陶霞菊

（安徽江淮汽車集團股份有限公司，安徽 合肥 230601）

汽車企業(yè)的供應(yīng)商檔案管理

陶霞菊

（安徽江淮汽車集團股份有限公司，安徽 合肥 230601）

供應(yīng)商檔案管理是公司采購管理的重要內(nèi)容，而不能把它僅僅理解為是供應(yīng)商資料的收集、整理、存檔。建立完善的供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)和供應(yīng)商管理制度，有利于更好的了解供應(yīng)商之制程能力、品管功能，更清楚地確認其是否有提供符合成本、交期、品質(zhì)之產(chǎn)品的能力，是建立長期供需合作關(guān)系決策的重要依據(jù)。

供應(yīng)商；檔案管理；供應(yīng)商管理制度

CLC NO.: U461.9 Document Code: B Article ID: 1671-7988 (2017)09-79-03

1、引言

1.1 背景

企業(yè)面對全球化及競爭的環(huán)境，與其它的上下游成員形成供應(yīng)鏈已經(jīng)是必然的趨勢，而采購功能直接的影響企業(yè)的競爭能力，隨著采購的重要性增加，企業(yè)或組織供應(yīng)商的關(guān)系也日趨密切，目前國內(nèi)外有許多研究供應(yīng)商選擇的相關(guān)文獻，對供應(yīng)商的日常評估這一方面研究甚少。由于尋找及評估新的供應(yīng)商需要高成本，所以企業(yè)應(yīng)傾向與現(xiàn)有供應(yīng)商合作及增加供應(yīng)商的績效，更進一步完善供應(yīng)商檔案信息，因此現(xiàn)今的商業(yè)環(huán)境強調(diào)與重要供應(yīng)商發(fā)展長期合作關(guān)系，企業(yè)應(yīng)識別優(yōu)秀供應(yīng)商和績差供應(yīng)商，為采購決策提供依據(jù)，同時促進和幫助績差供應(yīng)商的改進，不斷優(yōu)化配套資源，提升供應(yīng)鏈的競爭力，因此評估現(xiàn)有供應(yīng)商績效為值得研究的方向，供應(yīng)商檔案信息調(diào)研是其基礎(chǔ)。

1.2 目的

供應(yīng)商檔案管理是公司采購管理的重要內(nèi)容，而不能把它僅僅理解為是供應(yīng)商資料的收集、整理、存檔。建立完善的供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)和供應(yīng)商管理制度，為保證供應(yīng)商資料的保密性及時效性，并有利于更好的了解供應(yīng)商之制程能力、品管功能，更清楚地確認其是否有提供符合成本、交期、品質(zhì)之產(chǎn)品的能力，是建立長期供需合作關(guān)系決策的重要依據(jù)。供應(yīng)商檔案管理作為供應(yīng)商管理的基礎(chǔ)，為供應(yīng)商開展采購業(yè)務(wù)、提升采購效率、降低采購成本，提供了準確、有力的支撐。

2、供應(yīng)商檔案管理相關(guān)理論

2.1 供應(yīng)商管理

供應(yīng)商管理是供應(yīng)鏈采購管理中一個很重要的問題，它在實現(xiàn)準時化采購中有很重要的作用。供應(yīng)商管理就是通過維護和加強伙伴關(guān)系，使供需雙方進一步發(fā)展成為戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，產(chǎn)生新生產(chǎn)能力，將供應(yīng)環(huán)節(jié)價值增值提升的過程。供應(yīng)商管理是采購工作中一項極為重要的環(huán)節(jié)，不斷優(yōu)化和改善供購關(guān)系是供應(yīng)商管理的終于手段。

供應(yīng)商管理指標體系包括四個方面：質(zhì)量（Quality）、成本（Cost）、交貨（Delivery）、服務(wù)（Servise），統(tǒng)稱QCDS。前三個指標各行各業(yè)通用，相對易于統(tǒng)計，屬硬性指標，是供應(yīng)商管理績效的直接表現(xiàn)；服務(wù)指標是供應(yīng)商增加價值的重要表現(xiàn)。前三個指標廣為接受并應(yīng)用；對其余指標的認識、理解則參差不齊，對其執(zhí)行則能體現(xiàn)管理供應(yīng)商的水平。

