張海波/中鐵七局集團(tuán)西安鐵路工程公司

淺析高鐵工程物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理

張海波/中鐵七局集團(tuán)西安鐵路工程公司

高鐵工程具有技術(shù)上高強(qiáng)度、物資品種多、物資比重大等特點(diǎn)，其物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)也隨之提高，物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)也進(jìn)一步增加，本文以高鐵施工企業(yè)內(nèi)部管理為視角，提出了一種規(guī)避物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的方法，為高鐵施工企業(yè)提高采購(gòu)效率、降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)提供科學(xué)建議。

高鐵工程；物資采購(gòu)；風(fēng)險(xiǎn)管理

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，高鐵工程也迎來(lái)了快速發(fā)展的春天。高鐵工程具有技術(shù)上高強(qiáng)度、物資品種多、物資比重大等特點(diǎn)，物資的采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)也隨之提高，加之物資采購(gòu)不僅數(shù)量龐大、品種繁雜，而且范圍寬廣，倘若管理工作沒(méi)有落實(shí)到位，勢(shì)必將對(duì)整個(gè)工程施工質(zhì)量造成影響，進(jìn)一步使物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)增加，這就要求高鐵施工企業(yè)首先從內(nèi)部管理上尋找一種規(guī)避物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的方法。內(nèi)部控制制度的建立和完善成為必然[1]。內(nèi)部控制制度是指一個(gè)公司的各級(jí)管理部門，為了保護(hù)經(jīng)濟(jì)資源的安全完整，確保經(jīng)濟(jì)信息的正確可靠，協(xié)調(diào)經(jīng)濟(jì)行為，控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，利用公司內(nèi)部因分工而產(chǎn)生的相互制約、相互聯(lián)系的關(guān)系，形成一系列具有控制職能的方法、措施和程序，并予以規(guī)范化、系統(tǒng)化，使之組成一個(gè)嚴(yán)密的、較為完整的體系。

在現(xiàn)代高鐵施工企業(yè)中，內(nèi)部控制主要作用有以下幾個(gè)方面：一是有助于管理層改善經(jīng)營(yíng)方式，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)；二是保護(hù)高鐵施工企業(yè)各項(xiàng)資產(chǎn)的安全和完整，防止資產(chǎn)流失或損害；三、控制高鐵施工企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，四是保證業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)信息和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性和完整性；五是保證高鐵施工企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)的合法性。

一、物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)分析

高鐵施工企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)通常是指采購(gòu)過(guò)程可能出現(xiàn)的一些意外情況，包括人為風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和自然風(fēng)險(xiǎn)，具體說(shuō)來(lái)，如采購(gòu)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)導(dǎo)致物料難以滿足生產(chǎn)要求或超出預(yù)算、供應(yīng)商供貨不及時(shí)、提供貨物不符合合同要求、供應(yīng)商之間存在不誠(chéng)實(shí)甚至違法行為。工程類項(xiàng)目材料設(shè)備政府采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)就是由于政府采購(gòu)運(yùn)作過(guò)程中因管理缺陷、運(yùn)作失當(dāng)以及外部事件沖擊等不確定性因素導(dǎo)致采購(gòu)失敗而造成直接或間接損失的可能。具有隱藏性、突發(fā)性和連鎖性等特點(diǎn)，是處于體制變遷中的風(fēng)險(xiǎn)，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的必然現(xiàn)象[2]。高鐵施工企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)主要有外因型物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)因型物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)兩種。

外因型物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)包括：意外風(fēng)險(xiǎn)；價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)；采購(gòu)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)；技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險(xiǎn)；合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)，以虛假的合同主體身份與他人訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔(dān)保，接受對(duì)方當(dāng)事人給付的貨款、預(yù)付款，擔(dān)保財(cái)產(chǎn)后逃之夭夭，簽訂空頭合同，而供貨方本身是“皮包公司”，將騙來(lái)的合同轉(zhuǎn)手倒賣，從中謀利，而所需的物資則無(wú)法保證，供應(yīng)商設(shè)置的合同陷阱，如供應(yīng)商無(wú)故中止合同，違反合同規(guī)定等可能性及造成損失。

內(nèi)因型物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)包括：因市場(chǎng)需求發(fā)生變動(dòng)，影響到采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性；采購(gòu)計(jì)劃管理技術(shù)不適當(dāng)或不科學(xué)，與目標(biāo)發(fā)生較大偏離，導(dǎo)致采購(gòu)中計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)；合同風(fēng)險(xiǎn)；存量風(fēng)險(xiǎn)，一是采購(gòu)量不能及時(shí)供應(yīng)生產(chǎn)之需要，生產(chǎn)中斷造成缺貨損失而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)，二是物資過(guò)多，造成積壓，大量資金沉淀于庫(kù)存中，失去了資金的機(jī)會(huì)利潤(rùn)，形成存儲(chǔ)損耗風(fēng)險(xiǎn)，三是物資采購(gòu)時(shí)對(duì)市場(chǎng)行情估計(jì)不準(zhǔn)，盲目進(jìn)貨，造成價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)；責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，許多風(fēng)險(xiǎn)歸根至底是一種人為風(fēng)險(xiǎn)。

二、物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避

為了避免因物資采購(gòu)計(jì)劃編制不科學(xué)，依據(jù)不充分，造成物資采購(gòu)積壓，應(yīng)該按照控制制度要求建立物資采購(gòu)計(jì)劃分級(jí)審核體系，審查高鐵施工企業(yè)采購(gòu)部門物料采購(gòu)計(jì)劃的編制依據(jù)是否科學(xué)；調(diào)查預(yù)測(cè)是否存在偏離實(shí)際的情況；計(jì)劃目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是否一致等，避免出現(xiàn)積壓浪費(fèi)現(xiàn)象。

