少后期的信息核對(duì)所占用的時(shí)間。

2在信息檢索方面存在不足。必須提供關(guān)鍵詞查詢，包括題名、責(zé)任者、密級(jí)、時(shí)間、實(shí)體分類號(hào)、案卷號(hào)、全文、附注、主題詞等，不能智能識(shí)別用戶的查詢語句的主題內(nèi)容，只能根據(jù)關(guān)鍵詞的內(nèi)容進(jìn)行查找，會(huì)出現(xiàn)大量和檢索人想要的數(shù)據(jù)無關(guān)的信息。而這些信息，需要檢索人自己進(jìn)行篩選，從中再找到所需要的數(shù)據(jù)，降低了信息檢索效率，增加了檢索人的工作量，查全率和查準(zhǔn)率十分低。要求系統(tǒng)能夠根據(jù)輸入的關(guān)鍵詞，以及相關(guān)的輔助信息進(jìn)行分析查找模式，找到檢索中最重要的主題信息進(jìn)行擴(kuò)展模糊查詢。

3除了軟件的一些常用功能模塊以外，有些功能需要在特殊的情況下才會(huì)應(yīng)用。例如只有一些軟件管理員才會(huì)使用到的調(diào)試修改模塊，一些復(fù)雜的應(yīng)用規(guī)則才會(huì)使用到的功能，功能維護(hù)的操作界面，這些在日常的使用過程中不會(huì)被使用到的部分，會(huì)出現(xiàn)很多功能閑置的問題，增加軟件學(xué)習(xí)的難度，增加軟件的空間占用，降低軟件的使用效率，需要將出現(xiàn)功能閑置的部分分離，簡(jiǎn)化軟件的使用難度，增加軟件的易用性，提供更加人性化的交互界面。

4檔案館檔案管理方式多為歸而藏之，功能單一，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，高校檔案信息的數(shù)量不斷增加，質(zhì)量正在不斷提高，高校檔案用戶的信息需求進(jìn)一步增加，內(nèi)容涉及到教育學(xué)、科研管理、基礎(chǔ)建設(shè)、校園文化等多個(gè)方面，呈現(xiàn)出多元的發(fā)展趨勢(shì)。而目前高校檔案管理多普遍采用借閱、復(fù)印等模式，未經(jīng)過檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次的分析和加工，不能提供經(jīng)過歸納總結(jié)的更有價(jià)值的信息。所以說，在檔案管理和服務(wù)中有多種功能和應(yīng)用潛能需要進(jìn)一步開發(fā)。

5檔案館的檔案管理未實(shí)現(xiàn)二維碼管理。目前高校檔案館多采用一維的條形碼管理，但是由于條形碼信息含量有限，沒有糾錯(cuò)能力等一些局限性，目前已經(jīng)不能完全滿足數(shù)字時(shí)代的智慧檔案館的要求。二維碼作為一種信息存儲(chǔ)的手段，隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展與普及，在信息存儲(chǔ)方面，具有在很小的面積內(nèi)表達(dá)大量的信息，具有信息存儲(chǔ)容量大，信息密度大，采集速度快，制作成本低，糾錯(cuò)能力強(qiáng)，安全性高的特點(diǎn)。所以為了適應(yīng)在“互聯(lián)網(wǎng)+”的國(guó)家戰(zhàn)略背景下，檔案管理應(yīng)該積極探索利用互聯(lián)網(wǎng)加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)發(fā)展，二維碼替代條形碼也成為一個(gè)新的應(yīng)用途徑。

6未實(shí)現(xiàn)與全國(guó)其他大學(xué)檔案館之間的信息聯(lián)通與資源共享。目前高校檔案管理大多是對(duì)高校自身的檔案信息進(jìn)行管理，所有的數(shù)據(jù)多為自身存儲(chǔ)，未能與外界的各個(gè)高校數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的共享。在信息交流中形成信息的孤島模式。隨著信息時(shí)代、大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，信息的互聯(lián)互通成為檔案管理必須直面的一個(gè)問題。

7高校檔案館與大學(xué)學(xué)生之間互動(dòng)較少，不能完全發(fā)揮檔案管理工作的作用。目前高校檔案管理多為被動(dòng)應(yīng)答的模式，只有在用戶提出要求時(shí)才能針對(duì)其提出的要求進(jìn)行服務(wù)，檔案管理方式缺乏主動(dòng)溝通的能力，缺少積極為用戶服務(wù)的服務(wù)意識(shí)。