供應(yīng)商管理，其內(nèi)容包括供應(yīng)商開發(fā)、供應(yīng)商檔案信息存檔、供應(yīng)商評選、供應(yīng)商聯(lián)盟、供應(yīng)商績效評估及供應(yīng)商的退出等。其中供應(yīng)商評選和評估是供應(yīng)商管理的一個最重要的環(huán)節(jié)，只有客觀、科學(xué)地評估供應(yīng)商和進行供應(yīng)鏈管理，才能共同為最終用戶提供最大價值的產(chǎn)品和服務(wù)。供應(yīng)鏈管理成為關(guān)系到企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵，而供應(yīng)商評估則是做好供應(yīng)鏈管理、使供應(yīng)鏈合作關(guān)系正常運行的基礎(chǔ)和前提條件。

2.2 供應(yīng)商檔案管理對象

（1）從時間序列來劃分：老供應(yīng)商、新供應(yīng)商、未來供應(yīng)商。新供應(yīng)商和未來供應(yīng)商為重點管理對象。

（2）從業(yè)務(wù)合作程度來劃分：淘汰供應(yīng)商、潛在供應(yīng)商、候選供應(yīng)商、準供應(yīng)商、合格供應(yīng)商。包括曾經(jīng)有過交易業(yè)務(wù)的供應(yīng)商、正在進行交易的供應(yīng)商和即將進行交易的供應(yīng)商。對于第一類供應(yīng)商，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理；對于第二類的供應(yīng)商，需逐步充實和完善其檔案管理內(nèi)容；對于第三類供應(yīng)商，檔案管理的重點是全面搜集和整理資料，為即將展開的交易業(yè)務(wù)準備資料。

（3）從供應(yīng)商性質(zhì)來劃分：特殊公司（與本公司有特殊業(yè)務(wù)等）、普通公司等。這類供應(yīng)商因其性質(zhì)、供應(yīng)特點、供應(yīng)方式、供應(yīng)量等不同， 對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。

（4）從供應(yīng)數(shù)量和市場地位來劃分：包括主力供應(yīng)商（供貨時間長、供應(yīng)量大等），一般供應(yīng)商。不言而喻，供應(yīng)商檔案管理的重點應(yīng)放在主力供應(yīng)商上。

2.3 供應(yīng)商檔案管理方法

（1）收集供應(yīng)商資料，主要的收集渠道是有意向與我司建立業(yè)務(wù)合作伙伴的供應(yīng)商。

（2）建立供應(yīng)商檔案卡。作為供應(yīng)商檔案管理的基礎(chǔ)工作，是建立供應(yīng)商檔案卡（又稱供應(yīng)商管理卡、供應(yīng)商資料卡等）。采用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。

供應(yīng)商檔案卡主要記載各供應(yīng)商的基礎(chǔ)資料，這種資料的取得，主要有三種形式：

① 提供供應(yīng)商資料卡，由供應(yīng)商填寫。

② 由采購員通過平常的業(yè)務(wù)活動或其他各種渠道了解、收集供應(yīng)商的相關(guān)資料。

③ 通過本公司和供應(yīng)商已發(fā)生的采購情況（包括產(chǎn)品性能、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等實際情況）。

然后根據(jù)這三種渠道反饋的信息，對供應(yīng)商的相關(guān)資料進行整理、核實匯總，填入供應(yīng)商檔案卡。

（3）通過采購員與供應(yīng)商溝通建立供應(yīng)商檔案卡的主要做法是：編制供應(yīng)商信息周報，匯總整理，周會時上報總經(jīng)理，據(jù)此建立綜合的供應(yīng)商檔案。

(4) 整理材料，將已經(jīng)建立供應(yīng)商資料卡的供應(yīng)商信息進一步的整理，完善。

（5）定時更新供應(yīng)商的供貨信息，做到與市場同步，隨時了解供應(yīng)商最新的相關(guān)信息。

3、 汽車企業(yè)的供應(yīng)商檔案管理

3.1 汽車企業(yè)供應(yīng)商的特點

3.1.1 供應(yīng)商結(jié)構(gòu)復(fù)雜

由于汽車產(chǎn)品的復(fù)雜性，汽車產(chǎn)業(yè)的供應(yīng)鏈是最復(fù)雜的供應(yīng)鏈系統(tǒng)之一。汽車制造企業(yè)為滿足客戶的不同需求，在制造、組裝和總裝時，需要從大量的零部件供應(yīng)商手中采購大量的物料，目前汽車制造企業(yè)都采取分散式采購，即每個汽車制造企業(yè)都有自己的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，零部件種類在1000種以上，而供應(yīng)商數(shù)量在百家以上。近年來，汽車制造企業(yè)改革供應(yīng)體制，由單個汽車零部件采購轉(zhuǎn)變成為模塊化采購，由多個零部件供應(yīng)商采購轉(zhuǎn)變?yōu)橄蛏贁?shù)系統(tǒng)供應(yīng)商采購，逐步形成多級供貨體系。