高鐵施工企業(yè)要降低質(zhì)量、交期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，最關(guān)鍵的是建立起供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)控制體系。首先，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的品牌、信譽(yù)、規(guī)模、銷售業(yè)績(jī)、研發(fā)等進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，有可能派人到對(duì)方公司進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)了解，以做出整體評(píng)估。必要時(shí)需成立一個(gè)由采購(gòu)、質(zhì)管、技術(shù)部門組成的供應(yīng)商評(píng)選小組，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量水平、交貨能力、價(jià)格水平、技術(shù)能力、服務(wù)等進(jìn)行評(píng)選[3]。在初步判斷有必要進(jìn)行開(kāi)發(fā)后，建議將自己公司的情況告知供應(yīng)商。其次，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行小批量的生產(chǎn)、交期方面的論證，根據(jù)合作情況，逐步加大采購(gòu)的力度。第三，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行年度評(píng)價(jià)，對(duì)合作很好的供應(yīng)商，邀請(qǐng)他們到公司交流明年的工作打算。

1.物資采購(gòu)過(guò)程指從計(jì)劃、審批、詢價(jià)、招標(biāo)、簽約、驗(yàn)收、核算、付款和領(lǐng)用等環(huán)節(jié)。

2.加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)招標(biāo)與簽約監(jiān)督。一是檢查物資采購(gòu)招標(biāo)是否按照規(guī)范的程序進(jìn)行，是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。二是加強(qiáng)簽約監(jiān)督。檢查合同條款是否有悖于政策、法律，避免合同因內(nèi)容違法、當(dāng)事人主體不合格或超越經(jīng)營(yíng)范圍而無(wú)效；通過(guò)資信調(diào)查，切實(shí)掌握對(duì)方的履約能力；對(duì)那些不講效益、舍近求遠(yuǎn)、進(jìn)入情貨等非正常情況嚴(yán)格審定；審查合同條款是否齊全、當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)是否明確、有否以單代約、手續(xù)是否具備、簽章是否齊全。

3.加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)合同執(zhí)行中的審計(jì)。一是審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗(yàn)收工作和原始記錄，是否嚴(yán)格按合同規(guī)定付款。二是審查物資驗(yàn)收工作執(zhí)行情況，是否對(duì)物資進(jìn)貨、入庫(kù)、發(fā)放過(guò)程中，都要對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收控制。三是對(duì)不合格品控制執(zhí)行情況審計(jì)，發(fā)現(xiàn)不合格應(yīng)及時(shí)記錄，并采取措施。四是重視對(duì)合同履行違約糾紛的處理。

4.加強(qiáng)采購(gòu)物資質(zhì)量控制，避免采購(gòu)物資質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。入庫(kù)前，要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)，并出具檢測(cè)證明，在物資管理部門備案；經(jīng)過(guò)檢測(cè)合格后的物資方可進(jìn)入庫(kù)；出庫(kù)后，進(jìn)入生產(chǎn)流程前還要進(jìn)行相應(yīng)的使用前檢測(cè)。通過(guò)對(duì)控制物資質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)來(lái)達(dá)到控制物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)。

5.建立物資采購(gòu)過(guò)程績(jī)效考核制度，避免采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。高鐵施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)物資采購(gòu)各個(gè)不同過(guò)程，建立各個(gè)環(huán)節(jié)的績(jī)效考核制度，把采購(gòu)任務(wù)和各項(xiàng)相關(guān)工作轉(zhuǎn)化分解指標(biāo)和責(zé)任，明確規(guī)定出工作的數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，分解，落實(shí)到各有關(guān)部門和個(gè)人，結(jié)合經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行考核，以盡量避免采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

6.責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)控制。首先，應(yīng)建立與完善內(nèi)部控制制度與程序，加強(qiáng)對(duì)職工尤其是采購(gòu)業(yè)務(wù)人員的教育，不斷增強(qiáng)法律觀念，重視職業(yè)道德建設(shè)，做到依法辦事，培養(yǎng)高鐵施工企業(yè)團(tuán)隊(duì)精神，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)防范能力。其次，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的管理和培訓(xùn)工作。隨著高鐵施工企業(yè)采購(gòu)模式的不斷進(jìn)步，物資供應(yīng)部門需要大量的既懂招投標(biāo)、合同、法律、市場(chǎng)調(diào)查，又懂材料、設(shè)備等行業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，只有不斷加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，從根本上避免人為因素造成的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

內(nèi)控制度不僅體現(xiàn)在手冊(cè)和程序上，關(guān)鍵是如何控制物資采購(gòu)各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，只有不斷加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)各環(huán)節(jié)人員的管理，建立部門之間相互牽制的制度、關(guān)鍵崗位輪崗和定期稽查制度，才能使內(nèi)控制度發(fā)揮其應(yīng)有的控制作用，把企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)降到最低，提高高鐵施工企業(yè)的物資采購(gòu)效益，保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行。

[1]李曉亮.試論鐵路工程項(xiàng)目物資采管理的有效措施[J].現(xiàn)代商業(yè),2015,01.

[2]陳共和.關(guān)于水利工程項(xiàng)目物資采購(gòu)管理方法的探討[J].中華民居,2012,04.

[3]宋玉卿,沈小靜.采購(gòu)管理[M].北京:中國(guó)物資出版社,2009.