韓沛愛(ài),劉剛

中國(guó)人民解放軍第306醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程科,北京 100101

基于全成本核算的我院醫(yī)用耗材精細(xì)化管理探究

韓沛愛(ài),劉剛

中國(guó)人民解放軍第306醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程科,北京 100101

本文依托醫(yī)院全成本核算管理信息化平臺(tái),從人員、軟件、成本、質(zhì)控4個(gè)方面著手分析,將過(guò)程細(xì)化,找出適合我院管理特色的方法.人員方面要求專人將資質(zhì)按照《醫(yī)療器械注冊(cè)證》細(xì)化分類錄入;軟件方面依托管理軟件尋找耗材需求量與臨床使用量之間的最佳結(jié)合點(diǎn);成本方面圍繞科技移動(dòng)手段建立無(wú)線化庫(kù)房;質(zhì)控方面引入痕跡管理理念,實(shí)現(xiàn)全程溯源.最終建立起以患者為中心、無(wú)紙化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)行模式,實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材管理的精準(zhǔn)服務(wù)模式.

全成本核算;精細(xì)化管理;精準(zhǔn)服務(wù);醫(yī)用耗材

引言

2013年我院通過(guò)全軍的全成本核算驗(yàn)收,作為醫(yī)院日常醫(yī)療護(hù)理工作得以順利實(shí)施的物質(zhì)基礎(chǔ)和基本醫(yī)療手段,我院已實(shí)現(xiàn)了醫(yī)用耗材管理軟件與財(cái)務(wù)報(bào)帳軟件的無(wú)縫對(duì)接.隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,如何降低醫(yī)療成本、如何實(shí)現(xiàn)滿足合理醫(yī)療所必須的耗材最低庫(kù)存量、醫(yī)用耗材的全程安全與風(fēng)險(xiǎn)控制越來(lái)越成為就醫(yī)過(guò)程中的重中之重,本文結(jié)合工作實(shí)際從人員、軟件、成本、質(zhì)控4個(gè)方面著手探究[1],追求在醫(yī)用耗材管理方向?qū)崿F(xiàn)專業(yè)化、現(xiàn)代化、精細(xì)化、準(zhǔn)確化的服務(wù),從而體現(xiàn)更為充足的經(jīng)濟(jì)效益.

1 方法和步驟

1.1 人員軟件

在人員軟件的管理上,應(yīng)做到規(guī)范供應(yīng)渠道和專人錄入信息把好入口.

1.1.1 準(zhǔn)入審批嚴(yán)控

所有新增耗材需經(jīng)過(guò)科室申請(qǐng)、職能部門審核、專家委員評(píng)審、器械委員會(huì)審議、院部領(lǐng)導(dǎo)審批后方可入院[2].耗材準(zhǔn)入審批流程,見(jiàn)圖1.

圖1 耗材準(zhǔn)入審批流程

1.1.2 分級(jí)分類錄入

經(jīng)對(duì)我院高低值耗材信息庫(kù)在用耗材分類梳理,見(jiàn)表1.按國(guó)家藥監(jiān)局頒發(fā)的《醫(yī)療器械分類目錄》(Ⅲgt;Ⅱgt;Ⅰ)建立相應(yīng)的管理級(jí)別[3].由圖表可知對(duì)Ⅱ類以上的醫(yī)用耗材(總耗材占比87%)納入我院常規(guī)管理類別.管理要求為審批入院手續(xù)齊全,管理嚴(yán)密,全套資質(zhì)醫(yī)工科備案,出入庫(kù)手續(xù)嚴(yán)謹(jǐn),可查詢批號(hào)效期,可溯源至廠家.

