羅曉麗

做好城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的若干思考

羅曉麗

隨著城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險對適齡城鄉(xiāng)居民全覆蓋目標(biāo)的逐步實現(xiàn)，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中形成了數(shù)量龐大、類別繁雜的檔案材料，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。文章闡述和分析了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作現(xiàn)狀，對提升城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作水平提出建議。

城鄉(xiāng)居民 社會養(yǎng)老保險 檔案管理

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案，主要是在辦理參保登記、待遇領(lǐng)取、事項變更、關(guān)系轉(zhuǎn)移等城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)過程中直接形成的具有利用和保存價值的文字材料、電子文檔等歷史記錄。由于城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險是一項新興的事業(yè)，尤溪縣又是人口大縣，參保人數(shù)眾多，業(yè)務(wù)檔案數(shù)量龐大，如何完善業(yè)務(wù)檔案管理工作，切實維護(hù)廣大參保人的利益，是城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險工作的一項重要任務(wù)。

一、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作現(xiàn)狀

尤溪縣于2011年7月被國務(wù)院確定為第三批城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作試點縣，截至2016年12月31日，參保人數(shù)21.81萬人，適齡城鄉(xiāng)居民參保率高達(dá)95.16%。在超額完成參保繳費任務(wù)的同時，尤溪縣城鄉(xiāng)居民保中心規(guī)范有序進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案的歸檔工作，全面加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化建設(shè)。一是檔案保管的設(shè)施、設(shè)備已基本完善。按標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)一間20多平方米的檔案庫房，添置檔案密集柜10組，配備了電腦、掃描機(jī)、滅火器、防紫外線窗簾、空調(diào)等檔案保管設(shè)施設(shè)備，達(dá)到防火、防潮、防塵、防蟲等“十防”要求。同時為各鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動保障所配備了電腦、打印復(fù)印一體機(jī)、檔案鐵皮柜等設(shè)備。二是業(yè)務(wù)檔案管理工作成效顯著。按照省城鄉(xiāng)居民保中心規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)完成紙質(zhì)檔案歸檔工作，目前已歸檔入庫2011年以來各類業(yè)務(wù)檔案3356卷。三是初步實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理。將已歸檔的業(yè)務(wù)檔案信息導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，可通過檔案信息系統(tǒng)調(diào)取、查閱和管理檔案，提高了檔案查詢、調(diào)取便捷率。

二、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理工作重視不到位。在推進(jìn)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險工作過程中，一部分基層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作認(rèn)識不到位，存在“重完成參保繳費任務(wù)、輕后續(xù)檔案管理”的觀念。對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理在經(jīng)費投入、軟硬件和人員配備等方面均不到位，尤溪縣15個鄉(xiāng)鎮(zhèn)目前無一建立專門的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案室、未配置相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，也未配備專職檔案管理人員，所形成的業(yè)務(wù)材料沒有歸集成規(guī)范的檔案材料，檔案材料存放地的防潮、防火、防盜等安全防范措施不完備，不利于檔案的安全完整。

2.檔案管理制度不規(guī)范。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作還在起步階段，雖然在推進(jìn)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險工作中，按照上級有關(guān)要求建立了業(yè)務(wù)檔案管理辦法，但由于業(yè)務(wù)檔案管理工作政策性強(qiáng)、涉及面廣、變動性大，標(biāo)準(zhǔn)要求高，現(xiàn)有的管理制度和管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和細(xì)致度還不夠，使得在業(yè)務(wù)檔案管理中，對材料的歸檔選擇、分級、分類管理及銷毀沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可以遵循。

3.檔案管理技術(shù)方法不先進(jìn)。尤溪縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案由于數(shù)量過于龐大，無法進(jìn)行電子采集，所以仍然沿用傳統(tǒng)的人工操作模式，電子化、信息化水平還很滯后，導(dǎo)致在檔案管理中耗時、耗力，耗財，工作效率不高。

4.檔案收集工作質(zhì)量不高。城鄉(xiāng)居民社保業(yè)務(wù)檔案收集工作是由鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村兩級經(jīng)辦機(jī)構(gòu)完成，首先要由參保人填寫申請表單交村勞動保障協(xié)理員初審，經(jīng)村委會蓋章確認(rèn)后送鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動保障所審核，再由勞動保障所工作人員定期匯總各村業(yè)務(wù)材料送至縣城鄉(xiāng)居民保中心復(fù)核，經(jīng)過環(huán)節(jié)多，耗時耗力，這中間任何一個環(huán)節(jié)延誤或出差錯，都會影響業(yè)務(wù)檔案收集整理的質(zhì)量和效率。但基層經(jīng)辦機(jī)構(gòu)人手不足，目前尤溪縣15個鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動保障所均只設(shè)二至三名經(jīng)辦人員，村設(shè)協(xié)理員一名，且人員變動頻繁，影響了業(yè)務(wù)檔案的收集整理的質(zhì)量和效率。另外，由于一部分參保人文化水平低，有的村協(xié)理員素質(zhì)不高指導(dǎo)不力等原因，類似申請表單填寫不規(guī)范、身份信息不準(zhǔn)確、繳費檔次選擇和申請事項隨意涂改等情況時有發(fā)生，申請人和經(jīng)辦人簽字及村委會印章也經(jīng)常遺漏，檔案材料的完整性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性較差。