二、改進(jìn)建議

為了解決上述在大學(xué)檔案館實(shí)際檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，建議進(jìn)行以下幾點(diǎn)改進(jìn)：

1升級(jí)開發(fā)更加專業(yè)的新的檔案管理系統(tǒng)軟件

新的軟件應(yīng)充分考慮高校檔案管理的特點(diǎn)，符合高校檔案管理的規(guī)范要求，要求新的軟件管理系統(tǒng)具有方便快捷的信息錄入系統(tǒng)，具備主動(dòng)糾錯(cuò)功能、智能提醒功能，輔助檔案管理人員進(jìn)行檔案的錄入，同時(shí)兼容種數(shù)據(jù)模式的直接導(dǎo)入功能；設(shè)計(jì)建立更快速的檢索方法，能夠智能分析和識(shí)別用戶的檢索要求，排除不需要的檢索結(jié)果，提供符合用戶的需求的檢索結(jié)果；簡(jiǎn)化軟件結(jié)構(gòu)，合并冗余的功能模塊，使得軟件的操作簡(jiǎn)單，更加便捷。endprint

2開發(fā)檔案管理二維碼系統(tǒng)

二維碼是應(yīng)用特定的幾何圖形， 根據(jù)一定的規(guī)則， 在平面上分布的黑白圖形符號(hào)， 并將其應(yīng)用于記錄數(shù)據(jù)信息。二維碼在非常小的區(qū)域內(nèi)包含了大量的信息， 通過圖像自動(dòng)識(shí)別輸入設(shè)備或光學(xué)掃描設(shè)備， 能夠?qū)崿F(xiàn)信息的自動(dòng)處理。二維碼不僅具有較大的存儲(chǔ)容量、信息密度大能夠存儲(chǔ)文字、指紋、圖片、聲音等信息；而且其具有快速采集， 低生產(chǎn)成本， 高安全性和高糾錯(cuò)能力的優(yōu)點(diǎn)，因?yàn)槎S碼是從水平和垂直方向進(jìn)行信息存儲(chǔ)和處理，可以加快條碼信息的存儲(chǔ)速度， 而且能加快信息處理的速率。

二維碼中可以包含檔案的基本內(nèi)容、建檔時(shí)間、內(nèi)容簡(jiǎn)介、建檔人員、存檔位置。具有簡(jiǎn)化查詢，方便管理，引導(dǎo)定位的作用。

二維碼還具有身份認(rèn)證的功能，將每個(gè)用戶的基本信息通過二維碼標(biāo)注以后，經(jīng)過檔案館的系統(tǒng)認(rèn)證，用戶憑借身份二維碼就可以實(shí)現(xiàn)檔案的查詢調(diào)取功能，能夠進(jìn)行檔案遠(yuǎn)程訪問，而且通過動(dòng)態(tài)二維碼技術(shù)可以保證數(shù)據(jù)信息的安全性與可靠性，可以實(shí)現(xiàn)移動(dòng)檔案館的目的。

二維碼還可以在各種智能終端上使用，提高檔案的使用效率，在和網(wǎng)絡(luò)與APP結(jié)合起來后，各種智能終端上就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢、使用，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程傳遞，使高校檔案管理更加高效便捷。

二維碼具有方便、快捷、信息含量豐富、通用性強(qiáng)的特點(diǎn)，要加快二維碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[4]，在二維碼的模式下，能夠?qū)崿F(xiàn)一站式跨庫(kù)檢索，可以輕松訪問檔案館的多媒體信息資源，而且搜索結(jié)果的傳遞方式更加多元，不僅局限在計(jì)算機(jī)上，而且可以在智能手機(jī)、移動(dòng)多媒體等多種終端上使用。

3開發(fā)APP檔案館

APP作為智能移動(dòng)終端上的應(yīng)用程序，因其獲取信息的及時(shí)性與方便性，能夠滿足用戶的個(gè)性化要求和交互功能，其開發(fā)成本較低，具有巨大的優(yōu)勢(shì)，得到用戶的喜愛。而隨著校園數(shù)字化與現(xiàn)代化的建設(shè)，檔案管理APP也應(yīng)運(yùn)而生。