1.1.3 高耗掃碼溯源

對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)高、管理難度大的植介入類耗材(總耗材占比44%)一律按照最高級(jí)別Ⅰ級(jí)管理,管理模式為高值系統(tǒng)一物一碼全程追溯[4],這是多家醫(yī)院已實(shí)現(xiàn)的.我院為保證醫(yī)療質(zhì)量、降低風(fēng)險(xiǎn),對(duì)于在植介入手術(shù)配套耗材,雖然金額不到500元也按高值管理,如造影導(dǎo)管(175元/根)、接骨板用螺釘(174元/個(gè))等.另對(duì)于可以按耗材加價(jià)單獨(dú)收費(fèi)的部分Ⅱ類耗材也按高值管理,如止血類材料、功能性敷料.針對(duì)這一類耗材的管理要求是:規(guī)范的供應(yīng)渠道,準(zhǔn)確的證照信息,嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某鋈胧掷m(xù),有序的報(bào)帳流程[5].其管理的優(yōu)點(diǎn)在于:① 醫(yī)工科通過(guò)專人規(guī)范錄入全程溯源管理,信息真實(shí)可信,有據(jù)可查,為降低醫(yī)療糾紛起到堡壘作用;② 使用科室通過(guò)掃碼備貨,促進(jìn)了使用監(jiān)管,避免漏收、錯(cuò)收等現(xiàn)象,實(shí)現(xiàn)了科室當(dāng)月醫(yī)療成本收支平衡.兩種操作模式,見(jiàn)圖2.

表1 我院高低值耗材信息庫(kù)在用耗材分類

圖2 兩種管理操作模式

因模式二使用在先,計(jì)價(jià)在后.為避免缺失管理的可能性,我院是這樣操作的:首先把好入口管理,所有骨科耗材必須是經(jīng)過(guò)審批準(zhǔn)入手續(xù)后由專職信息員錄入高值系統(tǒng)信息庫(kù),并與經(jīng)管科協(xié)同對(duì)照物價(jià)確保該耗材收支聯(lián)動(dòng);其次注重過(guò)程管理,科室使用的前提是信息庫(kù)里有的,那么使用時(shí)需把出廠條碼保留粘貼于高值耗材使用三聯(lián)單的醫(yī)工科留存聯(lián),醫(yī)工科高值耗材管理員核對(duì)使用科室上交的留存聯(lián)登記信息及廠家條碼辦理?xiàng)l碼備貨管理,確保所填備貨信息內(nèi)容的產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)、批號(hào)效期等關(guān)鍵信息與科室留存聯(lián)信息一致,即可生成醫(yī)院使用條碼.這樣在高值系統(tǒng)就將醫(yī)院生成的條碼與廠家條碼關(guān)聯(lián)了,起到雙向溯源(廠家和患者)的作用[6].而使用科室留存醫(yī)院生成的用于計(jì)價(jià)的條碼,可以用于核對(duì)出庫(kù)信息,及時(shí)了解耗材成本.這種模式適用于術(shù)前對(duì)需用材料不確定的情形,但同樣符合一物一碼,全程溯源的管理要求.

1.1.4 低耗信息關(guān)連

在東西方文化交融之地，在長(zhǎng)江與太平洋的交匯處，在中國(guó)經(jīng)濟(jì)開(kāi)放發(fā)展的領(lǐng)航城市，上海，2018年11月23日中國(guó)建筑節(jié)能協(xié)會(huì)智慧建筑專業(yè)委員會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“智慧建筑專委會(huì)”）年會(huì)暨“綠色智能建筑研究”課題研討會(huì)如期召開(kāi)。會(huì)議由智慧建筑專委會(huì)秘書(shū)長(zhǎng) 張永剛主持。

不能按照高值耗材管理的Ⅲ類及其他醫(yī)用耗材(總耗材占比43%)用低值系統(tǒng)管理[7].這類耗材向供應(yīng)商開(kāi)放證照錄入平臺(tái),將產(chǎn)品、廠家、供應(yīng)商證照信息導(dǎo)入管理軟件,并將實(shí)物照片、配送包裝規(guī)格以圖片形式關(guān)連到軟件上,方便科室在系統(tǒng)申請(qǐng)時(shí)了解到產(chǎn)品的外觀包裝、批號(hào)效期,避免錯(cuò)領(lǐng)錯(cuò)用.這種將證照有效期及產(chǎn)品信息與軟件充分融合的手段,不僅在日常訂貨、入庫(kù)、出庫(kù)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)也有逐級(jí)自動(dòng)提醒功能,而且在使用科室請(qǐng)領(lǐng)耗材時(shí)也可及時(shí)了解到該耗材的證照信息.降低過(guò)期產(chǎn)品流入醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn).也有利于全院醫(yī)護(hù)人員共同把關(guān),確保質(zhì)量可靠,安全醫(yī)療.

1.2 成本質(zhì)控

在成本質(zhì)控管理方面,應(yīng)注重圍繞降低成本把好質(zhì)量控制的過(guò)程關(guān).

