徐丹飛

摘 要：隨著會計電算化的推廣與發(fā)展，越來越多的企業(yè)利用專業(yè)的財務(wù)軟件進行會計核算和管理，與此同時，越來越多的高職院校也將會計電算化課程確立為會計專業(yè)學(xué)生的專業(yè)必修課。本文將以用友ERP-U8軟件為例，對其中的系統(tǒng)管理模塊中的教學(xué)常見問題和注意事項進行解析，提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：會計電算化；系統(tǒng)管理；賬套

系統(tǒng)管理是用友ERP-U8軟件中相對基礎(chǔ)和簡單的一個模塊，但是由于初次接觸專業(yè)的會計軟件及缺乏深入了解，學(xué)生在上機操作過程中總會出現(xiàn)較多的細節(jié)性問題，進而影響其他模塊的操作，故需要在平常練習(xí)中對系統(tǒng)管理模塊的注意事項和常見問題進行多次強調(diào)，促使學(xué)生整個學(xué)習(xí)過程的順利進行。

現(xiàn)就將筆者教學(xué)實踐中發(fā)現(xiàn)的幾個常見問題進行剖析，以期對用友財務(wù)軟件的初學(xué)者提供幫助。

一、操作員編號輸入錯誤，無法修改

例如：要求增加操作員“A01 張三”，學(xué)生操作時錯誤的輸為“A1 張三”，保存后發(fā)現(xiàn)錯誤，但無法修改。

分析：在用友ERP-U8軟件操作中，系統(tǒng)管理及后期的基礎(chǔ)檔案設(shè)置都存在要求輸入編號的要求，比如后期會要求輸入客戶、供應(yīng)商、人員編碼等，在學(xué)習(xí)中必須要求學(xué)生明確，編碼一旦輸入保存成功，就不可以修改。一旦保存成功，重新打開操作員的資料，就可以發(fā)現(xiàn)原先輸入編碼的位置字體變成灰色，不可修改，而客戶、供應(yīng)商、人員編碼也是如此。

解決的方法和建議：雖然不可以修改，但是系統(tǒng)有提供“刪除”按鈕，通過執(zhí)行“權(quán)限—用戶—選中編碼錯誤的操作員—刪除”（若已給該操作員選擇角色，刪除前需先取消其角色）操作，然后根據(jù)題目要求增加正確編碼的操作員即可。

二、建立賬套時，賬套號輸入錯誤

例如：要求建立賬套，賬套號為“777”，學(xué)生操作時錯誤的輸為“888”，并已成功創(chuàng)建賬套。

分析：在上個問題中已描述，編碼錯誤不可以直接修改，故這里賬套號錯誤后，也不可以在系統(tǒng)管理中的修改頁面直接進行修改。

解決方法和建議：1、如果剛建立賬套，未進行后續(xù)操作，可以選擇舍棄該賬套，刪除后重新建立正確的賬套；2、如果已經(jīng)在賬套操作后期才發(fā)現(xiàn)錯誤，可以通過修改輸出文件的方式修改賬套號。在賬套輸出時會生成兩個文件，分別是UFDATA.BAK和UfErpAct.Lst。用記事本方式打開UfErpAct.Lst文件，文件第三行為“cAcc_Id=888”，將其中的“888”手動改為“777”（也可以用替換的方式，將文件的錯誤賬套號“888”換為正確的“777”）并保存，待再次引入時，就變成了正確的“777”賬套號。

三、在建賬時，無法選中指定的賬套主管

例如：要求新建一個賬套，該賬套的賬套主管為“張三”，但學(xué)生操作過程中通過系統(tǒng)下拉鍵查找，在可選范圍內(nèi)沒有發(fā)現(xiàn)“張三”。

分析：出現(xiàn)這個問題，往往意味著學(xué)生不清楚系統(tǒng)管理平臺的操作流程及原因。在系統(tǒng)管理模塊中，主要內(nèi)容就是涉及到用戶、權(quán)限、賬套三塊內(nèi)容，而三者之間的順序，在初次操作時按“新建用戶→新建賬套→設(shè)置權(quán)限”這個順序進行。要選擇“張三”為賬套主管，那首先就應(yīng)確認已經(jīng)操作了新增“張三”這個操作員的步驟，并已將其角色勾選為賬套主管。

解決方法和建議：退出新建賬套頁面，單擊“權(quán)限---用戶”，增加操作員“張三”，并將其角色勾選為“賬套主管”。然后再建立賬套時就可以將“張三”指定為賬套主管。