高校檔案管理APP應(yīng)具有豐富的功能和個(gè)性化的人機(jī)管理界面。操作簡(jiǎn)單易用，界面特色鮮明，能夠?yàn)橛脩魩砑皶r(shí)、專業(yè)的檔案信息服務(wù)，從用戶的需求出發(fā)，記錄用戶習(xí)慣的方式，智能分析查找數(shù)據(jù)資源，滿足用戶私人訂制的要求。針對(duì)不同的用戶類別，進(jìn)行獨(dú)立的數(shù)據(jù)推送服務(wù)。提升檔案館的服務(wù)質(zhì)量，獲得更好的用戶體驗(yàn)。

APP中的用戶不但成為檔案資源的使用者，同時(shí)還可以成為自己檔案信息的管理者、發(fā)布者。經(jīng)過層層授權(quán)的用戶，可以針對(duì)檔案中可修改的部分進(jìn)行編輯，例如可以增加圖片信息、音頻信息、視頻信息的附件，增加用戶自己日記檔案部分，實(shí)現(xiàn)檔案管理的個(gè)人化。根據(jù)自己的要求將檔案資源實(shí)現(xiàn)針對(duì)特定群體的發(fā)布，使得自己的信息能夠在更加廣泛的范圍內(nèi)傳播，讓自己得到更多的被關(guān)注機(jī)會(huì)。同時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)微博、微信、等社交媒體與APP的融合，實(shí)現(xiàn)各平臺(tái)的的互動(dòng)交流，信息共享。

大學(xué)檔案館開發(fā)并擁有自己的APP以后，用戶只要在智能移動(dòng)終端下載安裝，通過注冊(cè)，系統(tǒng)識(shí)別后，就可以使用豐富的檔案信息。同時(shí)，APP還可以對(duì)用戶提供經(jīng)過授權(quán)后的檔案數(shù)字證書。在經(jīng)過系統(tǒng)認(rèn)證的前提下，能夠?qū)崿F(xiàn)任何用戶，在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)均可以獲得檔案館擁有的任何信息數(shù)據(jù)資源。APP具有跨平臺(tái)性能夠在多個(gè)平臺(tái)使用，資源集成性可以將全國(guó)甚至全世界范圍內(nèi)的各個(gè)檔案館資源集合在同一服務(wù)中。APP能夠進(jìn)一步完善高校檔案管理的服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案檢索，個(gè)人中心、檔案信息、檔案遠(yuǎn)程傳遞、信息的自主添加等等。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、個(gè)性化、服務(wù)化，使得檔案管理服務(wù)更加高效和便捷。

4檔案館建立獨(dú)立的網(wǎng)站

建立大學(xué)檔案館網(wǎng)站，能夠提供特色檔案服務(wù)，為校史建立單獨(dú)的宣傳空間，記錄學(xué)校產(chǎn)生、發(fā)展、鼎盛與傳承，讓本校師生能夠隨時(shí)隨地了解本校的歷史沿革、發(fā)展過程；為學(xué)校的名師、名醫(yī)、名家單獨(dú)建立檔案空間，分門別類地介紹其生平及主要成就，并附錄其學(xué)術(shù)著作。不但能夠讓在校學(xué)生更加了解校內(nèi)的各位名家老師，而且通過對(duì)各位名家的生平學(xué)習(xí)能夠進(jìn)一步地激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)動(dòng)力以及傳承前輩的學(xué)術(shù)思想。

建立檔案館網(wǎng)站可以使檔案管理工作與學(xué)生實(shí)現(xiàn)更多的互動(dòng)，例如可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)查詢，調(diào)取檔案信息，遠(yuǎn)程傳輸檔案數(shù)字證明文件。為每一名在校學(xué)生建立單獨(dú)的檔案空間，在這個(gè)空間內(nèi)，不但存儲(chǔ)常規(guī)的檔案信息內(nèi)容，還可以存儲(chǔ)大學(xué)生涯中所產(chǎn)生的視頻文件、音頻文件、圖像，以及各種文字信息。完整地體現(xiàn)大學(xué)生的整個(gè)在校過程，完美體現(xiàn)個(gè)人的各種數(shù)據(jù)，形成立體的人物檔案資料。還可以通過網(wǎng)絡(luò)接口，在得到個(gè)人授權(quán)的情況下收集社交網(wǎng)絡(luò)中產(chǎn)生的各種個(gè)人數(shù)據(jù)。