1.2.1 供應(yīng)商

2015年9月通過(guò)軟件升級(jí)在短信訂貨(系統(tǒng)自動(dòng)按供應(yīng)商供貨品種生成訂單,通過(guò)短信發(fā)給供應(yīng)商)的基礎(chǔ)上,推行微信訂貨及二維碼掃描入庫(kù)方式(在內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)訂單生成二維碼,通過(guò)在外網(wǎng)安裝軟件平臺(tái),掃描二維碼訂單實(shí)現(xiàn)微信訂貨通知供貨商,也可登錄耗材服務(wù)平臺(tái)查看[8]、響應(yīng)訂單),優(yōu)點(diǎn)是即時(shí)傳遞訂貨信息(短信受網(wǎng)絡(luò)影響有遲發(fā)或丟失信息的現(xiàn)象),另外對(duì)于訂貨品種多、訂單信息量大的公司,可以完整發(fā)送(避免短信分段發(fā)送信息不完整).到貨驗(yàn)收時(shí)掃描二維碼訂單入庫(kù)操作快捷,入庫(kù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,傳遞信息量大.庫(kù)管人員在驗(yàn)收時(shí)只要掃描供應(yīng)商備貨完成后的二維碼,核對(duì)由供應(yīng)商填寫的發(fā)票日期、發(fā)票號(hào)、產(chǎn)品批號(hào)、效期,即可完成驗(yàn)收.優(yōu)點(diǎn)是減少了庫(kù)管人員手工錄入票據(jù)量,確保數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確,減少差錯(cuò)的同時(shí)也避免丟票現(xiàn)象.這種依托二維碼實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的方式操作便捷,容易實(shí)施,同時(shí)避免信息缺失及內(nèi)外網(wǎng)直接聯(lián)通的安全隱患.

1.2.2 使用科室

我院低值耗材分器械庫(kù)、采購(gòu)組、消毒供應(yīng)科.常規(guī)通科使用耗材為器械庫(kù)存放,?？茖Ｓ煤牟臑樘摂M庫(kù)存(通常為零庫(kù)存形式),地址為采購(gòu)組.消毒供應(yīng)科負(fù)責(zé)消毒滅菌類等耗材供應(yīng)[9].由2016年1季度耗材出庫(kù)情況(表2)分析:器械庫(kù)品種(27%)和數(shù)量(34%)均占1/3左右,而出庫(kù)金額(20%)僅占總出庫(kù)金額的1/5.專科耗材品種(56%)占總品種1/2多,出庫(kù)數(shù)量(20%)占總出庫(kù)量的1/5,而出庫(kù)金額(71%)占總出庫(kù)金額的2/3多.這說(shuō)明了以下問(wèn)題.

表2 2016年1季度耗材出庫(kù)情況列表

(1)器械庫(kù)小存量,占用資金少,庫(kù)存物資周轉(zhuǎn)快.一方面從經(jīng)濟(jì)學(xué)的角度看器械庫(kù)占用資金少,加快了醫(yī)院資金周轉(zhuǎn)率,另一方面也降低了在庫(kù)物資的諸多風(fēng)險(xiǎn),如庫(kù)存積壓風(fēng)險(xiǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、人員管理風(fēng)險(xiǎn)等[10].

1.2.3 器械庫(kù)房

利用無(wú)線網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及智能終端手持PDA的強(qiáng)大功能(精確定位、貨品追蹤、智能查找)根據(jù)現(xiàn)庫(kù)房地理環(huán)境按照功能屬性及類別進(jìn)行科學(xué)分區(qū),設(shè)置有合格區(qū)(綠色)、待驗(yàn)發(fā)貨區(qū)(黃色)、不合格區(qū)(紅色)、退貨隔離區(qū)(藍(lán)色)等,根據(jù)功能顏色分區(qū)標(biāo)識(shí)進(jìn)行操作,見(jiàn)圖3.同時(shí)對(duì)合格區(qū)在庫(kù)耗材再進(jìn)行分區(qū)分類存放.通過(guò)智能分區(qū)分類布局,將產(chǎn)品信息動(dòng)態(tài)呈現(xiàn),能有效地對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)流程和空間進(jìn)行管理,實(shí)現(xiàn)批次、單品管理、快速出入庫(kù)、貨物調(diào)撥和動(dòng)態(tài)盤點(diǎn)[12].