四、系統(tǒng)啟用日期錯誤

例如：題目要求啟用會計期為2017年9月1日，學(xué)生錯誤的選擇為2017年9月20日。

分析：系統(tǒng)啟用日期的選擇非常重要，在教學(xué)中，為了方便，一般將月初時間作為系統(tǒng)啟用時間，若如例題中所示，學(xué)生將啟用日期選為9月20日，在填制憑證環(huán)節(jié)會出現(xiàn)問題。如要求填寫9月10日的某一張憑證，操作時系統(tǒng)會提示“日期不能超前建賬日期”，導(dǎo)致憑證不能正常填寫。

解決方法和建議：系統(tǒng)啟用日期有兩種操作方式，一種是由系統(tǒng)管理員在建賬的最后步驟直接啟用，另一種是由賬套主管登錄企業(yè)應(yīng)用平臺，在基本信息中啟用。若剛啟用系統(tǒng)，還未進行具體業(yè)務(wù)操作，可以由賬套主管在“企業(yè)應(yīng)用平臺---基本信息---系統(tǒng)啟用”中將啟用日期選錯的系統(tǒng)注銷，然后再重新啟用，選擇正確時間即可。

五、賬套修改按鈕為灰色

分析：首先，能進入系統(tǒng)管理平臺操作的人只有兩個，一個是系統(tǒng)管理員admin，一個是由系統(tǒng)管理員新建的賬套主管，這兩者的權(quán)限有所不同。系統(tǒng)管理員的工作是設(shè)置角色、用戶，賬套的建立、引入、輸出，用戶權(quán)限的設(shè)置等，賬套主管的工作主要是年度賬的管理和賬套的修改。

需要注意的是，賬套的修改功能并不是萬能的。在初建賬，還未進行具體會計數(shù)據(jù)錄入之時，賬套的很多信息是可以修改的，比如賬套名稱、啟用月份、單位信息、行業(yè)性質(zhì)、基礎(chǔ)信息、編碼方案。若已進行會計數(shù)據(jù)的錄入，則啟用月份、行業(yè)性質(zhì)等就不能進行修改。

解決方法和建議：若修改按鈕為灰色，可查看系統(tǒng)管理左下角，可看到左下角顯示“操作員[admin]”，可通過執(zhí)行“系統(tǒng)---注銷”操作，將系統(tǒng)管理員退出，再執(zhí)行“系統(tǒng)---注冊”操作，以賬套主管身份進入，即可修改。

六、當(dāng)多個賬套并存時，為操作員增加權(quán)限出現(xiàn)錯誤

例如：題目要求為“002賬套”中的操作員“A02李四”設(shè)置“出納簽字”的權(quán)限，學(xué)生在操作成功之后，李四仍不能出納簽字。

分析：在日常操作中，經(jīng)常會存在一臺電腦同時有多個賬套的情況，在這種情況下，多個賬套里面的操作員是共享的狀態(tài)。即假設(shè)一臺電腦上有001和002兩個賬套，在002賬套中存在操作員“A02李四”，則該操作員在“001賬套”中也可以查詢到。故在為“A02 李四”設(shè)置權(quán)限的時候必須先選擇題目要求的“002賬套”，不然就會為“001賬套”中的“A02 李四”設(shè)置權(quán)限了。

解決方法與建議：執(zhí)行“權(quán)限—權(quán)限”操作，在頁面右上角可以通過下拉鍵選擇所屬賬套為“002賬套”，然后再在頁面左列選中“A02李四”，再為其賦予權(quán)限就可以進行后續(xù)操作。

七、錯將年度賬輸出，導(dǎo)致不能引入

分析：賬套與年度賬是比較容易混淆的一組概念。賬套是一個單位設(shè)置的一套賬，從其設(shè)置開始到單位結(jié)束的全部賬務(wù)，是由年度賬組成的，由系統(tǒng)管理員進行引入和輸出；年度賬是其中某一個年度的賬，由賬套主管進行引入和輸出。

在平常練習(xí)中，由于沒有分清兩者的概念，會存在下課輸出時，學(xué)生錯誤的將年度賬輸出，而賬套沒有輸出，并且電腦已關(guān)機，重啟后原本賬套數(shù)據(jù)已不存在，下節(jié)課直接由系統(tǒng)管理員引入就會出險錯誤。

解決方法和建議：年度賬的引入只能由賬套主管進行處理，故正確的做法是：重啟后，新建一個賬套（其中該賬套的賬套號、賬套名稱、賬套存儲路徑、賬套主管等都應(yīng)與被刪除的賬套一致），再由該賬套的賬套主管執(zhí)行“年度賬---引入”，就可以成功引入年度賬了。

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