3.2 汽車企業(yè)的供應(yīng)商檔案管理

通過及時的掌握供應(yīng)商信息變更，準確、完善的整理供應(yīng)商檔案信息，科學(xué)的評價體系，準確、全面的評估供應(yīng)商的綜合績效，識別優(yōu)秀供應(yīng)商和績差供應(yīng)商，為采購決策提供依據(jù)；以檔案信息為支撐、績效為導(dǎo)向引導(dǎo)供應(yīng)商持續(xù)開展過程和實物質(zhì)量的提升，促進和幫助績差供應(yīng)商的改進，不斷優(yōu)化配套資源，提升供應(yīng)鏈的競爭力。

3.2.1 供應(yīng)商分類

從公司對供應(yīng)商的依賴度及供應(yīng)商對公司的依賴度兩個維度，供應(yīng)商可分為如下三類：

（1）戰(zhàn)略協(xié)作型：指那些對公司有戰(zhàn)略意義的供應(yīng)商，提供的產(chǎn)品技術(shù)國內(nèi)無替代或者在國內(nèi)重卡領(lǐng)域里占有絕對優(yōu)勢的供應(yīng)商，這些供應(yīng)商的存在對公司至關(guān)重要，對這類供應(yīng)商應(yīng)該培養(yǎng)長期關(guān)系；

（2）合作型：提供的產(chǎn)品或服務(wù)具有可替代性，供應(yīng)商愿意為公司發(fā)展作出一定貢獻，且總體績效較好，基本的管理策略是發(fā)展長期合作關(guān)系；

（3）一般交易型：供應(yīng)商與公司之間的相互依賴度都低，基本的管理策略是以短期的交易買賣關(guān)系為主。

根據(jù)供應(yīng)商所供零部件產(chǎn)品的特點，汽車制造企業(yè)的供應(yīng)商可分為四大類：動力類、金屬類、電器類、非金屬類。

3.2.2 供應(yīng)商檔案管理內(nèi)容

為保證供應(yīng)商資料的保密性及時效性，更快、準確的查找供應(yīng)商信息及更及時追蹤掌握供應(yīng)商信息變更情況，公司以紙質(zhì)版、電子版兩種存檔形式，從供方名錄檔案、供方基本信息檔案、供方經(jīng)濟合同檔案、OTS、PPAP檔案等方面建立并管理供應(yīng)商檔案。

（1)合格供方名錄：代碼、主供產(chǎn)品、產(chǎn)品重要度、屬性。清單必須報總經(jīng)理簽批。

（2）合格供方基本信息檔案：有效的營業(yè)執(zhí)照、有效的稅務(wù)登記證、有效的組織結(jié)構(gòu)代碼證、有效的質(zhì)量體系證書、供應(yīng)商現(xiàn)場審核表、主要生產(chǎn)設(shè)備統(tǒng)計表、主要檢測試驗設(shè)備統(tǒng)計表、產(chǎn)品配套統(tǒng)計表、供應(yīng)商基本信息調(diào)查表、潛在轉(zhuǎn)候選供應(yīng)商、候選轉(zhuǎn)準供應(yīng)商、準供應(yīng)商轉(zhuǎn)合格供應(yīng)商評定記錄表、試裝評審合格單及驗證報告；

（3）臨采供方檔案：有效的營業(yè)執(zhí)照、有效的稅務(wù)登記證、有效的組織結(jié)構(gòu)代碼證、有效的質(zhì)量體系證書、供應(yīng)商現(xiàn)場審核表、主要生產(chǎn)設(shè)備統(tǒng)計表、主要檢測試驗設(shè)備統(tǒng)計表、產(chǎn)品配套統(tǒng)計表、供應(yīng)商基本信息調(diào)查表、臨采采購合同。

