楊再娣

（浙江育英職業(yè)技術(shù)學(xué)院，浙江 杭州 310018）

民辦高校儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)探索

楊再娣

（浙江育英職業(yè)技術(shù)學(xué)院，浙江 杭州 310018）

儀器設(shè)備是高職院校教學(xué)、科研、行政管理等工作的基礎(chǔ)保障，在一定程度上影響著教學(xué)質(zhì)量和高校的生存發(fā)展。在信息化時(shí)代，需要高效、便捷地管理儀器設(shè)備資源，優(yōu)化資源配置，提高資產(chǎn)利用率，提升辦學(xué)效益，實(shí)現(xiàn)“規(guī)范管理、合理配置、資源共享，注重效益”的目標(biāo)。針對當(dāng)前民辦高校儀器設(shè)備管理人員少、資金有限、管理信息量大、管理系統(tǒng)相對封閉等主要管理問題，提出了民辦高校儀器設(shè)備系統(tǒng)信息化建設(shè)的設(shè)計(jì)思路，加強(qiáng)信息化管理手段，推動教學(xué)、科研、社會服務(wù)等工作的順利展開。

民辦高校；儀器設(shè)備；信息化管理；管理系統(tǒng)

1 民辦高校儀器設(shè)備管理的現(xiàn)狀與問題

1.1 儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)相對封閉

各民辦高校由于管理制度、職能劃分和開發(fā)技術(shù)的限制，基本實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)管理部門對學(xué)校儀器設(shè)備的縱向管理，單純實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備的登賬及簡單的日常實(shí)物管理，與學(xué)校其他院系部門沒有做到橫向管理，儀器設(shè)備信息成為數(shù)據(jù)孤島。因此，大量應(yīng)該共享的儀器設(shè)備信息沒有實(shí)現(xiàn)共享，造成學(xué)校儀器設(shè)備出現(xiàn)重復(fù)購置或利用率不高甚至閑置等現(xiàn)象。

1.2 儀器設(shè)備管理培訓(xùn)工作有待加強(qiáng)

民辦高校的儀器設(shè)備基本上都是二級使用單位管理，而二級單位的資產(chǎn)管理員都是兼職人員，在完成教學(xué)任務(wù)之余附帶資產(chǎn)管理，沒有受過專業(yè)的技能培訓(xùn)，再加上民辦高校

人員流動大、責(zé)任心不強(qiáng)，也沒有機(jī)會多渠道、多層次地學(xué)

習(xí)與交流，儀器設(shè)備管理人員很難成為崗位上的專家。

1.3 儀器設(shè)備管理流程不清晰

隨著學(xué)校的發(fā)展，各民辦高校的規(guī)章制度在不斷完善，有了相應(yīng)的儀器設(shè)備管理流程，但往往職責(zé)不清，分工不明，存在扯皮現(xiàn)象，沒有實(shí)行“資產(chǎn)職能部門統(tǒng)管、使用部門專管、領(lǐng)用單位（人）保管”的三級管理體制和管理責(zé)任體系。

1.4 儀器設(shè)備狀態(tài)不清晰

民辦高校存在儀器設(shè)備的使用與管理信息不對稱情況，比如二級學(xué)院申購設(shè)備要通過紙質(zhì)介媒層層遞交、層層審批，申購部門不能及時(shí)了解當(dāng)前審批情況，只能一個(gè)一個(gè)部門地詢問，工作效率低、信息不暢；在數(shù)據(jù)維護(hù)方面，通常傳統(tǒng)做法是：采購一件設(shè)備之后，將相關(guān)信息登記存檔，設(shè)備變更、維修、目前的運(yùn)行狀態(tài)很難得到及時(shí)反映。

2 儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的需求與設(shè)計(jì)分析

民辦高校儀器設(shè)備信息相對封閉的管理方式，使資產(chǎn)信息成為數(shù)據(jù)孤島，不方便高層領(lǐng)導(dǎo)的數(shù)據(jù)參閱，不利于信息縱向和橫向的交流。針對民辦高校特色的需求與管理，亟待研發(fā)適合民辦高校特色的高時(shí)效、高效率儀器設(shè)備管理系統(tǒng)。

2.1 儀器設(shè)備管理系統(tǒng)功能目標(biāo)

系統(tǒng)是各分院管理員，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、教師及學(xué)生的工作界面，以Web頁面的形式進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)提交，對外發(fā)布、實(shí)現(xiàn)資源共享，通過Internet隨時(shí)隨地查詢各種相關(guān)信息，各模塊需完成以下目標(biāo)：①各分院、部門對儀器設(shè)備申購、報(bào)廢申請及審批、修改、刪除等應(yīng)用。②各分院、部門對儀器設(shè)備的各種數(shù)據(jù)（比如儀器設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、單價(jià)、金額、購置日期、入賬日期、領(lǐng)用單位、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、經(jīng)手人、供應(yīng)商等）的錄入、查詢、更新以及各種表格的生成，完成對儀器設(shè)備信息的基本管理；③完成對儀器設(shè)備管理流程的查詢；④完成儀器設(shè)備使用狀態(tài)管理與查詢；⑤完成對儀器設(shè)備資產(chǎn)的清查及條碼的打印；⑥完成對國家教育部配備標(biāo)準(zhǔn)信息的上報(bào)及民辦高校特色儀器設(shè)備的管理。