5開發(fā)檔案管理主動(dòng)功能

檔案管理的主動(dòng)功能包括兩部分，一是通過多種手段主動(dòng)收集用戶的各種信息資源。運(yùn)用各種數(shù)據(jù)收集軟件，收集用戶網(wǎng)絡(luò)上公開的各種個(gè)人信息，或經(jīng)過授權(quán)之后的一些個(gè)人數(shù)據(jù)；以及檔案管理人員的主動(dòng)收集，將用戶產(chǎn)生的多種數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納總結(jié)，匯總成個(gè)人數(shù)據(jù)。二是檔案管理部門的主動(dòng)推薦功能，在分析用戶翔實(shí)資料的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)用戶的就業(yè)需求與實(shí)際能力，通過與網(wǎng)絡(luò)招聘平臺(tái)的合作，以及各個(gè)企業(yè)的門戶網(wǎng)站的連接，篩選出適合本校學(xué)生的工作崗位，并推薦給用戶。同時(shí)，也可以將用戶的基本資料提供給用人單位，使得雙方在進(jìn)一步的了解中達(dá)成共識(shí)。

6資源互通，信息共享

要實(shí)現(xiàn)本校與其他高校檔案館之間信息互通，資源共享。隨著人才流動(dòng)的不斷增加，人員的全球化，如果將多個(gè)高校的檔案系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)連接起來，形成一個(gè)整體，將各大高校的檔案數(shù)據(jù)資源整合在統(tǒng)一大數(shù)據(jù)平臺(tái)上，利用大數(shù)據(jù)的特性，充分地利用信息資源，可以使得人才的流動(dòng)變得更加的便捷、高效，也使得人力資源得到充分的利用，避免資源的浪費(fèi)以及效率的降低。

三、結(jié)束語

綜上所述，在高校檔案管理應(yīng)用中所發(fā)現(xiàn)的一些問題，經(jīng)過以上幾方面的改進(jìn)后，其工作效率能夠得到進(jìn)一步的提高，工作模式更加人性化、現(xiàn)代化，其覆蓋范圍增大，輻射方向增多，能夠?qū)⒏咝n案管理系統(tǒng)進(jìn)一步的優(yōu)化整合，從根本上實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化、服務(wù)化、主動(dòng)化。endprint

伴隨網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)的不斷升級(jí)，信息數(shù)字化、全球化，大數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展、高校對(duì)檔案管理要求不斷提高，關(guān)注智能信息檢索技術(shù)以及相關(guān)領(lǐng)域的理論與技術(shù)的發(fā)展；采用高效的檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，并通過多種方式提高檔案管理的效率與應(yīng)用范疇，具體實(shí)現(xiàn)的過程中可以將問題分為不同的模塊，將各個(gè)模塊按照重要程度設(shè)置時(shí)間表，從簡(jiǎn)單到復(fù)雜，從單獨(dú)到綜合的步驟，一步步地進(jìn)行，直到實(shí)現(xiàn)所有的修改，完善高校的檔案管理體系。我們要積極投身于實(shí)踐之中，在高校檔案管理中發(fā)現(xiàn)新型的管理模式，創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)意識(shí)，提升檔案管理的服務(wù)技能水平，提高檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的學(xué)術(shù)地位，走在信息化時(shí)代的前列。

參考文獻(xiàn)：

[1]熊友菊.信息化社會(huì)對(duì)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式的挑戰(zhàn)[J].檔案學(xué)通訊，2011（2）：91—94.

[2]劉艷.高校本源性信息資源網(wǎng)絡(luò)化管理研究[J].圖書館，2010（4）：123+137.

[3]楊偉龍.“南大之星”軟件運(yùn)用于檔案管理的問題及對(duì)策[J].韶關(guān)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（7）：206—208.

[4]周向玲.基于云計(jì)算的二維碼關(guān)鍵技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案時(shí)空，2014（6）：9—11.

Deficiency in the Archives Management Applications and Amendments

——Case Study of Heilongjiang University of Chinese Medicine

LIU Yan

（Archives， Heilongjiang University of Chinese Medicine， Harbin 150040， China）

Abstract：In the process of digital management of college archives， along with the advance of science and technology， the upgrade of application software， management pattern and the method become increasingly simple， quick and convenient. But in the daily operation of file management will appear all sorts of problems， which require us to find problems and solve them in a timely manner. Based on some shortcomings in archives management of Heilongjiang University of Chinese Medicine in the practical application， this paper tries to find out the solutions in order to promote the further development of archives management of colleges and universities.

Key words：archives management； Star of NTU； Heilongjiang University of Chinese Medicine； innovation

（責(zé)任編輯：蔣琰）2017年11月第36卷第11期黑龍江教育學(xué)院學(xué)報(bào)Journal of Heilongjiang College of EducationNov.2017Vol.36 No.11endprint