圖3 庫(kù)房布局設(shè)想分區(qū)圖

通過(guò)過(guò)程自動(dòng)化、儲(chǔ)存優(yōu)化、自動(dòng)任務(wù)調(diào)派、貨物入庫(kù)、轉(zhuǎn)發(fā)交叉作業(yè),大幅提高倉(cāng)庫(kù)運(yùn)作與管理的工作效率,大幅度減少現(xiàn)有模式中查找貨位、信息的時(shí)間(可縮短50%～90%),提高了查詢和盤點(diǎn)精度(可達(dá)99.95%),可以使安全庫(kù)存量下降約25%～60%.大大加快出、入庫(kù)單據(jù)的流轉(zhuǎn)速度,增強(qiáng)了處理能力.同時(shí)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)還減少了人力資源浪費(fèi)(預(yù)計(jì)減少20%),避免了重復(fù)的數(shù)據(jù)錄入,減少了數(shù)據(jù)錄入差錯(cuò),具有移動(dòng)靈活的特點(diǎn).

2 討論與結(jié)論

(1)耗材的保障供應(yīng)需要多部門聯(lián)動(dòng),互相負(fù)責(zé)互相監(jiān)督.隨著當(dāng)前臨床診療技術(shù)的科技含量明顯提高,創(chuàng)新是當(dāng)今科技發(fā)展的主流,醫(yī)學(xué)科技尤其臨床醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展十分活躍.高素質(zhì)專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍不斷壯大,人才梯隊(duì)合理形成;特色醫(yī)療技術(shù)發(fā)展迅速,臨床分科越來(lái)越細(xì);多學(xué)科開(kāi)展技術(shù)協(xié)作的優(yōu)勢(shì)越來(lái)越明顯.醫(yī)用耗材的采購(gòu)、使用、結(jié)算等一系列環(huán)節(jié),不再是由1～2個(gè)科室獨(dú)立進(jìn)行的簡(jiǎn)單物資采購(gòu),為避免信息quot;孤島quot;現(xiàn)象,建議形成多部門聯(lián)動(dòng)互相監(jiān)督、互相負(fù)責(zé)的管理機(jī)制[13].例如:① 醫(yī)工科與經(jīng)管科的協(xié)同配合,一方面保障材料計(jì)價(jià)順暢,避免漏費(fèi)、欠費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生,另一方面本著quot;誰(shuí)使用誰(shuí)支出quot;的原則,使科室成本與收入匹配,為科室成本核算提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),加強(qiáng)了醫(yī)院和患者的權(quán)益保護(hù);② 醫(yī)工科與醫(yī)療科的協(xié)同配合,一方面保障醫(yī)用耗材政策層面的可行性審批通暢,另一方面為提升醫(yī)療質(zhì)量,減少醫(yī)療糾紛奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ);③ 醫(yī)工科與計(jì)劃科的協(xié)同配合,使需求與計(jì)劃找到最佳結(jié)合點(diǎn),庫(kù)房管理的好與不好,不能單看帳卡物是否一致,重要的是降低成本,庫(kù)存資金占用少,從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度來(lái)看就是提高了醫(yī)院的資金周轉(zhuǎn)率,體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化;④ 醫(yī)工科與供應(yīng)商、臨床科室配合默契確保醫(yī)用耗材從采購(gòu)入院到患者使用全方位有追蹤,全過(guò)程有管理,為我院臨床科室醫(yī)務(wù)工作者的醫(yī)療行為的合理、合法、合規(guī)提供了安全可靠的軟件操作平臺(tái).