5.檔案管理人員素質(zhì)不高。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案量大、涉及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多、政策性和專業(yè)性強(qiáng)，要做好檔案管理工作，要求檔案管理人員不僅要熟悉城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險工作相關(guān)政策和業(yè)務(wù)流程，還要掌握相關(guān)的其他學(xué)科綜合知識和檔案管理專業(yè)知識、熟悉檔案管理政策法規(guī)，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確分類和科學(xué)管理，但目前尤溪縣城鄉(xiāng)居民保的縣、鄉(xiāng)檔案管理工作人員全部是兼職人員，不具備專業(yè)的檔案管理知識和科學(xué)的檔案管理技能，面對數(shù)量龐大、類別繁雜的業(yè)務(wù)檔案，檔案管理工作效率和管理質(zhì)量短期內(nèi)難以提高。

三、提升城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作水平的建議

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案工作重要性認(rèn)識。意識決定人的行為，要做好城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，必須改變認(rèn)為檔案管理工作枯燥繁瑣又無關(guān)緊要的陳舊觀念，明確檔案管理工作不是簡單的收集保管材料，業(yè)務(wù)檔案是參保人唯一的參保繳費原始記錄和到齡享受養(yǎng)老待遇的有效憑據(jù)，檔案管理工作質(zhì)量直接關(guān)系到參保人的切身利益和群眾的參保積極性，關(guān)系到城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險工作的順利推進(jìn)。要加大檔案管理工作的宣傳力度，在利用電視宣傳欄目、手機(jī)短信、微信、宣傳單和宣傳欄等各種有效載體宣傳城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險相關(guān)政策時，同步宣傳檔案管理工作的重要性。改變基層領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人員只重視參保繳費、不重視業(yè)務(wù)檔案管理的認(rèn)識，切實增強(qiáng)做好檔案管理工作的責(zé)任意識。

2.完善制度，實行檔案規(guī)范化管理。檔案管理工作時間跨度長，是一項繁雜、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作，建立健全業(yè)務(wù)檔案管理一系列合理性、科學(xué)性、可操作的制度，才能實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化，一方面要根據(jù)城鄉(xiāng)居民保工作實際情況，建立健全業(yè)務(wù)檔案保管、整理、資料收集等一系列制度，并下達(dá)檔案管理目標(biāo)任務(wù)，制定獎懲辦法，加大考核力度；同時要依據(jù)《社會保險法》和《檔案法》等相關(guān)政策法規(guī)，制定出城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案分類大綱及各類檔案保管期限，針對每一類檔案制定不同的管理制度，將各個子制度構(gòu)建成一個完整的制度體系，使檔案管理工作有章可循、規(guī)范操作，確保檔案管理工作的法制化、制度化、規(guī)范化。

3.改進(jìn)方法，加快檔案信息化建設(shè)。隨著信息時代的到來，檔案管理傳統(tǒng)的方式方法已不適應(yīng)新形勢要求，運(yùn)用新科技和信息化管理手段，加快檔案管理信息化工作，是適應(yīng)社會和時代發(fā)展必然選擇。城鄉(xiāng)居民社保險檔案信息化建設(shè)就是要針對信息化水平落后的現(xiàn)狀，引進(jìn)先進(jìn)的業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，用電子軟件對各類檔案編制卷內(nèi)和案卷目錄，借助于檢索工具對檔案進(jìn)行調(diào)卷和信息的檢索，實現(xiàn)用計算機(jī)系統(tǒng)管理檔案，檔案數(shù)據(jù)省、市、縣、鄉(xiāng)四級共享，不斷提高城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的工作效率和調(diào)用便捷率，最大限度地提高檔案管理質(zhì)量。

4.加大投入，保障檔案管理工作效率。保障鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村兩級經(jīng)辦機(jī)構(gòu)經(jīng)費投入，充實配齊經(jīng)辦人員，逐步改善村協(xié)理員待遇，盡可能考慮在目前每人每月100元補(bǔ)助的基礎(chǔ)上，隨著社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展逐年同比例提高，從而提升他們工作積極性。同時加強(qiáng)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村兩級經(jīng)辦人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)，全面提升檔案收集整理工作質(zhì)量。配齊鄉(xiāng)鎮(zhèn)業(yè)務(wù)檔案室所需各類硬件、軟件設(shè)施，從根本上改善鄉(xiāng)村業(yè)務(wù)檔案管理工作條件，有效保證檔案材料的準(zhǔn)確完整和規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，保證各環(huán)節(jié)材料傳遞的及時、高效。

5.提升能力，培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。事在人為，要做好一項工作，人才是關(guān)鍵，做好城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，離不開具有較高的檔案管理工作專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任意識的人員。要結(jié)合城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險發(fā)展趨勢，按需施教，注重實效，高度重視檔案人員培訓(xùn)工作，根據(jù)實際需要不定期舉辦培訓(xùn)班，全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員要注重自我提高，平時要努力練好基本功，注重學(xué)習(xí)政策法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，把熟悉“家底”當(dāng)成自己的天職。在加強(qiáng)培訓(xùn)現(xiàn)有人員的同時，可以考慮新招收專業(yè)檔案管理員，通過培訓(xùn)和招錄雙管齊下，培養(yǎng)一批優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才，促進(jìn)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作水平的全面提升。

（作者單位：福建省尤溪縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險管理中心）