2.2 系統(tǒng)管理子模塊

系統(tǒng)管理子系統(tǒng)主要分為用戶權(quán)限管理和系統(tǒng)維護(hù)管理，包括設(shè)備管理、設(shè)備使用狀態(tài)管理、數(shù)據(jù)管理、資產(chǎn)清查、系統(tǒng)管理、報(bào)表、退出。

用戶權(quán)限管理功能：允許特定用戶進(jìn)入系統(tǒng)，瀏覽查詢和發(fā)布信息，主要是以數(shù)據(jù)庫中存儲的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，進(jìn)行人員信息、設(shè)備信息等操作。當(dāng)指定用戶進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)會自動檢測到用戶所屬類別，允許相應(yīng)的操作權(quán)限。

對儀器設(shè)備管理的權(quán)限進(jìn)行分級管理，設(shè)備管理員也采用分級管理的方式：第一級設(shè)備管理員是院級管理員（系統(tǒng)超級管理員），操作對象是各年度學(xué)院所有的儀器設(shè)備；第二級設(shè)備管理員是分院、系部設(shè)備管理員（系統(tǒng)普通管理員），操作對象是分院、系部本年度所有的儀器設(shè)備；第三級是實(shí)驗(yàn)室級設(shè)備管理員（系統(tǒng)普通管理員），操作對象是分院、系部本年度所有實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備；第四級是普通用戶，只能進(jìn)行查詢?yōu)g覽，不具有維護(hù)權(quán)限。這樣，通過以上四級的管理，就可以使所有設(shè)備管理員能擔(dān)負(fù)起相應(yīng)的責(zé)任。

3 儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫是整個(gè)系統(tǒng)的核心部分，采用Microsoft公司的數(shù)據(jù)庫SQL SERVER2012來開發(fā)設(shè)計(jì)。根據(jù)各功能模塊需求，創(chuàng)建相應(yīng)字段的編碼表、系統(tǒng)操作員的各種角色表、用戶表和單位表等，分門別類地建立各自的信息存放在數(shù)據(jù)庫中。對儀器設(shè)備管理業(yè)務(wù)的分析可以得出，儀器設(shè)備管理系統(tǒng)同時(shí)滿足儀器設(shè)備管理信息、國家配備標(biāo)準(zhǔn)信息和學(xué)校儀器設(shè)備管理信息的要求，并在數(shù)據(jù)庫中編寫相應(yīng)的程序，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)周期性備份的功能。

3.1 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與應(yīng)用關(guān)系設(shè)計(jì)

根據(jù)我院民辦高校管理的特色及采購申請流程，需要設(shè)備采購部門的設(shè)備管理員通過網(wǎng)絡(luò)登錄到儀器設(shè)備管理系統(tǒng)采購管理模塊，提交采購申請單。如果第一次登錄，應(yīng)先注冊，經(jīng)過超級管理員進(jìn)行身份鑒別授權(quán)后，方可進(jìn)入儀器設(shè)備管理系統(tǒng)設(shè)備采購管理模塊填寫設(shè)備采購申請單、查詢采購申請單、查看采購申請單審批狀態(tài)等信息。

3.2 系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)

由于設(shè)備管理系統(tǒng)信息多而繁雜，保密級高等情況，必須把它提到系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)上來高度重視，采取必要的技術(shù)安全措施和管理的安全措施來保障儀器設(shè)備管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)和信息的安全，以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，單一網(wǎng)絡(luò)方面的安全措施并不能完全解決所有的安全隱患。為此，需要方方面面的安全策略來保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

根據(jù)系統(tǒng)的實(shí)際情況，要從管理體制和規(guī)章制度等各方面采取措施，制訂系統(tǒng)信息保密制度，做好管理操作保護(hù)措施、實(shí)體保護(hù)措施、硬件保護(hù)措施、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保護(hù)措施、軟件保護(hù)措施、數(shù)據(jù)庫保護(hù)措施等。

系統(tǒng)信息保密制度從學(xué)院管理規(guī)章制度和職業(yè)道德上保護(hù)信息的擁有和使用，這是制訂管理體制和制度的基礎(chǔ)，必須嚴(yán)格遵守；管理操作保護(hù)措施，要采取必要的管理措施，任用機(jī)密信息人員，不可隨意向外透露學(xué)院信息；實(shí)體保護(hù)措施，要防止自然災(zāi)害對實(shí)體的危害，要分別對信息儲存、網(wǎng)上傳輸、軟件處理和對共享的信息采取保護(hù)措施等，對儀器設(shè)備管理系統(tǒng)實(shí)施多方面的安全策略。

4 結(jié)論

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)是民辦高校行政管理工作的信息化平臺，學(xué)院各部門在資產(chǎn)管理處的監(jiān)管下，對設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一、有效的管理，增加了學(xué)院教學(xué)儀器設(shè)備使用的透明度，增強(qiáng)了部門與部門之間設(shè)備信息的交流與溝通，達(dá)到了橫向與縱向交叉管理的目的，提高了工作效率，提高了儀器設(shè)備管理工作的開放性，為教師和學(xué)生提供了快速、便捷、開放的服務(wù)，為學(xué)院的行政管理提供了有效的決策支持，促進(jìn)了學(xué)院辦公信息化建設(shè)。

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10.15913/j.cnki.kjycx.2017.20.088

2095－6835（2017）20－0088－02

〔編輯：劉曉芳〕