(2)耗材的精細(xì)管理需要流程常態(tài)化,細(xì)化崗位細(xì)化職責(zé).精細(xì)化管理的核心理念是精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán).精是做精、做好,精益求精;準(zhǔn)是準(zhǔn)確、準(zhǔn)時(shí),信息與決策準(zhǔn)確無(wú)誤;細(xì)是操作細(xì)化、管理細(xì)化,重視細(xì)節(jié);嚴(yán)是嚴(yán)格執(zhí)行制度標(biāo)準(zhǔn)和程序規(guī)定,嚴(yán)格控制偏差.精細(xì)化管理的突破口是完善制度與規(guī)范流程、提高工作人員的執(zhí)行力,即通過(guò)精細(xì)化管理,使崗位責(zé)任、流程、制度執(zhí)行到位.精細(xì)化管理的基本方法:細(xì)化、量化、實(shí)證化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、協(xié)同化.例如:高值耗材的條碼技術(shù),我們做到了精準(zhǔn)醫(yī)療,用一物一碼的方式減少了醫(yī)患之間不必要的醫(yī)療糾紛,避免了高值耗材的重復(fù)使用.細(xì)化每個(gè)人員的工作范圍和工作職責(zé)[14],提出具體的績(jī)效考核目標(biāo)和具體指標(biāo)[15],這不僅對(duì)績(jī)效評(píng)價(jià)有利,而且對(duì)流程改善的人員安排、資源合理配置等都大有裨益.在制定績(jī)效評(píng)價(jià)政策時(shí)廣開(kāi)言路,讓成員都參與到績(jī)效考評(píng)體系的設(shè)計(jì)中,傾聽(tīng)各方面意見(jiàn),從而設(shè)計(jì)出更加公正合理的考評(píng)體系,這將大大降低考評(píng)推廣和執(zhí)行的難度.這些舉措使流程管理有了制度上的保障和良好的群眾基礎(chǔ),確保流程管理常態(tài)運(yùn)行.

(3) 耗材的成本控制需要依托信息,收支聯(lián)動(dòng)庫(kù)管精準(zhǔn).耗材管理一向是各醫(yī)院的重點(diǎn)也是難點(diǎn).而成本管理是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的重中之重.其中庫(kù)存管理的目的是在保障供應(yīng)的前提下,設(shè)定合理的安全庫(kù)存,減少不良庫(kù)存,提高資金利用效率,實(shí)現(xiàn)庫(kù)存成本最低,經(jīng)濟(jì)效益最大化.成本控制在于醫(yī)療過(guò)程的多個(gè)環(huán)節(jié)的控制,在滿足日常醫(yī)療行為的前提下,充分發(fā)揮醫(yī)院信息系統(tǒng)的效能,將耗材的庫(kù)存管理與科室使用管理有機(jī)的結(jié)合起來(lái),加強(qiáng)醫(yī)療環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理,實(shí)現(xiàn)合理醫(yī)療的過(guò)程監(jiān)管,提高醫(yī)療服務(wù)水平和運(yùn)營(yíng)效率,實(shí)現(xiàn)醫(yī)療管理水平上升到一個(gè)新臺(tái)階.加強(qiáng)耗材的成本控制是加強(qiáng)醫(yī)院費(fèi)用支出控制、提高醫(yī)院資金利用效益的重要途徑.將收支聯(lián)動(dòng)起來(lái)進(jìn)行科室管理和成本控制,可以有效降低醫(yī)療服務(wù)成本,實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化[16].

3 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)用耗材在全成本核算下的精細(xì)化管理實(shí)質(zhì)是通過(guò)細(xì)化操作、細(xì)化管理、準(zhǔn)確實(shí)施、精準(zhǔn)服務(wù)達(dá)到降低成本,實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化的目的.因此本文在梳理現(xiàn)用流程及管理模式的過(guò)程中大膽創(chuàng)新,利用現(xiàn)代科技手段逐步實(shí)現(xiàn)這一理念,也有仍需探討問(wèn)題,例如:醫(yī)用耗材精細(xì)化管理的效果怎樣確定?二級(jí)庫(kù)管理對(duì)使用科室造成的影響有哪些?留待后續(xù)文章探究.

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本文編輯 王婷

Exploration of the Medical Consumables Refinement Management Based on Total Cost Accounting

HAN Peiai, LIU Gang
Department of Medical Engineering, The 306thHospital of People's Liberation Army, Beijing 100101, China

ObjectiveDepending on the information platform of total cost accounting management, the management process was elaborated after analyzing the staff, software, cost and quality control. Then we found the suitable management ways of our hospital.First, in the personnel aspects, qualification was sorted and combed according to the of the Registration Licenses Medical Apparatus and Instruments. Secondly, for software, the best combined point of consumables requirement and clinical usage was found based on the management soft. The third, a wireless warehouse was established with the technology way in cost aspect. Finally, in the quality control aspects, trace management concept was introduced to ensure the hole trace. With being patient-oriented, we established the paperless, informational and networked management mode, which achieved accurate services of the consumables management.

total cost accounting; delicacy management; accurate service; medical consumables

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.10.042

1674-1633(2017)10-0153-04

2016-08-09

2016-08-20

作者郵箱:hospital306@163.com