（4）合同價格：年度訂貨合同、配套協(xié)議、價格協(xié)議及相關(guān)補充協(xié)議；

（5）招議標類報告：按屬性、年份編號歸檔；

（6）備件采購合同：合同、配套協(xié)議、價格協(xié)議及相關(guān)補充協(xié)議；

（7）供應(yīng)商檔案變更申請表：申請廠家、聯(lián)系方式、變更原因、變更方式、變更前后狀態(tài)。報總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽批；

（8）零部件OTS檔案：OTS文件資料、OTS文件審核報告、OTS文件審核問題整改表、外購件檢查報告單、新產(chǎn)品評審表、產(chǎn)品試裝評審報告、OTS認可報告；

（9）零部件PPAP檔案：PPAP文件資料、PPAP文件審核報告、PPAP現(xiàn)場審核評分表、PPAP現(xiàn)場審核報告、PPAP審核問題整改表、外購件檢查報告單、PPAP認可報告。

（10）新開發(fā)相關(guān)類報告：按屬性、年份編號歸檔；

（11）供貨比例調(diào)整通知單: 按供應(yīng)商名錄、屬性、年份編號歸檔；

（12）供應(yīng)商績效評價：按照屬性、層級、月份歸檔。

3.2.3 供應(yīng)商檔案管理要求

（1）臨采供應(yīng)商檔案完整性遵循誰開發(fā)誰負責原則；歸檔的文件按照要求要齊全、份數(shù)完整、字跡清晰，每份文件不缺張少頁，文件的正本與附件及批復(fù)原件都必須歸檔。

（2）檔案的借閱和保管：非本人所屬產(chǎn)品，不得查閱供方經(jīng)濟類合同檔案（本部門內(nèi)部人員允許查閱，不允許復(fù)制或者擅自帶走，經(jīng)的檔案管理人員同意后方得復(fù)制或者登記帶離）；外單位人員因公來部門借閱、復(fù)制檔案時，必須經(jīng)雙方部門負責人審核簽字后方可借閱、復(fù)制；借閱人必須在指定地點查閱；檔案管理人員對歸檔的檔案材料，做好整理、修補、裝訂、更新工作，并保持檔案的完好整潔。

歸檔時間：歸檔時間分為定期和隨時；定期歸檔分為月度或年度，按照時間節(jié)點定期對月度、年度檔案收集更新；隨時歸檔是文件形成后較短時間內(nèi)，整理后統(tǒng)一交由專人歸檔。

對于沒經(jīng)的檔案管理人員同意而擅自拿走或者復(fù)制相關(guān)供應(yīng)商檔案信息者，凡被發(fā)現(xiàn)者，一切情況自負。

4、結(jié)論

本論文通過對汽車制造企業(yè)的供應(yīng)商特點分析，結(jié)合重型車公司實例，編制了供應(yīng)商檔案管理制度，并建立了供應(yīng)商檔案管理模式。重型車公司供應(yīng)商檔案管理為紙質(zhì)、電子兩種存檔模式，保證了供應(yīng)商資料的完整性、保密性、及時性，能使相關(guān)人員更準確、更及時的掌握供應(yīng)商相關(guān)信息變更，更方便、更速度的查找供應(yīng)商信息，為供應(yīng)商管理奠定了基礎(chǔ)。

[1] 范巧燕.企業(yè)檔案管理.經(jīng)濟管理出版社2008.

[2] 曾嶸.汽車零部件供應(yīng)商管理.機械工業(yè)出版社 2014.12.

[3] 周云.采購成本控制與供應(yīng)商管理.機械工業(yè)出版社2014.11.

[4] 翟光明.采購與供應(yīng)商管理.中國物資出版社2009.3.

[5] 戈登.供應(yīng)商評估與績效.中國財富出版社.2014.3.

Supplier file management in automobile enterprises

Tao Xiaju
( Anhui jianghuai automobile Co., LTD., Anhui Hefei 230601 )

Supplier file management is an important content of purchasing management, and it not only understood as the collection and archiving of data suppliers. To establish perfect supplier file management system and supplier management system, is conducive to the better understanding of supplier process capability and product management functions, the more clearly confirm whether there is to provide cost, delivery, product quality is important basis to establish long-term cooperative relation between supply and demand decisions.

supplier; file management; Supplier management system

U461.9

B

1671-7988 (2017)09-79-03

10.16638/j.cnki.1671-7988.2017.09.029

陶霞菊，就職于安徽江淮汽車集團股份有限公司。